1. Blog
  2. Factuurtijd halveren? Deze tips mag je niet missen!
  1. Blog
  2. Factuurtijd halveren? Deze tips mag je niet missen!

De beste tips om je factuurtijd te halveren!

Facturatie Tijd besparen 5 oktober 2017 Leestijd 5 minuten
Jacqueline

Jacqueline

Appwiki expert

Je bent al een tijdje bezig als zzp'er. De zaken lopen goed en je hebt een mooie klantenkring. En wat je vaker ziet wanneer een onderneming begint te groeien: er ontstaat een enorm tijdgebrek. Daarnaast is het voor veel ZZP’ers een tijdrovende klus om hun financiële administratie op orde te houden. 

Uit onderzoek blijkt dat de gemiddelde ondernemer in Nederland er per maand gemiddeld ruim twee dagen aan kwijt is. Een groot deel van de zestien uur bestaat namelijk uit het opstellen, versturen en herzien van factureren: ongeveer een halve dag per maand. In deze gevallen is elk uur dat je kunt besparen daarom mooi meegenomen. 

Gelukkig zijn er een aantal dingen waar je makkelijk tijd op kunt besparen. Eén van die dingen is factureren. In deze blog geef ik je daarom drie tips hoe je de tijd die je spendeert aan factureren halveert. Het geheim: facturatie software.

Maak je persoonlijke top 3

Tip 1: Offertes opstellen en omzetten

Een tijdrovend onderdeel van factureren is het opstellen van een offerte en deze te versturen en vervolgens te verwerken. Je kunt hiervoor een gratis factuurprogramma gebruiken zoals Excel, maar dit vergt veel handmatige handelingen. Met facturatie software automatiseer je deze handelingen grotendeels. De meeste factuur software is namelijk voorzien van een offerte template. Je hoeft dus alleen nog maar de basisgegevens in te vullen en je offerte is klaar om verstuurd te worden. En wanneer jouw klant besluit met jou in zee te gaan, kun je de offerte online accepteren. Als laatst kun je, na geleverde diensten of producten, de offerte snel omzetten naar een factuur. De factuur software zorgt ervoor dat alle regels van de offerte worden overgenomen in de factuur.

Tip 2: Automatiseer je debiteurenbeheer

Ook debiteurenbeheer slokt veel kostbare tijd op en dan met name achter niet of te laat betaalde facturen aangaan. Het opstellen en versturen van betalingsherinneringen kost veel tijd en energie. Maar met facturatie software kun je dit grotendeels automatiseren. Je stelt eenmalig de tekst van de betalingsherinnering. Wanneer een klant een factuur nog niet binnen de afgesproken tijd heeft betaald, stuurt de software een betalingsherinnering aan de klant. Met een factuurprogramma hoef je dus niet meer zelf achter de niet- betalende klanten gaan en kun jij je focussen op de echte core business.

Je kunt ook instellen hoeveel herinneringen je verstuurt voordat je een incassobureau inschakelt. Heb je liever niet dat je een herinnering stuurt over een factuur van bijvoorbeeld honderd euro? Met online factureren kun je ook instellen dat er pas een herinnering wordt verstuurd bij facturen die hoger zijn dan een door jou ingesteld bedrag. En mocht het zover komen dat je een incassobureau moet inschakelen, dan kun je dit in zijn geheel uitbesteden, wanneer je jouw software koppelt met een incassobureau.

Tip 3: Kies voor e-facturatie

Wanneer je jouw factuurstroom helemaal wilt automatiseren, dan kun je kiezen voor factuur software met e-facturatie. Met e-facturatie zijn alle facturen hetzelfde opgebouwd. Alle gegevens staan dus op een vaste plek en hebben een eigen betekenis. Zo kan een e-factuur dus vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem. Het enige wat je hoeft te doen is af en toe te controleren of alle facturen goed zijn verwerkt. Ter vergelijking: handmatig inkloppen van gegevens (bijvoorbeeld in Excel) kost ongeveer drie ´ vijf minuten per factuur. Met e-facturatie ben je binnen één minuut klaar.

Een extra tip: let er wel op dat de software UBL-ready is. Dit is de computertaal waarmee de verschillende software met elkaar kan communiceren en dus e-facturatie mogelijk maakt.

Hulp nodig bij het kiezen van een factuurprogramma?

Plan dan een gratis adviesgesprek. In het gesprek vertel je ons over je bedrijf, inventariseren we jouw wensen en ontvang je binnen vijftien minuten een persoonlijke top 3.

Plan gratis adviesgesprek

Tip 4: Scan en herken

Naarmate jouw onderneming groeit, neemt het aantal te versturen en ontvangen facturen ook toe. Hoewel een factuur versturen en verwerken niet heel veel tijd kost, kan alles bij elkaar een tijdrovende aangelegenheid zijn. Helemaal wanneer je enkele tientallen facturen per maand verstuurt, kun je veel tijd besparen. Een manier om dit te doen is met facturatie software met een ‘scan en herken’-functie.

Het werkt als volgt: je scant een factuur in met je smartphone of tablet. De factuur verschijnt vervolgens automatisch in jouw factuur software (de software is zo slim dat hij alle informatie op de factuur herkent) en er wordt een boekingsvoorstel voor je klaargezet. Dit voorstel hoef je alleen nog maar goed te keuren. Het enige wat je verder nog hoeft te doen is een omschrijving in het grootboek geven. Op deze manier kun je, als je dat wilt, tot wel driehonderd (!) facturen per uur verwerken. Je bespaart dus veel tijd op het overkloppen van gegevens. Het eerste bespaarde uur heb je al te pakken.

Tip 5: Automatiseer je periodieke facturatie en factuurtermijnen

Vooral het betalen en herzien van betaalde facturen kost veel tijd (bijna twee uur per maand volgens het onderzoek). Dit proces kun je zoveel mogelijk automatiseren met een facturatie systeem. Je kunt namelijk automatisch meerdere factuurtermijnen aanmaken en plannen op basis van een vast bedrag, tot wel een heel jaar vooruit. Jouw facturen worden dan automatisch en op tijd betaald aan jouw leveranciers. Omdat het automatisch gebeurt, hoef je ook geen betaalde facturen meer te herzien.

Periodieke facturatie

Wanneer jouw klanten voornamelijk in abonnementsvorm betalen, is de functie ‘periodieke facturatie’ heel handig. Je stelt in de facturatie software de periode en de datum in wanneer jouw klanten moeten worden gefactureerd en de facturen worden automatisch verstuurd en verwerkt. Wanneer een klant niet of te laat betaalt, wordt er automatisch een betalingsherinnering verstuurd zoals eerder vernoemd. Zo win je makkelijk een half uur per maand op het checken of alle facturen wel zijn betaald.

Tip 6: Bespaar tijd door te koppelen

Je kunt nog meer tijd winnen door jouw facturatie software te koppelen met andere software. Dit kan met met zogenoemde API’s. Een API zorgt ervoor dat de computerprogramma’s met elkaar kunnen communiceren. Beetje technisch misschien, maar voor jou als ondernemer levert het tijdwinst op. Zo is er bijvoorbeeld steeds meer facturatie software die koppelt met betaalservice Mollie. Hiermee besteed je het gehele betaalproces uit. Bovendien kun je door deze koppeling jouw klanten makkelijk en snel met iDEAL laten betalen. Uit onderzoek blijkt dat klanten hiermee drie keer zo snel betalen. Zo bespaar je weer tijd op jouw debiteurenbeheer.

Verdien je geld terug

Veel ZZP’ers zien er tegenop om geld uit te geven aan software. ‘Het is niet veel geld, maar toch’, is vaak de redenatie. Maar als je ervan uitgaat dat je een paar uur per maand kunt besparen op factureren, dan is die investering van een paar tientjes in de maand al snel terugverdiend. Bovendien betekenen die uren tijdwinst weer extra declarabele uren voor acquisitie bijvoorbeeld. Win-win dus.

Gerelateerde artikelen

15 februari 2018

Tijd winnen op het maken van facturen

Facturatie

Uit onderzoek blijkt dat 60% van de ondernemers de helft aan tijd kan besparen bij het factureren! Bekijk hier of jij tot deze groep behoort en ontdek hoe je het facturatieproces versnelt!

5 oktober 2018

17 beste lifehacks voor ondernemers om tijd te besparen

tijd besparen

De 17 beste lifehacks voor ondernemers om tijd te besparen Voor veel ondernemers zitten er te weinig uren in een dag. De grootste uitdaging is dan ook om meer te doen in minder tijd. En voor veel ond...

26 augustus 2018

Gratis facturatie in Excel of ander programma?

Facturatie

Gratis facturen maken en versturen met Excel of met facturatie software? Bekijk alle voor- en nadelen van beide methoden. Ontdek zo welke manier van factureren bij jou past!

Dit is Appwiki

Appwiki is het beginpunt voor bedrijfssoftware selectie. Wij geloven dat bedrijven met online tools en software slimmer, sneller en flexibeler zijn. En dus beter hun klanten kunnen helpen en beter concurreren in de markt.

Appwiki werkt voor jou

Appwiki experts adviseren jou bij software selectie. Jouw wensen en bedrijfsprofiel bepalen de meest geschikte software. We brengen onze kennis, informatie van leveranciers en data van gebruikers samen, zodat jij eenvoudig een selectie maakt en snel software vindt die bij je past. 

En zo werkt Appwiki

We brengen in je in contact met software aanbieders en ontvangen daarvoor een vergoeding. Adviseren we dan alleen aanbieders die betalen? Nee hoor, we adviseren alleen de aanbieders waarvan we zeker weten dat ze bij jouw bedrijf passen.

Products