E-facturatie begint hier

Vergelijk en probeer gratis de beste factuurprogramma's voor e-facturen

Beste facturatieprogramma's voor:

De beste facturatieprogramma's voor e-facturatie:

Maak je persoonlijke top 3

Eenvoudig software kiezen in 5 stappen

1. Vertel ons over je bedrijf We willen graag je bedrijfsvorm, branche en bedrijfsgrootte weten zodat we eenvoudig een voorselectie kunnen maken op basis van onze data.

2. Jouw wensenlijst Wij inventariseren jouw wensen en bedrijfsprocessen en vertalen dit naar de functies die je nodig hebt. Ook de oplossingen die je nu gebruikt nemen we mee.

3. Bekijk je persoonlijke top 3 Op basis van je bedrijf, je wensen en de software die je gebruikt, maken wij een persoonlijke top 3 van de beste software voor jou.

4. Probeer de beste oplossingen Probeer gratis en vrijblijvend jouw software top 3. Door meerdere oplossingen te ervaren, weet je welke het beste bij je past.

5. Evalueer en maak je keuze Vergelijk en beoordeel van jouw top 3 de functies, gebruiksgemak en support. Kies dan de software die het beste bij je past. Zo maakt Appwiki softwareselectie eenvoudig.

Henk-Jan
Henk-Jan
Founder

E-factuur maken en versturen met facturatie software?

E-factuur, één van de meest gehoorde begrippen van de afgelopen tijd. Een e-factuur is een gestructureerd digitaal bestand waarbij een vaste indeling van de gegevens geldt. Een e-factuur kan met een boekhoud- of factuurprogramma elektronisch worden verwerkt. Met de facturatie software op deze pagina maak en verstuur je eenvoudig en snel een e-factuur. Handmatige verwerking van facturen is daarmee verleden tijd. Ben jij klaar om te e-factureren? Let er dan op dat jouw factuurprogramma kan e-factureren. Filter daarom hieronder op de functie 'UBL Ready' om snel zonder fouten te kunnen factureren en kies het beste facturatie programma.

Wat is e-factureren?

E-factureren is een manier om je factuurstroom te automatiseren. Met e-facturatie kun je elektronisch facturen versturen en ontvangen. Dit wordt mogelijk gemaakt door UBL. Dit is de ‘taal’ die de verschillende programma’s met elkaar spreken. Met e-factureren bespaar je dus veel tijd omdat het hele factuurproces wordt geautomatiseerd.

Waarom e-facturatie?

Wanneer zaken goed gaan, zal ook jouw factuurstroom toenemen. Het factureren gaat dus steeds meer tijd kosten. Tijd die jij wel beter kunt besteden. Geef daarom het factureren uit handen door te e-factureren. E-facturatie heeft namelijk veel voordelen. Je hoeft niet meer handmatig facturen te verwerken, omdat het automatisch gebeurt. Dat is niet alleen gemakkelijk, het scheelt tijd en daarmee geld. Een e-factuur heeft dezelfde inhoud als een 'normale' factuur. Het biedt nog meer voordelen om over te stappen naar e-facturatie. Hier volgen kort nog een paar voordelen:

Lagere kosten

Zo zijn vooral de kosten lager, want papieren facturen verzenden kost immers geld. Je betaalt niet alleen de verzendkosten zelf, maar natuurlijk ook de inkt en het papier. Voor één factuur lijkt dit een klein bedrag, maar hoe meer facturen, hoe hoger de kosten voor het totale aantal. E-facturatie is daarom een eenvoudige manier om kosten te besparen.

Eenvoudig en overzichtelijk archiveren

Daarnaast zijn e-facturen gemakkelijker te archiveren. Een e-factuur is eenvoudiger te vinden in een facturatieprogramma, dan in een boekenkast vol met verschillende mappen vol facturen. Het is natuurlijk wel verstandig ook een back-up te maken van al je facturen. Dan kan je doen door middel van geprinte versies, maar ook bijvoorbeeld in de cloud of op een externe harde schijf.

Sneller verwerking

Een ander belangrijk voordeel is dat een e-factuur een snelle verwerking kent. Stuur je een papieren factuur, dan moet de klant altijd eerst controleren of dit geen verdwaalde factuur is. Het is heel goed mogelijk dat een klant de factuur digitaal wil verwerken of deze bijvoorbeeld naar iemand anders door wil sturen. Als de papieren factuur dan eerst moet worden overgetypt of moet worden ingescand, kost dit extra handelingen. Een e-factuur is direct beschikbaar na verzending en deze verzending, bijvoorbeeld via e-mail gaat natuurlijk veel sneller dan via de post.

Minder verwerkingsfouten

Over het algemeen zorgt een e-factuur voor minder fouten. Het gebeurt bijvoorbeeld wel eens dat er post zoek raakt of dat de post op een verkeerd adres wordt bezorgd. Gebeurt dit met een factuur dan duurt het langer voordat de klant deze ontvangt. Met een e-factuur kan dit vrijwel niet verkeerd gaan.

Wat is UBL?

Om de verschillende facturatiesoftware met elkaar te laten ‘praten’ is een universele taal nodig. De Nederlandse overheid heeft daarbij, in overleg met het bedrijfsleven, voor UBL (Universal Business Language) gekozen. In veel Europese landen is UBL al de digitale standaardtaal. Eén van de voordelen van UBL is dat het een gestructureerd digitaal bestand is. Alle gegevens staan op een vaste plek en hebben een eigen betekenis. Zo kan een e-factuur dus vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem.

E-facturatie verplicht in 2017

In Nederland worden enorm veel papieren facturen verstuurd. Door middel van e-facturatie kan dit allemaal veel sneller, goedkoper, eenvoudiger, nauwkeuriger en voorkomt het fraude. Verwar e-facturatie niet met het digitaliseren van een factuur. E-facturatie is niet het verzenden van een PDF bestand via de mail. Met e-facturatie maak je gebruik van een facturatie software. Hierdoor kan er bijvoorbeeld al geminderd worden in het papier dat gebruikt wordt voor het versturen van facturen. Helaas is elektronisch factureren nog niet zo goed ingeburgerd als gehoopt. De Nederlandse Rijksoverheid heeft daarom, in overleg met verschillende belangenorganisaties, vastgesteld dat per 1 januari 2017 e-facturatie verplicht wordt. Vanaf 1 januari dienen de organisaties die zaken doen met de overheid dus over te stappen op elektronisch factureren. De overheid hoopt met deze verplichting een bedrag van tien miljoen euro te besparen.

De overheid neemt de eerste stap

De verschillende betrokken belangenorganisaties hopen dat de overheid de eerste stap neemt en een voorbeeldrol gaat vervullen. In de hoop dat e-facturatie dan sneller opgepikt wordt door andere grote bedrijven en vervolgens ook door de kleine bedrijven. Op deze manier hoopt de overheid dat werkend Nederland de voordelen gaat inzien van elektronisch factureren.

E-facturatie met UBL functionaliteit

Voor e-facturatie heb je een factuur- of boekhoudprogramma nodig. Moet je hier nog in investeren? Zorg er dan ook direct voor dat het programma dat je kiest voorzien is van de UBL (Universal Business Language) functionaliteit. Deze functionaliteit zorgt niet alleen voor een factuur in PDF-formaat, maar ook voor een UBL-formaat. Een PDF-formaat voor de overzichtelijkheid en de leesbaarheid en een UBL-formaat voor een automatisch boekingsvoorstel in het boekhoudsysteem. Door middel van deze functionaliteit kan er enorm veel tijd worden bespaard op de handmatige invoering, zowel bij inkomende als uitgaande facturen. Dat voorkomt ook nog eens invoer- en verwerkingsfouten.

De valkuilen van e-facturatie ontlopen

Wanneer je een e-facturatieprogramma hebt, betekent het niet dat je alles zomaar uit handen kan geven. Er zijn een paar aspecten waar je als ondernemer rekening mee moet houden met een e-facturatieprogramma:

  • Licht klanten van tevoren in dat je overgaat op e-factureren. Je wilt klanten niet onnodig ongerust maken door ze een UBL-factuur te sturen, waarvan zij denken dat het een virus is
  • Mocht een klant niet klaar zijn voor elektronisch factureren, stuur ze dan ook geen e-facturen
  • Houd er rekening mee dat het even duurt voordat je de besparing terugverdient
  • Stuur naast een UBL-bestand ook een PDF-bestand naar klanten, dan geef je ze een beter inzicht in de factuur
  • Laat weten dat je aan alle fiscale voorwaarden voldoet, ook al zijn e-facturen juridisch gelijk aan papieren facturen. Klanten willen graag deze zekerheid

E-facturatie en de toekomst

In Europa zijn er al een aantal landen die gebruik maken van e-facturatie. Denk hierbij aan bijvoorbeeld Spanje, Portugal en Finland. Nederland kan vanaf 1 januari 2017 ook aan dit rijtje worden toegevoegd. Waarschijnlijk zullen ook andere Europese landen snel volgen. Het is niet meer de vraag of bedrijven overstappen naar elektronisch factureren, maar wanneer zij dat gaan doen. Er zijn natuurlijk al een aantal bedrijven die deze stap hebben gemaakt en klanten en leveranciers ook verplichten om aan e-facturatie te doen. Stap daarom als bedrijf, klein of groot, zo snel mogelijk over. Vanaf 1 januari 2017 is elektronisch factureren verplicht bij overheidsinstellingen. Al je nu overstapt, heb je dus nog even de tijd om te wennen aan deze nieuwe manier van facturatie!

Hoe vind je een e-facturatie programma?

Er is een ruim aanbod van factuursoftware. En met steeds meer van deze facturatiesoftware is het mogelijk om te e-factureren. Bij Appwiki vind en selecteer je makkelijk en snel het e-facturatie programma dat bij je past. Klik op het filter ‘UBL Ready’ wanneer je jouw selectie kleiner wilt maken. Zo blijven alleen de e-facturatie programma’s over.
Wanneer je een keuze hebt gemaakt, maar toch nog twijfelt, dan kun je ervoor kiezen een factuurprogramma gratis te proberen voor een bepaalde proefperiode. Bij de meeste pakketten duurt deze proefperiode dertig dagen. Na de proefperiode kun je dus besluiten om het programma aan te schaffen of als het niet naar wens is om een ander programma te proberen. Op deze manier weet je zeker dat jouw keuze goed aansluit op je wensen en vind je altijd kosteloos een pakket die bij je past.

Relevante artikelen

rawpixel-423658-unsplash.jpg
26 augustus 2018

Gratis facturatie in Excel of ander programma?

Facturatie

Gratis facturen maken en versturen met Excel of met facturatie software? Bekijk alle voor- en nadelen van beide methoden. Ontdek zo welke manier van factureren bij jou past!

Lees meer 

Dit is Appwiki

Appwiki is het beginpunt voor bedrijfssoftware selectie. Wij geloven dat bedrijven met online tools en software slimmer, sneller en flexibeler zijn. En dus beter hun klanten kunnen helpen en beter concurreren in de markt.

Appwiki werkt voor jou

Appwiki experts adviseren jou bij software selectie. Jouw wensen en bedrijfsprofiel bepalen de meest geschikte software. We brengen onze kennis, informatie van leveranciers en data van gebruikers samen, zodat jij eenvoudig een selectie maakt en snel software vindt die bij je past. 

En zo werkt Appwiki

We brengen in je in contact met software aanbieders en ontvangen daarvoor een vergoeding. Adviseren we dan alleen aanbieders die betalen? Nee hoor, we adviseren alleen de aanbieders waarvan we zeker weten dat ze bij jouw bedrijf passen.

Products