1. Blog
  2. Project management in Excel of met project software?
  1. Blog
  2. Project management in Excel of met project software?

Project management in Excel of met project software?

Projecten aanmaken Projectmanagement 20 maart 2018 Leestijd 5 minuten
Arjan

Arjan

Appwiki expert

Een project planning maken en managen is van groot belang voor het behalen van je doelstellingen. Bij project management staat het bijhouden en beheren van verschillende (lopende) projecten centraal. De één doet dat regelmatig en de ander eens in de zoveel tijd. Het verschilt dus per onderneming op welke manier je project management superviseert. Grofweg zijn er twee manieren: project management Excel of project management software. Wil je weten welke manier van project management het beste bij jou past? Lees dan snel verder en ontdek het.

Wat is project management precies?

Project management omvat de manier waarop taken binnen een project worden voorbereid, georganiseerd, gepland uitgevoerd en tot slot worden afgerond. Het omvat het werk van projectleiders, medewerkers en eventuele externe partijen. Projecten worden voor de eenvoud en het overzicht vaak opgedeeld in verschillende deelprojecten. Project management wordt daarom ook wel gezien als een complexe taak, waarbij het overzicht snel verloren kan gaan. Een project management systeem is dus essentieel.

Wanneer manage je projecten in Excel?

Zoals eerder benoemt verschilt per persoon hoe een project wordt gemanaged. Wanneer het een redelijk klein overzichtelijk project bedraagt, kun je prima een Excel project planning maken. Een simpel overzicht van taken en verantwoordelijkheden is in Excel zo gemaakt, maar let er wel op dat de indeling van de planning voor alle betrokken (externe) partijen en medewerkers overzichtelijk is. En hoewel een project management programma niet per se heel erg veel kost, wil je natuurlijk het liefst op alles besparen. Om het overzicht te bewaren zul je goed uit de voeten moeten kunnen met Excel en zul je regelmatig sheets moeten bijwerken en van nieuwe informatie moeten voorzien.

Voordelen project management in Excel

Een project met bijbehorende planning opzetten in Excel kan eenvoudig zijn. Er zijn veel voorbeelden van project planning in Excel te vinden en er staan blogs vol geschreven over het belang van de verschillende projectfasen. Je hoeft dus niet uit de losse pols een sheet indeling op te zetten in Excel. En: het managen van projecten in Excel is gratis. Op elke computer staat wel Excel of een soortgelijk programma als Numbers (Apple). Zo niet dan kun je altijd nog uit de voeten met een online versie als Google Spreadsheets (Google Drive).

Excel is een uitgebreid programma en is op alle kennisniveaus te gebruiken. Kun je toch nog niet helemaal uit de voeten met Excel? Maak dan kun gebruik van de verschillende aangeboden project planning sjablonen, de vele tutorial video’s op YouTube of gratis project templates voor Excel. Met de verschillende sjablonen heb je het opstellen van je project management sheets snel in de vingers. Je kunt de (verdere) indeling helemaal zelf inrichten. Aan de hand hiervan kun je in het vervolg snel (bijvoorbeeld periodiek) sheets opzetten voor nieuwe Excel project planningen.

Nadelen project management in Excel

Er kleven ook nadelen aan het managen van projecten in Excel. Want zodra de grootte en de hoeveelheid van de projecten en bijbehorende planningen toeneemt, zul je meer tijd aan kwijt zijn aan het bijwerken en bijhouden van de Excel sheets. Hoewel het hele proces van maken tot verwerken van informatie niet per se heel lang hoeft te duren, kan het een tijdrovende taak worden wanneer het aantal projecten toeneemt. Het blijft natuurlijk een handmatige klus.

Wanneer je je project management sheets naar eigen smaak wilt inrichten, zul je enigszins uitgebreide kennis van Excel moeten hebben. Daar komt bij dat het bijwerken en bijhouden van projectinformatie invoerfouten met zich meebrengt. En wanneer je een invoerfout maakt, loop je het risico dat je opgezette sheet met informatie onbruikbaar wordt. En, wanneer je met je handen in het haar zit, omdat je er niet meer uitkomt, wordt het lastig: Excel biedt geen support-desk. Je zult dus zelf alle informatie online vinden en uitzoeken. Een ander nadeel van project planning Excel, is dat je Excel niet kunt koppelen aan andere systemen om processen op elkaar af te stemmen, bijvoorbeeld je mail. Dit betekent dat je handmatig gegevens moet overnemen wanneer je verschillende systemen gebruikt.

Waarom kiezen voor project management software?

Wanneer de projecten groeien, neemt ook de administratie, de projectinformatie, toe. Ben je liever niet veel tijd kwijt aan het continu bijwerken en bijhouden van projecten, dan is het slim om voor een project management systeem te kiezen. In vergelijking met projecten managen in Excel, wordt met een project management systeem veel geautomatiseerd.

Voordelen project management software

Wanneer je kiest voor project management software, dan is het grootste voordeel dat je er veel tijd mee wint. Een groot deel van het managen van projecten kan geautomatiseerd worden. Dit heeft als voordeel dat je de kans op invoerfouten verkleind. Ook hoef je geen sheets handmatig op te zetten, vaak kun je een vooraf opgezet project template kiezen. Daarnaast kan project management software vaak eenvoudig worden gekoppeld met andere softwarepakketten, bijvoorbeeld met je mailsysteem en je agenda.

Project management software is vaak cloud gebaseerde software. Dat wil zeggen dat het project management systeem beschikbaar is via het internet en alle informatie veilig in de cloud wordt opgeslagen. Het systeem staat dus niet vast op één computer, maar kan worden geopend op elke willekeurige computer die verbonden is met het internet. Ook kun je eenvoudig meerdere betrokken (externe) partijen en medewerkers toegang geven tot het project management systeem. Op deze manier kunnen zij zelf, waar nodig, ook informatie invoeren. Vaak is project management software ook voorzien van geïntegreerde chats, zodat er eenvoudig en snel overleg kan plaatsvinden over een taak of een bepaalde deadline.

Beste project management software op een rij

Hieronder vind je vijf aanbieders van project management systemen waarmee je een hoop tijd wint.

1. Yoobi

Yoobi maakt en levert cloud software voor CRM, projectmanagement en registratie van uren, verlof- en afwezigheid, rusttijden, onkosten en kilometers. Wij optimaliseren het proces van urenregistratie naar facturatie!

Slim samenwerken
Focus op sales
Via App en webversie

Prijs: vanaf €3,80
Proefperiode: 41 dagen
Reviews: 8.6/10
Bekijk reviews  Ga naar de website 

2. AFAS Software

AFAS Software is een Nederlands familiebedrijf. Een beetje gek, een tikkeltje eigenwijs, maar vooral vol passie als het gaat om klanten en het inspireren van ondernemers. We ontwikkelen innovatieve softwareproducten voor zowel de zakelijke markt en nemen daarbij graag onze maatschappelijke verantwoordelijkheid.

Uren boeken via de app
Gelijk in boekhouding
Inzicht via dashboards

Prijs: Op aanvraag
Proefperiode:
Reviews: 8.4/10
Bekijk reviews  Ga naar de website 

3. Exact Online

Onze boekhoudrobot neemt je administratieve werk uit handen en leert van jouw eerder gemaakte keuzes. No hands accounting noemen we dat. Voor al het andere zijn er integraties met 220+ zakelijke softwareprogramma’s. Geen ander boekhoudplatform levert koppelmogelijkheden op dit niveau! Daarnaast is Exact Online dé keuze van ruim 9000 accountants.

Geïntegreerd pakket
Bescherm marges
Meest gekozen

Prijs: maandelijks €225,00
Proefperiode: 30
Reviews: 8.3/10
Bekijk reviews  Ga naar de website 

4. TimeChimp

TimeChimp is de #1 urenregistratie voor elke organisatie. Uren, uitgaven en ritten registreren, projectmanagement, facturatie, rapportages, goedkeuren, mobiele app, vele (boekhoud)koppelingen en meer. Probeer 14 dagen gratis!

Gebruikersvriendelijk
Scherp geprijsd
Snelle support

Prijs: maandelijks €7,00
Proefperiode: 14 dagen
Reviews: 8.8/10
Bekijk reviews 

5. Teamleader

De MKB oplossing op het gebied van CRM, Facturatie, Projectmanagement & Ticketing

Bescherm marges
Alles in 1 pakket
App en website

Prijs: maandelijks €75,00
Proefperiode: 14 dagen
Reviews: 10/10
Bekijk reviews 

Benieuwd welke aanbieders er nog meer zijn? Bekijk hier het complete overzicht met project management software.

Mobiele app

Wanneer de onderneming groeit en daarmee ook het aantal projecten toeneemt, kan het betekenen dat je meer onderweg bent. De behoefte om buiten het kantoor en eventueel buiten kantoortijden de voortgang van projecten in te zien neemt hiermee ook toe. Veel project management systemen zijn daarom ook voorzien van een mobiele app. Hiermee kun je altijd en overal projecten managen, ongeacht de locatie.

Nadelen project management software

Ten opzichte van project management in Excel, is een softwarepakket niet gratis. Je maakt gebruik van een clouddienst waarvoor je een bepaald bedrag per maand betaald. Wel is het softwarepakket vaak maandelijks opzegbaar. En juist omdat je gebruikmaakt van een clouddienst, ben je vaak afhankelijk van werkende (en stabiele) internetverbinding. Heb je geen verbinding, dan kun je in veel gevallen niet bij je projectinformatie. Soms biedt een softwarepakket een offline-optie aan, maar dan kun je vaak alleen projectinformatie inzien en niets bijwerken.

Project planning in Excel of met software?

Het aantal en de grootte van projecten kan enorm uiteen lopen per onderneming. Gelukkig is er voor elke ondernemer een geschikte manier voor het managen van projecten. Hoef je enkel een paar (kleine) projecten en beschik je over genoeg Excel-kennis, dan kun je eenvoudig projecten beheren in Excel. Ook wanneer je net bent begonnen met het managen van projecten en je op je uitgaven wilt letten, is projectadministratie in Excel een prima gratis oplossing.

Wanneer je niet veel kennis hebt van Excel, maar je wel een groot aantal lopende projecten hebt, dan is een project management systeem de juiste tool om jou te helpen. Ook als je twijfelt is er een uitkomst: je kunt project management software vaak gratis proberen om te kijken of het bevalt en het de investering waard is. Dit is vrijblijvend, je zit nergens aan vast!

Gerelateerde artikelen

3 april 2018

Stappenplan voor het maken van een projectplanning

Projecten aanmaken Projectmanagement

Een projectplanning maken klinkt wellicht gemakkelijker dan je denkt. Bij het maken van een project zijn vaak verschillende partijen betrokken en moeten verschillende afspraken op elkaar worden afgestemd. Maar waar begin je dan met het maken van een projectplanning...

27 maart 2018

De kracht van projectmatig werken

Projecten aanmaken Projecten indelen in fases Projectmanagement

Projectmatig werken, er zijn boekenkasten over vol geschreven. Er komen namelijk veel verschillende aspecten kijken bij het toepassen van deze manier van werken. Projectmatig werken wordt steeds populairder en is eigenlijk al niet meer weg te denken in de wijze...

9 november 2017

De 5 fases die je doorloopt bij project management

Projectmanagement

Project management, een begrip wat vele definities kent. De meest voorkomende definitie is toch wel: het beheersen en bijhouden van verschillende projecten. Het managen van een project bestaat hoofdzakelijk uit vijf fases...

Dit is Appwiki

Appwiki is het beginpunt voor bedrijfssoftware selectie. Wij geloven dat bedrijven met online tools en software slimmer, sneller en flexibeler zijn. En dus beter hun klanten kunnen helpen en beter concurreren in de markt.

Appwiki werkt voor jou

Appwiki experts adviseren jou bij software selectie. Jouw wensen en bedrijfsprofiel bepalen de meest geschikte software. We brengen onze kennis, informatie van leveranciers en data van gebruikers samen, zodat jij eenvoudig een selectie maakt en snel software vindt die bij je past. 

En zo werkt Appwiki

We brengen in je in contact met software aanbieders en ontvangen daarvoor een vergoeding. Adviseren we dan alleen aanbieders die betalen? Nee hoor, we adviseren alleen de aanbieders waarvan we zeker weten dat ze bij jouw bedrijf passen.

Products