Project management in Excel of met software?

Een project planning maken en managen is van groot belang voor het behalen van je doelstellingen. Bij project management staat het bijhouden en beheren van verschillende (lopende) projecten centraal. De één doet dat regelmatig en de ander eens in de zoveel tijd. Het verschilt dus per onderneming op welke manier je project management superviseert. Grofweg zijn er twee manieren: project management Excel of project management software. Wil je weten welke manier van project management het beste bij jou past? Lees dan snel verder en ontdek het.

Wat is project management precies?

Project management omvat de manier waarop taken binnen een project worden voorbereid, georganiseerd, gepland uitgevoerd en tot slot worden afgerond. Het omvat het werk van projectleiders, medewerkers en eventuele externe partijen. Projecten worden voor de eenvoud en het overzicht vaak opgedeeld in verschillende deelprojecten. Project management wordt daarom ook wel gezien als een complexe taak, waarbij het overzicht snel verloren kan gaan. Een project management systeem is dus essentieel.

Wanneer manage je projecten in Excel?

Zoals eerder benoemt verschilt per persoon hoe een project wordt gemanaged. Wanneer het een redelijk klein overzichtelijk project bedraagt, kun je prima een Excel project planning maken. Een simpel overzicht van taken en verantwoordelijkheden is in Excel zo gemaakt, maar let er wel op dat de indeling van de planning voor alle betrokken (externe) partijen en medewerkers overzichtelijk is. En hoewel een project management programma niet per se heel erg veel kost, wil je natuurlijk het liefst op alles besparen. Om het overzicht te bewaren zul je goed uit de voeten moeten kunnen met Excel en zul je regelmatig sheets moeten bijwerken en van nieuwe informatie moeten voorzien.

Voordelen project management in Excel

Een project met bijbehorende planning opzetten in Excel kan eenvoudig zijn. Er zijn veel voorbeelden van project planning in Excel te vinden en er staan blogs vol geschreven over het belang van de verschillende projectfasen. Je hoeft dus niet uit de losse pols een sheet indeling op te zetten in Excel. En: het managen van projecten in Excel is gratis. Op elke computer staat wel Excel of een soortgelijk programma als Numbers (Apple). Zo niet dan kun je altijd nog uit de voeten met een online versie als Google Spreadsheets (Google Drive).

Excel is een uitgebreid programma en is op alle kennisniveaus te gebruiken. Kun je toch nog niet helemaal uit de voeten met Excel? Maak dan kun gebruik van de verschillende aangeboden project planning sjablonen, de vele tutorial video’s op YouTube of gratis project templates voor Excel. Met de verschillende sjablonen heb je het opstellen van je project management sheets snel in de vingers. Je kunt de (verdere) indeling helemaal zelf inrichten. Aan de hand hiervan kun je in het vervolg snel (bijvoorbeeld periodiek) sheets opzetten voor nieuwe Excel project planningen.

Nadelen project management in Excel

Er kleven ook nadelen aan het managen van projecten in Excel. Want zodra de grootte en de hoeveelheid van de projecten en bijbehorende planningen toeneemt, zul je meer tijd aan kwijt zijn aan het bijwerken en bijhouden van de Excel sheets. Hoewel het hele proces van maken tot verwerken van informatie niet per se heel lang hoeft te duren, kan het een tijdrovende taak worden wanneer het aantal projecten toeneemt. Het blijft natuurlijk een handmatige klus.

Wanneer je je project management sheets naar eigen smaak wilt inrichten, zul je enigszins uitgebreide kennis van Excel moeten hebben. Daar komt bij dat het bijwerken en bijhouden van projectinformatie invoerfouten met zich meebrengt. En wanneer je een invoerfout maakt, loop je het risico dat je opgezette sheet met informatie onbruikbaar wordt. En, wanneer je met je handen in het haar zit, omdat je er niet meer uitkomt, wordt het lastig: Excel biedt geen support-desk. Je zult dus zelf alle informatie online vinden en uitzoeken. Een ander nadeel van project planning Excel, is dat je Excel niet kunt koppelen aan andere systemen om processen op elkaar af te stemmen, bijvoorbeeld je mail. Dit betekent dat je handmatig gegevens moet overnemen wanneer je verschillende systemen gebruikt.

Waarom kiezen voor project management software?

Wanneer de projecten groeien, neemt ook de administratie, de projectinformatie, toe. Ben je liever niet veel tijd kwijt aan het continu bijwerken en bijhouden van projecten, dan is het slim om voor een project management systeem te kiezen. In vergelijking met projecten managen in Excel, wordt met een project management systeem veel geautomatiseerd.

Voordelen project management software

Wanneer je kiest voor project management software, dan is het grootste voordeel dat je er veel tijd mee wint. Een groot deel van het managen van projecten kan geautomatiseerd worden. Dit heeft als voordeel dat je de kans op invoerfouten verkleind. Ook hoef je geen sheets handmatig op te zetten, vaak kun je een vooraf opgezet project template kiezen. Daarnaast kan project management software vaak eenvoudig worden gekoppeld met andere softwarepakketten, bijvoorbeeld met je mailsysteem en je agenda.

Project management software is vaak cloud gebaseerde software. Dat wil zeggen dat het project management systeem beschikbaar is via het internet en alle informatie veilig in de cloud wordt opgeslagen. Het systeem staat dus niet vast op één computer, maar kan worden geopend op elke willekeurige computer die verbonden is met het internet. Ook kun je eenvoudig meerdere betrokken (externe) partijen en medewerkers toegang geven tot het project management systeem. Op deze manier kunnen zij zelf, waar nodig, ook informatie invoeren. Vaak is project management software ook voorzien van geïntegreerde chats, zodat er eenvoudig en snel overleg kan plaatsvinden over een taak of een bepaalde deadline.

Mobiele app

Wanneer de onderneming groeit en daarmee ook het aantal projecten toeneemt, kan het betekenen dat je meer onderweg bent. De behoefte om buiten het kantoor en eventueel buiten kantoortijden de voortgang van projecten in te zien neemt hiermee ook toe. Veel project management systemen zijn daarom ook voorzien van een mobiele app. Hiermee kun je altijd en overal projecten managen, ongeacht de locatie.

Nadelen project management software

Ten opzichte van project management in Excel, is een softwarepakket niet gratis. Je maakt gebruik van een clouddienst waarvoor je een bepaald bedrag per maand betaald. Wel is het softwarepakket vaak maandelijks opzegbaar. En juist omdat je gebruikmaakt van een clouddienst, ben je vaak afhankelijk van werkende (en stabiele) internetverbinding. Heb je geen verbinding, dan kun je in veel gevallen niet bij je projectinformatie. Soms biedt een softwarepakket een offline-optie aan, maar dan kun je vaak alleen projectinformatie inzien en niets bijwerken.

Project planning in Excel of met software?

Het aantal en de grootte van projecten kan enorm uiteen lopen per onderneming. Gelukkig is er voor elke ondernemer een geschikte manier voor het managen van projecten. Hoef je enkel een paar (kleine) projecten en beschik je over genoeg Excel-kennis, dan kun je eenvoudig projecten beheren in Excel. Ook wanneer je net bent begonnen met het managen van projecten en je op je uitgaven wilt letten, is projectadministratie in Excel een prima gratis oplossing.

Wanneer je niet veel kennis hebt van Excel, maar je wel een groot aantal lopende projecten hebt, dan is een project management systeem de juiste tool om jou te helpen. Ook als je twijfelt is er een uitkomst: je kunt project management software vaak gratis proberen om te kijken of het bevalt en het de investering waard is. Dit is vrijblijvend, je zit nergens aan vast!