Projectmanagement gaat een stuk makkelijker als je met behulp van een planningstool de zaken in kunt plannen en bij kunt houden. Een van de manieren waarop je dit kunt doen is door middel van een Gantt Chart.
Het Nederlandse woord voor de Gantt Chart is simpelweg een balkenplanning. Het is een specifieke techniek om de planning van een project visueel te maken.
De vraag is alleen: wanneer is het zinvol om bij het plannen een balkenplanning te gebruiken? En hoe doe je dit effectief?
In deze blog geven we concrete tips over het gebruik van de Gantt Chart.
Het verschil tussen project planning en resource planning
Voordat we verder gaan maken we onderscheid in project planning enerzijds en resource planning anderzijds. Bij project planning ligt de focus op het project. De gehanteerde meeteenheid is doorlooptijd. Een activiteit start bijvoorbeeld op 1 februari en eindigt op 28 februari. De activiteit heeft dan een doorlooptijd van vier weken.
Bij resource planning ligt de focus juist andersom. Het draait hier om de capaciteitsplanning van medewerkers. We kijken vanuit het perspectief van de medewerkers. Hierbij ligt de nadruk op de inzet en de gehanteerde meeteenheid is manuren (of vrouwuren natuurlijk). Er wordt bijvoorbeeld in vier weken zestien uur gewerkt. De activiteit bestaat dan uit zestien manuur.
Project planning maken met de Gantt Chart
De Gantt Chart is alleen geschikt voor het plannen van de doorlooptijd van projecten en dus alleen bruikbaar voor project planning. Voor capaciteitsplanning kan de Gantt Chart dus niet gebruikt worden, maak hiervoor bijvoorbeeld gebruik van speciale tools om je personeelsplanning bij te houden.
In dit artikel kijken we dus alleen naar de toegevoegde waarde van de Gantt Chart voor het plannen van een project.
Het concept van de Gantt Chart
Een Gantt Chart bestaat uit een aantal rijen die ieder een activiteit in het project weergeven. Per activiteit wordt met een balk gevisualiseerd hoeveel doorlooptijd er benodigd is en je kunt ook afhankelijkheden tussen activiteiten weergeven.
Zo kan bijvoorbeeld activiteit twee pas beginnen als activiteit één is afgerond. Verder kun je ook mijlpalen visualiseren die een belangrijk moment weergeven, zoals een moment van oplevering.
Het werken met een Gantt Chart forceert je om het project uiteen te rafelen in verschillende onderdelen. Dat is handig als je een groot vraagstuk aanpakt, want op die manier kun je onderdelen in perspectief tot elkaar te zien. Dat leidt tot een beter begrip en tot het beter managen van je projecten. Projectplanning valt of staat immers met het verduidelijken van de taken binnen het projecten en het goed uiteenzetten van de to do’s.
Maak het niet te groot
Een valkuil van het gebruiken van de Gantt Chart is dat je deze met teveel projecten en taken maakt. Probeer dus om de Gantt Chart te beperken. Als je doorslaat in het aanbrengen van heel veel activiteiten, dan wordt het een hele grote Gantt Chart.
Het wordt dan mogelijk een papieren wirwar, want hij heeft alleen betekenis als je hem ook blijft updaten met de laatste ontwikkelingen en dat kost dan relatief veel tijd. Met andere woorden, je hebt er dan niet zo heel veel meer aan.
Een nadeel van de Gantt Chart - omdat je activiteiten na elkaar planned - is dat deze verhoudingsgewijs grote witte vlakken heeft. Veelal lopen de meeste activiteiten van linksboven naar rechtsonder en er is geen mogelijkheid om de Gantt Chart te comprimeren of beeldvullend te maken zonder dat het ten koste van de leesbaarheid gaat.
Zoals al aangegeven is de Gantt Chart niet geschikt voor het plannen van manuren. En dat is echt wel een grote beperking. Veel projecten staan of vallen met de beschikbaarheid van medewerkers. Tijdens het plannen kan de Gantt Chart geen rekening houden met deze beschikbaarheid, waardoor je de haalbaarheid van je project planning niet goed kunt beoordelen.
Wanneer zinvol en wanneer niet?
Er zijn drie factoren die bepalen of het gebruik van een Gantt Chart zinvol is of niet.
- Verzoek van stakeholders
- Externe afhankelijkheden
- Veel activiteiten
Afhankelijk van jouw situatie kun je zelf beslissen of het handig is om aan de slag te gaan met een Gantt Chart of dat je een andere projectmanagement tool gaat gebruiken om jouw projecten te plannen.
1. Verzoek van stakeholders
In sommige branches zoals in de bouw is het vrij gebruikelijk dat een hoofdaannemer regelmatig een Gantt Chart van de onderaannemers verlangt. Het gaat zelfs zo ver dat dit contractueel wordt vastgelegd. Ook klanten kunnen nadrukkelijk om een Gantt Chart verzoeken, omdat ze de vinger aan de pols willen houden. In deze gevallen is het gebruik van een Gantt Chart simpelweg een ‘must’.
Meer tips voor jouw bouwplanning?
Niet iedereen begint direct met het maken van een Gantt Chart binnen een project. Bovendien is ook niet elk project groot genoeg om hiervan een Gantt Chart te maken. Hoe zorg je er dan toch voor dat je een goede planning maak voor jouw projectent?
Download deze tips voor minder kopzorgen en stress door zaken slimmer en eenvoudiger aan te pakken. Speciaal voor ondernemers in de bouw en die vaak te maken hebben met diverse stakeholders. We helpen je graag op weg!
2. Externe afhankelijkheden
Naast activiteiten die je zelf uitvoert, kun je ook te maken hebben met externe activiteiten van andere organisaties waarvan het project afhankelijk is. Denk bijvoorbeeld aan de levertijd van een onderdeel dat je nodig hebt in een fabricageproces.
Een Gantt Chart helpt je in deze gevallen om deze externe afhankelijkheden inzichtelijk te maken en daarmee te beheersen. In dergelijke gevallen is het maken en hebben van een Gantt Chart een goed hulpmiddel.
3. De grote van het project en het aantal activiteiten
Heb je een groot omvangrijk project? Dan biedt de Gantt Chart ook uitkomst. Met de Gantt Chart kun je het project uiteen rafelen in verschillende logische onderdelen. En dat helpt weer om je project te visualiseren en te communiceren aan bijvoorbeeld je teamleden en overige stakeholders.
Gebruik de juiste tools voor je project planning
Een Gantt Chart is niet altijd zinvol. Zeker niet voor kleine projecten. Een project dat vier weken loopt en uit zes activiteiten bestaat, heeft geen nadere visualisatie nodig. Alle betrokken medewerkers weten daarbij over het algemeen wel wat ze moeten doen en wat de volgende stap is.
Toch wil je wel dat het project goed loopt. Het is dan handig om in ieder geval een projectmanagement tool te gebruiken. Zo zorg je ervoor dat je van elk project de communicatie en de taken op één plek hebt. Hierdoor hou je overzicht en grip op ook de kleine projecten!
Voor grotere projecten met veel activiteiten en afhankelijkheden is de Gantt Chart echt handig om de project planning te visualiseren ook als je met een eenvoudige planning begint. Het gebruik van een Gantt Chart is dan echt zinvol en bovendien waardevol als communicatiemiddel. Een Gantt Chart maak je overigens ook eenvoudig online met diverse projectmanagement software. Via een online account kun je hiermee de Gantt Chart online inzichtelijk maken voor alle projectleden.
Conclusie: zinvol of niet?
Of een Gantt Chart zinvol is en dus een nut dient dien je per project te bepalen. Het ziet er natuurlijk altijd professioneel uit en dat is de reden waarom toch veel projectmanagers er altijd één maken, ook als niemand er iets mee doet. En dat is jammer, want tijd in projecten is een schaars goed. Die kunnen we toch beter besteden?
