Stappenplan voor het maken van een projectplanning

Een projectplanning maken lijkt makkelijker dan het is. Bij het maken van een project zijn vaak veel verschillende partijen betrokken. Alle afspraken van al deze partijen moeten op elkaar worden afgestemd. Niet alleen dat kan een uitdaging zijn, er moet ook een afweging komen waarin alle plannen, doelstelling en ideeën worden meegenomen.

Hoe zorg je ervoor dat je het overzicht niet verliest, dat je iedereen betrokken houdt en dat je planning ook goed loopt tijdens de verschillende projectfasen?! Door eenvoudig een projectplanning op te zetten in vijf stappen. Hiermee zul je zien dat je niet alleen het project in goede banen leidt, maar ook veel rust in het gehele projectteam brengt. 

In dit blogartikel vertel ik je alle ins en outs en leg ik je de verschillende stappen uit voor het maken van een projectplanning. Ook geef ik een projectplaninning voorbeeld in Excel, zodat jij direct aan de slag kunt. 

Voordat je een projectplanning gaat maken...

Voordat je een projectplanning gaat maken is het van belang dat je de doelstellingen voor het nieuwe project helder hebt geformuleerd. Deze doelstellingen moeten vervolgens worden vertaald naar concreet geordende taken. Het uitgangspunt is dat het project zo snel mogelijk wordt afgerond. Een goede inkadering van het project is daarbij van groot belang. 

Heb je de inkadering van het project duidelijk, dan kun je aan de slag met het maken van een nieuwe projectplanning.

1. Brainstorm over alle activiteiten

Wanneer je start met het maken van een nieuwe projectplanning, dan kun je, samen met het projectteam, brainstormen over alle projectactiviteiten die nodig zijn om het projectresultaat gereed te krijgen. Is er sprake van een deadline? Dan pas je de projectactiviteiten daar op aan. Gebruik bijvoorbeeld de verschillende projectfasen, het plan van aanpak van eerdere projecten of interview deskundigen binnen of buiten je projectteam over wat volgens hen nodig is. Over de volgorde mag je je druk maken in de volgende stap.

Verschillende fasen tijdens de projectplanning

De verschillende projectfasen bestaan uit een set vaste stappen waarbinnen je activiteiten van een project verdeeld. Activiteiten en taken die bij elkaar horen, kun je groeperen zodat je een goed overzicht krijgt van wat er precies moet gebeuren. Dit helpt je om in gecontroleerde stappen naar het uiteindelijke resultaat toe te werken.

De projectfasen zijn:

• Initiatieffase: in deze fase bedenk je het project. Wie doet wat en in welke volgorde? En wat is klaar aan het einde van deze fase?
• Definitiefase: in deze fase bepaal je aan welke eisen en wensen het eindresultaat moet voldoen.
• Ontwerpfase: in deze fase ga je het eindresultaat vormgeven. Hoe gaat het eindresultaat eruit zien?
• Voorbereidingsfase: in deze fase organiseer je alles wat nodig is om het eindresultaat te bereiken.
• Realisatiefase: in deze fase ga je het daadwerkelijke eindresultaat van het project realiseren.
• Nazorgfase: in deze fase ligt het resultaat klaar, maar je bent er nog niet. Losse eindjes oplossen en onderhoud inplannen. Wanneer draag je het project over?

De fasering van het project leg je vervolgens vast in je projectplan of plan van aanpak.

2: Bepaal de volgorde van activiteiten

Alle activiteiten die bij het brainstormen naar voren zijn gekomen mag je op volgorde gaan plaatsen. Welke activiteiten zijn afhankelijk van elkaar en moeten dus na elkaar plaatsvinden en aan welke activiteiten kan tegelijkertijd worden gewerkt. Op deze manier krijg je een goed beeld van de onvermijdelijke volgorde van de activiteiten en is het duidelijk wat de minimale tijd is die je uit moet trekken voor het gehele project.

3: Groepeer activiteiten in verschillende fasen tijdens projectplanning

Bundel de activiteiten en plaats deze in de verschillende projectfasen. Op deze manier baken je de verschillende activiteiten af. Aan het einde van iedere projectfase kun je dan evalueren met je projectteam en nagaan of het project nog op koers ligt. Loopt alles op rolletjes? Klopt de planning nog? Lopen de betrokken partijen tegen verschillende obstakels aan? Ook kun je aan het eind van iedere fase bepalen of het zinvol is om met het project verder te gaan.

Het kan natuurlijk zo zijn dat je er in de loop van het project achter komt dat het geplande project toch niet voldoet aan de te behalen doelstellingen. Wees niet bang om het roer om te gooien en aanpassingen te maken in deze fase. Door na elke projectfase te evalueren met je collega’s behoud je het overzicht en kun je makkelijk bijsturen.

4: Doorloop alle projectactiviteiten

Bij het maken van een nieuwe projectplanning is het van groot belang dat je na het groeperen alle projectactiviteiten nogmaals doorloopt. Op deze manier ga je na of je geen activiteiten mist of dat eventuele activiteiten nog niet voorzien zijn van de benodigde informatie.

Het is aan te raden de projectplanning twee keer door te lopen en activiteiten waar nodig aan te passen:

• Eén keer van begin tot eind; waarbij het gaat om de logica in de volgorde van de activiteiten.
• Eén keer van eind tot begin; waarbij het gaat om de activiteit die moet plaatsvinden voordat de laatste activiteit kan worden uitgevoerd.

5: Bepaal de tijd die per activiteit nodig is en leg dit vast in de projectplanning

Nu je de definitieve activiteiten hebt vastgesteld en de projectplanning gemaakt hebt, kun je de officiële startdatum van de eerste projectactiviteit vastleggen in de nieuwe projectplanning. Bekijk en bespreek hoeveel tijd er nodig is voor het uitvoeren van deze eerste taak (bijv. acht uur) en hoeveel tijd er verstrijkt voordat de activiteit definitief is afgerond (bijv. een week omdat je moet wachten op informatie van een betrokken partij).

Je hebt dan helder hoeveel uren en tijd een activiteit in beslag neemt en kunt op basis daarvan bepalen wanneer de volgende projectactiviteit kan starten. Dit doorloop je vervolgens voor alle activiteiten binnen het project.

Twijfel je over de hoeveelheid uren voor een bepaalde activiteit, dan kun je vergelijkbare eerdere projecten erbij pakken. Ook kun je deskundigen binnen of buiten je projectteam vragen. Natuurlijk kun je altijd een schatting maken en dit bespreken met de betrokken partijen. Laad vervolgens de projectactiviteiten in de nieuwe projectplanning.

Het beheren van jouw projectplanning

Heb jij alle stappen voor het maken van een projectplanning doorlopen? Je kunt jouw planning bijhouden via een Excel bestand of je kunt gebruik maken van project management software. Deze software is speciaal ontwikkeld voor het maken van een project planning. De software helpt je om het overzicht te bewaren en processen te stroomlijnen. Er zijn verschillende project management tools beschikbaar die jou helpen bij het maken van een overzichtelijke project planning.

Weekplanning maken en nog meer tips

Met een weekplanning zorg jij voor rust in je werkzaamheden, maar ook in je hoofd. Door een weekplanning te maken zal je gestructureerd projecten aangaan en dit bezorgd je meer inzicht. Wil je nog meer tips krijgen om minder kopzorgen te hebben? Download hieronder nog 7 slimme tips. 

De beste project management tools voor het maken van een projectplanning

Hieronder vind je vijf project management tools die je helpen bij het maken van een project planning.

Benieuwd welke aanbieders er nog meer zijn? Bekijk hier het complete overzicht met project management software.

Handmatig of met behulp van software een projectplanning maken?

Het verschilt natuurlijk per project en per onderneming welke methode geschikt is om een nieuwe projectplanning te maken. Doe je dit bijvoorbeeld in Excel en dus handmatig of gebruik je hiervoor programmatuur voor projectplanning? Hieronder de voor- en nadelen van het handmatig maken en bijhouden van een projectplanning: 

Voordelen handmatig projectplanning maken:

• Excel en andere spreadsheetprogramma’s (bijv. Numbers en Google spreadsheet) zijn gratis te gebruiken. De meeste computers hebben standaard Excel of Numbers (Apple) beschikbaar. Daarnaast kun je gebruik maken van een volledige online projectplanning. 
• Je hebt de volledige vrijheid over hoe je het document gaat inrichten en vormgeven. Ook heb je zelf in de hand wanneer je je document volledig gaat omgooien, omdat je toch een andere indeling wilt. Er zijn vele verschillende gratis Excel templates beschikbaar. Om je op weg te helpen met het maken van jouw projectplanning, kun je hier gratis een Excel projectplanning template downloaden. Met behulp van dit online projectplanning voorbeeld kun je eenvoudig en snel aan de slag, en kun je direct een projectplanning maken. 

Nadelen handmatig projectplanning maken:

• Handmatig een projectplanning maken kan enorm tijdrovend zijn. Je dient alle projectinformatie zelf in te vullen en zelf bij te houden.
• Omdat je zelf alle projectinformatie moet invullen, is de kans op het maken van fouten groter. Zeker naarmate de projecten groter worden, de betrokken partijen toenemen en de administratie van alle activiteiten uitgebreider wordt.
• Wanneer je spreadsheetprogramma’s gebruikt moet je ook enige kennis hebben van verschillende formules. Het vereist dus de nodige kennis om een document geschikt te maken als (online) projectplanning.
• Het is niet mogelijk een helpdesk te raadplegen wanneer je vastloopt met verschillende formules en dus vragen hebt.
• Als het gaat om Excel of Numbers moet je altijd een back-up maken van je document. Doe je dit niet en je computer begeeft het, dan ben je je projectplanning kwijt. Dit is niet het geval bij een online projectplanning. 
• Het is niet mogelijk om spreadsheetprogramma’s te koppelen aan andere softwareprogramma’s, bijvoorbeeld je boekhoudprogramma. Wanneer je gebruik maakt van project management software behoort dit in de meeste gevallen wel tot de mogelijkheden.

Gratis project management software proberen en online projectplanning maken

In veel gevallen kun je project management software gratis proberen voor een bepaalde proefperiode. Zo kun je ontdekken of je project management software een passende methode is voor jou om een online projectplanning te maken. De proefperiode omvat meestal veertien of dertig dagen. Zo kun je kosteloos achterhalen wat de mogelijkheden zijn van de gekozen project management software. Na de proefperiode kun je vervolgens besluiten om de software aan te schaffen of verder te zoeken.

Ook is de proefperiode vrijblijvend en zit je dus nergens aan vast. Zo weet je zeker dat je de project management software kiest die bij jou past. Ook maak je op deze manier een goede projectplanning, die de taken overzichtelijker maken en het werk efficienter.