1. Blog
  2. Eenvoudig een projectplanning maken

Stappenplan voor het maken van een projectplanning

Projecten aanmaken Projectmanagement 3 april 2018 Leestijd 5 minuten
Arjan

Arjan

Appwiki expert

Een projectplanning maken klinkt wellicht gemakkelijker dan je denkt. Bij het maken van een project zijn vaak verschillende partijen betrokken en moeten verschillende afspraken op elkaar worden afgestemd. Maar waar begin je dan met het maken van een projectplanning? In dit blog vertel ik je alle ins en outs en leg ik je de verschillende stappen uit voor het maken van een projectplanning.

Voordat je met een projectplanning begint...

Voordat je een projectplanning gaat maken is het van belang dat je de doelstellingen voor het nieuwe project helder hebt geformuleerd. Deze doelstellingen moeten vervolgens worden vertaald naar concrete geordende taken, met als uitgangspunt dat het project zo snel mogelijk wordt afgerond. Draag dus zorg voor een goede inkadering van het project. Ga je een nieuwe projectplanning starten, dan kan het zijn dat het project niet overzichtelijk is of te breed is opgezet. Heb je de inkadering van het project duidelijk, dan kun je aan de slag met het maken van een nieuwe projectplanning.

1: Brainstorm over alle activiteiten

Wanneer je start met het maken van een nieuwe projectplanning, dan kun je, samen met het projectteam, brainstormen over alle projectactiviteiten die nodig zijn om het projectresultaat gereed te krijgen. Is er sprake van een deadline, dan pas je de projectactiviteiten daar op aan. Gebruik bijvoorbeeld de verschillende projectfasen, het plan van aanpak van eerdere projecten of interview deskundigen binnen of buiten je projectteam over wat volgens hen nodig is. Over de volgorde mag je je druk maken in de volgende stap.

Verschillende projectfasen

De verschillende projectfasen bestaan uit een set vaste stappen waarbinnen je activiteiten van een project verdeeld. Activiteiten en taken die bij elkaar horen, kun je groeperen zodat je een goed overzicht krijgt van wat er precies moet gebeuren. Dit helpt je om in gecontroleerde stappen naar het uiteindelijke resultaat toe te werken. De projectfasen zijn:

  • Initiatieffase: in deze fase bedenk je het project. Wie doet wat en in welke volgorde? En wat is klaar aan het einde van deze fase?
  • Definitiefase: in deze fase bepaal je aan welke eisen en wensen het eindresultaat moet voldoen.
  • Ontwerpfase: in deze fase ga je het eindresultaat vormgeven. Hoe gaat het eindresultaat eruit zien?
  • Voorbereidingsfase: in deze fase organiseer je alles wat nodig is om het eindresultaat te bereiken.
  • Realisatiefase: in deze fase ga je het daadwerkelijke eindresultaat van het project realiseren.
  • Nazorgfase: in deze fase ligt het resultaat klaar, maar je bent er nog niet. Losse eindjes oplossen en onderhoud inplannen. Wanneer draag je het project over?

De fasering van het project leg je vervolgens vast in je projectplan of plan van aanpak.

2: Bepaal de volgorde van activiteiten

Alle activiteiten die bij het brainstormen naar voren zijn gekomen mag je op volgorde gaan plaatsen. Welke activiteiten zijn afhankelijk van elkaar en moeten dus na elkaar plaatsvinden en aan welke activiteiten kan tegelijkertijd worden gewerkt. Op deze manier krijg je een goed beeld van de onvermijdelijke volgorde van de activiteiten en is het duidelijk wat de minimale tijd is die je uit moet trekken voor het gehele project.

3: Groepeer de activiteiten in de verschillende projectfasen

Bundel de activiteiten en plaats deze in de verschillende projectfasen. Op deze manier baken je de verschillende activiteiten af. Aan het einde van iedere projectfase kun je dan evalueren met je projectteam en nagaan of het project nog op koers ligt. Loopt alles op rolletjes, klopt de planning nog of lopen de betrokken partijen tegen verschillende obstakels aan? Ook kun je aan het eind van iedere fase bepalen of het zinvol is om met het project verder te gaan. Het kan natuurlijk zo zijn dat je er in de loop van het project achter komt dat het geplande project toch niet voldoet aan de te behalen doelstellingen.

4: Doorloop alle projectactiviteiten

Bij het maken van een nieuwe projectplanning is het van groot belang dat je na het groeperen alle projectactiviteiten nogmaals doorloopt. Op deze manier ga je na of je geen activiteiten mist of dat eventuele activiteiten nog niet voorzien zijn van de benodigde informatie. Het is aan te raden de projectplanning twee keer door te lopen en activiteiten waar nodig aan te passen.:

  • Eén keer van begin tot eind; waarbij het gaat om de logica in de volgorde van de activiteiten.
  • Eén keer van eind tot begin; waarbij het gaat om de activiteit die moet plaatsvinden voordat de laatste activiteit kan worden uitgevoerd.

5: Bepaal de tijd die per activiteit nodig is

Nu je de definitieve activiteiten hebt vastgesteld, kun je de officiële startdatum van de eerste projectactiviteit vastleggen in de nieuwe projectplanning. Bekijk en bespreek hoeveel tijd er nodig is voor het uitvoeren van deze eerste taak (bijv. acht uur) en hoeveel tijd er verstrijkt voordat de activiteit definitief is afgerond (bijv. een week omdat je moet wachten op informatie van een betrokken partij). Je hebt dan helder hoeveel uren en tijd een activiteit in beslag neemt en kunt op basis daarvan bepalen wanneer de volgende projectactiviteit kan starten. Dit doorloop je vervolgens voor alle activiteiten binnen het project.

Twijfel je over de hoeveelheid uren voor een bepaalde activiteit, dan kun je vergelijkbare eerdere projecten erbij pakken. Ook kun je deskundigen binnen of buiten je projectteam vragen. Natuurlijk kun je altijd een schatting maken en dit bespreken met de betrokken partijen. Laad vervolgens de projectactiviteiten in de nieuwe projectplanning.

De beste project management tools op een rij 

Hieronder vind je vijf project management tools die je helpen bij het maken van een project planning.

Yoobi

Yoobi maakt en levert cloud software voor CRM, projectmanagement en registratie van uren, verlof- en afwezigheid, rusttijden, onkosten en kilometers. Wij optimaliseren het proces van urenregistratie naar facturatie!

Slim samenwerken
Focus op sales
Via App en webversie

Prijs: vanaf €3,80
Proefperiode: 41 dagen
Reviews: 8.6/10
Bekijk reviews  Ga naar de website 

AFAS Software

AFAS Software is een Nederlands familiebedrijf. Een beetje gek, een tikkeltje eigenwijs, maar vooral vol passie als het gaat om klanten en het inspireren van ondernemers. We ontwikkelen innovatieve softwareproducten voor zowel de zakelijke markt en nemen daarbij graag onze maatschappelijke verantwoordelijkheid.

Uren boeken via de app
Gelijk in boekhouding
Inzicht via dashboards

Prijs: Op aanvraag
Proefperiode:
Reviews: 8.4/10
Bekijk reviews  Ga naar de website 

Exact Online

Exact Online is dé marktleider online in business software voor ondernemers en accountants in Nederland. Met online boekhouden en CRM in 1 is het de basis van ieder gezond bedrijf. Al sinds 1984 helpt Exact wereldwijd meer dan 300.000 lokale en internationale ondernemers bij de aansturing van hun bedrijf. Met Exact Online voor Boekhouden Basis is de boekhouding geïntegreerd met CRM in 1 online pakket. Hou alle gegevens van je klanten en prospects voortaan online bij én krijg volledig inzicht in je bedrijf. Al 300.000 ondernemers gingen je voor. Probeer Exact Online 30 dagen gratis.

Geïntegreerd pakket
Bescherm marges
Meest gekozen

Prijs: maandelijks €225,00
Proefperiode: 30
Reviews: 8.3/10
Bekijk reviews  Ga naar de website 

TimeChimp

TimeChimp is de #1 urenregistratie voor elke organisatie. Uren, uitgaven en ritten registreren, projectmanagement, facturatie, rapportages, goedkeuren, mobiele app, vele (boekhoud)koppelingen en meer. Probeer 14 dagen gratis!

Gebruikersvriendelijk
Scherp geprijsd
Snelle support

Prijs: maandelijks €7,00
Proefperiode: 14 dagen
Reviews: 8.8/10
Bekijk reviews 

Teamleader

De MKB oplossing op het gebied van CRM, Facturatie, Projectmanagement & Ticketing

Bescherm marges
Alles in 1 pakket
App en website

Prijs: maandelijks €75,00
Proefperiode: 14 dagen
Reviews: 10/10
Bekijk reviews 

Benieuwd welke aanbieders er nog meer zijn? Bekijk hier het complete overzicht met project management software.

Handmatig of met behulp van software een projectplanning maken?

Het verschilt natuurlijk per project en per onderneming welke methode geschikt is om een nieuwe projectplanning te maken. Doe je dit bijvoorbeeld in Excel en dus handmatig of gebruik je hiervoor project management software? Hieronder de voor- en nadelen van het handmatig maken en bijhouden van een projectplanning:

Voordelen:

  • Excel en andere spreadsheetprogramma’s (bijv. Numbers en Google spreadsheet) zijn gratis te gebruiken. De meeste computers hebben standaard Excel of Numbers (Apple) beschikbaar.
  • Je hebt de volledige vrijheid over hoe je het document gaat inrichten en vormgeven. Ook heb je zelf in de hand wanneer je je document volledig gaat omgooien, omdat je toch een andere indeling wilt. Er zijn vele verschillende gratis Excel templates beschikbaar. Om je op weg te helpen met het maken van jouw projectplanning, kun je hier gratis een Excel projectplanning template downloaden. Met behulp van dit projectplanning voorbeeld kun je eenvoudig en snel aan de slag!

Nadelen:

  • Handmatig een projectplanning maken kan enorm tijdrovend zijn. Je dient alle projectinformatie zelf in te vullen en zelf bij te houden.
  • Omdat je zelf alle projectinformatie moet invullen, is de kans op het maken van fouten groter. Zeker naarmate de projecten groter worden, de betrokken partijen toenemen en de administratie van alle activiteiten uitgebreider wordt.
  • Wanneer je spreadsheetprogramma’s gebruikt moet je ook enige kennis hebben van verschillende formules. Het vereist dus de nodige kennis om een document geschikt te maken als projectplanning.
  • Het is niet mogelijk een helpdesk te raadplegen wanneer je vastloopt met verschillende formules en dus vragen hebt.
  • Als het gaat om Excel of Numbers moet je altijd een back-up maken van je document. Doe je dit niet en je computer begeeft het, dan ben je je projectplanning kwijt.
  • Het is niet mogelijk om spreadsheetprogramma’s te koppelen aan andere softwareprogramma’s, bijvoorbeeld je boekhoudprogramma. Wanneer je gebruik maakt van project management software behoort dit in de meeste gevallen wel tot de mogelijkheden.

Gratis project management software proberen

In veel gevallen kun je project management software gratis proberen voor een bepaalde proefperiode. Zo kun je ontdekken of je project management software een passende methode is voor jou om een projectplanning te maken. De proefperiode omvat meestal veertien of dertig dagen. Zo kun je kosteloos achterhalen wat de mogelijkheden zijn van de gekozen project management software. Na de proefperiode kun je vervolgens besluiten om de software aan te schaffen of verder te zoeken. Ook is de proefperiode vrijblijvend en zit je dus nergens aan vast. Zo weet je zeker dat je de project management software kiest die bij jou past.

Gerelateerde artikelen

27 maart 2018

De kracht van projectmatig werken

Projecten aanmaken Projecten indelen in fases Projectmanagement

Projectmatig werken, er zijn boekenkasten over vol geschreven. Er komen namelijk veel verschillende aspecten kijken bij het toepassen van deze manier van werken. Projectmatig werken wordt steeds populairder en is eigenlijk al niet meer weg te denken in de wijze...

20 maart 2018

Project management in Excel of met project software?

Projecten aanmaken Projectmanagement

Een project planning maken en managen is van groot belang voor het behalen van je doelstellingen. Bij project management staat het bijhouden en beheren van verschillende (lopende) projecten centraal. De één doet dat regelmatig en de ander eens in de zoveel tijd...

9 november 2017

De 5 fases die je doorloopt bij project management

Projectmanagement

Project management, een begrip wat vele definities kent. De meest voorkomende definitie is toch wel: het beheersen en bijhouden van verschillende projecten. Het managen van een project bestaat hoofdzakelijk uit vijf fases...

Dit is Appwiki

Appwiki is het beginpunt voor bedrijfssoftware selectie. Wij geloven dat bedrijven met online tools en software slimmer, sneller en flexibeler zijn. En dus beter hun klanten kunnen helpen en beter concurreren in de markt.

Appwiki werkt voor jou

Appwiki experts adviseren jou bij software selectie. Jouw wensen en bedrijfsprofiel bepalen de meest geschikte software. We brengen onze kennis, informatie van leveranciers en data van gebruikers samen, zodat jij eenvoudig een selectie maakt en snel software vindt die bij je past. 

En zo werkt Appwiki

We brengen in je in contact met software aanbieders en ontvangen daarvoor een vergoeding. Adviseren we dan alleen aanbieders die betalen? Nee hoor, we adviseren alleen de aanbieders waarvan we zeker weten dat ze bij jouw bedrijf passen.

Products