Projectmatig werken? Ontdek de kracht van een project software

Projectmatig werken, er zijn boekenkasten over vol geschreven. Er komen namelijk veel verschillende aspecten kijken bij het toepassen van deze manier van werken. Projectmatig werken wordt steeds populairder en is eigenlijk al niet meer weg te denken in de wijze waarop ondernemingen werken. Maar wat is projectmatig werken? Welke kenmerken heeft projectmatig werken en bovenal wat zijn de voordelen? In dit blog vertel ik je alles over de kracht van projectmatig werken.

Wat is projectmatig werken?

Om bij het begin te beginnen; wat is eigenlijk projectmatig werken? Projectmatig werken omvat een gestructureerde en planmatige manier van werken, opgedeeld in duidelijk stappen, met uiteindelijk als doel het behalen van resultaten. Deze manier van werken biedt de mogelijkheid om met kleine en duidelijke stappen naar specifieke resultaten toe te werken. Projectmatig werken kan bijvoorbeeld worden gebaseerd op de volgende vijf projectaspecten: de financiële middelen, de organisatie van het project, tijd, kwaliteit en informatie.

Financiële middelen

Qua financiële middelen is het belangrijk dat je een overzicht maakt van welke financiële middelen er beschikbaar zijn om het project uit te voeren. Je moet er op toezien dat alle projectactiviteiten binnen het afgesproken budget tot uitvoering kunnen komen. Daarnaast is het van belang in de begroting mee te nemen wat qua inzet in natura is toegezegd door betrokken partijen. Stel vervolgens aan de hand van het vooropgezette projectplan een gespecificeerde begroting op die is afgestemd op uren en kosten. Maak gedurende het project regelmatig de balans op door te kijken naar actuele inkomsten en door de uitgaven tegen elkaar af te wegen. Zo bepaal je tussentijds of het project op koers ligt of dat je moet bijsturen. Vergeet ook niet de financiële consequenties van afwijkingen op de begroting en bespreek dit met betrokken partijen.

De organisatie van het project

Wat betreft de organisatie van het gehele project is het van belang alle afspraken omtrent de organisatie van het project vast te leggen. Zo stel je vast wie bij het project zijn betrokken en hoe de onderlinge taken en verantwoordelijkheden zijn geregeld. Ook leg je in deze afspraken vast hoe de terugkoppeling en onderlinge informatie-uitwisseling wordt geregeld. Bij de organisatie van een project is er altijd sprake van een projectleider, werk ook deze rol uit in taken en verantwoordelijkheden en communiceer dit vervolgens met alle betrokken partijen.

Het maken van een project planning

Heb je de organisatie van het project op orde, dan kun je starten met het maken van een project planning. Hierin omschrijf je alle projectactiviteiten in de tijd die ervoor nodig is en voer je het project binnen deze planning uit. Per projectactiviteit kun je bijvoorbeeld in detail beschrijven wie de activiteit uitvoert, wat de begin- en einddatum is en welke (deel)taken en verantwoordelijkheden erbij komen kijken. Houdt bij elke activiteit rekening met eventuele knelpunten. Plan daarom een reële tijd in voor de verschillende projectactiviteiten. Houdt de overkoepelende planning nauwlettend in de gaten en plan tussentijdse evaluatiemomenten in. Loopt het niet (meer) volgens planning, bepaal dan tussentijds wat nodig is om de planning alsnog te halen. Tot slot is het relevant een periode voor de nazorg van het project in te plannen.

Kwaliteit van projectresultaten

Bij de tussentijdse evaluaties is het van belang dat je naast de planning ook de kwaliteit van de tot dan toe behaalde projectresultaten toetst. Vooraf aan de activiteit kunnen kwaliteitscriteria worden vastgelegd, waaraan de tussentijdse projectresultaten moeten voldoen. Maak betrokkenen partijen dan ook bewust van de taken en verantwoordelijkheden die zij hebben om aan het uiteindelijke resultaat te voldoen. Je kunt tussentijdse kwaliteitscriteria concretiseren aan de hand van het SMART-model (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden), dit maakt ze eenvoudig meetbaar.

Informatiestromen binnen en buiten het project

Bepaal welke informatiestromen binnen en buiten het project nodig en beschikbaar zijn om succesvol naar het projectresultaat toe te werken en richt de organisatie van het project daarop in. Om het overzichtelijk te houden kun je een communicatieschema opstellen en met behulp daarvan de interne en externe informatiestromen in kaart te brengen. Hierin kun je aangeven door wie, hoe en wanneer informatiestromen plaatsvinde

Tips voor succesvol projectmatig werken

In het kader van projectmatig werken kan het handig zijn te werken in projectfases: initiatieffase, definitiefase, ontwerpfase, voorbereidingsfase, realisatiefase en nazorgfase. Op deze manier kun je nauwkeurig zicht houden op de overkoepelende planning.

Een soepel verloop van het project gaat samen met goede relaties met de betrokken partijen. Het is van belang gedurende het gehele project de relatie met de betrokkenen, maar ook zeker de vrijwilligers, goed te onderhouden.

Tijdens het projectmatig werken kun je terugvallen op het projectplan. Het is een tastbaar en handzaam instrument wat je opstelt voordat je aan het projectmatig werken begint.

Projectmatig werken: handmatig of met behulp van software?

Het verschilt natuurlijk per project welke methode het meest geschikt is om projecten te managen. Ga je hiervoor gebruik maken van een spreadsheetprogramma zoals Excel of gebruik je hiervoor project management software?

Voordelen

Excel en andere spreadsheetprogramma’s (bijv. Numbers en Google spreadsheet) zijn vaak gratis te gebruiken. De meeste computers hebben standaard Excel of Numbers (Apple) beschikbaar. Gebruik je één van deze programma’s dan heb je de volledige vrijheid over de vormgeving en inrichting van jouw project management document(en). Wil je op gegeven moment je project management document geheel omgooien, dan heb je ook dit zelf in de hand. Met behulp van verschillende Excel templates en sjablonen kun je eenvoudig en snel aan de slag met het managen van je project.

Nadelen

Handmatig een project beheren kan enorm veel tijd kosten. Je dient alle projectinformatie zelf in te vullen en bij te houden. Mede daarom is ook de kans op invoerfouten groter. Zeker naarmate de projecten groter worden, de betrokken partijen toenemen en de administratie van alle activiteiten uitgebreider wordt. Wanneer je spreadsheetprogramma’s gebruikt moet je ook enige kennis hebben van de verschillende formules die komen kijken bij je projectadministratie. Het vereist dus de nodige kennis om een document geschikt te maken als project management. Als het gaat om Excel of Numbers moet je altijd een back-up maken van je document. In Google spreadsheets hoeft dit niet, deze draait in de cloud. Doe je dit niet en je computer crasht, dan ben je al je project informatie kwijt.

Project management software

Project management software stelt alle betrokken partijen binnen het project op de hoogte wat de taken en verantwoordelijkheden zijn. Ook is project management software erg geschikt voor projecten waarbij met sprints wordt gewerkt. Dit werkt vaak motiverend voor zowel projectleiders als alle andere betrokken partijen. Verder brengt de inzet van project management software kennis en kwaliteiten van alle betrokken samen in één systeem. Op deze manier kan elke betrokken partij doen waar hij of zij goed in is wat bijdraagt aan een succesvolle samenwerking. Daarnaast is project management software vaak op internet gebaseerde software. Dit heeft als voordeel dat alle betrokken partijen op elk willekeurige tijdstip en elke willekeurige locatie informatie kunnen opzoeken en de voortgang van projecten kunnen inzien. Geen sprake meer van rondslingerend papierwerk, maar alle informatie overzichtelijk bij elkaar met behulp van project management software.

Gratis project management software proberen

In veel gevallen kun je project management software gratis proberen. Zo kun je kosteloos achterhalen wat de mogelijkheden zijn van de gekozen project management software. Aan het gratis proberen van de project management software zit vaak een proefperiode verbonden. Deze proefperiode omvat meestal veertien of dertig dagen. Na de proefperiode kun je vervolgens besluiten om de software aan te schaffen of op te zoek te gaan naar eventuele andere manieren van project management. De proefperiode vrijblijvend en zit je dus nergens aan vast als je software tijdelijk gratis hebt geprobeerd. Op deze manier weet je zeker dat je de project management software kiest die bij jou en jouw project past.