Je bent als ondernemer verplicht je administratie zeven jaar te bewaren. Hierbij is het van belang dat de facturen controleerbaar zijn. Steeds meer facturen worden digitaal verstuurd. Hoe zorg je ervoor dat deze voor de fiscus controleerbaar zijn? In dit artikel vind je alle informatie om je administratie fiscus-proof te hebben.
Wat is de bewaartermijn?
Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie in principe zeven jaar te bewaren. Deze termijn geldt in ieder geval voor de volgende basisgegevens:
- Het grootboek
- De debiteuren- en crediteurenadministratie
- De in- en verkoopadministratie
- De voorraadadministratie
- De loonadministratie
Voor gegevens met betrekking tot onroerende zaken geldt een afwijkende termijn. Deze gegevens moeten tien jaar bewaard blijven. Daarnaast kunnen er ten aanzien van de overige gegevens met de Belastingdienst afspraken gemaakt worden voor een kortere bewaartermijn. En wat als je niet aan deze bewaarplicht voldoet? Dan kan dit heel vervelend voor je uitpakken. Je riskeert niet alleen een boete, maar kunt zelfs ook strafrechtelijk vervolgd worden. In de blog wordt dieper ingegaan op de andere wettelijke eisen aan een factuur.
Hoe bewaar je facturen?
Belastingcontrole: Je moet je administratie zo bewaren dat je bij een belastingcontrole binnen een redelijke termijn alle opgeslagen factuurgegevens ter beschikking kunt stellen.
Echtheidskenmerken: Hierbij is het van belang dat je kunt aantonen dat de factuur alle echtheidskenmerken nog bevat. Je moet je inkoop- en verkoopfacturen dan ook bewaren in de originele vorm. De digitaal verstuurde en ontvangen facturen worden daarom digitaal opgeslagen. Printen is dan overbodig.
Let op: Het is niet toegestaan om digitale facturen af te drukken en vervolgens te verwijderen. Omgekeerd geldt hetzelfde. Als een papieren factuur wordt gescand, is het aan te raden om ook de papieren factuur te bewaren, omdat bij het scannen bepaalde gegevens, bijvoorbeeld het watermerk, verloren kunnen gaan.
Een factuurprogramma zorgt ervoor dat je al aan alle wettelijke eisen voldoet. Vind en vergelijk het factuurprogramma dat aansluit op de wensen van jouw bedrijf.


Wil jij ZZP'en als een pro?
Lees ons gratis ebook. Wij geven je praktische tips op het gebied van organisatieprincipes, zakelijke tactieken, tools en workflows. Groei verder als ZZP'er!
Download ebookDe beste factuurprogramma's op een rij
Hieronder vind je de vijf beste factuurprogramma's waarmee je digitale facturen eenvoudig kunt bewaren.
e-Boekhouden.nl
Eenvoudig online boekhouden, factureren en uren registreren doe je met e-Boekhouden.nl. De eerste 15 maanden van je onderneming is e-Boekhouden.nl volledig gratis! Inclusief: ondersteuning per telefoon of e-mail, handige koppelingen en veel meer. Het best beoordeeld! Maak nu een gratis account aan en ervaar het gemak van e-Boekhouden.nl.
#1 in Factureren!GRATIS voor starters
Onbeperkt factureren
Prijs: Gratis
Proefperiode: 15 maanden gratis voor alle Starters, daarna €5,95 per maand, start direct! Wij helpen u mee!
Reviews: 9.4/10
Bekijk reviews
Ga naar de website
Ficsus.nl
Geschikt voor starters, zzp'ers, vof & MKB! Maak een gratis account aan en ervaar zelf het gemak van Ficsus online boekhouden!
IDEAL link op factuurIncl. boekhouding
Gratis ondersteuning
Prijs: Gratis
Proefperiode:
Reviews: 9.5/10
Bekijk reviews
Ga naar de website
Exact
Onze boekhoudrobot neemt je administratieve werk uit handen en leert van jouw eerder gemaakte keuzes. No hands accounting noemen we dat. Voor al het andere zijn er integraties met 220+ zakelijke softwareprogramma’s. Geen ander boekhoudplatform levert koppelmogelijkheden op dit niveau! Daarnaast is Exact dé keuze van ruim 9000 accountants.
Eenvoudig facturerenWin veel tijd
220+ koppelingen
Prijs: maandelijks
€39,00
Proefperiode: 30
Reviews: 6.1/10
Bekijk reviews
Ga naar de website
Furoo
Breng je volledige administratie in één krachtige omgeving: -> Facturen & Offertes -> Tijdsregistratie -> Klantenbeheer -> Projectbeheer -> Voorraadbeheer
Scan & Herken FacturenGemakkelijk & Compleet
Incl. Mobiele App
Prijs: maandelijks
€16,00
Proefperiode:
Reviews: geen
Bekijk reviews
Ga naar de website
Gripp
Gripp is hét alles-in-één pakket wat het overzicht weer terugbrengt in jouw organisatie. Of het nu gaat om die perfecte offertes met een druk op de knop, het overzicht van wie wat aan het doen is, of het strakke debiteurenbeheer: het kan allemaal met Gripp. ✓ Meer dan 1500+ tevreden klanten ✓ Jarenlange ervaring ✓ Korting vanaf 4 gebruikers
Onbeperkt facturerenScan & Herken en UBL
iDEAL link op factuur
Prijs: maandelijks
€30,00
Proefperiode:
Reviews: 8/10
Bekijk reviews
Ga naar de website
Benieuwd welke aanbieders er nog meer zijn? Bekijk hier het complete overzicht met factuurprogramma's.
Hoe zit dit met digitale facturen?
Je moet je digitale facturen niet alleen digitaal bewaren, maar je moet ook aan kunnen tonen dat de facturen niet gewijzigd zijn nadat deze zijn ontvangen, dan wel zijn verzonden.
- Zo kun je het PDF-bestand van je inkoopfactuur beveiligen en kun je de e-mail waarin je de factuur hebt ontvangen, bewaren. Dit geldt eveneens voor je verkoopfactuur.
- Tevens kun je de echtheid van deze facturen aantonen door een elektronische handtekening van de afnemer te vragen. Het is raadzaam ook opdrachtbevestigingen, betalingsbewijzen en dergelijke te bewaren.
De wijze waarop je je facturen bewaart, kun je afstemmen met de Belastingdienst. De afspraken die je vervolgens maakt, zijn alleen van toepassing voor je fiscale wetgeving. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk een afspraak te maken over het printen van digitale facturen. Tip: Als je administratie van geringe omvang is, zodat een belastingcontrole van de afgedrukte bestanden binnen redelijke tijd kan worden gedaan, mag je - nadat dit is afgestemd met de Belastingdienst - de digitale bestanden verwijderen.
Je digitale facturen moet je ook digitaal bewaren, zodat de facturen alle echtheidskenmerken nog bevatten. Printen is overbodig. Zorg er wel voor dat de facturen niet gewijzigd zijn na verzending of ontvangst door deze te beveiligen en de bijbehorende e-mails en opdrachtbevestigingen te bewaren. Wil je eenvoudig je facturen bewaren en beveiligen? Een factuurprogramma neemt een hoop handelingen van je over en door de mate van automatisering werk je veel efficiënter. Vind en vergelijk het factuurprogramma dat aansluit op de wensen van jouw bedrijf.