1. Blog
  2. Hoe moet je je digitale facturen correct bewaren?

Digitale facturen: hoe bewaar ik mijn facturen?

Je bent als ondernemer verplicht je administratie zeven jaar te bewaren. Hierbij is het van belang dat de facturen controleerbaar zijn. Steeds meer facturen worden digitaal verstuurd. Hoe zorg je ervoor dat deze voor de fiscus controleerbaar zijn? In dit artikel vind je alle informatie om je administratie fiscus-proof te hebben.

Wat is de bewaartermijn?

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie in principe zeven jaar te bewaren. Deze termijn geldt in ieder geval voor de volgende basisgegevens:

  • Het grootboek
  • De debiteuren- en crediteurenadministratie
  • De in- en verkoopadministratie
  • De voorraadadministratie
  • De loonadministratie

Voor gegevens met betrekking tot onroerende zaken geldt een afwijkende termijn. Deze gegevens moeten tien jaar bewaard blijven. Daarnaast kunnen er ten aanzien van de overige gegevens met de Belastingdienst afspraken gemaakt worden voor een kortere bewaartermijn. En wat als je niet aan deze bewaarplicht voldoet? Dan kan dit heel vervelend voor je uitpakken. Je riskeert niet alleen een boete, maar kunt zelfs ook strafrechtelijk vervolgd worden. In de blog wordt dieper ingegaan op de andere wettelijke eisen aan een factuur

Hoe bewaar je facturen?

Belastingcontrole: Je moet je administratie zo bewaren dat je bij een belastingcontrole binnen een redelijke termijn alle opgeslagen factuurgegevens ter beschikking kunt stellen.

Echtheidskenmerken: Hierbij is het van belang dat je kunt aantonen dat de factuur alle echtheidskenmerken nog bevat. Je moet je inkoop- en verkoopfacturen dan ook bewaren in de originele vorm. De digitaal verstuurde en ontvangen facturen worden daarom digitaal opgeslagen. Printen is dan overbodig.

Let op: Het is niet toegestaan om digitale facturen af te drukken en vervolgens te verwijderen. Omgekeerd geldt hetzelfde. Als een papieren factuur wordt gescand, is het aan te raden om ook de papieren factuur te bewaren, omdat bij het scannen bepaalde gegevens, bijvoorbeeld het watermerk, verloren kunnen gaan.

Een factuurprogramma zorgt ervoor dat je al aan alle wettelijke eisen voldoet. Vind en vergelijk het factuurprogramma dat aansluit op de wensen van jouw bedrijf.

Arjan
Arjan
Appwiki expert
Arjan

Wil jij ZZP'en als een pro?

Lees ons gratis ebook. Wij geven je praktische tips op het gebied van organisatieprincipes, zakelijke tactieken, tools en workflows. Groei verder als ZZP'er!

Download ebook

De beste factuurprogramma's op een rij

Hieronder vind je de vijf beste factuurprogramma's waarmee je digitale facturen eenvoudig kunt bewaren.

Yoobi

Yoobi maakt en levert cloud software voor CRM, projectmanagement en registratie van uren, verlof- en afwezigheid, rusttijden, onkosten en kilometers. Wij optimaliseren het proces van urenregistratie naar facturatie. Meer controle met minder handelingen.

Bespaar tijd
Koppel met boekhouding
Flexibele software

Prijs: Op aanvraag
Proefperiode: 41 dagen
Reviews: 8.6/10
Bekijk reviews  Ga naar de website 

Teamleader

Teamleader is jouw workflow in één online tool: je kan je klanten beheren, leads opvolgen, projecten plannen en eenvoudig facturen sturen. Bespaar jezelf tijd en geld, Teamleader integreert met al jouw favoriete tools.

Koppel je boekhouding
Factureer in huisstijl
van uur tot factuur

Prijs: maandelijks €25,00
Proefperiode: 14 dagen
Reviews: 10/10
Bekijk reviews  Ga naar de website 

SnelStart

SnelStart maakt boekhouden en factureren makkelijk! Voor elke administratieve vraag hebben wij een slimme oplossing. Eenvoudig zelf uw boekhouding doen, bonnetjes inscannen, online factureren. Onze software groeit mee met uw bedrijf! Alles in de administratie kunt u doen met SnelStart. Al 63.000 slimme ondernemers gingen u voor.

Voor mkb en zzp
Gratis ondersteuning
Voor €10,- per maand!

Prijs: maandelijks €10,00
Proefperiode:
Reviews: 8.8/10
Bekijk reviews  Ga naar de website 

CoManage

CoManage is een online tool op maat van de moderne ondernemer, specifiek ingericht voor starters, ZZP'ers en het klein-MKB. Beheer online je klanten, facturen, offertes, producten en projecten in één gebruiksvriendelijke module. Toegankelijk vanaf je desktop, tablet en smartphone, waar en wanneer je maar wil. Dat voor de scherpe prijs van €10 p.m.

Voor starters en ZZP
Scherp geprijsd
Persoonlijke service

Prijs: maandelijks €10,00
Proefperiode:
Reviews: 9.2/10
Bekijk reviews  Ga naar de website 

Exact Online

Onze boekhoudrobot neemt je administratieve werk uit handen en leert van jouw eerder gemaakte keuzes. No hands accounting noemen we dat. Voor al het andere zijn er integraties met 220+ zakelijke softwareprogramma’s. Geen ander boekhoudplatform levert koppelmogelijkheden op dit niveau! Daarnaast is Exact Online dé keuze van ruim 9000 accountants.

Boekhouden en CRM in 1
Schrijf uren online
Meest gekozen

Prijs: maandelijks €125,00
Proefperiode: 30
Reviews: 8.3/10
Bekijk reviews  Ga naar de website 

Benieuwd welke aanbieders er nog meer zijn? Bekijk hier het complete overzicht met factuurprogramma's

Hoe zit dit met digitale facturen?

Je moet je digitale facturen niet alleen digitaal bewaren, maar je moet ook aan kunnen tonen dat de facturen niet gewijzigd zijn nadat deze zijn ontvangen, dan wel zijn verzonden.

  • Zo kun je het PDF-bestand van je inkoopfactuur beveiligen en kun je de e-mail waarin je de factuur hebt ontvangen, bewaren. Dit geldt eveneens voor je verkoopfactuur.
  • Tevens kun je de echtheid van deze facturen aantonen door een elektronische handtekening van de afnemer te vragen. Het is raadzaam ook opdrachtbevestigingen, betalingsbewijzen en dergelijke te bewaren.

De wijze waarop je je facturen bewaart, kun je afstemmen met de Belastingdienst. De afspraken die je vervolgens maakt, zijn alleen van toepassing voor je fiscale wetgeving. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk een afspraak te maken over het printen van digitale facturen. Tip: Als je administratie van geringe omvang is, zodat een belastingcontrole van de afgedrukte bestanden binnen redelijke tijd kan worden gedaan, mag je - nadat dit is afgestemd met de Belastingdienst - de digitale bestanden verwijderen.

Je digitale facturen moet je ook digitaal bewaren, zodat de facturen alle echtheidskenmerken nog bevatten. Printen is overbodig. Zorg er wel voor dat de facturen niet gewijzigd zijn na verzending of ontvangst door deze te beveiligen en de bijbehorende e-mails en opdrachtbevestigingen te bewaren. Wil je eenvoudig je facturen bewaren en beveiligen? Een factuurprogramma neemt een hoop handelingen van je over en door de mate van automatisering werk je veel efficiënter. Vind en vergelijk het factuurprogramma dat aansluit op de wensen van jouw bedrijf.

Verder professionaliseren door gebruik van slimme tools

Wil jij als ZZP'er productiever werken en verder groeien met je bedrijf? In ons ebook geven wij je praktische tips. Zo kun je je beter focussen op je business, de kwaliteit van je werk en op je klant. 

Download het ebook!

Vul hieronder je gegevens in en ontvang direct het gratis ebook

Gerelateerde artikelen

15 februari 2019

Tijd winnen op het maken van facturen

Facturatie

Uit onderzoek blijkt dat 60% van de ondernemers de helft aan tijd kan besparen bij het factureren! Bekijk hier of jij tot deze groep behoort en ontdek hoe je het facturatieproces versnelt!

5 februari 2019

De beste tips om je factuurtijd te halveren!

Facturatie tijd besparen

Jouw onderneming is groeiende. Dat is goed nieuws. Maar het betekent ook: meer factureren en een toenemend tijdgebrek. Daarom geef ik je drie tips om je factuurtijd te halveren.

14 november 2018

Wat zijn de beste zakelijke apps?

Boekhouding Urenregistratie Crm systeem Facturatie

Is de treincoupé ook jouw tweede huis geworden? Gaan de zaken goed en zit je hierdoor vaak in het buitenland? Doe jouw zaken met een business app!

Appwiki is eenvoudig software kiezen voor:

Dit is Appwiki

Appwiki is het beginpunt voor bedrijfssoftware selectie. Wij geloven dat bedrijven met online tools en software slimmer, sneller en flexibeler zijn. En dus beter hun klanten kunnen helpen en beter concurreren in de markt.

Appwiki werkt voor jou

Appwiki experts adviseren jou bij software selectie. Jouw wensen en bedrijfsprofiel bepalen de meest geschikte software. We brengen onze kennis, informatie van leveranciers en data van gebruikers samen, zodat jij eenvoudig een selectie maakt en snel software vindt die bij je past. 

En zo werkt Appwiki

We brengen in je in contact met software aanbieders en ontvangen daarvoor een vergoeding. Adviseren we dan alleen aanbieders die betalen? Nee hoor, we adviseren alleen de aanbieders waarvan we zeker weten dat ze bij jouw bedrijf passen.

Products