digitaal-factureren.png

Digitaal facturen. Hoe bewaar je ze correct?

Je bent als ondernemer verplicht je administratie zeven jaar te bewaren. Hierbij is het van belang dat de facturen controleerbaar zijn. Steeds meer facturen worden digitaal verstuurd. Hoe zorg je ervoor dat deze voor de fiscus controleerbaar zijn? In dit artikel vind je alle informatie om je administratie fiscus-proof te hebben.

Wat is de bewaartermijn?

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie in principe zeven jaar te bewaren. Deze termijn geldt in ieder geval voor de volgende basisgegevens:

  • Het grootboek
  • De debiteuren- en crediteurenadministratie
  • De in- en verkoopadministratie
  • De voorraadadministratie
  • De loonadministratie

Voor gegevens met betrekking tot onroerende zaken geldt een afwijkende termijn. Deze gegevens moeten tien jaar bewaard blijven. Daarnaast kunnen er ten aanzien van de overige gegevens met de Belastingdienst afspraken gemaakt worden voor een kortere bewaartermijn.

En wat als je niet aan deze bewaarplicht voldoet? Dan kan dit heel vervelend voor je uitpakken. Je riskeert niet alleen een boete, maar kunt zelfs ook strafrechtelijk vervolgd worden.

In de blog wordt dieper ingegaan op de andere wettelijke eisen aan een factuur

Hoe bewaar je facturen?

Belastingcontrole: Je moet je administratie zo bewaren dat je bij een belastingcontrole binnen een redelijke termijn alle opgeslagen factuurgegevens ter beschikking kunt stellen.

Echtheidskenmerken: Hierbij is het van belang dat je kunt aantonen dat de factuur alle echtheidskenmerken nog bevat. Je moet je inkoop- en verkoopfacturen dan ook bewaren in de originele vorm. De digitaal verstuurde en ontvangen facturen worden daarom digitaal opgeslagen. Printen is dan overbodig.

Let op: Het is niet toegestaan om digitale facturen af te drukken en vervolgens te verwijderen. Omgekeerd geldt hetzelfde. Als een papieren factuur wordt gescand, is het aan te raden om ook de papieren factuur te bewaren, omdat bij het scannen bepaalde gegevens, bijvoorbeeld het watermerk, verloren kunnen gaan.

Hoe zit dit met digitale facturen?

Je moet je digitale facturen niet alleen digitaal bewaren, maar je moet ook aan kunnen tonen dat de facturen niet gewijzigd zijn nadat deze zijn ontvangen, dan wel zijn verzonden.

  • Zo kun je het PDF-bestand van je inkoopfactuur beveiligen en kun je de e-mail waarin je de factuur hebt ontvangen, bewaren. Dit geldt eveneens voor je verkoopfactuur.
  • Tevens kun je de echtheid van deze facturen aantonen door een elektronische handtekening van de afnemer te vragen. Het is raadzaam ook opdrachtbevestigingen, betalingsbewijzen en dergelijke te bewaren.

De wijze waarop je je facturen bewaart, kun je afstemmen met de Belastingdienst. De afspraken die je vervolgens maakt, zijn alleen van toepassing voor je fiscale wetgeving. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk een afspraak te maken over het printen van digitale facturen. Tip: Als je administratie van geringe omvang is, zodat een belastingcontrole van de afgedrukte bestanden binnen redelijke tijd kan worden gedaan, mag je - nadat dit is afgestemd met de Belastingdienst - de digitale bestanden verwijderen.

Je digitale facturen moet je ook digitaal bewaren, zodat de facturen alle echtheidskenmerken nog bevatten. Printen is overbodig. Zorg er wel voor dat de facturen niet gewijzigd zijn na verzending of ontvangst door deze te beveiligen en de bijbehorende e-mails en opdrachtbevestigingen te bewaren. Wil je eenvoudig je facturen bewaren en beveiligen? Een factuurprogramma zorgt ervoor dat je al aan alle wettelijke eisen voldoet. Vind en vergelijk het factuurprogramma dat aansluit op de wensen van jouw bedrijf.

Populaire software

Rating:
Reviews: 68
Facturatie
Rating:
Reviews: te weinig reviews
Facturatie
Rating:
Reviews: 624
Facturatie

Het beginpunt voor je online software

Ontdek, vergelijk & vind de beste business apps met de selectietool
Vergelijk & probeer
Steven Houkes - Appwiki expert
Geschreven door:
Steven Houkes
Appwiki expert

Steven maakt jouw bedrijfsprocessen graag slimmer, flexibeler en sneller. Dit doet hij door je te helpen met het vinden van de beste software. Software die het beste past bij jouw bedrijf en bedrijfsprocessen. Op basis van je bedrijf, je wensen en de software die je gebruikt, maakt hij een persoonlijke software top 3 voor jou.

Verder lezen


hoe-factureren-ondernemers-2.png

Onderzoek: ondernemer kan de helft aan tijd besparen op facturen maken

Uit onderzoek blijkt dat 60% van de ondernemers de helft aan tijd kan besparen bij het factureren! Bekijk...

Iris Kluin - Appwiki expert
Iris Kluin
Appwiki expert
blog-boekhoudmanieren-excel-vs-software.png

Doe je de boekhouding in Excel of met boekhoudsoftware?

Wat past bij jou? Boekhouden in Excel of met boekhoudsoftware? Over het algemeen houden startende ondernemers...

Steven Houkes - Appwiki expert
Steven Houkes
Appwiki expert
btw-aangifte-beste-apps.png

De beste 5 boekhouding apps om je BTW-aangifte te doen

Wat zijn de beste boekhouding apps voor de BTW-aangifte? Lees het in deze blog.

Steven Houkes - Appwiki expert
Steven Houkes
Appwiki expert
Products