Een goede projectadministratie geeft je als ondernemer inzicht in het aantal arbeidsuren en materialen dat wordt ingezet voor de uitvoering van een opdracht. Door een goede projectadministratie bij te houden behoud je het overzicht en kun je een project makkelijk bijsturen bij nieuwe ideeën of inzichten.
Wat is projectadministratie?
Met een projectadministratie kun je projecten beheren. Door het goed bijhouden van een projectadministratie kun je processen vereenvoudigen en versnellen. Daarnaast kun je snel inspelen op veranderingen en behoud je het overzicht.
Het opzetten en uitvoeren van een projectadministratie kan op diverse manieren. Je kunt handmatig een projectplanning bijhouden, een projectadministratie voorbeeld van een handmatige planning is het gebruiken van Excel. Daarnaast kun je gebruik maken van projectmanagement software voor het beheren van jouw projecten. Projectadministratie software maakt het je eenvoudig om de administratie van het project bij te houden. Met software werk je efficiënt waardoor je tijd overhoudt om aan het project te besteden.
Wat is projectadministratie software?
Projectadministratie software zorgt ervoor dat je makkelijk projecten organiseert en bijhoudt. Met de software kun je de planning bijhouden, de financiële projectadministratie regelen, activiteiten en taken vaststellen, het budget instellen en de urenregistratie bijhouden.
Daarnaast is de software vaak online cloud gebaseerde software. Tegenwoordig beschikt bijna iedereen wel over een smartphone, tablet of laptop en een stabiele (4G) internetverbinding. Even geen stabiele verbinding? Je kunt dan bijna overal gebruik maken van publieke Wi-Fi hotspots. Alle betrokken partijen hebben op deze manier altijd toegang tot up-to-date projectinformatie en de projectplanning.
Projectadministratie software
Een projectadministratie opzetten gaat eenvoudig en snel met projectadministratie tools. Op deze site kun je dan ook diverse software met elkaar vergelijken op prijs, review en functies. Ook software om je projecten te managen kun je vinden op deze site. Denk daarbij aan functies zoals projecten aanmaken, projectadministratie voorbeelden, taken/activiteiten aanmaken, projectstatus toekennen of projectlabels instellen of tijdschrijven per project.
Voordelen van projectadministratie
Een goede projectadministratie opzetten geeft inzicht in de betrokken medewerkers, de tijd die deze medewerkers besteden aan het project en de materialen die worden ingezet. Deze inzage is vooral interessant voor organisaties die meerdere projecten hebben lopen waar meerdere medewerkers en eventuele externe partijen bij betrokken zijn. Ook kun je eenvoudig een financiële projectadministratie bijhouden.
Project management op orde
De rapportagemogelijkheden van projectmanagement software lopen sterk uiteen. Wil je de software inzetten om je projecten te beheersen, dan is het dus zaak om na te denken over welke informatie je uit het systeem wilt halen. Zo biedt sommige software je de mogelijkheid tot het toevoegen van:
De projectadministratie tool biedt de mogelijkheid om eenvoudig te selecteren op projecten. Met deze functie kun je eenvoudig een duidelijk overzicht opvragen van het aantal gewerkte uren per project.
Met de functie 'Taken en activiteiten' kun je eenvoudig per project zien welke werkzaamheden al zijn gedaan en hoeveel tijd deze hebben gekost. Deze functie geeft inzicht in de besteedde tijd aan taken en activiteiten. Voor een volgend project kun je nog beter inschatten hoe lang een medewerker met een taak bezig is.
In de projectadministratie software kun je een omschrijving toevoegen van het project, de taak of activiteiten. Zo is het duidelijk wat bij de desbetreffende taak of activiteit moet gebeuren. Ook vragen van de opdrachtgever betreffende gefactureerde uren worden zo snel beantwoordt.
De functie Limieten maakt het mogelijk dat je eenvoudig een limiet kunt instellen voor een aantal uren. Je geeft een maximaal aantal uren voordat je begint met de uitvoering van een project en je dus nooit meer werkt dan oorspronkelijk ingepland was.
Waarmee je in één oogopslag de voortgang van een project kunt zien. De filter geeft precies weer waar elk medewerker mee bezig is en in hoeverre een taak of activiteit is afgerond.
Top 5 met de beste projectadministratie software
Deze software aanbieders kunnen wij aanbevelen voor een projectadministratie van MKB bedrijven.
