Projectadministratie (software): wat is het en doet het voor jou?

Het managen van een project kan een complexe taak zijn. Het is dan ook niet gek als je al snel het overzicht verliest. Al helemaal wanneer je verschillende projecten hebt lopen. Een voorbeeld hiervan is projectadministratie in de bouw waarbij er vaak voor verschillende opdrachtgevers wordt gewerkt. 

Met behulp van een goede projectadministratie bewaar je het overzicht. Projectadministratie software geeft inzicht in de voortgang van een project en houd je administratie up-to-date. 

Ontdek in deze blog de betekenis van projectadministratie en wat het ​voor jouw bedrijf kan betekenen.

Wat is projectadministratie?

Zoals al even genoemd, helpt een goede projectadministratie jou het overzicht van een project te bewaren, maar wat is de projectadministratie betekenis?

​Projectadministratie is het beheren van projecten en omvat de manier waarop taken worden voorbereid, gepland, uitgevoerd, gecontroleerd en afgerond.

Een goede projectadministratie geeft inzicht in:

• de betrokken medewerkers
• de tijd die deze medewerkers besteden aan het project 
• de materialen die worden ingezet
• de financiering van het project

Deze inzage is vooral interessant voor organisaties die meerdere projecten hebben lopen waar meerdere medewerkers en eventuele externe partijen bij betrokken zijn. Goed om te noemen bij de projectadministratie uitleg is dat het dus zowel bestaat uit het werk van projectleiders, medewerkers en eventuele stakeholders. 

Projectregistratie

Tijdschrijven per project is een belangrijk onderdeel van projectadministratie. Hierdoor krijg je als bedrijf meer inzicht in de uren die worden besteed aan een project. Zo ben je op de hoogte van de status en voortgang van het project en de bijbehorende taken. Door tijdregistratie toon je eenvoudig aan je klanten wanneer er aan een bepaald project is gewerkt. 

Urenregistratie software biedt ook mogelijkheden voor het bijhouden en beheersen van projecten. Zo is het mogelijk om projecten en taken aan te maken. Daarnaast krijg je door middel van de rapportage functie een overzicht van de urenregistratie per project. Zoals het aantal besteedde uren per medewerker. 

Registreer de volgende projectgegevens voor een duidelijk overzicht:

• Klantgegevens
• Uren
• Werkzaamheden
• Ingeplande medewerkers
• Materialen
• Transportkosten
• Eventuele onderaannemers 

Project administratie software

Projectadministratie software maakt het je eenvoudig om de administratie van het project bij te houden. Projectadministratie software is vaak online cloudgebaseerde software. Tegenwoordig beschikt bijna iedereen wel over een smartphone, tablet of laptop en een stabiele (4G) internetverbinding. Alle betrokken partijen hebben op deze manier altijd toegang tot projectinformatie en de projectplanning.

Beste projectadministratie software op een rij

Hieronder vind je een aantal aanbieders van projectadministratie software die je helpen het overzicht te bewaren.

Benieuwd welke aanbieders er nog meer zijn? Bekijk dan het complete overzicht met project management software.

Hoe kies je de beste projectadministratie software?

Doordat de mogelijkheden uiteen lopen kan het lastig zijn het juiste pakket te vinden. Gelukkig hebben we dit eenvoudiger voor je gemaakt door het volgen van een paar stappen. De software aanbieders richten zich vaak op specifieke bedrijfstypen en branches. Daarom willen we allereerst graag je bedrijfsvorm en branche weten zodat je al een voorselectie maakt. 

Bepaal vervolgens wat je met de software wilt doen en welke functies je hierbij nodig hebt. Maak ook een inschatting van hoeveel tijd je met deze functies bespaart. De kosten die je hiermee bespaart bepalen je budget. 

Na het inventariseren van je wensen en budget kun je een shortlist maken. Met de behulp van de 'vergelijk' knop vergelijk je drie programma's met elkaar. Probeer vervolgens de software gratis uit voor een proefperiode.  

Projectadministratie opzetten, hoe doe je dat?

Allereerst is het van belang je af te vragen wat je wilt bereiken met een project. Formuleer dus duidelijke doelstellingen waar de betrokken medewerkers van op de hoogte zijn. Stel daarnaast de deadlines vast. Wanneer moet het project of delen van het project zijn afgerond? Zorg er wel voor dat deze deadlines realistisch en dus haalbaar zijn. 

Planning

Een belangrijk voordeel van project administratie software is het maken van een goede planning. Hierbij zijn automatische herinneringen voor naderende deadlines erg handig. Wanneer je te maken hebt met een groot of ingewikkeld project, is het handig deze op te splitsen in fases. Op deze manier kun je alle ingeplande taken en deadlines nauwkeurig per fase bijhouden. 

Taken en activiteiten vaststellen

Zet de taken in de juiste volgorde en stel workflows in om de efficiëntie te verhogen. Per project kun je eenvoudig zien welke werkzaamheden al zijn gedaan en hoeveel tijd deze hebben gekost. Voor een volgend project kun je nog beter inschatten hoe lang een medewerker met een taak bezig is. Verdeel de taken over verschillende medewerkers en krijg een melding zodra deze zijn voltooid. Medewerkers zijn zo direct op de hoogte waaraan ze moeten werken.

Budget instellen

Maak voor de start van een project een begroting van alle kosten die bij het project horen. Er kan een budget worden ingesteld per project, activiteit of medewerkers. In het overzicht van je budget zie je de gemaakte kosten en wat je nog over hebt. 

Nauwkeurige urenregistratie

Door de urenadministratie bij te houden houd je projecten winstgevend. Het is mogelijk om verschillende uurtarieven per project in te stellen. Door middel van tijdschrijven houd je bij welke taken veel of weinig tijd kosten. Dit helpt je bij het managen van een volgend project. 

Communicatie

Een belangrijk punt rondom het project is de communicatie. Informatie moet eenvoudig en snel gedeeld kunnen worden. Vergeet hierbij ook niet de evaluatie van het project. Wat ging goed en wat kan of moet er bij het volgende project beter? Denk bijvoorbeeld aan de haalbaarheid van de gemaakte planning. 

Projectadministratie voorbeeld

Wanneer we bijvoorbeeld kijken naar projectadministratie in de bouw is er niet altijd sprake van automatisering. Hierdoor nemen administratieve werkzaamheden vaak veel tijd in beslag en leidt dit tot papieren rompslomp. Denk aan het volgende:

• Uren en materialen registreren op papier 
• Gegevens handmatig verwerken op kantoor
• Projecten bewaken in een Excel sheet 

Dit kan allemaal een stuk sneller en eenvoudiger door te werken met projectadministratie software. Het traditionele werkboekje wordt vervangen door een smartphone of tablet waarin alles wordt bijghouden. Zo ziet iedereen gelijk de actuele stand van zaken. Zowel voor de collega's op kantoor, als de collega's op locatie. 

Projectadministratie voor jouw bedrijf

Je hebt nu gelezen wat projectadministratie inhoudt en hoe je deze opzet, maar wat betekent het nu eigenlijk voor jouw bedrijf? Waarom zou je gebruik moeten maken van software? Wat levert het jou op? Hieronder zetten we de voordelen voor je op een rij. 

• Eenvoudig informatie delen. Doordat alle informatie in één systeem zit kun je deze eenvoudig delen en hoeven medewerkers niet in verschillende systemenen te zoeken. Met een dasboard heb je daarnaast direct inzicht in de belangrijkste informatie van het project. 
• Koppel de kosten aan een specifiek project. Door gebruik te maken van software is het mogelijk de kosten toe te schrijven aan een specifiek producten. Zo houd je in de gaten wat je bestedingen zijn en hoe het ervoor staat met je budget. Ook kun je zo een betere inschatting maken van een volgende offerte. 
• Koppel ritten aan een project. Krijg je een kilometervergoeding van de opdrachtgever? Door deze te koppelen aan het project, kun je ze vervolgens eenvoudig declareren. Daarnaast geeft het jezelf ook inzicht in de gemaakte ritten en bijbehorende kosten voor het project.
• Efficiënt werken. Wanneer je alle gegevens rondom een project in een systeem bijhoudt werkt dat een stuk efficiënter. Processen zoals urenadministratie en relatiebeheer zitten nu in één overzicht waardoor je dit niet meerdere keren hoeft vast te leggen. Hiermee bespaar je dus extra werk. 

Kortom, door gebruik te maken van software voor je projectadministratie is het een stuk eenvoudiger het overzicht te bewaren van projecten. Creëer inzicht in de voortgang van een project met behulp van de rapportages en gebruik deze inzichten bij de planning van een volgend project.