Geen bedrijf kan zonder project management. Je hebt immers projecten die je oppakt en die je zo efficiënt wilt laten verlopen. Projectmanagement software helpt je hierbij! In deze complete gids ontdek je er alles over met tips, tricks en tools.
Welke software past nu het beste bij jouw bedrijf? Vergelijk de verschillende project management software aanbieders en maak je eigen persoonlijke top drie.
Je wilt altijd het beste voor jouw bedrijf. Dus ook de beste software om jouw projecten te managen. Wij hebben een top 10 voor je samengesteld.
Projectmanagement is een complexe en soms tijdrovende taak. Toch heb je er veel baat bij als je de essentie van projectmanagement weet en gebruikt.
Project management is het beheersen en bijhouden van verschillende projecten. Elk bedrijf kent projecten. Deze wil je structureren, ordenen en ervoor zorgen dat de juiste personen eraan werken. Je wilt gestructureerd werken en niet teveel tijd en dus geld kwijt zijn aan jouw projecten. Maar hoe pak je dit nu precies aan? Welke tools en project management software kun je hiervoor voor jouw bedrijf gebruiken?
Je ontdekt het allemaal in deze complete gids voor én over projectmanagement.
Benieuwd welke projectmanagement systemen er zijn? Hier vind je een compleet overzicht van de populairste projectmanagement software voor het MKB.
Bekijk overzichtWe zeiden het net al: projectmanagement is het beheersen en bijhouden van verschillende projecten. De projectmanagement definitie is dat je efficiënt aan de slag gaat met jouw projecten. Zie het als een slimme manier om jouw projecten te beheren. Je wilt immers dat er binnen je organisatie projectmatig gewerkt wordt en deadlines gehaald worden.
Tijd is geld dus je wilt dat er efficiënt gewerkt wordt.
Iedereen beheert projecten of je nu wel of niet een project manager bent. Projectmanagement is essentieel voor het bereiken van de bedrijfsdoelstellingen. Project management kan worden gedefinieerd als het daadwerkelijke proces van het creëren, organiseren en uitvoeren van een plan om specifieke doelen te bereiken. Dit klinkt misschien al indrukwekkend. Projectmanagement is echter veel groter dan de definitie ervan.
Project management is in onze ogen onmisbaar voor elke ondernemer die zijn of haar organisatie serieus wil laten groeien. Dat heeft drie onderliggende redenen:
Een projectmanager is iemand die het project leidt. Hij of zij heeft als taak om de projecten in goede banen te leiden en te structuren. Niet ieder bedrijf heeft een projectmanager in dienst. Dat hoeft in feite ook niet. Met projectmanagement tools kun je ook als je niet die projectmanager bent of in dienst hebt, projectmatig werken.
Project management kan complex zijn, maar dat hoeft helemaal niet zo te zijn. Door de juiste tooling te gebruiken en processen te automatiseren kun jij veel succes hebben!
Ongeacht wat voor soort project je plant, projectmatig werken doorloopt min of meer dezelfde stadia. Uiteraard, elk project heeft een eigen aantal taken en doelstellingen, maar binnen dezelfde kaders. Er is altijd een begin, een midden en een einde. Projectmatig werken zorgt ervoor dat je doelen kunt bereiken, de neuzen dezelfde kant opstaan en je weet wat er loopt en speelt.
Projectmatig werken gebeurt in vier fases binnen het begin, midden en einde van het project:
Hierbij lopen fase drie en vier wat synchroon aan elkaar.
In de eerste fase van project management ga je aan de slag met het definiëren van het project. Wat ga je doen? Op welke manier en wie moet erbij betrokken worden? Het doel van deze fase is het definiëren van het project, het ontwikkelen van een business case voor het project en het laten goedkeuren.
Aan het einde van deze fase moet er op hoog niveau inzicht zijn in het doel, de doelstellingen, de eisen en de risico's van het project.
De planningsfase is cruciaal voor het maken van een project roadmap die het hele team kan volgen. Hier worden alle details geschetst en doelstellingen gedefinieerd om te voldoen aan de eisen die de organisatie stelt. Je kunt zelf aan de slag met het maken en onderhouden van projectmanagement in excel.
Veel ondernemers werken op deze manier. Om projectmanagement agile aan te pakken is het echter aan te raden gebruik te maken van project management software. Hierin kun je eenvoudig taken en to do’s ordenen en toewijzen aan projectleden. Voor projectmanagement excel heb je aardig wat projectmanagement vaardigheden nodig om alles op orde te houden.
Het succes van een project valt of staat bij de planning. Dit moet je dus goed aanpakken en structureren.
Tijdens deze fase plan je het project. Hieraan werk je samen en zul je de volgende zaken moeten oppakken:
Project matig werken kun je zo groot of zo klein aanpakken als je wilt. Bedenk wel dat je in deze fase alle zaken pakt. Later uitbreiden met nog meer taken zorgt voor onnodige frustraties.
De volgende fase (uitvoering) begint meestal met een project kickoff meeting waarbij de projectdoelstellingen aan alle betrokkenen verteld worden. Projectmanagement is een vak apart, tooling kan je hierbij echt helpen!
Je hebt het project gedefinieerd en de taken zijn verdeeld.Tijd om aan de slag te gaan. Binnen ICT wordt er vaak al via scrum gewerkt. Scrum en projectmanagement worden vaak in een adem genoemd. Scrum is namelijk het werken in teams aan sprints. Elk aantal weken wordt er dan een project (of software) opgeleverd.
Met projectmanagement scrum pak je het ook op deze manier aan. Je hebt het project gepland en nu ga je de doelen opleveren. Elke dag of elke week een standup betekent dat alle neuzen dezelfde richting op staan. Op deze manier kun je het project veel makkelijker managen.
Deze fase gebeurt in samenhang met de uitvoeringsfase. Naarmate het project vordert, zorgt project management ervoor dat alle taken te allen tijde en op een gecoördineerde manier in de juiste richting worden geleid. Moet er toch wat aangepast worden of komt een aanname / voorspelling niet uit? Dan wordt dat in deze fase bijgestuurd.
Project management biedt veel voordelen voor bedrijven die projecten beheren, ongeacht de grootte van de organisatie of de bedrijfstak.
Projectmanagement creëert een centrale werkruimte en kennisbank voor zowel communicatie, tracking als de opslag van documenten. Zonder deze mogelijkheid om alles binnen een systeem te vinden, wordt het moeilijk om taken en projecten te volgen. Behoudt het overzicht maar eens als je niet één, maar met twee projecten tegelijk bezig bent.
Dit inzicht en overzicht verbetert ook de planning en inschatting van toekomstige projecten. Je kunt immers afgelopen projecte ook nog steeds inzien. Deze dienen dan als voorbeeld voor de toekomst.
Deze informatie kan ook worden gebruikt om te bepalen of potentiële projecten winstgevend zullen zijn. Tijd is ook geld he!
Samenhangend met het centraal geregelde aspect, zorgt project management en de software die je ervoor gebruikt ook voor centrale coördinatie. Je kunt het immers zo instellen dat je teamleden op de hoogte worden gebracht wanneer de taak is voltooid of als ze moeten beginnen. Dit vermindert vertragingen en elimineert de noodzaak om een projectmanager als tussenpersoon op te laten treden.
Daarnaast biedt project management software ook inzicht in de voortgang van het werk, de obstacles (al dan niet voorzien) en het succes van het project. Het grootste voordeel van project software voor kleine bedrijven is het bijhouden van de tijd. Door te zien waar elke minuut heen gaat, kun jij als ondernemer knelpunten identificeren en verwijderen.
Daarnaast is de communicatie en het versturen van de documenten ook een belangrijk voordeel van project management.
Zonder communicatie ben je nergens. Binnen projecten wil dit nog wel eens de spuigaten uitlopen. Als ondernemer wil je het overzicht bewaren. Dat kan niet als de communicatie niet goed gaat. Projectmatig werken zorgt ervoor dat de kwaliteit er niet onder lijdt en dat taken niet langer duren dan nodig is.
Gestroomlijnde communicatie is een van de belangrijkste voordelen van projectmanagement. Bedrijven vertrouwen steeds meer op teams op afstand, contractwerkers en freelancers. Ook binnen HRM zie je steeds vaker online vormen ontstaan.
Met online project management kunnen teams en jijzelf overal inloggen en toegang krijgen. Hierover later meer!
We hebben het inmiddels al vaker gezegd. Project management gaat makkelijker en beter met behulp van goede software. Door de verschillende tools met elkaar te vergelijken kom je al snel tot een top drie van best passende tools voor jouw bedrijf. Maar uit welke tools bestaat management software dan? En wat doet het nu precies?
Met open-source software bedoelen we software die overal toegankelijk en beschikbaar is. Deze kun je gratis van het internet halen. Je download een code en kunt hieraan dan zelf wijzigingen brengen. Voordeel? Het is gratis. Nadeel? je moet wel een goede basiskennis hebben van programmeren.
Als ondernemer is dit wellicht niet een skill die je zo even bezit. Uiteraard kun je dit uitbesteden aan een programmeur die de open source project management software voor je programmeert, maar daarmee haal je wel het gratis gehalte weg. Aan jou dus de keuze of je voor deze vorm van project management kiest.
Online project management wint al jaren veel terrein. Dit type software maakt gebruik van cloud-gebaseerde technologie en wordt door aanbieders van applicatiediensten aangeboden als software-as-a-service (SaaS). Met online software kun je overal ter wereld inloggen als je internet hebt. Voor deze project management tool hoef je niet perse op de zaak te zijn, dat kan ook prima als je ergens op locatie bent of met de trein naar je volgende afspraak rijdt.
Je beheert bij een online softwaresysteem jouw projecten via een website of via een app. Veel aanbieders van tooling hebben ook een online project management app die je dus op al jouw apparaten kunt installeren. Hierdoor kun je overal bij jouw projecten zonder dat je daarvoor moeite hoeft te doen. Projectmanagement online doen heeft daarnaast ook nog een groot voordeel.
De online software wordt altijd geupdate wordt en dat je hiervoor zelf geen stappen hoeft te ondernemen. Jouw projecten worden daarbij veilig bewaard op externe servers. Ook iets waar jij geen rekening mee hoeft te houden.
Tot 2005 was dit vaak de enige optie die je had als ondernemer. On-premise betekent letterlijk op locatie. Jij koopt het programma en zorgt zelf dat deze op jouw servers opgeslagen en beveiligd worden. Tegenwoordig kiezen steeds meer ondernemers voor de cloud oplossing, maar je kunt nog kiezen voor on-premise projectmanagement software. Voordeel hierbij is dat jij de eigenaar bent van het programma. Nadeel is dat je zelf alle beveiliging en updates moet regelen. Je kunt zelf het beste beslissen wat er wel of niet bij jouw bedrijf past.
Ieder bedrijf doet aan projectmanagement of projectmatig werken. Projectmatig werken volgt in de basis altijd de vaste stramienen: definiëren, plannen, uitvoeren en controleren. Hoe je dit aanpakt beslis je als ondernemer uiteraard zelf. Niet ieder bedrijf kadert dit af door gebruik te maken van software die je hierbij ondersteunt. Niet ieder bedrijf heeft dat ook nodig misschien. Toch zijn de voordelen groot als je gebruik maakt van project management software.
Met projectmanagement software heb je altijd overzicht én inzicht en weet je precies wie wat doet en wanneer. Op die manier houd je als ondernemer tijd over om te ondernemen. Jouw projectteam pakt immers de rest wel op. Online project management betekent ook dat je niet afhankelijk bent van de locatie waar je je bevindt.
Je kunt dus ook buiten kantooruren of als je op locatie werkt altijd de projecten inzien. Je zorgt ervoor dat je de beste online projectmanagement tool kiest door de verschillende aanbieders met elkaar te vergelijken. Maak jouw eigen top drie favorieten en ontdek de kracht van projectmatig werken met de juiste projectmanagement tooling. Vergelijk de project management software leveranciers nu en kies de beste!
Wanneer je onverwachts wordt gevraagd of je de voortgang van een project kan laten zien of wanneer iemand je vraagt om specifieke projectinformatie, heb je dan alles bij de hand?
Lees meer