blog-urenregistratie-excel-vs-software.png

Urenregistratie: In Excel of met urenregistratie software?

Elke ondernemer zou het moeten doen: uren registreren. Een goede urenregistratie helpt namelijk bij jouw bedrijfsvoering. Het geeft inzicht en je kunt aan de Belastingdienst aantonen dat je in aanmerking komt voor aftrekposten. Je kunt als ondernemer je uren op veel manieren bijhouden, maar de meeste ondernemers doen het in Excel of met urenregistratie software.

Er is in principe geen foute manier om je uren te registreren. Toch kun je er veel voordeel uithalen wanneer je kiest voor een manier van uren bijhouden dat het beste bij jou past. In deze blog leg ik dan ook uit wat de voor- en nadelen van uren registreren in Excel en met urenregistratie software zijn, zodat je de beste oplossing vindt om jouw uren te registreren.

Wanneer uren registreren in Excel?

Niet iedere ondernemer heeft een uitgebreid softwarepakket nodig om uren te registreren. Vooral wanneer je een startende ondernemer bent, is werken in Excel een goede optie. Je hebt nog weinig projecten lopen en je hebt niet zoveel opdrachtgevers, waardoor je een overzichtelijke urenadministratie hebt. Verder moet je vaak in het begin letten op de uitgaven. Omdat je gratis kunt werken met Excel (of Google Spreadsheets) kun je besparen op de kosten van bijvoorbeeld betaalde urenregistratie software, dat is dus mooi meegenomen. En voor de Belastingdienst maakt het niet uit hoe jij je uren bijhoudt, als je maar kunt aantonen dat je die 1225 uren hebt gewerkt.

Excel urenregistratie: De voordelen

Uren bijhouden in Excel kent meerdere voordelen. Zoals gezegd: urenregistratie in Excel is gratis. Je hebt dus geen aanvullende software nodig. Vooral wanneer je elk dubbeltje moet omdraaien is het de overweging waard om ervoor te kiezen de gewerkte uren bij te houden in Excel. Bij de meeste pc’s (Mac of Microsoft) zit Excel (of Numbers) al standaard meegeleverd. Je hoeft dus niks meer te installeren en kunt zo aan de slag. Ook kun je een online-versie gebruiken zoals Google Spreadsheets.

Daarnaast kun je Excel relatief makkelijk met je laten meegroeien. Zodra je meer projecten aanneemt en jouw onderneming groeit, kun je met Excel jouw sjabloon aanpassen door bijvoorbeeld extra tabbladen of labels toe te voegen.

Nadelen van uren optellen in Excel

Maar wanneer jouw onderneming groeit, wordt de kans groter om tegen één van de nadelen van urenregistratie in Excel aan te lopen: het wordt te complex. Want hoe groter jouw onderneming wordt, hoe complexer de bedrijfsvoering. Je zult ingewikkelde formules moeten hanteren om de verschillende werkbladen aan elkaar te kunnen koppelen. En wanneer de sjablonen niet meer voldoen, zul je deze moeten aanpassen. Dit vergt veel kennis van formules. Verder werk je met Excel offline. Wanneer je iets doorvoert, kunnen jij en anderen dit niet meteen zien op een ander apparaat.

Vergeten uren

De kans is groter dat wanneer het aantal opdrachtgevers toeneemt, je uren niet correct of zelfs vergeet te noteren. Helemaal wanneer je op één dag voor meerdere opdrachtgevers werkt wil het nog wel eens voorkomen dan ondernemers vergeten wat ze precies voor een opdrachtgever hebben gedaan en voor hoe lang. Op deze manier moet je achteraf gaan schatten, wat weer problemen met jouw opdrachtgevers kan opleveren. Wanneer je uren helemaal vergeet te registreren heb je er voornamelijk jezelf mee, want geen uren noteren betekent geen aantoonbaar gewerkte uren voor de Belastingdienst, waardoor je misschien het urencriterium niet haalt.

Een ander nadeel van urenregistratie in Excel, is dat het foutgevoelig is. Helemaal wanneer je werkt met ingewikkelde formules is een foutje zo gemaakt. Mocht dit gebeuren, dan kan het hele bestand onbruikbaar worden totdat je deze fout hebt hersteld. En mocht je willen koppelen met andere software: dit kan niet. Je zult handmatige handelingen moeten verrichten om de uren om te zetten naar facturen die je naar je klanten verstuurt. Dit kost je dus extra tijd.

urenregistratie
Elke ondernemer zou het moeten doen: uren registreren
  • We verstrekken dit adres niet aan derden

Wanneer uren registreren met urenregistratie software?

Urenregistratie software is vooral een goede oplossing voor ondernemers die voor meerdere opdrachtgevers werken en onregelmatige uren draaien. De kans dat je uren niet correct noteert, of helemaal vergeet is met het gebruik van de software namelijk nihil. Dit komt met name omdat uren registreren met tijdregistratie nauwkeurig, makkelijk en laagdrempelig is.

Voordelen uren bijhouden met tijdregistratie software

Een groot voordeel van je uren bijhouden met urenregistratie software is dat je de gewerkte uren heel nauwkeurig kunt registreren. Dit doe je met zogenoemde timers. Timers zijn eigenlijk een soort stopwatches die je gewerkte tijd precies kunnen bijhouden. Wanneer je aan het werk bent, zet je deze aan. Wanneer je pauze hebt, of je bent bezig met andere werkzaamheden, zet je de timer uit en daarna weer aan. Als je vervolgens klaar bent stop je de timer en zo heb je het exacte aantal uren dat je hebt gewerkt geregistreerd. Bij veel urenregistratie software verschijnt er een knop op jouw menubalk. Aan- en uitzetten is dus heel makkelijk.

urenregistratie-app
Een urenregistratie app maakt uren registreren heel laagdrempelig

Nauwkeurig registreren met mobiele app

Een ander voordeel van urenregistratie software is dat deze is voorzien van een mobiele app. Ben je veel onderweg voor afspraken of omdat je bijvoorbeeld een klusbedrijf hebt? Dan kun je snel met je smartphone jouw gewerkte uren noteren (helemaal wanneer de mobiele versie is voorzien van een timer). Zo houd je nauwkeuriger je uren bij en de kans dat je uren vergeet bij te houden is minimaal. Ook hoef jij je geen zorgen te maken of je jouw gegevens verliest: de softwareleverancier maakt elke dag een back-up. Je hebt dus de zekerheid dat jouw gegevens altijd veilig zijn opgeslagen.

Koppelen zorgt voor tijdsbesparing

Wanneer je jouw urenregistratie software wilt koppelen aan andere software, dan is dat geen probleem. Er zijn veel koppelingen tussen verschillende software mogelijk, waardoor er veel handmatige handelingen voor je worden geautomatiseerd. Zo komt er met een koppeling met je facturatiesysteem een eind aan het handmatig overnemen van je declarabele uren op je facturen.

Overzicht behouden

Al deze voordelen zorgen voor een overzichtelijke urenadministratie. Zo kun je jouw productiviteit tot in detail analyseren. Een urenregistratiesysteem kan je helpen in de analyse van de winstgevendheid van je projecten. Je leert zo welke projecten niet winstgevend zijn geweest en waarom. Je kunt op deze manier voortaan beter jouw offertes inschatten en dus een accurate voorspelling van kosten voor je klanten maken.

Nadelen uren bijhouden met urenregistratie software

In tegenstelling tot uren registreren in Excel, is urenregistratie software niet gratis. Omdat je gebruikmaakt van een online dienst zul je er voor moeten betalen. Vooral wanneer je net begint en niet veel geld te besteden hebt, kan dit een obstakel zijn. Ook duurt het iets langer om te beginnen met uren registreren. Je moet eerst de software aanschaffen en een account aanmaken voordat je aan de slag kan. Ook ben je afhankelijk een degelijke internetverbinding. Wanneer je geen internetverbinding hebt, dan kun je niet bij je gegevens (sommige leveranciers bieden sinds kort de mogelijkheid om ook offline in het programma te kunnen werken).

Excel of urenregistratie software?

De keuze die je maakt als ZZP’er voor urenregistratie software hangt af van meerdere factoren. Op het moment dat je er tijd voor hebt en bijna tot geen wisselende uren en opdrachtgevers hebt, kun je kiezen voor urenregistratie in Excel. Dit bespaart je de kosten van software en je kunt snel aan de slag. Daarentegen, wanneer je meerdere keren per dag verschillende uren moet schrijven of vaak onderweg bent, is het handiger om urenregistratie software aan te schaffen. Zo vergeet je bijvoorbeeld nooit meer uren te schrijven en je bespaart veel tijd. Tijd die je weer in jouw onderneming kunt stoppen.

Populaire software

Steven Houkes - Webredacteur
Geschreven door:
Steven Houkes
Webredacteur

Steven is als online redacteur degene die de content van de websites creëert en waarborgt en in zijn blogs je wegwijs maakt in de materie van allerhande software. Hij heeft veel ervaring opgedaan als webredacteur bij RTV Noord en past deze journalistieke kennis toe bij het schrijven van zijn blogs. In zijn vrije tijd doet hij aan voetbal, wielrennen (alleen bij mooi weer) en koken. Heb je vragen? Mail gerust naar steven@appwiki.nl.

Steven Houkes - Webredacteur
Steven Houkes
Webredacteur

Leestijd 5 minuten

Up-to-date blijven?

Ontvang onze nieuwsbrief en blijf altijd op de hoogte van de nieuwste business apps!

  • Uitschrijven voor de nieuwsbrief is altijd weer mogelijk.

Products