Uren bijhouden met Excel of met de app?

Gebruik je Excel of de app voor je urenregistratie?

Uren registreren. Het is onontkoombaar voor veel ZZP’ers, maar niemand doet het voor zijn plezier. Toch is het bijhouden van je gewerkte uren van wezenlijk belang. Wanneer je het vergeet, loop je inkomsten mis.

Ook voor de Belastingdienst dien je je uren bij te houden om in aanmerking te komen voor het urencriterium. Verder geldt het als verantwoording naar je opdrachtgever.

Maar wat is nou de beste manier om je gewerkte uren bij te houden? Voldoet een Excel-sheet nog? Of kan ik beter een urenregistratie app gebruiken? In dit artikel leg ik je uit waar je op moet letten bij je keuze en wat de voor- en nadelen zijn van beiden.

Hoe kun je gewerkte uren bijhouden?

Er zijn verschillende manieren om je gewerkte uren bij te houden. De ene ondernemer houdt het handmatig bij en zet de gegevens in een Excel-bestand. Dit is de ‘ouderwetse’ manier om uren bij te houden. Het aantal gewerkte uren, het uurloon, de datum, de verantwoording, de locatie en de opdrachtgever voer je in in een template. Hoe vaak je dit doet is aan jezelf. De andere groep ondernemers is er het liefst zo min mogelijk tijd aan kwijt en kiest ervoor om te betalen voor urenregistratie software die is uitgerust met een mobiele app. Wanneer je je gewerkte uren invoert, wordt dit automatisch verwerkt in de urenregistratie software.

Het bijhouden van uren is van wezenlijk belang

Hoe kies ik de juiste manier om uren te registreren?

Niet elke ondernemer of onderneming is hetzelfde. Op welke manier jij je uren het beste kunt bijhouden is afhankelijk van meerdere factoren. De belangrijkste overweging die je mee moet nemen in je beslissing is of je liever tijd of geld wilt steken in het registreren van uren. Ook de precisie waarmee jij je uren moet bijhouden moet je als factor meenemen in je beslissing tussen Excel of een app. Verder is de mate van je mobiliteit en flexibiliteit van belang in je keuze van een urenregistratie methode.

Vaak uren schrijven

Doe je veel kleine werkzaamheden die steeds minder dan een uur in beslag nemen en doe je dit voor meerdere opdrachtgevers? Dan is het verstandig om meteen als je klaar bent met een taak, dat te registreren. De kans dat je het aan het eind van de dag alles onthoudt, is namelijk klein. In dit geval is een urenregistratie app heel handig. Je moet immers meerdere keren op de dag je uren noteren. Wanneer je dit in een Excel-bestand zou moeten doen, kost het relatief veel tijd. Urenregistratie apps hebben een timer-functie waarmee je eenvoudig en snel je uren kunt klokken.

Vaste tijden werken en kosten drukken

Hoef je minder nauwkeurig uren te schrijven, omdat je bijvoorbeeld een winkel hebt of elke dag vaste tijden werkt voor hetzelfde project? Dan kun je ook overwegen om de urenregistratie in Excel te voeren. Ook wanneer je als ZZP’er net begint en nog niet veel (verschillende) uren hoeft te registreren, heb je misschien nog geen behoefte om te betalen voor urenregistratie software. Zeker wanneer je nog maar kort ZZP’er, kleine zelfstandige of freelancer bent, probeer je de kosten zo laag mogelijk te houden.

Doe je veel kleine werkzaamheden, dan is een urenregistratie app heel handig

Waarom wel uren registreren met Excel

Toegankelijk en gratis

Hoewel het bijhouden van uren in Excel tijd kost, heeft het zeker voordelen. Een voordeel van werken met Excel is dat het een gratis programma is. En een officepakket is op de meeste computers aanwezig, uiteraard afhankelijk van jouw besturingssysteem. Voor Microsoft Office is dit Excel, in Google Drive kun je werken met Spreadsheet(s) en op de Mac is dat Numbers. Je hoeft geen software te installeren en kunt dus snel aan de slag.

Voorbeeld urenregistratie Excel templates

En hoewel Excel niet is gemaakt als een puur urenregistratie systeem, kun je wel gebruik maken van al bestaande sjablonen. Dit zijn voorbeeld sheets, waar je makkelijk je gegevens kunt invoeren. Al naar gelang je meer leert over Excel en de mogelijkheden, kun je steeds meer functionaliteiten aan jouw urenregistratie systeem toevoegen.

Beschikbaar voor ieder besturingssysteem

Alle spreadsheet- of Excel-programma's zijn geschikt voor elke computer, ongeacht of je gebruik maakt van Windows, Apple (Mac OS) of Linux als besturingssysteem. Dat betekent dat je jouw uren kunt registreren op elke computer. Als je dan ook nog gebruikmaakt van een clouddienst, zoals Google Drive of Dropbox, kun je altijd en overal bij je urenadministratie. Ook met je smartphone of tablet.

Hoewel Excel niet is gemaakt als een puur urenregistratie systeem, kun je wel gebruik maken van bestaande sjablonen

Waarom niet uren registreren met Excel?

Vergeten uren en verloren omzet

Er kleven ook nadelen aan het werken met Excel. Wanneer je Excel gebruikt, kun je al snel het overzicht kwijtraken en uren vergeten te registreren. Dat kost je geld. Bovendien is werken met Excel vrij complex. Je hebt dan ook voldoende kennis van formules nodig voor het werken in Excel, want spreadsheet-programma's zoals Excel zijn erg afhankelijk van formules.

Excel is foutgevoelig

Ook is werken in Excel foutgevoelig. Mocht je ergens een foutje maken, dan kan het hele bestand onbruikbaar worden totdat je deze hebt hersteld. Een ander nadeel van uren bijhouden in Excel, is dat je er als gebruiker geen support bij krijgt. De meeste betaalde urenregistratie software biedt hulp bij vragen, in de vorm van een chat of een telefonische helpdesk. Ga je zelf aan de slag in Excel, dan zul je alles zelf moeten uitvogelen.

Handmatig facturen maken

Een ander nadeel: wanneer je uren registreert in Excel is het automatisch koppelen met andere software niet mogelijk. Je zult altijd handmatig handelingen moeten verrichten om de uren te registreren en deze om te zetten naar facturen die je naar je klanten verstuurt. Dit kost dus extra tijd.

De meeste betaalde urenregistratie software biedt hulp bij vragen, wanneer je Excel gebruikt, is dit niet het geval

Waarom uren registreren met een app?

Altijd en overal uren registreren

Steeds meer mensen werken vanuit huis of werken op een flexibele werkplek. De mobiliteit van de werkende ondernemer is dus toegenomen. En daarmee de behoefte om op locatie of onderweg te kunnen werken. De smartphone is hierbij onmisbaar geworden. Veel urenregistratie softwareleveranciers hebben daarom ook een mobiele app ontwikkeld. Hierdoor kun je onderweg altijd en overal je uren registreren. Wanneer je na een afspraak of een gewerkte dag meteen je uren invult, is de kans dat je gewerkte uren vergeet te noteren kleiner.

Eenvoudig uren bijhouden met een timer

Om het exacte aantal uren te registeren bieden verschillende systemen ook timers aan, die je met je app aan en uit kunt zetten. Timers zijn eigenlijk een soort stopwatches die je gewerkte tijd precies kunnen bijhouden. Wanneer je aan het werk bent, zet je deze aan. Wanneer je pauze hebt, of je bent bezig met andere werkzaamheden, zet je de timer uit en daarna weer aan. Als je vervolgens klaar bent stop je de timer en zo heb je het exacte aantal uren dat je hebt gewerkt geregistreerd.

Geeft inzicht in efficiëntie

Het werken met een urenregistratie app geef ook een precies inzicht in de efficiëntie van werkzaamheden. Voor zowel ZZP’ers als een werkgever biedt een urenregistratie app voordelen. Omdat de uren precies worden bijgehouden schept dit een duidelijk en een real-time beeld van de werkzaamheden van zijn medewerkers. Bijkomend voordeel is dat je nog preciezer de efficiency van jezelf of de betrokken personen kunt bekijken. Zo kun je eenvoudig zien welke taken en werkzaamheden veel tijd kosten en de betrokken personen bijsturen.

Met een timer kun je nog preciezer je gewerkte uren registreren

Rittenadministratie ook bijgehouden

Naast uren registreren is het met de meeste urenregistratie software ook mogelijk om met de app je rittenadministratie bij te houden. Het werkt hetzelfde als bij de urenregistratie: je kunt altijd en overal met de app je ritgegevens invoeren. Op deze manier voorkom je dat je niet per ongeluk meer dan vijfhonderd privékilometers per jaar rijdt en ontloop je een onnodige boete of naheffing van de Belastingdienst.

Laagdrempelig

Vaak wordt de urenregistratie niet vaak genoeg gedaan. Dat betekent dat je een beroep moet doen op je geheugen, notities of e-mails om te achterhalen waar je nu precies aan hebt gewerkt de laatste dagen, weken of zelfs maanden. Omdat je met een mobiele app makkelijk en snel je uren kunt invoeren wordt de registratie ervan een stuk laagdrempeliger. Met een app is het namelijk veel handiger en logischer om meteen uren te registeren. Je hoeft je niet in te loggen of je laptop of pc op te starten om je uren in te voeren.

Waarom niet uren registreren met een app?

Ten opzichte van uren registreren met Excel kost het iets meer tijd om te beginnen met uren registreren. Je moet eerst de software aanschaffen en een account aanmaken voordat je aan de slag kan. Toch kun je tegenwoordig al snel software in gebruik nemen. Ook moet je voor urenregistratie software een kleine vergoeding betalen, terwijl werken met Excel gratis is.

Excel of app: denk er goed over na

Iedere ondernemer heeft zijn eigen manier van uren bijhouden. De één vindt het niet erg om er een beetje geld aan uit te geven, de ander heeft al genoeg kosten en bespaart zelfs hier liever op. Ook wanneer je een vast aantal uren per dag werkt voor hetzelfde project of opdrachtgever is urenregistratie software met een mobiele app niet per se nodig.

Maar wanneer je meerdere keren op een dag je uren moet schrijven en dit ook nog moet doen voor verschillende opdrachtgevers, kun je al snel in de war raken of vergeten hoeveel tijd en voor wie hebt gewerkt. Als je ook nog eens veel onderweg bent, is een mobiele app heel handig. Je hoeft alleen maar je gewerkte uren in te vullen. Bijkomend voordeel is dat dit altijd en overal kan.

Urenregistratie app kost weinig, maar doet veel

De ene manier van uren bijhouden is dus ook niet beter dan de andere. Het verschilt per ondernemer wat de beste keuze is. Maar voor een paar euro in de maand heb je al software die je helpt bij het uren registreren. Het bespaart veel tijd en geeft je inzicht. Urenregistratie software kan dus al snel uit.

Neem de bovengenoemde overwegingen mee in deze keuze, anders loop je het risico dat je je urenadministratie niet op orde hebt en uren vergeet of in de problemen komt met de Belastingdienst. Over dit soort zaken wil je als ondernemer je liever geen zorgen maken. Je bent immers full-time bezig met je kindje: je onderneming.