Urenregistratie is essentieel onderdeel voor een succesvol bedrijf. Niet alleen draagt urenverantwoording bij aan een gezonde boekhouding, ook voor het monitoren van kosten en succesvol project management is het van belang om uren te registreren.
Urenregistratie geeft je inzicht in het aantal gewerkte uren en toont zo je meest winstgevende bezigheden. Ook helpt het registreren van uren je bij het inschatten van arbeidskosten in offertes in de toekomst. Geeft het je inzicht in de bezigheden van werknemers en is het een belangrijk onderdeel van je projectadministratie.
We hebben daarom een aantal eenvoudige tips voor het eenvoudig bijhouden van je urenregistratie op een rij gezet.
1. Houd urenregistratie zo eenvoudig mogelijk
Hoe eenvoudiger je urenregistratie, hoe minder kans op invoerfouten. Dit houdt de drempel laag voor je medewerkers als je aan de slag gaat met de urenregistratie van personeel. Je houdt de urenregistratie eenvoudig door een beperkt aantal urensoorten aan te bieden.
Daarnaast is het ook handig om niet te veel uitzonderingen te hanteren. Om ervoor te zorgen dat medewerkers niet zomaar wat invoeren, is het verstandig om medewerkers te vragen een toelichting in te vullen. Dit kan eenvoudig door een aantal steekwoorden. Bij het afronden van een taak kan een medewerker direct de uren registreren. Op die manier hoeft er niet aan het einde van de dag gerekend te worden met uren.
2. Bijhouden van uren in urenregistratie app
Daarnaast kun je het bijhouden en registreren van de gewerkte uren eenvoudig maken met een urenregistratie app. Met een uren registratie app kun je als medewerkers of ondernemer overal en altijd je uren registreren met je smartphone; makkelijker wordt het niet.
3. Kies een urenregistratie pakket dat bij je werkwijze past
Dat klinkt voor de hand liggend, maar is heel belangrijk bij het maken van de juiste keuze voor urenregistratie software. Je kunt een uitgebreid en innovatief urenregistratie systeem aanschaffen, maar als de software niet binnen je werkzaamheden en werkwijze past, zal urenregistratie in de praktijk moeizaam gaan.
Het is belangrijk om een pakket je kiezen dat ervoor zorgt dat het registreren van uren eenvoudig wordt opgenomen in je werkdag. Zo schuif je registratie niet voor je uit, maar blijft je urenoverzicht met een paar klikken altijd actueel.
En dat is verstandig, want het juist boeken van uren wordt moeilijker naarmate de tijd tussen de werkzaamheden en de registratie groter wordt.
4. Vergeet verlof- en verzuimuren niet
In het kader van alle uren registreren, is het natuurlijk ook belangrijk om verlof- en verzuim uren te registreren van personeel. Zorg ervoor dat de verlof- en verzuimurenregistratie geïntegreerd is met de algemene urenregistratie. Op die manier zijn de verlof- en verzuimuren direct verwerkt met de gewerkte uren en houd je het eenvoudig en overzichtelijk.
Zeker weten dat jij het jouw uren goed registreert en dat je een goed systeem kiest voor jouw bedrijf? Vergelijk de verschillende urenregistratiesystemen met elkaar en maak je een eigen persoonlijke top drie.
5. Stroomlijn werkprocessen
Als je je uren verkoopt en deze dus moet factureren, is het natuurlijk belangrijk om geen enkel uurtje te vergeten. Gewerkte uren die je niet kunt factureren, kun je simpelweg zien als inkomstenverlies. Het is daarom verstandig je werkprocessen zoveel mogelijk te stroomlijnen.
Zorg ervoor dat je vaak terugkomende zaken in zo min mogelijk tijd kan afhandelen. Voorbeelden hiervan zijn offertes en status updates. Je kunt hiervoor templates creëren zodat je alleen nog maar bepaalde gegevens hoeft in te voeren en deze werkzaamheden snel kan afhandelen.
6. Gratis proberen
Voordat je overgaat tot aanschaf van urenregistratie software is het belangrijk om precies te weten wat je van het pakket verwacht en wat je er allemaal mee wilt managen. Veel software biedt namelijk meer opties dan alleen tijdregistratie en dus zul je vooraf moeten bedenken wat je nodig hebt.
Zo voorkom je dat je teveel betaalt, maar blijf je ook niet zitten met een pakket dat je niet alles kan bieden. Gelukkig bieden veel programma’s je de mogelijkheid van een demoversie. Deze gratis urenregistratie software kun je testen, zodat je voor aanschaf zeker weet dat je de uren die je registreert goed geregeld hebt in het programma.
Voor effectief projectmanagement is het belangrijk om constant bij te houden waar je aan gewerkt hebt. Zo hoeft er achteraf niet gegokt te worden en heb je altijd een actueel overzicht van je werkzaamheden. Urenregistratie wordt dan een onderdeel van het werk, in plaats van een extra losse taak. Zo kun je als ondernemer eenvoudig uren factureren en zien welke taken je het meeste tijd hebben gekost.
7. Houd uren constant bij
Ben je ZZP’er en wil je aanspraak maken op fiscale voordelen als de startersaftrek en de zelfstandigenaftrek? Dan moet je per kalenderjaar minimaal 1.225 uur werken voor je onderneming. De Belastingdienst verschaft je deze aftrekposten alleen wanneer je kunt bewijzen dat je dit aantal uren daadwerkelijk gewerkt hebt. Het is daarom belangrijk om elk uur dat je besteedt aan je bedrijf registreert.
Zeker weten dat jij het jouw uren goed registreert en dat je een goed systeem kiest voor jouw bedrijf? Vergelijk de verschillende urenregistratiesystemen met elkaar en maak je een eigen persoonlijke top drie.
8. Orden urenregistratie per project of opdracht
Beperk urenregistratie niet tot grote projecten. Heel vaak werk je op een dag aan kleine klusjes of doe je dingen tussendoor. Het is belangrijk om ook deze kwartiertjes te boeken onder het project waar deze bij horen. Hoewel die paar minuten op zich misschien niet uitmaken, kan het zijn dat je aan het einde van de week een aantal uren ‘extra’ gewerkt hebt voor een opdrachtgever.
Door tijdregistratie duidelijk per project of opdracht te ordenen kun je gedeclareerde uren altijd verantwoorden en blijf je overzicht houden.
9. Online urenregistratie
Ben je voor je werk veel onderweg en log je dus niet altijd in op dezelfde computer of op dezelfde plek? Dan is online urenregistratie voor jouw onderneming zeer geschikt. Online urenregistratie geeft je de mogelijkheid om op meerdere devices en plaatsen in te loggen. Je urenoverzicht is altijd en overal beschikbaar en dus kun je ook onderweg op bijvoorbeeld een tablet, telefoon of laptop uren bijhouden.
10. Voeg een omschrijving van je werkzaamheden toe
Als je je uren per project boekt zorg je al voor onderscheid. Dit kun je daarna nog verder finetunen door een (korte) omschrijving van je werkzaamheden toe te voegen aan je urenoverzicht. Zo kun je achteraf altijd uitleggen wat je precies gedaan hebt en waarom het tijd gekost heeft. Dit is vooral verstandig wanneer je uren wilt factureren. Een opdrachtgever betaalt niet wanneer hij niet weet wat je in zijn kostbare tijd gedaan hebt. Voeg dus een korte beschrijving of label toe aan je tijdregistratie.
11. Koppel je urenregistratie software
Veel urenregistratie software werkt tegenwoordig online. Dit biedt je de mogelijkheid om het pakket te koppelen aan andere programma’s, zoals een boekhoudprogramma en factuurprogramma. Zo kun je eenvoudig uren inboeken, gewerkte uren factureren en voorkom je fouten door handmatige overname van gegevens.
Aan de slag met urenregistratie
Wil je direct aan de slag met urenregistratie of verschillende aanbieders van urenregistratie software vergelijken? Appwiki helpt je graag om om een geschikt urenregistratie systeem te vinden! Vergelijk de verschillende aanbieders en systemen en maak de beste keuze voor jouw bedrijf. We helpen je graag.
Zeker weten dat jij het jouw uren goed registreert en dat je een goed systeem kiest voor jouw bedrijf? Vergelijk de verschillende urenregistratiesystemen met elkaar en maak je een eigen persoonlijke top drie.
