Hoe hou je eenvoudig een planning bij?

Je hebt een overzichtelijke planning gemaakt voor de komende tijd. Maar, een week later loopt het al niet meer volgens planning. Pietje is ziek en Kees loopt uit in zijn project. Bovendien is een deel van de taken niet langer relevant nadat de klant toch nog wat andere wensen bleek te hebben. De nieuwe taken zijn nog niet in het systeem gezet zodat Klaas eigenlijk nog niet goed weet waaraan hij nu eerst moet gaan werken.

Kortom, na één week kan de hele planning weer overhoop. Je dacht net alles op orde te hebben, maar je hebt nu het idee dat de opgestelde planning wel overboord kan.

Zonde, maar er is een oplossing: je moet simpelweg je planning bijhouden met de juiste tools zodat flexibeler bent en automatisch wordt (deels) geupdate. In dit blog geven we jou een aantal gouden planning tips & tools.

Een wekelijkse planning opstellen

Een wekelijkse planning voorbereiden zorgt ervoor dat je je planning haalbaar en realistisch houdt. Je kunt eenvoudig nieuwe taken toevoegen, taken schrappen en het overzicht bewaren. Het is handig om op één vaste dag de weekplanning op te stellen. Je kunt dan terugblikken op de afgelopen week en vooruit kijken naar de aankomende week.

Kijk in eerste instantie wat er al in de agenda staat voor de komende week; klantafspraken, vergaderingen en lunchafspraken. Deze geplande momenten neem je als eerste op in je planning rapportage. Bekijk vervolgens wat er nog meer open staat voor de komende week. 

Als eerste blik je terug naar de afgelopen hele week, welke taken zijn er blijven liggen en zijn ze nog relevant? Zo ja, dan kun je ze opnemen in de planning voor komende week. Is het niet meer relevant, laat het achterwege. Nu kun je nieuwe taken gaan toevoegen aan de weekplanning.

Waar deze input voor taken vandaan komt, kan enorm wisselen. Kijk bijvoorbeeld in je mailbox of in je fysieke papieren inbox, vaak rollen hier veel taken uit voor de komende week. Geef wel prioriteit aan taken die de komende week echt moeten gebeuren en taken die wat langer kunnen blijven liggen. Houd ook ruimte over om onverwachte dingen op te nemen in je planning. Plan taken realistisch op momenten dat het haalbaar is om te doen. Staat er te veel op je planning, haal dan wat weg. Is het rustig, dan kun je eventueel nog extra dingen toevoegen.

Georganiseerd werken de komende week

Het is natuurlijk belangrijk om gedurende de week ook daadwerkelijk met de planning te werken en deze in de gaten te houden. Houd je je planning niet in de gaten, dan komt er waarschijnlijk vrij weinig van terecht. Het kan helpen op de planning open naast je laptop of op de eettafel neer te leggen. Als het gaat om een online planning kun je deze op de achtergrond of op het bureaublad open laten staan, zo kun je de planning bewaken. Heb je een taak af, dan zie je direct wat de volgende is. Daarnaast is het belangrijk om één taak tegelijk te doen en je niet constant te laten afleiden. Het is altijd effectiever en sneller om eerst een taken af te ronden en dan pas aan de volgende te beginnen, dan constant taken door elkaar te doen.

Realistisch plannen

Het is lastig om in te schatten hoeveel tijd een bepaalde taak in beslag neemt. Hoe vaker je een planning maakt en bijhoudt, hoe beter je wordt in deze schatting. Ga aan de slag en doe wat jij denkt dat goed is en je in een week gedaan kunt krijgen. Je kunt ook de gaten houden, met bijvoorbeeld een timer, hoe lang je bezig bent met een taak, dan kun je de volgende keer een betere inschatting maken.

Gedachten en ideeën noteren

Gedurende de week krijg je vast allerlei gedachten en ideeën over (kleine) dingen die je ook nog moet doen of nog wilt proberen. Schrijf deze op, maak een to do lijst, in een document op je computer of in je telefoon. Zo vergeet je ze niet en kun je weer verder met je huidige taak. De opgeschreven notities kun je vervolgens meenemen bij het maken van een nieuwe planning. 

Waarom zou je planning software moeten gebruiken?

Voor het maken en bijhouden van een planning kun je verschillende planning tools en planning voorbeelden gebruiken. Je kunt een planning bijhouden op in Excel of met gebruik van planning software. Nadeel van Excel is alleen dat het relatief statisch is. Als je het een aanpast, verandert het ander niet altijd mee en wordt vaak niet automatisch geupdate. Dit zul je zelf moeten doen, plus dat je vervolgens iedereen opnieuw moet inlichten. Met planning software gebeurt dit automatisch en dat bespaart heel veel tijd.

Hieronder vind je aan antal planning tools die je hierbij helpen.

Beste planning tools op een rij

Hieronder vind je vijf aanbieders van planning software. Zo houd je eenvoudig overzicht in al je taken. 

Meer planning en werkbon apps voor de bouw

Een goede planning maken met real time inzicht in werkbonnen. Er zijn werkbon apps met een traceer functie op basis van GPS. Zo kun je bijvoorbeeld zien welke monteur of buitendienst medewerker het dichtst in de buurt is als je een spoedklus ontvangt. Vervolgens kun je de werkbon dan aan deze medewerker toekennen zodat de klant zo snel mogelijk geholpen is. Zo kun je je planning heel snel bijstellen en staat alles netjes digitaal genoteerd. 

Alle aanbieders met elkaar vergelijken? Bekijk het complete overzicht van planning software.