Een planning bijhouden, zo doe je dat!

Je hebt een overzichtelijke planning gemaakt voor een langere termijn. Maar, een week later loop je al niet meer volgens planning. Een deel van de taken zijn niet langer relevant en nieuwe taken zijn nog niet genoteerd. Enige tijd later heb je het idee dat je de opgestelde planning wel overboord kunt gooien. Zonde, en er is een oplossing: je moet simpelweg je planning bijhouden.

Een wekelijkse planning

Een wekelijkse planning zorgt ervoor dat je je planning haalbaar en realistisch houdt. Je kunt eenvoudig nieuwe taken toevoegen, taken schrappen en het overzicht bewaren. Het is handig om op één vaste dag de weekplanning op te stellen. Je kunt dan terugblikken op de afgelopen week en vooruit kijken naar de aankomende week.

Kijk in eerste instantie wat er al in de agenda staat voor de komende week; klantafspraken, vergaderingen en lunchafspraken. Deze al geplande momenten neem je als eerste op in je planning. Bekijk vervolgens wat er nog meer open staat voor de komende week. Als eerste kun je terugblikken naar de afgelopen week, welke taken zijn er nog blijven liggen en zijn deze nog steeds relevant? Zo ja, dan kan het worden opgenomen in de planning voor komende week. Is het daarentegen niet meer relevant, laat het achterwege. Nu kun je nieuwe taken gaan toevoegen aan de weekplanning. Waar deze input voor taken vandaan komt, kan enorm wisselen. Kijk bijvoorbeeld in je mailbox of in je fysieke papieren inbox, vaak rollen hier veel taken uit voor de komende week. Geef wel prioriteit aan taken die de komende week echt moeten gebeuren en taken die nog net wat langer kunnen blijven liggen. Houd ook ruimte over om onverwachte dingen op te nemen in je planning. Plan taken realistisch op momenten dat het haalbaar is om ze dan te doen. Staat er te veel op je planning, haal dan wat weg. Is het rustig, dan kun je eventueel nog extra dingen toevoegen.

Zorg voor een weekplanning, deze kun je eenvoudig bijhouden.

Georganiseerd werken de komende week

Het is natuurlijk belangrijk om gedurende de week ook daadwerkelijk met de planning te werken en deze in de gaten te houden. Houd je je planning niet in de gaten, dan komt er waarschijnlijk vrij weinig van terecht. Het kan helpen op de planning open naast je laptop of op de eettafel neer te leggen. Als het gaat om een online planning kun je deze op de achtergrond of op het bureaublad open laten staan. Heb je een taak af, dan zie je direct wat de volgende is. Daarnaast is het belangrijk om één taak tegelijk te doen en je niet constant te laten afleiden. Het is altijd effectiever en sneller om eerst een taken af te ronden en dan pas aan de volgende te beginnen, dan constant taken door elkaar te doen.

Realistisch plannen

Het kan soms vrij lastig zijn om in te schatten hoeveel tijd een bepaalde taak in beslag gaat nemen. Hoe vaker je een planning maakt en bijhoudt, hoe beter je wordt in deze schatting. Ga aan de slag en doe wat jij denkt dat goed is en je in een week gedaan kunt krijgen. Je kunt natuurlijk ook in de gaten houden, met bijvoorbeeld een timer, hoe lang je bezig bent met een taak, dan kun je de volgende keer een betere inschatting maken.

Gedachten en ideeën noteren

Gedurende de week krijg je vast allerlei gedachten en ideeën over (kleine) dingen die je ook nog moet doen of nog wilt proberen. Schrijf deze op, in bijvoorbeeld een notitieboekje, in een document op je computer of in je telefoon. Zo vergeet je ze niet en kun je weer verder met je huidige taak. De opgeschreven notities kun je vervolgens meenemen bij het maken van een nieuwe planning. Alleen als er een taak is die echt deze week moet gebeuren, moet die natuurlijk worden meegenomen in de huidige planning.

Planning tools

Voor het maken en bijhouden van een planning kun je verschillende planning tools gebruiken. Je kunt een planning bijhouden op papier, in Excel of met gebruik van planning software. Door verschillende methoden te proberen kun je er eenvoudig achterkomen welke manier het beste bij je past. Naast een planning op papier of in Excel, is ook planning software vaak gratis te proberen. Op deze manier kun je kosteloos de verschillende mogelijkheden van een planningsysteem ontdekken. Mocht je achteraf toch niet tevreden zijn, dan heeft het je in ieder geval niets gekost. Op naar die effectieve (gratis) planning!