Hoe maak je een werkrooster?

Een werkrooster maken lijkt af en toe net op een puzzel. En dan een puzzel met stukjes die net niet in elkaar passen en waar je pas op het laatste moment beseft dat je een stukje mist.  Jantje wil liever niet op dinsdag werken en Pietje niet op vrijdag. Klaasje werkt liever niet in de avond en Keesje is pas net begonnen en kan niet alle taken al doen en heeft nog begeleiding nodig.

Klinkt bekend? Gelukkig hoeft het zo niet te gaan!

Een rooster maken kan wat nogal veel van je vragen en heel tijdrovend zijn. In deze blog leg ik je daarom uit hoe je het beste een werkrooster kunt maken. Ook geef ik je een aantal handige tools die je helpen het maken van een werkrooster sneller en makkelijker te maken. Voordat ik dat doe, benoem ik de top 3 software om een rooster te maken. 

Op welke manieren kun je een werkrooster maken?

Ieder die verantwoordelijk is voor het maken van een werkrooster, bedrijfsrooster, of weekplanning doet dit op zijn eigen manier. Een dienstrooster maken hoort erbij, vooral in bijvoorbeeld branches waar je met flexwerkers te maken hebt kan het een uitdaging zijn.

Je kunt een rooster maken op verschillende manieren. Zo kun je bijvoorbeeld jouw rooster maken in Excel of een softwarepakket hiervoor afnemen. Het hangt van een aantal factoren af welke manier het beste bij je past, zodat je er niet te veel tijd aan kwijt bent. Vroeger werd deze met pen en papier gemaakt, maar inmiddels is dat wel dusdanig achterhaald dat we die niet meer meenemen. Online of met behulp van de computer is logischer. Dan kom je toch vaak uit bij software of Excel.

Werkrooster maken in Excel

Veel roostermakers werken met Excel. Online zijn er veel werkrooster voorbeelden te vinden. Van elke branche is wel een specifiek rooster online beschikbaar die je kunt downloaden. Je kunt, als je dat wilt, aanpassingen maken zodat het aan jouw wensen voldoet.

Het is echter belangrijk dat je een goed rooster maakt en daarin alle medewerkers hun diensten laat draaien die zij niet alleen willen, maar ook contractueel afgesproken hebben. Dat brengt ons ook direct bij het grote nadeel.

Een rooster maken in Excel is erg tijdrovend en foutgevoelig. Bovendien is het inherent aan roosters dat ze worden aangepast. Zo kun je per week meerdere aanpassingen moeten doen en ben je er misschien wel een uur per dag druk mee.

Wil je dit zelf doen, of wil je werknemers zelf aanpassingen laten doen? In beide scenario’s ben je als roostermaker veel tijd kwijt wanneer het rooster wijzigt. In het eerste geval moet je in je eentje alle wijzigingen doorvoeren. In het tweede geval moet je continu blijven checken of het rooster nog wel klopt en of er geen gaten op welke dag zichtbaar worden.

Een rooster maken met rooster software

Wanneer je fouten begint te maken of je het bedrijfsrooster te ingewikkeld vindt worden, kun je kiezen voor rooster software. Een roosterprogramma is een handige tool als je moeite begint te krijgen met een werkrooster maken. Op die manier kun jij eenvoudig zien welke taken of werkzaamheden op welke tijdstippen plaats gaan vinden en vooral door wie deze uitgevoerd gaan worden.

Veel van de stappen die je moet doorlopen om een rooster te maken, worden geautomatiseerd. Zo rekent de software zelf uit hoeveel uur een werknemer al heeft gewerkt en of deze nog beschikbaar is. Dat scheelt jouw aanzienlijk veel contact met jouw werknemers via de telefoon of via de mail over het rooster.

Een softwarepakket scheelt je dus aanzienlijk tijd en daarmee eventuele frustraties en gaten. Het gemak dat je binnen een paar klikken een rooster kunt maken is groot.

Een werkrooster maken, hoe doe je dat?

Net als je bij het leggen van een puzzel niet in het wilde weg stukjes aan elkaar begint te leggen, begin je bij een werkrooster maken ook niet zonder er goed over na te denken. Ook hier heb je kaders nodig. Je moet een aantal stappen volgen om tot een goed resultaat, een kloppend werkrooster, te komen.

De stappen die je volgt zijn:

• Breng de gegevens van de medewerkers in kaart
• Maak een basisrooster en gebruik dit als standaardsjabloon
• Vul de ‘gaten’ die ontstaan op
• Check het werkrooster voor je deze voorlegt

Laten we ze per onderdeel doornemen.

Gegevens medewerker op een rij

Om te beginnen heb je een overzicht van alle gegevens van de werknemers nodig, deze zet je in het personeelsbestand. Zo heb je op een rij hoeveel uur een werknemer beschikbaar is. Daarnaast zie je snel welk soort diensten hij of zij kan draaien of op welke afdeling hij werkt.

Als je bezig gaat met het maken van een werkrooster dan kun je ook direct rekening houden met ouderschaps- en ander soort verlof.

Basisrooster maken

Vervolgens maak je een basisrooster. Een werkschema dat je elke weer kunt gebruiken en opnieuw kunt invullen. Je vult nog geen namen in. Je maakt voor jezelf een overzicht van hoeveel mensen je verwacht nodig te hebben en op welke afdeling.

Wanneer je werkt met ploegendiensten, moet je begin- en eindtijden van de diensten vermelden. Houd met dit rooster rekening met vakanties en de verplichte vrije dagen.

Vul het werkschema in

Nu de kaders liggen, is het tijd om de puzzel te vullen. Het handigste is om te beginnen met het fulltime personeel en daarna de gaten te vullen met parttime personeel. Ook hier houd je uiteraard rekening met de wensen van het personeel.

Staan er nog diensten open? Dan kun je deze eventueel vullen met oproepkrachten of flexwerkers.

Bedrijfsrooster checken

Gefeliciteerd, de puzzel ligt! Als laatste stap check je of het werkrooster klopt. Let hierbij of het werkrooster voldoet aan de volgende eisen:

• Minimale contracturen: Een fulltimer moet wel fulltime zijn ingeroosterd.
• Gevarieerde bezettingsgraad: Het hangt af van de branche waarin je werkt, maar zorg voor een gevarieerde bezetting. Bij een homogene bezetting kunnen bepaalde taken blijven liggen.
• Voorkeuren: Iedereen tevreden houden met een rooster is haast ondoenlijk. Zorg er in ieder geval voor dat je zoveel mogelijk rekening houdt met de voorkeuren van de werknemers en dat deze eerlijk zijn verdeeld.
• Back-up: In het geval van calamiteiten wil je jouw rooster zo snel mogelijk weer compleet hebben. Zorg er dus voor dat je een reservelijst hebt. Je kunt deze vullen met vaste krachten. Let er dan wel op dat deze werknemers een vergoeding krijgen wanneer ze stand-by staan. Je kunt ook werken met een vaste lijst van oproepkrachten.

Een werkrooster maken

Een rooster maken hoeft niet per se tijdrovend en frustrerend te zijn. Wanneer je het bovengenoemde plan volgt, kun je veel tijd winnen en een stuk frustratie wegnemen. Toegegeven, een rooster is altijd aan verandering onderhevig. Wanneer je in Excel werkt, komt er dan alsnog veel werk bij kijken om alles aan te passen.

Met rooster software zijn de veranderingen veel makkelijker te verwerken. Je hoeft als roostermaker dus niet krampachtig vast te houden aan je eerste versie van je bedrijfsrooster. Bovendien geef je werknemers de kans zelf invloed uit te oefenen op het rooster. Ze kunnen zelf hun beschikbaarheid opgeven.

Dit levert meer betrokkenheid op, maar ook meer begrip wanneer een rooster niet honderd procent naar wens is. 

Werkrooster app

Veel van de rooster software biedt ook een mobiele werkrooster app aan. Wanneer het rooster af is, kun je deze sturen naar alle betrokken werknemers. Zij hebben dus meteen inzicht in het rooster en kunnen razendsnel eventuele aanpassingen of vrije dagen doorgeven.

Welke manier van een rooster maken past bij mij?

Welke manier van een werkrooster maken het beste bij je past hang af van in welke branche je werkt en voor hoeveel medewerkers je een bedrijfsrooster moet maken. Wanneer je een simpel rooster moet maken - en dat niet te veel verandert - kun je met Excel een heel eind komen. Ook wanneer je een bedrijfsrooster moet maken voor minder dan vijf medewerkers is Excel een goede optie.

Wanneer het aantal werknemers groeit, neemt ook het aantal rooster tabellen en werkbladen toe. Een Excel-sheet kan zo in een onoverzichtelijk monster veranderen. En wanneer je iets wilt veranderen aan of verschuiven in het rooster wordt het helemaal een hels karwei. In dat geval is het verstandiger om te kiezen voor rooster software. Op onze website kun je een vergelijking maken om de beste oplossing te kiezen.

Rooster software koppelen

Ook kun je jouw software koppelen met je kassa software, waardoor je de werkelijk gewerkt uren in een oogopslalg in beeld hebt. Je hoeft zo niet meer na te gaan of iedereen we de geplande uren daadwerkelijk heeft gewerkt en deze handmatig aan te passen.

Groot voordeel is dat je deze gemaakte uren makkelijk kunt doorsturen naar de loonadministratie. Wanneer je jouw rooster software koppelt aan je salarisadministratie software, gaat dit met één druk op de knop.