blog-werkrooster-maken.png
Algemeen

Een werkrooster maken, hoe doe je dat?

Een werkrooster maken lijkt af en toe net op een puzzel. Jantje wil liever niet op dinsdag werken en Pietje niet op vrijdag. Klaasje werkt liever niet in de avond, en Keesje is pas net begonnen en kan niet alle taken al doen en heeft nog begeleiding nodig. Je ziet het: een rooster maken kan wat hoofdbrekens opleveren en heel tijdrovend zijn. In deze blog leg ik je daarom hoe je het beste een werkrooster kunt maken. Ook geef ik je een aantal handige tools die je helpen het maken van een werkrooster sneller en makkelijker te maken.  

Hoe maak je een werkrooster?

Net als je bij het leggen van een puzzel niet in het wilde weg stukjes aan elkaar begint te leggen, begin je bij een werkrooster maken ook niet zonder er goed over na te denken. Ook hier heb je kaders nodig. Je moet een aantal stappen volgen om tot een goed resultaat, een kloppend werkrooster, te komen. 

Gegevens medewerker op een rij

Om te beginnen heb je een overzicht van alle gegevens van de werknemers nodig, deze zet je in het personeelsbestand. Zo heb je op een rij hoeveel uur een werknemer beschikbaar is, welke soort diensten hij kan draaien of op welke afdeling hij werkt en of je bijvoorbeeld rekening moet houden met ouderschapsverlof.

Werkrooster sjabloon  

Vervolgens maak je een basisrooster. Een werkschema dat je elke weer kunt gebruiken en opnieuw kunt invullen. Je vult nog geen namen in. Je maakt voor jezelf een overzicht van hoeveel mensen je verwacht nodig te hebben en op welke afdeling. Wanneer je werkt met ploegendiensten, moet je begin- en eindtijden van de diensten vermelden. Houd met dit rooster rekening met vakanties en verplicht vrije dagen.

Vul het werkschema in

Nu de kaders liggen, is het tijd om de puzzel te vullen. Het handigst is om te beginnen met het fulltime personeel en daarna de gaten te vullen met parttime personeel. Ook hier houd je uiteraard rekening met de wensen van het personeel. Staan er nog diensten open? Dan kun je deze eventueel vullen met oproepkrachten of flexwerkers. 

Bedrijfsrooster checken

Gefeliciteerd, de puzzel ligt! Als laatste stap check je of het werkrooster klopt. Let hierbij of het werkrooster voldoet aan de volgende eisen:

  • Minimale contracturen: Een fulltimer moet wel fulltime zijn ingeroosterd
  • Gevarieerde bezettingsgraad: Het hangt af van de branche waarin je werkt, maar zorg voor een gevarieerde bezetting. Bij een homogene bezetting kunnen bepaalde taken blijven liggen
  • Voorkeuren: Iedereen tevreden houden met een rooster is haast ondoenlijk. Zorg er in ieder geval voor dat je zoveel mogelijk rekening houdt met de voorkeuren van de werknemers en dat deze eerlijk zijn verdeeld
  • Back-up: In het geval van calamiteiten wil je jouw rooster zo snel mogelijk weer compleet hebben. Zorg er dus voor dat je een reservelijst hebt. Je kunt deze vullen met vaste krachten. Let er dan wel op dat deze werknemers een vergoeding krijgen wanneer ze stand-by staan. Je kunt ook werken met een vaste lijst van oproepkrachten

Op welke manieren kun je een bedrijfsrooster maken?

Elke persoon die verantwoordelijk is voor het maken van een werkrooster, bedrijfsrooster, of weekplanning doet dit op zijn eigen manier. Het hangt van een aantal factoren af welke manier het beste bij je past, zodat je er niet te veel tijd aan kwijt bent. Hier kom ik zo op terug.

Pen en papier

Je kunt ouderwets een werkrooster maken met pen en papier, maar je zult het werkschema toch op één of andere manier moeten delen met de werknemers. Je zult het papier dan op een vaste plaats duidelijk zichtbaar moeten ophangen. Of je verstuurt het rooster per post. Dit is aardig achterhaald. 

Met Excel kun je gratis een werkrooster makenWerkrooster maken in Excel

Veel roostermakers werken daarom met Excel. Online zijn er veel voorbeeld werkroosters te vinden. Van elke branche is wel een specifiek rooster online beschikbaar die je kunt downloaden. Je kunt, als je dat wilt, aanpassingen maken zodat het aan jouw wensen voldoet. 

Foutgevoelig en tijdrovend

Maar een werkrooster maken in Excel is erg tijdrovend en foutgevoelig. Bovendien is het inherent aan roosters dat ze worden aangepast. Wil je dit zelf doen, of wil je werknemers zelf aanpassingen laten doen? In beide scenario’s ben je als roostermaker veel tijd kwijt wanneer het rooster wijzigt. In het eerste geval moet je in je eentje alle wijzingen doorvoeren. In het tweede geval moet je continu blijven checken of het rooster nog wel klopt.

Met rooster software is een werkrooster maken eenvoudigEen dienstrooster maken met rooster software

Wanneer je fouten begint te maken of je het bedrijfsrooster te ingewikkeld vindt worden, kun je kiezen voor rooster software. Veel van de stappen die je moet doorlopen om een rooster te maken, worden geautomatiseerd. Zo rekent de software zelf uit hoeveel uur een werknemer al heeft gewerkt en of deze nog beschikbaar is. 

Rooster software koppelen

Ook kun je jouw software koppelen met je kassa software, waardoor je de werkelijk gewerkt uren in een oogopsalg in beeld hebt. Je hoeft zo niet meer na te gaan of iedereen we de geplande uren daadwerkelijk heeft gewerkt en deze handmatig aan te passen.

Uren doorsturen naar salarisadministratie

Deze kunnen makkelijk worden verstuurd naar de loonadministratie. Wanneer je jouw rooster software koppelt aan je salarisadministratie software, gaat dit met één druk op de knop. 

Met een werkrooster app is een werkrooster maken eenvoudig en snel

Werkrooster app

Veel van de rooster software hebben ook een mobiele werkrooster app. Wanneer het rooster af is, kan je deze sturen naar alle betrokken werknemers. Zij hebben dus meteen inzicht in het rooster en kunnen razendsnel eventuele aanpassingen of vrije dagen doorgeven. 

Welke manier van een werkschema maken past bij mij?

Welke manier van een werkrooster maken het beste bij je past hang af van in welke branche je werkt en voor hoeveel medewerkers je een bedrijfsrooster moet maken. Wanneer je een simpel rooster moet maken dat niet te veel verandert kun je met Excel een heel eind komen. Ook wanneer je een bedrijfsrooster moet maken voor minder dan vijf medewerkers is Excel een goede optie.

Maar al snel ken een Excel-werkrooster onoverzichtelijk worden. Wanneer het aantal werknemers groeit, neemt ook het aantal roostertabellen en werkbladen toe. Een Excel-sheet kan zo in een onoverzichtelijk monster veranderen. En wanneer je iets wilt veranderen aan of verschuiven in het rooster wordt het helemaal een hels karwei. In dat geval is het verstandiger om te kiezen voor rooster software.

Een werkrooster maken

Een werkrooster maken hoeft niet per se tijdrovend en frustrerend te zijn. Wanneer je het bovengenoemde plan volgt, kun je veel tijd winnen en een stuk frustratie wegnemen Toegegeven, een rooster is altijd aan verandering onderhevig. Wanneer je in Excel werkt, komt er dan alsnog veel werk bij kijken om alles aan te passen. 

Met rooster software zijn de veranderingen veel makkelijker te verwerken. Je hoeft als roostermaker dus niet krampachtig vast te houden aan je eerste versie van je bedrijfsrooster. Bovendien geef je werknemers de kans zelf invloed uit te oefenen op het rooster. Ze kunnen zelf hun beschikbaarheid opgeven. Dit levert meer betrokkenheid op, maar ook meer begrip wanneer een rooster niet honderd procent naar wens is.  
 

Het beginpunt voor je online software

Ontdek, vergelijk & vind de beste business apps met de selectietool
Vergelijk & probeer
Algemeen
Steven Houkes - Webredacteur
Geschreven door:
Steven Houkes
Webredacteur

Steven is als hoofdredacteur van Appwatching degene die de content van de websites creëert en kwaliteit ervan waarborgt. Hij maakt je in zijn nieuwsartikelen, blogs en onderzoeken wegwijs in de materie van cloudsoftware. Hij heeft veel ervaring opgedaan als webredacteur bij RTV Noord en past deze journalistieke kennis toe bij het schrijven van zijn blogs. In zijn vrije tijd doet hij aan voetbal, wielrennen (alleen bij mooi weer) en koken. Heb je vragen? Mail gerust naar steven@appwiki.nl.

Verder lezen


hoe-factureren-ondernemers-2.png

Onderzoek: ondernemer kan de helft aan tijd besparen op facturen maken

Uit onderzoek blijkt dat 60% van de ondernemers de helft aan tijd kan besparen bij het factureren! Bekijk...

Iris Kluin - Online marketeer
Iris Kluin
Online marketeer
blog-boekhoudmanieren-excel-vs-software.png

Doe je de boekhouding in Excel of met boekhoudsoftware?

Wat past bij jou? Boekhouden in Excel of met boekhoudsoftware? Over het algemeen houden startende ondernemers...

Steven Houkes - Webredacteur
Steven Houkes
Webredacteur
btw-aangifte-beste-apps.png

De beste 5 boekhouding apps om je BTW-aangifte te doen

Wat zijn de beste boekhouding apps voor de BTW-aangifte? Je ontkomt er als ZZP'er niet aan: de BTW-aangifte....

Steven Houkes - Webredacteur
Steven Houkes
Webredacteur
Products