De 17 beste lifehacks voor ondernemers om tijd te besparen

Voor veel ondernemers zitten er te weinig uren in een dag. De grootste uitdaging is dan ook om meer te doen in minder tijd. En voor veel ondernemers kan dit ook, want zij laten kansen liggen om slimmer te werken (en niet harder). Want hard werken dat doen veel ondernemers al wel, blijkt uit onderzoek. Maar welke kansen zijn er allemaal? We zetten ze in dit artikel op een rij.

Van offerte naar factuur in een handomdraai

Stel, je hebt een nieuwe klant binnen. De offerte is goedgekeurd en je mag een factuur sturen. Als je je offertes maakt met software, kun je deze met een paar drukken op de knop omzetten naar een factuur en versturen naar de klant. Dus bedrijfsgegevens en bedragen overtypen is verleden tijd.

Automatisch factureren

Verkoop je abonnementen of factureer je een vast bedrag per maand aan klanten? Dan kun je jouw facturatieproces volledig automatiseren. Je stelt eenmalig in wanneer, wat en voor hoeveel er gefactureerd kan worden en de software doet de rest.

Van uren naar facturen

Werk je op basis van uurtarief? Dan kun je met software je uren bijhouden en vervolgens meteen een factuur maken op basis van je geregistreerde uren. Dit scheelt je het invoeren van de klantgegevens en het aantal te factureren uren. En als je helemaal slim bent, doe je de urenregistratie met een app. Maar daar komen we zo nog op.

Betalingsherinneringen automatisch versturen

Helaas heeft elke ondernemer nog steeds niet-betalende klanten. Stuur je nog regelmatig een mail achter een niet-betaalde factuur aan? Niet nodig, want met software gaat dit volledig automatisch. Het enige wat jij hoeft te doen is eenmalig de betalingsvoorwaarden en het betalingsproces in te stellen. Denk hierbij aan het moment wanneer de reminders verstuurd moeten worden en de hoeveelheid herinneringen die je wilt versturen voordat je een incassobericht stuurt. Ook kun je instellen dat er pas een herinnering wordt verstuurd bij facturen die hoger zijn, dan een door jou ingesteld bedrag. Deze mogelijkheden vind je overigens in veel factuur-, boekhoud- en CRM software terug.

E-factureren

Nog sneller factureren? Het kan met e-factureren. Benieuwd hoe dit werkt? Lees dan dit artikel over e-factureren en je bent helemaal op de hoogte.

Debiteuren, toedeledokie!!!

Weg met niet-betalende klanten. Je gehele debiteurenbeheer kun je namelijk volledig automatiseren met behulp van bijvoorbeeld Payt. Je maakt facturen gewoon met je eigen factuur- of boekhoudprogramma. Maar betaalt een klant niet binnen de door jou gestelde betaaltermijn? Dan stuur je via Payt eenvoudig en geautomatiseerd een herinnering. Betaalt een klant niet, ondanks meermaals herinneren? Dan kun je het debiteurentraject eenvoudig opvolgen met een geautomatiseerd incassotraject. Hoe dit traject er uit gaat zien, kun je zelf volledig bepalen. Kortom, je bespaart op niet betalende klanten zodat je meer kunt investeren in betalende klanten.

Scannen en herkennen

De tijd van het handmatig overtypen van inkoopfacturen en bonnetjes is voorbij. Inkoopfacturen supersnel verwerken doe je met een Scan en Herken functie. Een functie die tegenwoordig in veel boekhoudprogramma’s is terug te vinden. Hoe werkt het? Mail of upload je factuur in je boekhoudpakket. Dit laatste kan vaak met de camera op je smartphone boekhoudsoftware. Je boekhoudsoftware leest de factuur, herkent de informatie en genereert automatisch een boekingsvoorstel. Jij controleert het boekingsvoorstel en bij goedkeuring wordt de factuur aan de juiste mutatie gekoppeld.

Betalingen (nog) sneller verwerken

Verwerk je nog regelmatig bankmutaties handmatig? Niet nodig. Door je software te koppelen aan je bankrekening, importeer je dagelijks automatisch de betalingen. De software koppelt vervolgens de betaling aan de juiste debiteurenpost. Het enige wat je nog hoeft te doen is de niet-gekoppelde betalingen controleren en verwerken.

Zelf supersnel betalen vanuit je boekhoudpakket

Tegenwoordig kun je facturen rechtstreeks vanuit je boekhoudpakket met één klik betalen. Dus zonder eerst in te loggen bij je bank. Bovendien worden zo ook direct de bankadministratie en betalingen verwerkt in de boekhouding.

BTW-aangifte in 3 minuten doen

De BTW-aangifte kan nu wel makkelijker en leuker! Met een elektronische BTW-aangifte functie binnen je boekhoudprogramma kun je het zelfs met een paar drukken op de knop. Geloof je het niet? Bekijk dan hier hoe je de BTW aangifte voortaan in 3 minuten doet!

Uren bijhouden met een app

Met een urenregistratie app hou je je uren bij met 2 drukken op de knop op je smartphone. Je drukt de timer aan wanneer je met een taak begint en je drukt op stop als je klaar bent. Vervolgens heb je je gewerkte uren helder in een overzicht per klant, per project of per taak. Op deze manier vergeet je geen uren meer en bovendien is de invoertijd veel sneller dan met timesheets. Ideaal voor de ondernemer die veel onderweg is of veel verschillende projecten heeft.

Een geoliede machine met workflows

Veel werkprocessen in organisaties kunnen sneller en strakker. Mensen vergeten namelijk dingen. Met workflows ‘dwing’ je gebruikers om een proces te doorlopen zoals deze er idealiter uit zou zien. Dit verkort de doorlooptijd en zo creëer je duidelijkheid en transparantie. Zo kun je diverse processen veel effectiever en efficiënter maken. Denk bijvoorbeeld aan je verkoopproces, een verlofaanvraag proces, maar ook bij supportvragen of klachten. In veel CRM systemen vind je nu een workflow management tool terug.

Nooit meer een visitekaartje missen

Verlies geen enkele lead meer uit het oog. Scan met je smartphone de visitekaartjes in en upload deze in je CRM app. Vervolgens kun je eenvoudig het contact toevoegen aan je CRM. Erg handig als je regelmatig op netwerkborrels of evenementen komt.

Supersnelle en klantgerichte support

Krijg je veel supportvragen van klanten? Dan kun je met CRM software of helpdesk software automatische replies sturen per e-mailadres, per taal of zelfs op basis van woorden in de mail die je ontvangt. Zeker als je internationaal zaken doet, is dit ideaal. Stuurt een Duitse klant je een supportvraag, dan krijgt hij een mooi automatisch antwoord in zijn eigen taal terug.

Altijd up-to-date via Linkedin

Hou je klantgegevens up-to-date binnen je CRM met behulp van een Linkedin plugin. Dit werkt uitstekend voor je sales. Het stelt je in staat om contacten en gerelateerde bedrijven rechtstreeks uit LinkedIn in je CRM software toe te voegen. Maar ook bestaande contacten in je CRM kun je up-to-date houden met de info van Linkedin.

Laat personeel hun eigen administratie beheren

Bespaar tijd op je personeelsadministratie door medewerkers zelf de administratie bij te laten houden. Dit kan heel goed met HRM software of een aantal CRM systemen. Werknemers kunnen bijvoorbeeld zelf verlof aanvragen. Alle informatie die voor hun relevant is, kunnen ze makkelijk raadplegen en muteren. Hiermee automatiseer je een groot deel van de personeelsadministratie.

Gebruik je smartphone smart

En 'last but not least' gebruik ook zakelijk je mobiele telefoon. Zo heb je altijd de juiste bedrijfsinformatie bij de hand met bijvoorbeeld een CRM- of boekhouding app. Daardoor kun je sneller betere beslissingen nemen.