1. Blog
  2. De essentie van project management software

Wat is de essentie van project management software?

Projectmanagement 4 september 2017 Leestijd 5 minuten

Projecten managen, het lijkt soms wel alsof je nergens anders meer aan toe komt. Al die verschillende fases, middelen, taken en betrokkenen, het kan een zeer complexe taak zijn. Je kunt snel het overzicht verliezen, helemaal als meerdere projecten door elkaar of naast elkaar lopen. Gelukkig is er veel project management software beschikbaar die jou uit de brand kan helpen. Maar welk programma past nou echt bij jouw bedrijf? Een goede project management tool helpt jou bij het centraliseren van informatie en geeft de betrokkenen de mogelijk om taken bij te houden. Project management software biedt projectleider meer inzicht in de voortgang van projecten.

Wat is project management?

Project management is het bijhouden en beheersen van één of meer projecten. Het omvat de manier waarop je taken van projecten voorbereid, plant, uitvoert, controleert en afrond. Project management bestaat uit het werk van projectleiders, medewerkers en wellicht stakeholders. Een project kan natuurlijk ook zijn opgedeeld in verschillende deelprojecten of samenwerkingen met externe partijen.

Belangrijk bij project management (software)

Projecten managen is een complexe taak en tijdrovende taak. Om dit te vergemakkelijken en versnellen is er project management software. Deze software biedt essentiële functies die je helpen bij alle fases van project management. De volgende aspecten zullen met behulp van project management software een stuk eenvoudiger worden:

Planning

Een overzichtelijke planning is één van de belangrijkste redenen waarom je project management software zou moeten gebruiken. Deze functie is van belang zodat je alle ingeplande taken en deadlines nauwkeurig bij kunt houden. Daarnaast zijn een gedeelde teamkalender met geplande bijeenkomsten en automatische herinneringen die waarschuwen voor een naderende deadline erg handig.

Taakmanagement

Naast planning is ook taakmanagement een belangrijke functie bij project management software. Met taakmanagement kun je een project eenvoudig verdelen in deelprojecten en kleinere taken waar je deadlines en budgetten aan kunt hangen. Zet de taken nog even in de juiste volgorde en stel eventueel workflows in om het project efficiënt te laten verlopen.

Efficiënter werken met project management

Efficiënter werken met project management.

Rapporteren

Statistieken en rapporten geven inzicht en kunnen vervolgens gebruikt worden als input om van te leren voor volgende projecten. Wat ging er toen mis en hoe voorkomen we dat dit in de toekomst niet weer gaat gebeuren? Doe er je voordeel mee!

Middelen en budget

Bepaalde project management software bieden specifieke functies om alle middelen te beheren. Middelen zoals vergaderzalen. De software geeft jou een overzicht van alle geboekte vergaderzalen of, in het geval van het budget, wat je al verbruikt hebt en wat de kosten waren. Deze functies kunnen handig zijn om dubbele boekingen van vergaderzalen te voorkomen en budget tekorten in te zien.

Time tracking

De time tracking functie wordt niet door alle project management software aangeboden, maar is wel een handige functie. Je kunt namelijk achterhalen welke taken en/of andere werkzaamheden meer tijd kosten of hebben gekost vergeleken met eerdere projecten. Zo kun je bij toekomstige projecten beter inschatten of je voor bepaalde taken meer of minder tijd moet reserveren. Ook is er geavanceerde project management software die in sommige gevallen een time tracking functie aanbiedt waarbij je direct kunt factureren. Dat kan een hoop werk besparen.

Communicatie

Een snelle communicatie draagt natuurlijk bij aan het succes van projecten. Project management software dat goed in elkaar zit en makkelijk werkt, fungeert als centrale plek voor alle projectinformatie. Informatie moet eenvoudig en snel gedeeld kunnen worden met alle betrokkenen. Dit heeft een positief effect op de samenwerking. Wordt hier optimaal gebruik van gemaakt, dan kan het aantal bijeenkomsten tot een minimum worden gebracht.

Je hebt tegenwoordig steeds meer verschillende soort project management software. Er zijn basic programma’s die een beperkt aantal functies bevatten en daarnaast zijn er geavanceerdere programma’s die vele verschillende functies bieden. Een aantal geavanceerde programma's bevatten zelfs een app. Natuurlijk betaal je voor de basic programma’s een kleiner bedrag dan voor de geavanceerde programma’s. Kies het project management programma dat aansluit bij je wensen en past bij jouw bedrijf.

Gerelateerde artikelen

3 april 2018

Stappenplan voor het maken van een projectplanning

Projecten aanmaken Projectmanagement

Een projectplanning maken klinkt wellicht gemakkelijker dan je denkt. Bij het maken van een project zijn vaak verschillende partijen betrokken en moeten verschillende afspraken op elkaar worden afgestemd. Maar waar begin je dan met het maken van een projectplanning...

27 maart 2018

De kracht van projectmatig werken

Projecten aanmaken Projecten indelen in fases Projectmanagement

Projectmatig werken, er zijn boekenkasten over vol geschreven. Er komen namelijk veel verschillende aspecten kijken bij het toepassen van deze manier van werken. Projectmatig werken wordt steeds populairder en is eigenlijk al niet meer weg te denken in de wijze...

20 maart 2018

Project management in Excel of met project software?

Projecten aanmaken Projectmanagement

Een project planning maken en managen is van groot belang voor het behalen van je doelstellingen. Bij project management staat het bijhouden en beheren van verschillende (lopende) projecten centraal. De één doet dat regelmatig en de ander eens in de zoveel tijd...

Dit is Appwiki

Appwiki is het beginpunt voor bedrijfssoftware selectie. Wij geloven dat bedrijven met online tools en software slimmer, sneller en flexibeler zijn. En dus beter hun klanten kunnen helpen en beter concurreren in de markt.

Appwiki werkt voor jou

Appwiki experts adviseren jou bij software selectie. Jouw wensen en bedrijfsprofiel bepalen de meest geschikte software. We brengen onze kennis, informatie van leveranciers en data van gebruikers samen, zodat jij eenvoudig een selectie maakt en snel software vindt die bij je past. 

En zo werkt Appwiki

We brengen in je in contact met software aanbieders en ontvangen daarvoor een vergoeding. Adviseren we dan alleen aanbieders die betalen? Nee hoor, we adviseren alleen de aanbieders waarvan we zeker weten dat ze bij jouw bedrijf passen.

Products