Anne Hoekman - Online marketeer
Anne Hoekman
Online marketeer
Leestijd 5 minuten
Projectmanagement
De essentie van project management

De essentie van project management software

Projecten managen, het lijkt soms wel alsof je nergens anders meer aan toe komt. Al die verschillende fases, middelen, taken en betrokkenen, het kan een zeer complexe taak zijn. Je kunt snel het overzicht verliezen, helemaal als meerdere projecten door elkaar of naast elkaar lopen. Gelukkig is er veel project management software beschikbaar die jou uit de brand kan helpen. Maar welk programma past nou echt bij jouw bedrijf? Een goede project management tool helpt jou bij het centraliseren van informatie en geeft de betrokkenen de mogelijk om taken bij te houden. Project management software biedt projectleider meer inzicht in de voortgang van projecten.

Wat is project management?

Project management is het bijhouden en beheersen van één of meer projecten. Het omvat de manier waarop je taken van projecten voorbereid, plant, uitvoert, controleert en afrond. Project management bestaat uit het werk van projectleiders, medewerkers en wellicht stakeholders. Een project kan natuurlijk ook zijn opgedeeld in verschillende deelprojecten of samenwerkingen met externe partijen.

Belangrijk bij project management (software)

Projecten managen is een complexe taak en tijdrovende taak. Om dit te vergemakkelijken en versnellen is er project management software. Deze software biedt essentiële functies die je helpen bij alle fases van project management. De volgende aspecten zullen met behulp van project management software een stuk eenvoudiger worden:

Planning

Een overzichtelijke planning is één van de belangrijkste redenen waarom je project management software zou moeten gebruiken. Deze functie is van belang zodat je alle ingeplande taken en deadlines nauwkeurig bij kunt houden. Daarnaast zijn een gedeelde teamkalender met geplande bijeenkomsten en automatische herinneringen die waarschuwen voor een naderende deadline erg handig.

Taakmanagement

Naast planning is ook taakmanagement een belangrijke functie bij project management software. Met taakmanagement kun je een project eenvoudig verdelen in deelprojecten en kleinere taken waar je deadlines en budgetten aan kunt hangen. Zet de taken nog even in de juiste volgorde en stel eventueel workflows in om het project efficiënt te laten verlopen.

Efficiënter werken met project management

Efficiënter werken met project management.

Rapporteren

Statistieken en rapporten geven inzicht en kunnen vervolgens gebruikt worden als input om van te leren voor volgende projecten. Wat ging er toen mis en hoe voorkomen we dat dit in de toekomst niet weer gaat gebeuren? Doe er je voordeel mee!

Middelen en budget

Bepaalde project management software bieden specifieke functies om alle middelen te beheren. Middelen zoals vergaderzalen. De software geeft jou een overzicht van alle geboekte vergaderzalen of, in het geval van het budget, wat je al verbruikt hebt en wat de kosten waren. Deze functies kunnen handig zijn om dubbele boekingen van vergaderzalen te voorkomen en budget tekorten in te zien.

Time tracking

De time tracking functie wordt niet door alle project management software aangeboden, maar is wel een handige functie. Je kunt namelijk achterhalen welke taken en/of andere werkzaamheden meer tijd kosten of hebben gekost vergeleken met eerdere projecten. Zo kun je bij toekomstige projecten beter inschatten of je voor bepaalde taken meer of minder tijd moet reserveren. Ook is er geavanceerde project management software die in sommige gevallen een time tracking functie aanbiedt waarbij je direct kunt factureren. Dat kan een hoop werk besparen.

Communicatie

Een snelle communicatie draagt natuurlijk bij aan het succes van projecten. Project management software dat goed in elkaar zit en makkelijk werkt, fungeert als centrale plek voor alle projectinformatie. Informatie moet eenvoudig en snel gedeeld kunnen worden met alle betrokkenen. Dit heeft een positief effect op de samenwerking. Wordt hier optimaal gebruik van gemaakt, dan kan het aantal bijeenkomsten tot een minimum worden gebracht.

Je hebt tegenwoordig steeds meer verschillende soort project management software. Er zijn basic programma’s die een beperkt aantal functies bevatten en daarnaast zijn er geavanceerdere programma’s die vele verschillende functies bieden. Een aantal geavanceerde programma's bevatten zelfs een app. Natuurlijk betaal je voor de basic programma’s een kleiner bedrag dan voor de geavanceerde programma’s. Kies het project management programma dat aansluit bij je wensen en past bij jouw bedrijf.

Terug naar boven

Delen via:

Products