- Document management
- DMS systeem
Wil je orde scheppen in je administratie? Dan is een DMS systeem dé oplossing. Met DMS software digitaliseer je jouw archief en sla je al je documenten centraal op. Zo raak je nooit meer een belangrijk document kwijt en bespaar je veel tijd op het zoeken naar documenten.
Een DMS systeem schept orde in de gigantische hoeveelheid documenten waarmee je te maken krijgt wanneer je ondernemer bent. Het systeem helpt je de informatie te kanaliseren door documenten op één centraal punt op te slaan. Het maakt niet uit wat voor bestandstype het is. Een document management systeem is uitgerust met een sterke zoekfunctie zodat je documenten snel kunt vinden. Je beheert zo niet alleen je documenten, ook kun je jouw administratie bewaren.
Naast dat je veel tijd bespaart op het zoeken naar het juiste document, zijn er nog een aantal andere voordelen die een DMS jou biedt:
Archief digitaliseren Wanneer je nog een ‘papieren administratie’ hebt ondersteunt DMS software allereerst jouw administratie te digitaliseren. Door middel van OCR (Optical Character Recognition) kun jouw papieren documenten scannen. De software herkent de getallen en afbeeldingen die op het document staan en zet deze vervolgens om in een digitaal document en archiveert het document.
Omdat de DMS software in de cloud staat, kunnen medewerkers altijd bij een document komen. Je hoeft dus niet meer op kantoor te zijn om in een bepaald document te kunnen werken. Dit is vooral heel handig wanneer je medewerkers hebt die veel op pad zijn of thuis werken.
Een document management systeem maakt het mogelijk om tegelijk te werken in hetzelfde document. Er kan dan verwarring ontstaan over wat nou de definitieve versie van het document is. Een DMS helpt je onderscheid te maken tussen conceptdocumenten en definitieve documenten. Wanneer je tevreden bent met het document en deze definitief is, wordt het document als ‘definitief’ gelabeld. In een log worden alle veranderingen aan het document bijgehouden. Zo weet je precies wie wat en wanneer iets heeft aangepast in het document. Ook kun je een oudere versie van het document inzien of terugzetten.
Sommige DMS software beschikken over een contractmanagementmodule. Hiermee kun je eenvoudig contracten beheren. Je vergeet nooit meer dat een contract afloopt. Het document management systeem stuurt de contractbeheerder een namelijk e-mail wanneer een contract afloopt. Zo blijf je altijd op de hoogte en worden er niet onnodig contracten stilzwijgend verlengd.
Voordat je een DMS aanschaft moet je goed nadenken over wat je precies wilt met DMS software. Wil je jouw archief digitaliseren? Kies dan voor een document management systeem met een geïntegreerde OCR-functie. Wil je jouw contracten perfect beheren. Kies dan voor een DMS systeem met een contractbeheermodule. Let er ook goed op dat je een DMS pakket kiest dat het beste geschikt is voor jouw branche.
Appwiki is het beginpunt voor bedrijfssoftware selectie. Wij geloven dat bedrijven met online tools en software slimmer, sneller en flexibeler zijn. En dus beter hun klanten kunnen helpen en beter concurreren in de markt.
Appwiki experts adviseren jou bij software selectie. Jouw wensen en bedrijfsprofiel bepalen de meest geschikte software. We brengen onze kennis, informatie van leveranciers en data van gebruikers samen, zodat jij eenvoudig een selectie maakt en snel software vindt die bij je past.
We brengen in je in contact met software aanbieders en ontvangen daarvoor een vergoeding. Adviseren we dan alleen aanbieders die betalen? Nee hoor, we adviseren alleen de aanbieders waarvan we zeker weten dat ze bij jouw bedrijf passen.