In welke branche je ook actief bent, als ondernemer zijn er een paar onderdelen die voor iedereen hetzelfde zijn. De btw-aangifte doen is daar één van. Aangifte doen van btw, ook wel bekend als omzetbelasting, blijft een rotklus om te doen.
Maar wel eentje waaraan je als ondernemer niet ontkomt. En de volgende aangifte komt er alweer aan. Zou je het niet liever uit handen geven en het laten doen? In dit geval biedt boekhoudsoftware wellicht een uitkomst. Met boekhoudsoftware is het namelijk niet nodig om zelf aangifte te doen, het programma doet het bijna helemaal voor je.
Hoe dat werkt? In dit artikel leg ik alles uit over btw en hoe je aangifte doet met de hulp van boekhoudsoftware.
Wat is de btw-aangifte?
De afkorting btw staat voor belasting toegevoegde waarde. Als ondernemer bereken je btw over de diensten en producten die je levert. Deze btw heft de overheid op de diensten en producten die je verkoopt. Je betaalt dus btw over je omzet. De btw is niet voor jou, maar voor de Belastingdienst. Het is dus verstandig om de btw, die je van je klanten, ontvangt gelijk opzij te zetten. Je weet dan zeker dat je voldoende geld over hebt wanneer je de betaling moet doen.
Belasting aangifte ondernemer
Iedere ondernemer die een dienst verleent of een product verkoopt moet btw-aangifte doen. Hoe werkt btw-aangifte doen?: je geeft in jouw aangifte de btw aan die je hebt berekend aan je klanten, en de btw die je kunt aftrekken. Let er dus op: de btw die je van je klanten krijgt betaald is niet voor jou. Je 'past' als het ware op dit geld. Geeft het dan ook niet uit. Je btw-aangifte vind je in het beveiligde gedeelte van de Belastingdienst.
Wanneer btw-aangifte doen?
Wanneer je per kwartaal of per maand aangifte doet, dan moet je dit uiterlijk doen voor de laatste dag van de maand die volgt op het kwartaal of de maand waarover je aangifte doet. Dus wanneer je btw-aangifte wilt doen over april 2018, dan moet je de aangifte doen vòòr 31 mei 2018. Doe je per jaar btw-aangifte? Dan doe je aangifte vòòr 1 april van het eerstvolgende jaar.
De BTW-aangifte zelf kun je heel eenvoudig doen met een boekhoudprogramma. Bekijk de onderstaande video om de aangifte in 3 minuten te kunnen doen:
Hoe bereken je de btw?
De meeste ondernemers weten wel wat btw is en waarom je deze belasting betaald. Maar beginnende zzp’er kunnen nog wel eens moeite hebben met het berekenen van de btw. BTW aangifte bereken leg ik in het kort uit aan de hand van een voorbeeld. Dat is vaak het duidelijkst. Omdat het btw-percentage van 21 procent de meest gangbare is, neem ik dit percentage als uitgangspunt.
Stel: je berekent aan je klanten 21 procent btw en je levert geen goederen of diensten waar een ander btw-tarief of vrijstelling voor geldt. Het totaalbedrag in je administratie aan btw uit verkoop over het eerste kwartaal is in dit voorbeeld 1050 euro. Dat betekent dus dat je in het eerste kwartaal een omzet van (100/21 x 1050=) 5000 euro hebt gedraaid.
De btw die jezelf hebt betaald via inkopen voor je bedrijf (ook wel voorbelasting genoemd) mag je van die 1050 euro aftrekken. Met de inkopen heb je in dit voorbeeld wel te maken met twee btw-tarieven: 21 procent en 6 procent. De 21 procent staat op de inkoopfacturen omdat je bijvoorbeeld een bank hebt gekocht. Heb je koffie voor je bedrijf gekocht? Daarvoor geldt 6 procent btw. Voor de aangifte heb je dus twee totaalbedragen aan btw uit inkoop nodig, één voor elk tarief. In dit voorbeeld is het totaalbedrag aan 21 procent btw uit inkoop 210 euro, en het totaalbedrag aan 6 procent btw uit inkoop 50 euro, totaal 260 euro. De rekensom in dit voorbeeld is dan in: btw uit verkoop min btw uit inkoop, ofwel 1050 - 260 = 790 euro te betalen aan de Belastingdienst.
De Belastingdienst is keihard bij het uitdelen van boetes. Let dus goed op
Wat gebeurt er als ik te laat ben met mijn btw-aangifte of te laat betaal?
Mocht je om wat voor reden dan ook te laat zijn met je aangifte, dan kun je een boete krijgen van de Belastingdienst. En de Belastingdienst is streng. Let dus goed op. De Belastingdienst kan twee soorten boetes geven wanneer je jouw btw-aangifte te laat inlevert, namelijk de verzuimboete en de betaalboete.
Je krijgt een verzuimboete als je de btw-aangifte zelf te laat hebt ingediend bij de Belastingdienst. Zoals gezegd is De Belastingdienst keihard. Is het 1 februari 2018 00:00:00 uur en heb je de btw-aangifte nog niet ingediend? Dan krijg je meteen een verzuimboete. Er zijn helaas genoeg voorbeelden van ondernemers die enkele seconden te laat op de verzendknop drukken en dus een boete krijgen. Deze boete is 65 euro. Zoals wij in Groningen zeggen ‘zunde geld’! Zorg dus voor een goed bijgehouden administratie, zodat je rustig de tijd hebt om de btw-aangifte te verzorgen.
Je krijgt een betaalboete wanneer je je btw te laat betaald. Hier moet je extra scherp zijn, want deze boete kan in het ergste geval oplopen tot ruim vijfduizend euro. De hoogte van de betaalboete is namelijk afhankelijk van het af te dragen btw-bedrag. Je betaalt drie procent van het te laat betaalde bedrag, met een minimum van vijftig euro en een maximum van 5.278 euro. Gelukkig is de Belastingdienst hier wel wat coulanter. Voor ondernemers is er namelijk nog een redmiddel om onder de betaalboete uit te komen: de coulancetermijn van zeven dagen. Indien je als ondernemer binnen deze zeven dagen alsnog zorgt dat het bedrag bij de Belastingdienst binnen is, dan zul je de betaalboete niet ontvangen. Al deze ellende voorkom je uiteraard met boekhoudsoftware, daar kom ik straks op terug.
BTW aangifte corrigeren?
Kom je erachter dat je een kleine fout hebt gemaakt bij je btw-aangifte? Geen paniek. Het is namelijk mogelijk om dit bij uw eerstvolgende aangifte door de Belastingdienst te laten verrekenen. De Belastingdienst zal in dit geval niet keihard optreden. Er is wel één voorwaarde het bedrag waarom het gaat moet minder zijn dan 1000 euro. Anders moet je een suppletieaangifte doen.
Kom je erachter dat je een kleine fout hebt gemaakt bij je btw-aangifte? Geen paniek
Wat is een suppletieaangifte?
Dit is een fout bij de btw-aangifte waarbij het gaat om een bedrag van meer dan duizend euro, dus wanneer u duizend euro te veel of te weinig hebt aangegeven. Dit houdt in dat je de btw-aangifte die je al hebt ingediend gaat corrigeren. Deze gecorrigeerde btw-aangifte dien je vervolgens opnieuw in onder de naam ‘suppletieaangifte’. Deze dient als wijziging of aanvulling op je bestaande aangifte. Heb je te weinig btw betaald? Dan ontvang je van de Belastingdienst een naheffing. Heb je te veel betaald, dan krijgt u dit bedrag terug.
Het komt vaker voor dat een ondernemer aan het einde van het jaar, bij het opmaken van de jaarrekening, ontdekt dat er fouten zijn gemaakt bij de btw-aangiften. Ook in dat geval ben je verplicht om een suppletieaangifte te doen. Je moet dan alle gecorrigeerde gegevens over het hele jaar vermelden. Ook dit soort fouten kun je voorkomen met boekhoudsoftware.
Welke btw mag je aftrekken?
Zoals gezegd mag je, als je uitgaven doet voor je onderneming, de btw hierover aftrekken: de zogenoemde voorbelasting. Maar welke btw is precies aftrekbaar? Je kunt btw aftrekken over inkopen, kosten en investeringen. De wekelijkse boodschappen voor jouw gezin valt hier dus buiten. Daarnaast moet je een factuur hebben ontvangen die aan de eisen van de Belastingdienst voldoet. Zonder een goede bon of factuur mag je, ook al gaat het om zakelijke kosten, in principe geen btw aftrekken.
Je kunt btw aftrekken over inkopen, kosten en investeringen. De wekelijkse boodschappen voor jouw gezin valt hier dus buiten
Belasting btw aangifte doen?
Een belangrijke voorwaarde voor een snelle BTW-aangifte is een boekhouding die op orde is. Wanneer je jouw administratie regelmatig bijhoudt, zal het boekhoudprogramma automatisch rapportages opstellen. Zo heb je een up-to-date inzicht in alle bedragen en weet je ook welk bedrag je moet afdragen aan de Belastingdienst. Het doen van btw-aangifte met een boekhoudprogramma bespaart je dus tijd. Met een boekhoudprogramma kun je op twee manieren je btw-aangifte doen: handmatig of online.
Online btw-aangifte doen
Je kunt de btw-aangifte handmatig of online doen. Indien je de btw-aangifte online doet, kun je gebruikmaken van een boekhoudprogramma die de mogelijkheid biedt om de aangifte elektronisch te verwerken. Je hoeft alleen maar eenmalig een koppeling te maken met de Belastingdienst. Het programma kan exact bijhouden hoeveel btw je hebt betaald voor de inkopen. Ook kun je in boekhoudsoftware bijhouden welk bedrag je aan btw hebt ontvangen van je klanten. Je kunt in boekhoudsoftware makkelijk controleren of je alle verkopen en alle inkopen hebt verwerkt. Wanneer je jouw omzetbelasting wilt indienen bij de Belastingdienst ben je met boekhoudsoftware dus snel klaar. Met één druk op de knop krijg je een overzicht met het btw-bedrag wat je moet betalen. Benieuwd naar deze software? Hier vind je een overzicht met verschillende software pakketten om gemakkelijk btw-aangifte te doen.
De eerste stap naar een eenvoudige btw-aangifte is een boekhouding die op orde is
Handmatig btw-aangifte doen
Wil je de aangifte handmatig doen, dan gebruik je het aangifteprogramma. Het verschil met automatisch aangifte doen, is dat je hier nog het aangifteformulier op de site van de Belangdienst moet invullen. Maar ook hierbij geeft de boekhoudsoftware je een helder overzicht van de goederen of diensten waarop je btw hebt berekend bij je klanten. Doordat de overzichten je een helder idee geven waar je wat moet invullen bij de btw-aangifte is ook hier de kans op fouten bij het invullen nihil. Hetzelfde geldt voor het invoeren van je inkomsten en uitgaven in de maand(en) voor de aangifte. De boekhoudprogramma's zijn makkelijk in gebruik zodat iedereen kan boekhouden en Excel-sheets al snel onrendabel worden.
Al helemaal omdat steeds meer boekhoudprogramma’s ook een gratis mobiele boekhouding apphebben. Je kunt dus altijd en overal je btw-aangifte doen. Ben je onderweg bent en de btw-deadline komt in zicht? Geen probleem. Met een smartphone of tablet kun je gewoon jouw btw-aangifte doen.
Steeds meer boekhoudprogramma’s hebben ook een gratis mobiele app
Aangifte doen met een boekhoudpakket heeft dus meerdere voordelen. De kans dat je te laat bent met je aangifte, en dus een eventuele boete van de Belastingdienst krijgt, is vrijwel nihil. Je hebt de zaken immers goed op orde en een aangifte is met één druk op de knop verstuurd, omdat het boekhoudpakket een koppeling naar de Belastingdienst heeft. Zo worden er ook geen verwerkingsfouten gemaakt. Ook wordt de aangifte automatisch verwerkt in je boekhouding.
Niet vergeten bij de aangifte omzetbelasting
Boekhouding op orde. Check. Btw-aangifte onder de knie. Check. Op de hoogte van aftrekposten. Check.
Je kent nu alle facetten van het doen van de btw-aangifte. In onderstaande video geef ik de drie gouden tips voor btw-aangifte doen:
Voor het volledig overzicht zet ik nog een paar tips op een rij voordat je je volgende aangifte doet:
- Doe altijd aangifte, ook al heb je geen omzet en geen kosten. Door deze zogenaamde nul-aangifte te doen voorkom je dat de Belastingdienst je omzet gaat inschatten. Uitzondering hierop is als je over meerdere jaren minder dan 1883 euro aan btw zou moeten afdragen, mogelijk kan je dan ontheffing voor administratieve verplichtingen aanvragen;
- Controleer (ook als je een boekhoudpakket gebruikt) of alle verkopen en alle inkopen in je administratie voorkomen, en of ze op de juiste manier zijn geboekt;
- Verwerk alle in jouw administratie voorkomende belastingtarieven in je totaaltellingen en aangifte, dus ook de 6 procent btw op de supermarktbonnetjes van de koffie;
- Check, bij twijfel of een situatie wel of niet van toepassing is, de site van de Belastingdienst;
- Gebruik online boekhoudsoftware om het jezelf makkelijker te maken.
Houd je administratie bij met behulp van software
Btw-aangifte doen is en blijft een ‘moetje’. Als je even niet oplet, loop je achter met de administratie. Toch is het belangrijk om de administratie op orde te hebben. Voor jezelf, maar ook voor de Belastingdienst. Met een up-to-date administratie voorkom je eventuele boetes van de fiscus. Boekhoudsoftware kan je de nodige hulp geven. Het geeft overzicht en maakt aangifte doen een piece of cake. Voor een klein bedrag per maand, heb je je boekhouding op orde en voorkom je negatieve verrassingen in de vorm van een blauwe brief.
