Voorkom boetes, bewaar je boekhouding volgens de regels

Als startende ondernemer ben je druk. Je bent bezig met het opzetten van je eigen bedrijf, nieuwe klanten aan het werven en aan het uitzoeken hoe alles werkt. Het bijhouden van een goede administratie schiet er dan soms bij in. Toch is het verstandig om de boekhouding goed bij te houden en te bewaren. 

Als jij jouw boekhouding niet lang genoeg bewaart dan kun je een boete riskeren. Het is zelfs mogelijk dat je in het ergste geval strafrechtelijk vervolgd wordt. Heb jij al je boekhouding snel en overzichtelijk bij de hand? 

In dit blog artikel leggen we uit hoelang je boekhouding moet bewaren om geen risico’s te lopen. Bovendien leggen we uit wat én hoe je jouw boekhouding het beste kunt bewaren. Handige informatie zodat jij je weer kunt richten op ondernemen.

Wat moet je bewaren?

De administratie (waarbinnenn je boekhouding valt) bestaat uit alle gegevens die je vastlegt op papier en digitaal. Gelukkig worden de meeste gegevens tegenwoordig digitaal bewaard. Wat dien je voor de administratie te bewaren:

• Bankafschriften
• Tussentijdse controle berekeningen
• In - en verkoopadministratie
• Het grootboek
• Databestanden en software
• Kasadministratie

Door de gegevens hierboven te bewaren voorkom je een boete. Het is verstandig om deze gegevens door middel van online boekhouden bij te houden. Zo heb je alle gegevens snel bij de hand. Je kunt er ook voor kiezen om gebruik te maken van een online boekhoudprogramma voor starters waarin je alle boekhouding kunt bijhouden en bewaren.

Het goed bijhouden van een overzichtelijke boekhouding zorgt ervoor dat je geen administratieve gegevens vergeet te bewaren. 

Hoelang moet je jouw boekhouding bewaren?

Het is wettelijk geregeld dat bedrijven en zzp'ers hun boekhouding zeven jaar moeten bewaren. Dit geldt voor papieren en digitale gegevens. Sommige gegevens moet een bedrijf zelfs tien jaar lang bewaren. 

Digitale gegevens die je afdrukt moeten alsnog digitaal bewaard blijven voor een periode van zeven jaar. Alleen bij een hele kleine administratie mogen er ook alleen papieren exemplaren van digitale versies worden bewaard. Ook als je een onderneming beëindigd hebt moet je de administratie bewaren. De Belastingdienst kan deze gegevens opvragen voor een eindcontrole. 

Welke gegevens bewaar je tien jaar?

Administratie over onroerende zaken dien je tien jaar te bewaren. Het gaat hierbij om het bezit van bedrijfspanden, winkelpanden, woningen en grond. 

Er geldt ook een bewaarplicht van tien jaar voor bedrijven die gebruik maken van de MOSS-regeling (De MOSS-regeling is een regeling die ervoor zorgt dat ondernemers die digitale diensten leveren de btw kunnen aangeven via één EU-land) én de drie diensten verrichten die hieronder staan:

• Telecommunicatie diensten
• Elektronische diensten
• Radio- en televisie omroepdiensten

Een bewaartermijn afspreken

In principe is het verplicht om al je boekhouding zeven jaar te bewaren, dit is de wettelijke bewaartermijn. Toch is het mogelijk om hier andere afspraken over te maken met de Belastingdienst. Voorbeelden van de administratie waarover je afspraken kunt maken over het verkorten van een bewaartermijn zijn de vorm vastlegging waarin de gegevens bewaard worden (papier of digitaal) en de gedetailleerdheid van de documenten laten vastleggen. 

Hoelang je jouw boekhouding bewaren moet voor deze kortere bewaarplicht geldt als regel alleen voor de Belastingdienst. Bij andere overheidsinstellingen heb je dan alsnog te maken met de wettelijke bewaarplicht van zeven jaar. 

De afspraken hierover worden vervolgens schriftelijk vastgelegd. Het is niet mogelijk om aangepaste afspraken te maken over de basisgegevens van de administratie zoals, het grootboek, de in- en verkoopadministratie en de debiteuren- en crediteurenadministratie. Deze gegevens moeten altijd zeven jaar bewaard blijven. 

Waarom moet ik mijn boekhouding bewaren?

Hoelang je jouw boekhouding bewaren moet staat vast. Maar waarom moet je een boekhouding bewaren? De belangrijkste reden om de boekhouding te bewaren is om deze te kunnen laten zien aan de Belastingdienst. Daarnaast, houd je een administratie bij om te gebruiken voor verschillende aangiftes die gedaan dienen te worden. 

Verder krijg je door een goede administratie een helder beeld over de financiële gezondheid van jouw onderneming. 

Hoe houd je een goede administratie bij?

Het bijhouden van een goede administratie kan een hele klus zijn. De administratie bestaat uit alle gegevens die je vastlegt. Dit bewaren en ordenen valt niet mee. Vooral als startende ondernemer komt er veel op je af. Een goede administratie bijhouden is dan geen makkelijke taak. Gelukkig zijn er verschillende software tools ontwikkeld die het werk makkelijker maken. 

Je kunt je boekhouding op allerlei manieren bijhouden en bewaren. Het is mogelijk om boekhouding zelf te doen of je boekhouding uit te besteden aan een administratiekantoor of boekhouder. Je hoeft hierdoor weinig tijd aan je boekhouding te besteden, maar de kosten kunnen ook hoog oplopen. Als startende ondernemer zijn dat vaak kosten die je nog niet kunt maken.

Je kunt ook gebruik maken van Excel of een boekhoudprogramma om je administratie overzichtelijk te bewaren. Met Excel heb je alle touwtjes zelf in handen. Een voorwaarde van het gebruik van Excel is dat je goed met Excel en de verschillende formules overweg moet kunnen. Bij een boekhoudprogramma is dit niet nodig. Een boekhoudprogramma geeft structuur. Met een boekhoudprogramma houdt je overzichtelijk al je administratie bij. Bovendien kun je processen automatiseren zodat je efficiënter en overzichtelijker kunt werken.  

Boekhoudprogramma’s zijn er in allerlei soorten en maten. Welk boekhoudprogramma er bij jou past ligt aan je voorkeuren en wensen. Vaak bieden de aanbieders van boekhoudprogramma’s gratis proeflicenties aan om zo alle functionaliteiten zelf te ontdekken. 

Wist je dat bij veel boekhoudprogramma’s het niet alleen mogelijk is om je boekhouding goed bij te houden? Het is ook mogelijk om een boekhoudprogramma te kiezen waarmee je naast boekhouden ook uren kunt registreren of kunt factureren

Je boekhouding makkelijk bijhouden en bewaren

Het heeft veel voordelen om je boekhouding en administratie goed bij te houden. Met een goede administratie houd je overzicht en zie je op tijd nieuwe ontwikkelingen. Bovendien zorgt een administratie die op orde is ervoor dat je gemakkelijk belastingaangifte doen. 

Door je boekhouding op een juiste en makkelijke manier te ordenen en te bewaren is het niet moeilijk om aan de wettelijke bewaarplicht van zeven of tien jaar te voldoen. En met het bijhouden van een goede boekhouding zorg je ervoor dat je niet met de belastingdienst in de problemen komt. 

Wanneer je merkt dat het bewaren van de administratie onoverzichtelijk wordt dan kun je erover na denken om een boekhoudprogramma aan te schaffen. Dit zorgt ervoor dat jij jouw boekhoudgegevens gemakkelijk bijhoud en bewaard.