Facturatie software voor de bouw

Waarom een facturatieprogramma in de bouw gebruiken?

Van urenregistratie tot materiaalverbruik en btw-verleggingsregelingen: factureren in de bouw is vaak complexer dan in andere sectoren​. Soms wil je een vast percentage van de aanneemsom factureren, of juist een post voor meerwerk apart toevoegen. Ook moet je soms direct na een kleine klus kunnen factureren. Het beste factuurprogramma voor de bouw is daarom flexibel en helpt jou snel te factureren, wat de situatie ook is. Bovendien houd je met de juiste software moeiteloos het overzicht over meerdere projecten en facturen​.

Belangrijke functies. Een goed bouw facturatieprogramma biedt specifieke functionaliteiten om aan de eisen van de bouwsector te voldoen:

• Offertes maken en omzetten – Snel professionele offertes opstellen en deze met één klik omzetten in een factuur​.
• Termijn- en deelfacturen – Mogelijkheid om in delen te factureren (termijnfacturen) of tussentijdse deelfacturen te versturen voor grote projecten​.
• Projectadministratie koppeling – Facturen kunnen koppelen aan projecten en projectmanagement-tools, zodat alle kosten per project inzichtelijk zijn.
• Urenregistratie – Uren bijhouden en direct kunnen factureren; handig voor zzp’ers en klusbedrijven die op uurbasis werken​.
• CRM/relatiebeheer – Alle klantgegevens op één plek beheren. Voeg klanten (en indien van toepassing personeel of onderaannemers) toe in het systeem voor efficiënte facturatie​.
• Btw-verlegging en regels – Automatische verwerking van btw-verlegd factureren (btw 0% voor onderaanneming), zodat je voldoet aan de specifieke btw-regels in de bouw.
• Betaallinks en herinneringen – Integratie met iDEAL of andere betaalopties en automatische betalingsherinneringen, zodat klanten sneller betalen en jij minder achter openstaande facturen aan hoeft.

Gelukkig voldoen de facturatieprogramma’s in de lijst hierboven aan veel van deze eisen​. Het zijn stuk voor stuk moderne en gebruiksvriendelijke programma’s waarmee je snel offertes en facturen opstelt (in je eigen huisstijl) en per e-mail verstuurt​. 

Heb je behoefte aan extra functies zoals uitgebreide projectplanning of boekhouding? Kijk dan eens naar pakketten als Silvasoft, Teamleader of Exact – deze bieden naast een facturatie- en offertemodule ook projectbeheer en boekhouden aan in één systeem​. Via de filters (keuzehulp) op deze pagina kun je eenvoudig aangeven welke functies jij nodig hebt, zodat de best passende bouwsoftware naar voren komt.

Automatisering van het facturatieproces

Gebruikmaken van een online factuurprogramma betekent dat je nooit meer vergeet te factureren. Het systeem herinnert je eraan om pas een project af te sluiten als alle kosten gefactureerd zijn. Termijnfacturen en meer- of minderwerk worden automatisch doorberekend. Bovendien kun je met gemak verzamelfacturen versturen. Alle facturen die je opstelt, voldoen aan de wettelijke factuureisen (zoals alle verplichte bedrijfs- en btw-gegevens op de factuur)​ en worden netjes vormgegeven met jouw logo en bedrijfsinformatie. Dit verkleint de kans op fouten en scheelt handmatig gedoe.

Bespaar tijd en geld met een factuurprogramma

Naast dat het je werk makkelijker maakt, bespaart het gebruik van een facturatieprogramma voor de bouw je ook tijd en geld. Berekeningen, factuurnummers en factuurdata worden automatisch voor je ingevuld​. Zelfs de periodieke btw-aangifte is met een paar muisklikken geregeld​ – je hebt er geen diepgaande boekhoudkennis of dure boekhouder voor nodig. Dat lijkt misschien ingewikkeld, maar veel pakketten geven duidelijke instructies bij de start. Je kunt zoveel zelf doen dat je zelfs op de kosten van een boekhouder bespaart​.

Direct communiceren met klanten

Een ander groot voordeel van facturatieprogramma's is de mogelijkheid om facturen direct per e-mail in PDF én UBL-formaat naar je klanten te sturen. Je hoeft dus niet meer te printen of handmatig te mailen. En als een betaling uitblijft, kun je gemakkelijk (automatisch) een betalingsherinnering versturen. Dit zorgt ervoor dat je sneller je geld krijgt en minder tijd kwijt bent aan het nabellen van klanten of zoeken naar openstaande posten. Dankzij digitale facturatie zie je in één oogopslag welke facturen al betaald zijn en welke nog openstaan – wel zo prettig voor je cashflow.

Sneller betaald met iDEAL-link

In de bouw is cashflow koning. Met de optie om een iDEAL-betaallink of QR-code mee te sturen op je factuur, zien veel bouwondernemers dat facturen sneller betaald worden. Het biedt gemak voor je klant (direct online betalen) én voor jou. Je weet altijd wat de status van je facturen is, omdat je een melding krijgt zodra een factuur is betaald of wanneer de betaaltermijn is verstreken. Zo houd je grip op je inkomsten en blijft de geldstroom op peil.

Wat kost een facturatieprogramma voor de bouw?

Een professioneel factuurprogramma hoeft niet duur te zijn. Veel aanbieders hanteren abonnementen vanaf ongeveer €5,- tot €10,- per maand voor basisfuncties​. Kies je voor uitgebreidere bouwsoftware (bijvoorbeeld met geïntegreerde projectadministratie of boekhouding), dan kunnen de kosten oplopen tot enkele tientjes per maand – de meest complete pakketten kosten soms wel €50 tot €100 per maand​. Voor startende zzp’ers zijn er vaak speciale aanbiedingen: zo kun je bij sommige pakketten de facturatie-module in een boekhoudprogramma gratis gebruiken (met beperkingen), of krijg je een langere gratis proefperiode voor starters​. Bijna alle software biedt sowieso een gratis proefabonnement van 14 tot 30 dagen, soms zelfs langer, om het uit te proberen​. Ons advies: probeer eerst een paar tools gratis uit voordat je een beslissing neemt. Zo ontdek je zonder risico welke software het beste bij je past.

Het beste factuurprogramma voor jouw situatie?

De beste facturatiesoftware voor jouw bouwbedrijf hangt af van je specifieke behoeften en de grootte van je onderneming​. Voor een zzp’er of klein klusbedrijf volstaat vaak een eenvoudig pakket dat betaalbaar is en alle basisfuncties biedt. Middelgrote en grotere bouwbedrijven hebben vaak baat bij een uitgebreider systeem dat bijvoorbeeld ook projectbeheer en boekhouding aankan​. Wat je ook kiest: met een geschikt facturatieprogramma stroomlijn je jouw administratie, voorkom je fouten en bespaar je tijd​

Tip: Bepaal vooraf welke functies je écht nodig hebt en gebruik de filters of keuzehulp op deze pagina om de verschillende factuurprogramma’s te vergelijken op functies, prijs en reviews​. Heb je één of meerdere favorieten gevonden? Vraag dan gratis een proefaccount aan of klik door naar de website van de aanbieder om het pakket uit te proberen​. Zo weet je zeker dat het facturatieprogramma bij je past en kun je met een gerust hart efficiënter gaan factureren in de bouw!