Hoe voorkom je niet betalende klanten met debiteurenbeheer?

Elke ondernemer wil graag op tijd zijn geld ontvangen. Toch gebeurt het nog regelmatig dat klanten te laat betalen of zelfs helemaal niet betalen.

Debiteurenbeheer is daarom essentieel voor ieder bedrijf. Zonder voldoende betalende klanten heb je immers een groot cash flow probleem.  

Om je op weg te helpen om jouw debiteuren onder controle te krijgen, vind je in dit artikel de voordelen van goed debiteurenbeheer en een concreet stappenplan die je kunt hanteren.

Waarom debiteurenbeheer?

Goed uitgevoerd debiteurenbeheer is voor elke ondernemer belangrijk en geeft je veel voordelen:

• het bevordert de voortgang van je bedrijf;
• je klanten weten dat je je administratie goed op orde hebt;
• je weet exact wanneer een bedrag te laat is waardoor je direct actie kan ondernemen;
• je verkleint het risico dat je openstaande vorderingen als oninbaar moet afboeken;
• werkkapitaal en winst blijven niet liggen maar zijn sneller inzetbaar en
• je hebt minder stress en minder slapeloze nachten omdat je grip hebt op je geld.

De basis van goed debiteurenbeheer is het vastleggen van de gemaakte afspraken en acties, discipline in de controle van wat er binnenkomt en het uitvoeren van de opvolgacties.

Debiteurenbeheer stappenplan

Daarom zijn dit de momenten dat debiteurenbeheer in een boekhouding in beeld komt:

1. in het offertestadium
2. in de opdrachtbevestiging
3. bij het versturen van de factuur
4. als het geld niet op tijd binnen is.

Specifieker omschreven:

1. Debiteurenbeheer in het offertestadium: omdat je naast het specificeren van je diensten of producten gelijk de betalingstermijn vermeldt die je wilt hanteren van een x aantal dagen na factuurdatum.

In een aantal gevallen kan het raadzaam zijn om van te voren te bekijken of je aanstaande klant de rekening zal kunnen betalen. Controleren of dit wel of niet zo is heeft niets te maken met wantrouwen, maar is een onderdeel van bewust zakendoen. Een aanname als “dat komt wel goed” is per definitie geen sterk uitgangspunt.

Als je een offerte gaat maken maken voor een groot bedrag, kan je er voor kiezen om meerdere betalingstermijnen in te stellen, bijvoorbeeld een percentage bij opdracht, een percentage halverwege en een percentage bij oplevering. Op die manier verdeel je je openstaande vordering en dus ook je risico.

Betalingstermijnen en acties die je gaat ondernemen in het geval dat een klant niet betaalt, moeten ook worden opgenomen in de algemene leveringsvoorwaarden. Verwijs hiernaar in de offerte en in de opdrachtbevestiging. De voorwaarden moeten wel aantoonbaar aan de klant kenbaar zijn gemaakt. Dit kan bijvoorbeeld door een PDF mee te sturen als bijlage van je offerte per e-mail.

2. Debiteurenbeheer in de opdrachtbevestiging: omdat je daarin verwijst naar de betalingstermijn zoals genoemd in de offerte. Mogelijk zijn er ook afspraken gemaakt over bijvoorbeeld extra werk; leg deze dan ook vast in de opdrachtbevestiging. Zo voorkom je niet betalende klanten omdat ze het niet eens zijn met de gemaakte uren bijvoorbeeld.

3. Debiteurenbeheer op het moment dat de opdracht afgerond is: omdat je, bij voorkeur direct, je factuur verstuurt en daarop weer de afgesproken betalingstermijn vermeldt. Als het niet mogelijk is de factuur te sturen op de dag van afronding, doe dit dan zo snel mogelijk. Zet de factuur ook direct na versturen in je boekhouding via een scan-en-inleesfunctie, of doe dit - als die optie in jouw boekhoudpakket niet aanwezig is - handmatig.

De Belastingdienst geeft aan dat de factuur uiterlijk verstuurd moet worden op de 15e dag volgend op de maand waarin de opdracht afgerond werd. Dat betekent bijvoorbeeld dat als je de opdracht op 22 januari hebt afgerond, de factuur uiterlijk 14 februari de deur uit moet zijn.

Soms kan het handig zijn om een factuur juist niet direct te versturen, in verband met de kwartaalaangifte BTW. Een opdracht die bijvoorbeeld in de laatste week van juni afgerond is wordt dan in de eerste week van juli gefactureerd, zodat de omzet in het nieuwe kwartaal valt.

De boeking van de verkoopfactuur in je boekhouding zorgt ervoor dat de datum waarop het geld binnen moet zijn, bekend is. Als jouw boekhoudpakket geen mogelijkheid heeft voor bewaking of rapportage van openstaande posten, zet dan de datum waarop het geld binnen moet zijn in je agenda en hang er een herinnering aan.

4. Debiteurenbeheer als de betaling niet op tijd binnen is: omdat je met een dagelijkse controle van je openstaande posten direct op de hoogte bent als een factuur te laat is. Dan komt het aan op actie ondernemen volgens een vast schema én discipline om op schema te blijven en gemaakte afspraken ook zelf na te komen.

Actieschema voorbeeld voor goed debiteurenbeheer

Een actieschema zou er bijvoorbeeld, uitgaande van een factuur met als datum 1 januari en een betalingstermijn van 14 dagen, zo uit kunnen zien:

Actie 1

Is de betaling op 15 januari binnen? Zo niet, bel je klant op 15 januari en geef vriendelijk aan dat de betalingstermijn van factuur X van 1 januari verstreken is.

Actie 2

Haak in op de reden die de klant geeft door bijvoorbeeld een kopie te mailen als de klant jouw factuur niet heeft en maak een afspraak over een nieuwe korte betalingstermijn, bijvoorbeeld 7 dagen.

Actie 3

Leg vervolgens die nieuwe afspraak vast door deze schriftelijk of digitaal te bevestigen (in geval van e-mail met een ontvangstbevestiging). Leg de nieuwe betaaldatum van 22 januari ook vast in de boekhouding of je agenda met een herinnering op de 23e.

Actie 4

Wil je klant wel betalen maar kan het nu niet, dan is het een optie om een betalingsregeling voor te stellen. Bevestig deze ook schriftelijk of digitaal en leg de data vast in je boekhouding of met herinneringen in je agenda.

Actie 5

Het kan ook zijn dat de klant een klacht heeft over wat je hebt geleverd. Maak dan afspraken om het probleem op te lossen, stel een nieuwe betaaldatum vast en bevestig de gemaakte afspraken weer schriftelijk of digitaal.

Actie 6

Is de betaling op 23 januari binnen? Zo niet, stuur dan een betalingsherinnering. Daarin vermeld je alle eerder gemaakte afspraken met bijbehorende data en stel je een uiterste betaaldatum vast, in dit voorbeeld 30 januari. Als je dat nog niet eerder hebt gedaan is nu een goed moment om een kopie van de factuur bij de schriftelijke of digitale herinnering te voegen.

Een aantal boekhoudpakketten heeft de optie om automatische herinneringen te versturen. Heeft jouw pakket dat niet, gebruik dan je agenda.

Actie 7

Is de betaling op 31 januari binnen? Zo niet, dan stuur je een aangetekende aanmaning. Hiermee stel je de klant in gebreke en geef je deze de mogelijkheid op korte termijn alsnog aan zijn betalingsverplichting te voldoen.

In de aangetekende aanmaning vermeld je alle eerder gemaakte afspraken uit het telefoongesprek en de betalingsherinnering inclusief de data en de datum waarop de betaling binnen moet zijn, in dit voorbeeld 5 februari.

Vermeld ook wat de consequenties zijn als de betaling niet op 5 februari binnen is, zoals het in rekening brengen van administratiekosten en/of de wettelijke rente, of het uit handen geven van de vordering aan een incassobureau. Vermeld ook dat al deze extra kosten voor rekening van de klant zullen zijn, maar dat je er vooralsnog van uit gaat dat de betaling op tijd binnen zal zijn.

Actie 8

Als de betaling op 5 februari niet op je rekening staat is het zaak om uit te voeren wat je in de aangetekende aanmaning hebt aangekondigd en de daaruit volgende acties en/of data in de gaten te houden.

Uiteraard is het niet te hopen dat je klanten niet betalen waardoor je aanmaningen moet gaan versturen of incassobureaus moet inschakelen. Door een strak debiteurenbeheer te voeren en alles wat je afspreekt vast te leggen én te bevestigen, verklein je in ieder geval de kans op niet betalende klanten.

Direct aan de slag met boekhouden? Gebruik onze handige keuzehulp en filter op boekhoudsoftware met debiteurenbeheer zodat jij vindt wat bij jou past!