In Excel je offerte maken of offerte software gebruiken?

Wanneer een klant interesse heeft in jouw product of dienst, dan kan een potentiële klant jou om een offerte vragen. Het is dan essentieel om snel te reageren met een professionele offerte.

Snel een professionele offerte maken? Doe je dit met offerte Excel of maak je je offertes met slimme offerte software?

In deze blog leg ik beide methoden uit om een offerte te maken, met beide hun voor- en nadelen. Je wilt toch niet dat de concurrent er met de opdracht vandoor gaat!

Wat is een offerte precies? 

Een offerte is een formeel aanbod tot een overeenkomst van een ondernemer aan een klant. Een offerte wordt normaliter opgesteld op verzoek van een klant. De offerte kan gaan over zowel een dienst als een product. Klanten kunnen bij meerdere een offerte opvragen, zodat ze kiezen uit de goedkoopste offerte of de offerte waarvan zij vinden die het best bij de opdracht past. Een offerte is niet een officieel document waaraan wettelijke eisen zijn verbonden. Maar er staan wel een aantal vaste onderdelen op. 

Wat moet er op een offerte staan?

Hoewel een offerte dus geen wettelijk document is, bestaat het wel uit een paar vaste onderdelen. Deze zijn:

• een beschrijving van werkzaamheden of een beschrijving van een product
• hoe lang je bezig verwacht te zijn met deze werkzaamheden en tegen welk uurtarief
• een uiterste geldigheidsdatum van de offerte (zo ben je niet oneindig gebonden aan een offerte)
• eventuele voorwaarden (denk aan algemene voorwaarden)
• eventuele kortingen
• de betalingstermijn
• de gegevens van jouw bedrijf (adres, KvK- en BTW-nummer, banknummer)
• de gegevens van de klant

Je kunt ook nog een offertenummer aan het document toevoegen. Dit is vooral handig voor de eigen documentatie, maar kan de communicatie tussen jou en klant ook verbeteren. Je kunt de klant immers naar het offertenummer vragen mocht deze een vraag hebben. Voor de rest ben je vrij om onderdelen toe te voegen aan de offerte. Denk er wel altijd aan dat de offerte aansluit bij de wensen van de klant.

Wat is het verschil tussen een offerte en een factuur?

Zoals gezegd is een offerte niet een officieel document en het hoeft niet te voldoen aan een aantal wettelijke eisen. Een factuur moet dat wel. Een factuur wordt vaak opgesteld nadat de dienst of het product is geleverd. De factuur wordt op basis van de offerte gemaakt en moét een aantal onderdelen bevatten. Er staan dus vaak dezelfde gegevens op als op de offerte. Maar in het geval van de factuur moet er een uniek factuurnummer opstaan net als het het totaalbedrag exclusief btw, het btw-tarief en het te betalen btw-bedrag.

Een offerte maken Excel, hoe doe je dit?

Een klant laat vaak meerdere offertes opmaken, het is dus belangrijk dat je snel jouw offerte opstuurt. Online zijn er veel offertes te vinden die je kunt gebruiken. Dit zijn offerte templates die je kunt kopiëren en kunt invullen met jouw gegevens. 

Je kunt zo dus snel een offerte maken Excel, zeker met Excel. Vaak beschikken mensen over offerte Excel, want dit zit in het Office pakket. Zo niet dan kun je altijd in een Excel spreadsheet werken online. Hoewel dit een kwalitatief goede offerte is, blijft het een Excel offerte. Hieronder staan de voor- en nadelen van een offerte Excel. Om zo professioneel mogelijk over te komen op jouw klanten, kun je overwegen om offerte software aan te schaffen. Op deze manier kun je jouw offertes volledig in eigen huisstijl maken en dus professionaliteit uitstralen.

Wat is offerte software?

Offerte software is een betaald programma dat jou helpt snel professioneel uitziende offertes te maken. Je huurt de software van de softwareleveranciers. Meestal betaal je hiervoor een maandelijks bedrag. De software komt dus officieel niet in jouw bezit. Daarom wordt het ook wel Software as a Service (SaaS) genoemd.

Een offerte programma is er vooral op gericht om ervoor te zorgen dat je snel en makkelijk offertes kunt maken. Je hoeft maar eenmalig jouw huisstijl toe te passen. Je kunt deze geheel naar eigen smaak inrichten. Zo weet je zeker dat niet een dertien-in-een-dozijn-offerte naar jouw klanten stuurt.

Voorbeeld offerte inrichten

Daarnaast kun je ook de offertes op basis van jouw wensen inrichten (denk hierbij wel aan de overzichtelijkheid en de ‘vaste’ aspecten die op een offerte horen te staan). Offerte software biedt jou de mogelijkheid om een offerte template te maken. Op deze manier heb je de meest gebruikte offerte in een handomdraai klaar.

Deze hoef je dus maar één keer te maken en je kunt hem vervolgens oneindig gebruiken. Het enige wat je bij een nieuwe offerte hoeft te doen is de relatie en het aantal producten toe te voegen. Je kunt de offerte natuurlijk ook personaliseren. Wil je bijvoorbeeld een speciaal tarief rekenen voor een klant, dan kun je deze regel simpel aanpassen.

Is jouw offerte helemaal naar wens? Dan kun je deze versturen vanuit het offerteprogramma. Je kunt ervoor kiezen om de offerte te voorzien van een begeleidende e-mail, die je uiteraard ook van tevoren kunt opstellen en bij elke verstuurde offerte kunt toevoegen. Jouw klanten kunnen de offerte vervolgens online accepteren. Wanneer zij dit doen, krijg jij een melding. Je kunt dus meteen contact opnemen om bijvoorbeeld een afspraak te maken. Ook kun je de offerte makkelijk omzetten naar een opdracht of een factuur. Alle gegevens worden meegenomen, dus je hoeft niet opnieuw alle gegevens in te voeren

​Overzicht in offertes

Aan elke offerte kun je een nummer of een tag geven. Zo kun je de offerte snel terugvinden en houd je een duidelijk overzicht. Bovendien wordt van alle offertes de status bijgehouden. Ze weet je precies hoeveel offertes je hebt gestuurd, hoeveel er uitstaan en hoeveel er zijn geaccepteerd.

Wat past bij mij? Excel offerte of offerte software?

Niet iedere ondernemer is hetzelfde. Het hangt dus per situatie af welk offerteprogramma het beste bij jou past. Ben je een ondernemers die net is begonnen en op de centen moet letten. Dan kun je ervoor kiezen om gratis te offreren met een offerte Excel. Ook wanneer je nog niet zoveel offertes hoeft te maken en te versturen is betaalde offerte software niet per se nodig. Het maken van een offerte Excel zorgt er wel voor dat je niet een unieke uitstraling hebt. Je zult dus op een andere manier tussen de andere opdrachtgevers van de klant eruit moeten springen. Dit kan bijvoorbeeld door snel een offerte op te sturen. Met offerte Excel kun je wel heel snel zijn.

Voordelen van offerte maken met Excel

Het grootste voordeel van een Excel offerte is dat je deze gratis kunt maken is Excel of in een soortgelijk programma (denk bijvoorbeeld aan Google Spreadsheets). Maar er zijn nog meer voordelen:

• Het is makkelijk: ​Een offerte Excel is snel te downloaden en de belangrijkste offerteregels staan er al in
• Het is uitgebreid: Een Excel offerte is geheel naar eigen smaak in te richten. Helemaal wanneer je meer kennis hebt van offerte Excel kun je gebruik maken van de uitgebreide mogelijkheden

Nadelen van een offerte Excel

Offertes maken in Excel heeft ook nadelen ten opzichte van een offerteprogramma. Excel is namelijk niet specifiek gemaakt om offertes te maken. Dat betekent dat je al snel tegen beperkingen kunt aanlopen:

• Het is tijdrovend: Het maken van een offerte kost niet per se heel veel tijd. Maar wanneer de zaken goed lopen, zul je toch veel offertes moeten maken. Dat gaat met Excel veel tijd kosten. Kostbare tijd, want een concurrent kan je voor zijn met zijn offerte en de opdracht voor je neus wegkapen
• Het is ingewikkeld: Je hebt veel kennis van offerte Excel formules nodig zodra je van de gebaande paden gaat. Dus wanneer je niet tevreden bent over de offerte Excel template en deze wil aanpassen, zul je formules ook moeten veranderen 
• Het is foutgevoelig: Offerte maken in Excel blijft mensenwerk. Een foutje is dan ook zo gemaakt. Wanneer je in een hevige concurrentiestrijd bent om die opdracht binnen te slepen, kan een fout op jouw offerte jou de opdracht kosten.​

Wat zijn de voordelen van offerte software?

In tegenstelling tot Excel, zijn offerte programma’s er helemaal op gericht om goede en persoonlijke offertes te maken. 

• Professionele uitstraling: Met offerte software kun je jouw offerte geheel naar eigen smaak inrichten. Zo kun je het lettertype en de kleur kiezen. Uiteraard kun je ook makkelijk je eigen logo toevoegen Je kunt je dus onderscheiden van jouw concurrenten door een unieke offerte te maken
• Snel: Doordat je jouw offerte voorbeeld maar eenmalig hoeft in te stellen kun je offertes heel snel maken. En hoewel snel en goed niet vaak goed samengaan, gaat dit bij offerte software wel. 
• Altijd en overal offreren: Doordat de offerte software in de cloud staat kun je altijd en overal een offerte maken, versturen en je overzicht bekijken
• Altijd een back-up: Een ander voordeel van cloud-based offerte software is dat er elke dag een back-up wordt gemaakt van jouw gegevens. Dus bij wat voor probleem of calamiteit dan ook, jouw gegevens raak je nooit kwijt
• Offerte app: Een ander groot voordeel van offerte software is dat je gebruik kunt maken van de bijbehorende offerte app. Je hebt dus altijd een offerteprogramma bij je: op jouw smartphone. Als je wilt kun je dus zelfs nadat je op een afspraak bent geweest op terugweg al een offerte maken met je offerte app en deze direct versturen naar jouw klant. Of je kunt aan het eind van de dag vanaf de luie bank bekijken of die belangrijke offerte al is geaccepteerd door jouw klant.

Welke offerte software gebruiken?

Om je op weg te helpen met de keuze hebben we een aantal handige software pakketten om een rij gezet waarmee je eenvoudig offertes maakt en verstuurt:

Alle aanbieders met elkaar vergelijken? Bekijk het complete overzicht met offerte software.

Nadelen van een offerteprogramma

Een offertepgrogramma kent niet veel nadelen. Voor sommige, bijvoorbeeld voor startende ondernemers, kan het een nadeel zijn dat offerte software een betaalde service is. Vooral in het begin kan elke euro die je investeert één te veel zijn. En omdat offerte software een cloudbased service is, ben je afhankelijk van een werkende internetverbinding. Wanneer je geen internetverbinding hebt, kun je niet bij je gegevens. Deze situatie zal echter niet vaak voorkomen. De kans dat je tegenwoordig zonder een internetverbinding komt te zitten is nihil.

Voor elke ondernemer het juiste offerteprogramma

Er is een ruim aanbod aan offerte software. Iedere ondernemer kan dus wel het programma vinden dat goed bij hun past waarmee ze op hun eigen manier en in eigen stijl een offerte kunnen maken. Wanneer je nog niet zoveel offertes verstuurt en niet per se razendsnel een offerte hoeft te maken kun je met Excel prima uit de voeten. Er is voor jou online vast wel offerte voorbeeld te vinden.

Wanneer je regelmatig een offerte moet versturen, kun je beter uit de voeten met een offerteprogramma. Je automatiseert het maken, versturen omzetten grotendeels. Je bespaart dus niet alleen kostbare tijd, de kans dat jouw offerte wordt geaccepteerd door jouw klant wordt ook groter. Je kunt immers razendsnel jouw offerte versturen. Deze offerte springt er ook nog eens uit omdat hij een professionele en unieke look heeft. Een offerte is dan ook niet ‘alleen’ een offerte. Het is ook jouw visitekaartje en onderdeel van de branding van jouw onderneming. Een investering loont dus zeker. Maar heb je geen budget hiervoor dan kun je kiezen voor offertes maken in Excel.