Van offerte opstellen tot offerte accepteren!

Een klant is opzoek naar een bepaald product en is geïnteresseerd in jouw concept. In dat geval kan hij jou vragen om een offerte te maken. Er bestaat een grote kans dat degene ook interesse toont in de producten van je concurrent. Het is dan van groot belang om zo snel mogelijk een professionele offerte te maken en te versturen.

Je wil immers dat deze potentiële klant bij jou de offerte accepteren gaat en niet bij de concurrent. Op het internet zijn ook veel voorbeeld offertes te vinden, zodat je makkelijker kunt beginnen.

Maar hoe zorg je ervoor dat jouw offerte uiteindelijk leidt tot een opdracht of verkoop? En hoe gaat het accepteren van een offerte in zijn werking, wanneer bereik je een offerte akkoord? In deze blog lees je alles over het proces van maken tot offerte accepteren.

Wat is een offerte?

Een offerte is juridisch gezien een aanbod. Het is dus zo dat jij als ondernemer een formeel aanbod doet aan jouw klant. Normaal wordt een offerte gemaakt op verzoek van een klant. Bij een offerte kan het gaan over een product of dienst.

In de meeste gevallen vragen klanten bij verschillende bedrijven offertes op, om ze vervolgens goed met elkaar te vergelijken. Dat is ook precies de reden waarom een klant een offerte opvraagt. Hij wil meer informatie over de kosten.

Jij als ondernemer wil natuurlijk dat de potentiële klant de offerte accepteert en jouw klant wordt. Zorg dus dat je een juiste offerte maakt die goed aansluit bij de wensen van je toekomstige klanten, zodat jullie snel tot een offerte akkoord komen.

Hoe een offerte accepteren?

Een offerte kan op verschillende manieren geaccepteerd worden. Dat kan jouw klant doen door telefonisch, mondeling of ondertekening de offerte te aanvaarden. Voor jou als ondernemer is het verstandig om de offerte te laten ondertekenen. Mochten er dan onverwacht nog problemen ontstaan, dan heb jij in elk geval de ondertekende offerte.

Offerte accepteren voorbeeld 

Het komt vaak voor dat de klant de offerte accepteren gaat als er een aantal wijzigingen in de offerte plaatsvinden. Denk bijvoorbeeld aan een verandering in de prijs. Dus hij accepteert de offerte, op voorwaarde dat er nog 50 euro van de prijs afgaat. In dat geval is er geen overeenkomst bereikt. Volgens de wet is er een overeenkomst als beide partijen de offerte accepteren op basis wat er op de offerte staat vermeldt. Eerder is er geen offerte akkoord.

Overeenkomst

Het kan ook voorkomen dat jouw klant het eens is met de opgestelde offerte, maar wel graag een paar details anders zou zien. Denk bijvoorbeeld aan de levering. Stel dat er in de offerte staat dat de producten op dinsdag bij de klant worden geleverd, maar de klant wil liever dat de levering op maandag plaatsvindt, dan is er wel een overeenkomst bereikt.

Er wordt namelijk niet afgeweken van een essentieel onderdeel. Mocht het onderdeel waarvan wordt afgeweken voor jou wel erg belangrijk zijn, dan dien je dit direct te melden aan jouw klant. Wanneer je direct bezwaar maakt tegen de wijziging vindt er volgens de wet namelijk geen overeenkomst plaats, dus bereik je geen offerte akkoord.

Offerte software helpt bij het versnellen van het offerte proces

Offertes maken is best wel tijdrovend werk. Daarnaast wil je dat potentiële klanten de offerte zo snel mogelijk accepteren. Met offerte software maak je razendsnel een professionele offerte en kun je een hoop handelingen automatiseren waardoor je sneller kunt handelen. Hierdoor weten je potentiële klanten waar ze aan toe zijn en kunnen zij ook snel keuzes maken.

De beste manier om offertes te maken

Om eenvoudig een offerte te maken zijn er verschillende offerte software aanbieders. We hebben hieronder een aantal offerte pakketten op een rij gezet.

De offerte bevestiging niet binnen de afgesproken termijn 

Wat moet je doen als het offerte accepteren niet binnen de vooraf gestelde termijn wordt volbracht? In principe is er dan geen overeenkomst, aangezien er niet aan de afspraak wordt voldaan. Wil je toch graag deze opdracht hebben en tot een offerte akkoord komen? Dan kun je jouw klant schriftelijk een bevestiging sturen van de opdracht. In dat geval is het duidelijk dat jij de opdracht hebt geaccepteerd en vind er alsnog een overeenkomst plaats. Ook via de mail kun je hier nog via de mail op terugkomen. Zo kom je uiteindelijk toch tot een offerte akkoord en kun je toch jouw dienst verlenen. 

Een offerte intrekken, hoe zit dat juridisch gezien?

Mocht je de verstuurde offerte nog willen intrekken, dan dien je dit altijd te doen voor er een overeenkomst heeft plaatsgevonden. Maar niet elke offerte kun je dan nog intrekken. Als een offerte een bepaalde geldigheidsdatum heeft, dan kun je hem binnen die termijn niet intrekken. Na de gestelde termijn zal de offerte automatisch verlopen en niet meer geldig zijn. 

In sommige offertes wordt vermeld dat ze onherroepelijk zijn. Zoals het woord al zegt, betekent dit dat je ze onder geen omstandigheden nog kunt intrekken. Heeft jouw offerte niet een bepaalde geldigheidsdatum? Dan kun je hem gewoon intrekken. Mocht jij een vrijblijvende offerte maken, dan kan die zowel voor als na aanvaarding nog worden ingetrokken. De offerte dient dan wel direct na de aanvaarding te worden ingetrokken, anders is dit niet meer mogelijk.

Offerte accepteren, hoe maak je de juiste opdrachtbevestiging?

De klant is enthousiast over jouw offerte en maakt de keuze om met jou in zee te gaan en wil de offerte accepteren. De volgende stap naar een offerte akkoord is om de offerte te bevestigen door middel van een opdrachtbevestiging. In een opdrachtbevestiging legt je vast dat er een opdracht of verkoop van een product is overeengekomen tussen jou en je klant. Je verwijst hierin naar de opdracht/productbeschrijving. Je kunt zo’n bevestiging zowel schriftelijk als per mail versturen.

Wat vermeld je in een opdrachtbevestiging? 

Vermeld in ieder geval op welke datum de offerte overeenkomst heeft plaatsgevonden en tussen welke partijen de overeenkomst geldt. Daarnaast vermeld je de prijs en een uitgebreide beschrijving van de opdracht of het product. Ook zet je in de bevestiging wanneer de werkzaamheden worden uitgevoerd. Verder staat er in een opdrachtbevestiging op welke manier er betaalt moet worden en zijn de algemene voorwaarden opgenomen in de brief of mail. Pas dan is de offerte akkoord. 

De offerte is akkoord en de klus bevestigd

Gefeliciteerd, je hebt zojuist een opdracht binnengehaald of een product verkocht! Nadat je de opdrachtbevestiging naar jouw klant hebt gestuurd is het alleen nog zaak om te voldoen aan de opdracht. Daarna is alles afgerond en heb jij jouw offerte succesvol omgezet in een opdracht of verkoop. Het offerte accepteren zal dus sneller verlopen wanneer je dit snel en professioneel aanpakt. 

Van offerte naar digitale werkbon

Nu je een nieuwe klus hebt binnen gesleept is het tijd voor de volgende stap: het uitvoeren van de opdracht. Werk jij als ondernemer met (papieren) werkbonnen? Maak dan gebruik van een werkbonnen app. Met een werkbonnen app zet je eenvoudig de offerte om in een digitale werkbon. Zo heb je altijd en overal een bijgewerkt overzicht van werkbonnen. 

Offerte software voor sneller offerte accepteren

Met een offerte programma of factuurprogramma zul je snel offertes kunnen opstellen en versturen. Offertes accepteren zal hier ook door worden beïnvloed en wellicht versneld. Bekijk goed wat offerte software allemaal voor jou kan betekenen en welke functies het heeft. Zo kunnen toekomstige klanten snel offertes accepteren en bij jou klant worden. Ook wordt het hiermee makkelijker om via de mail offerters te versturen en akkoord te geven op een offerte.