Hieruit bestaan de kosten voor salarisadministratie

Elke ondernemer moet zich bezighouden met salarisadministratie. Zelfs als ZZP’er zul je jezelf een bepaald salaris uitbetalen toch?! Het doen van salarisadministratie is iets dat aan eisen van de Belastingdienst moet voldoen. Deze eisen kun je nalezen en naleven, maar hoe zorg je ervoor dat die eisen elke maand kloppen?

Veel ondernemers overwegen om hiervoor aan de slag te gaan met salarisadministratie software. Immers, waarom zou je het zelf doen als je ook zaken kunt automatiseren. Maar met welke kosten voor salarisadministratie moet je nu allemaal rekening houden?

Een logische vraag die veel ondernemers ons stellen. In dit blogsartikel zal ik hier dieper op ingaan!

Uitbesteden of zelfdoen?

Om te ontdekken waar de kosten salarisadministratie op gebaseerd zijn moet je eerst beslissen of je de salarisadministratie zelf wilt doen, of je deze uitbesteed aan een bureau of kantoor. Of dat je een medewerker in je team aanneemt. Een belangrijke eerste afweging. Want de kosten voor salarisadministratie hangen af van wat je kiest. 

Elke oplossing biedt voor- en nadelen voor je organisatie en voor het kostenplaatje.

Uitbesteden aan een salarisadministratie kantoor

Uitbesteden betekent dat jij een salarisadministrateur aan het werk gaat zetten voor jouw salarisadministratie. Dat kan een ZZP’er zijn of via een bureau of kantoor. Deze huur je in voor een aantal uren per maand of per jaar. Hier betaal je natuurlijk voor. Bovendien is dit niet alles.

Je hebt namelijk daarbij vaak alsnog salarisadministratie software of een programma nodig zodat zowel jij als de salarisadministrateur erin kunnen werken. Hierdoor lopen de kosten van de loonadministratie toch flink op. Uiteraard bepaal je zelf hoe je het inricht en wie wat doet. Houd er daarbij rekening mee dat je ook tijd moet investeren in de communicatie tussen jouw bedrijf en de administrateur. 

Tijd is ook geld!

Salarisadministrateur in dienst nemen

Je kunt er ook voor kiezen om een salarisadministrateur aan te nemen en deze aan je team toe te voegen. Houd er dan rekening mee dat een gemiddelde administrateur tussen de € 45.000,- en € 65.000,- per jaar aan salaris verdient. Uiteraard is dit afhankelijk van het niveau.

Zelf doen

Doe je het helemaal zelf? Dat raden we je aan hiervoor wel gebruik te maken van salarisadministratie software. Helemaal zelf doen is foutgevoelig en zorgt ervoor dat je ontzettend veel zaken handmatig moet bijhouden. 

Zelf doen zonder administratie software kan erg tijdrovend zijn. Bereken dus of dit voor jou de investering in tijd waard is, of dat in deze de factor ‘tijd is geld’ ook geldt! Bereken of de investering in de software zich aan de onderkant weer uitbetaalt in de zin van tijd, gemak en minder frustratie. Zaken die allemaal geld kosten. 

Salarisadministratie software kosten bestaan uit?

De kosten van salarisadministratie software bestaan uit twee delen. Namelijk, uit een eenmalig en een maandelijks (of jaarlijks) terugkerend component. De gemiddelde kosten van de loonadministratie bestaan uit deze twee componenten bij elkaar opgeteld. Laten we hier wat dieper op in duiken.

Eenmalige salarisadministratie kosten 

Eenmalige salarisadministratie kosten zijn de kosten die je een keer hoeft te betalen. Hier vallen kosten onder als zoals het inrichten van de software. Wie moet er toegang hebben? Wat voor een soort bedrijf ben je en welke gegevens worden er in de administratiesoftware toegevoegd? Welke koppelingen moeten er gemaakt worden met andere systemen en zijn deze al beschikbaar bij de leverancier of moet er een nieuwe koppeling gebouwd worden? 

Houd daarnaast rekening met de kosten voor het koppelen van bijvoorbeeld een pensioenfonds. De afdracht is misschien maandelijks, maar de koppeling moet eenmalig gemaakt worden. 

Zie de eenmalige kosten van salarisadministratie echt als een investering van jouw kant voor een goede inrichting van de software. Per softwareleverancier is het verschillend hoeveel de eenmalige kosten zullen zijn. Dit varieert vaak tussen de € 500,- tot € 5000,- of hoger. Uiteraard geheel afhankelijk van het aantal medewerkers die je in de salarisadministratie software wilt verwerken en de functionaliteiten die je wilt hebben. 

Terugkerende kosten

Maandelijks of als je wilt jaarlijks, zullen er ook kosten gemaakt moeten worden voor het aanschaffen van de salarisadministratie. Dit zijn de terugkerende loonadministratie kosten. Zo betaal je natuurlijk kosten loonadministratie per werknemer, want per werknemer moet je de omgeving inrichten en het salaris verwerken. Daarnaast betaal je ook de loonheffing per maand en worden deze kosten in de meeste salarisadministratie software verwerkt.

Hoe meer werknemers je hebt, hoe goedkoper het kan worden. Uiteraard is dit afhankelijk van het door jouw gekozen pakket. Hieronder vind je een aantal voorbeelden van populaire salarisadminisratie pakketten.

De kosten van salarisadministratie

Zo zie je maar weer dat er niet zomaar een antwoord te geven is op de vraag ‘Wat zijn de kosten voor het bijhouden van de salarisadministratie.’ De gemiddelde kosten van de loonadministratie hangen af van de software die je kiest en of je het zelf gaat doen of wilt uitbesteden. Daarnaast is de grote van je bedrijf ook belangrijk. Als MKB-ondernemer heb je andere eisen aan je salarisadministratie dan een ZZP’er voor de salarisadministratie of een horeca administratie met veel in- en uittreders. 

Als je ervoor kiest om aan de slag te gaan met salarisadministratie software wil je wel de juiste keuze maken. Door de verschillende software systemen met elkaar te vergelijken kun je een eigen persoonlijke top drie samenstellen. Daarna kun je vaak een gratis proefperiode aanvragen zodat je zonder kosten te maken jouw salarisadministratie kunt testen en uitproberen. 

Zo maak je nog geen loonadministratie kosten, maar kun je alles rustig uitproberen. Bovendien kun je dan ook direct ontdekken wat je wel nodig hebt binnen de software en welke functionaliteit - en kosten - je niet nodig hebt. Appwiki helpt je graag. Vergelijk nu de verschillende aanbieders en ontdek het zelf.