Tegenwoordig krijgen werknemers steeds meer vrijheden en verantwoordelijkheden. In de bedrijfscultuur is het adagium ‘iedereen is manager’ is allang geen holle frase meer. Ook op het gebied van HRM is deze trend doorgesijpeld. Waar je vroeger naar het kantoor van je HRM-manager moest om je verlof aan te vragen of je loonstrook in te zien, heb je tegenwoordig de mogelijkheid om dit zelf te kunnen doen. Deze technologische ondersteuning in HRM wordt e-HRM genoemd. In deze blog leg ik je alles uit over e-HRM en wat het kan betekenen voor jouw onderneming.
HRM anno nu
Net als de samenleving verandert HRM (Human Resource Management). De mobiliteit op de arbeidsmarkt neemt toe waardoor er steeds meer van HR wordt gevraagd. Uit de meeste recente cijfers blijkt dat meer dan een kwart van de werknemers op zoek is naar een nieuwe baan. Daar komt bij dat de economie weer aantrekt en het aantal te vullen vacatures toeneemt.
Technologie als cornerstone
Door deze trends neemt de vraag bij HR om effectiever te kunnen werken ook toe. Er wordt dus ook wat meer gevraagd van het personeel. Om effectiever te werken is digitalisering steeds belangrijker geworden. Dit geldt overigens niet alleen voor de bedrijven zelf, ook jonge medewerkers hechten steeds meer waarde aan moderne technologie. Uit onderzoek blijkt dat 59 procent de beschikbare technologie als factor meeneemt in hun keuze voor hun nieuwe werkgever. Millennials zijn verknocht aan hun smartphone en verwachten dat bedrijven hen de mogelijkheid biedt om zelf zaken te regelen ongeacht waar ze zijn. De vraag en het aanbod naar mobiele HRM apps groeit dan ook aanzienlijk en is een belangrijk aspect van e-HRM.
Wat is e-HRM precies?
e-HRM is dus de elektronische variant van HRM: HRM ondersteund door de moderne technologie, veelal cloudsoftware. In HRM software zien steeds meer bedrijven als dé uitkomst om een effectiviteitsslag te maken. Online HRM wordt gezien als het ideale middel om te automatiseren en de druk van de HR af te halen door medewerkers zelf eenvoudige gegevens te kunnen laten aanpassen.
ESS en MSS
De mogelijkheid voor werknemers om in het HRM systeem te kunnen en zelf gegevens in te zien en aan te kunnen passen wordt Employee Self Service genoemd (ESS). Wanneer een manager gegevens van zijn werknemers kan inzien en eventueel aanpassen om de HR- manager te ontzien, spreken we van Management Self Service (MSS). Tot voor kort kon het systeem meestal worden bereikt door middel van intranet. Tegenwoordig is de software veelal webbased en dus via het ‘gewone’ internet te benaderen.
e-HRM ontlast HR-manager
Alle wijzigingen die werknemers zelf doorvoeren worden opgeslagen in de HRM software. De wijzingen worden zonder tussenkomst van de HRM-manager doorgevoerd, waardoor deze wordt ontlast. E-HRM wordt daarom op alle aspecten die HRM omvat toegepast. Denk hierbij aan werving en selectie, ontwikkelplannen, interne mobiliteit, beoordelingen en evaluaties, beloningen, het vertrek van medewerkers en eventueel de salarisadministratie.
Wat zijn de voordelen van HRM software?
Een groot voordeel van het ontlasten van de HR-manager of -afdeling, is dat ze zich minder hoeven bezig te houden met operationele taken en zich meer kunnen op de strategische planning. Ook kun je als werkgever door de automatisering besparen op HR-personeel.
In de cloud
Ten opzichte van on premise of in-house systemen biedt HRM software in de cloud veel voordelen. In de behoefte zelf aanpassingen te kunnen doen ongeacht de locatie wordt met een cloudoplossing voorzien. Wanneer een medewerker onderweg is of thuis werkt kunnen ze bij hun relevante gegevens.
Minder fouten
Omdat de processen zijn vastgelegd en dus altijd hetzelfde zijn, is de kans op fouten een stuk kleiner. De route om bijvoorbeeld een declaratieformulier in te dienen en te laten accorderen is dus altijd hetzelfde. En omdat medewerkers zelf de eigen gegevens invullen of aanpassen, zal het aantal gemaakte fouten in hun personeelsdossier ook minder zijn.
Snel aanpasbaar
Zoals gezegd is er een verband tussen de economie en HRM. Wanneer de economie aantrekt zal er op korte termijn een behoefte zijn aan nieuw personeel. Andersom geldt het ook. In beide gevallen moet de HR-manager snel moeten anticiperen. Dit vergt flexibiliteit en schaalbaarheid van je HRM systeem. e-HRM biedt dit omdat je eenvoudig het actuele aantal personeelsregistraties kunt aanpassen. Je betaalt dus alleen voor de werkelijke afname, gebaseerd op het aantal medewerkers dit is geregistreerd in de HRM software.
Geen zorgen om wet- en regelgeving
De wetgeving op het gebied van HRM is nogal aan verandering onderhevig. Ook het nieuwe Kabinet Rutte zorgt weer voor nieuwe regels. Ben jij helemaal op de hoogte van de nieuwe regels wat betreft kinderopvang, zwangerschaps- en bevallingsverlof en de bevoegdheden van ondernemingsraden over de beloningen van bestuurders? Of laat je er te veel tijd overgaan om een verzuim van een medewerker op tijd te melden (Wet Verbetering Poortwachter)? Dan kun je tegen onnodige boetes aanlopen.
HRM software is altijd voorzien van de laatste updates op het gebied van wet- en regelgeving. En wanneer je gebruikmaakt van HRM software krijgen managers automatisch een melding wanneer er een plan van aanpak van een zieke medewerker moet komen. Bij elke vervolgstap krijgt deze manager een melding. Zo weet je zeker dat er een goed en vlot plan van aanpak opstelt. Bovendien voorkom je onnodige boetes.
Wat zijn de nadelen van HR online?
Toepasbaarheid
Het toepassen van e-HRM (en HRM software) moet binnen jo bedrijfscultuur passen. Heb je liever dat je HR-manager alles zelf doet, dan is e-HRM wellicht niet voor jou.
Standaardisering
Veel processen zijn vanwege de automatisering als standaard ingesteld. Wanneer je wilt afwijken van de gebaande paden kan dat problemen opleveren.
Hoe kies ik de HRM software die bij me past?
Omdat er meerdere mensen te maken krijgen met de functionaliteit van het HRM systeem is het van belang van tevoren een goed idee te hebben van wat je precies met de software wilt bereiken. Houd dus ook rekening met de andere betrokken collega’s die gebruik gaan maken van de software. Ook moet je van tevoren een big picture in je hoofd hebben. Welke strategische doeleinden wil bereiken en op welke concrete manier kan de HRM software mij daarbij helpen?
HRM systeem koppelen
Wil je bijvoorbeeld effectiever werken en de HR-manager ontzien? Dan kies je voor HRM software die de gelegenheid biedt aan werknemers om zelf hun loonstrook in te zien en persoonlijke gegevens, bijvoorbeeld een adreswijziging, aan te passen. Hou ook rekening met de mogelijkheid om de HRM software te kunnen koppelen met andere software wanneer je hier de behoefte aan hebt.
HRM software personaliseren
Omdat je de doeleinden goed voor ogen hebt, weet je als het goed is waar je de HRM software voor nodig hebt, maar ook wat je niet verlangt van de software. Het is dan ook verstandig om te checken of een HRM systeem modulair is opgebouwd. Wanneer dit het geval is, kun je jouw HRM systeem naar eigen smaak inrichten zonder dat je voor functies betaalt die je eigenlijk niet nodig hebt. Heb je bijvoorbeeld geen behoefte aan een urenregistratie-functie? Dan is het bij een aantal HRM systemen mogelijk om deze functie uit jouw pakket te laten om kosten te besparen.
e-HRM moderniseert jouw bedrijf
Als ondernemer moet je meegaan met de tijd. Een afgebakende HR-afdeling waar werknemers fysiek naar toe moeten om hun loonstrook in te zien, is niet meer van deze tijd. Tegenwoordig kan dit veel effectiever. Met HRM software kunnen werknemers zelf eenvoudig gegevens aanpassen. Ook kunnen ze hun loonstrook bekijken, zonder tussenkomst van een HR-manager. Zo ontzie je de HRM-manager en geef je werknemers meer verantwoordelijkheid. Met HRM software ben je dus helemaal e-HRM-proof.
