Een loonstrook maken: hoe doe je dat?

Het personeel dat voor jou werkt en meehelpt jouw onderneming tot een succes te maken moet je natuurlijk betalen. Elke maand krijgen ze hun salaris op hun rekening gestort. Als ondernemer ben je verplicht om een loonstrook, of zoals het ook wel genoemd wordt --> een salarisspecificatie, te geven.

In dit blogartikel leg ik uit wat er op een salarisstrook moet staan en op welke manier je het snelst een loonstrook kunt maken. Voordat ik dat ga doen, begin ik met een top 5 van salarisadministratie software. 

Wat is een salarisstrook/loonstrook?

Een salarisstrook is een document waarmee je een werknemer informeert over zijn loon. Op de loonstrook staat wat jouw werknemer de afgelopen maand heeft verdiend en wat de opbouw is van het bruto- en nettoloon. Op deze manier kan je werknemer controleren of het bedrag wel klopt.

Je kunt de loonstrook zowel een papier als een digitale loonstrook versturen. 

Wat moet er op een loonstrook staan?

Niet elke salarisstrook ziet er hetzelfde eruit. Er is namelijk geen vast model van een salarisstrook. Wel moeten er verplicht een aantal gegevens op staan. Deze gegevens moeten van de Belastingdienst sowieso op de loonstrook staan:

• Het brutoloon uitgedrukt in geld
• De opbouw of samenstelling van zowel het bruto- als nettoloon (denk aan basisloon, prestatiebeloning, toeslagen en premies)
• De bedragen die je hebt ingehouden van - of verrekend met - het loon (denk aan pensioenpremie en bijdrage voor het privégebruik van de auto van de werknemer)
• De vakantiebijslag (beter bekend als vakantiegeld, acht procent van het jaarlijkse brutoloon)
• Het aantal uren dat de werknemer werkt op basis van de arbeidsovereenkomst
• De periode waarover je het loon hebt betaald (het loontijdvak)
• Het wettelijke minimumloon of minimumjeugdloon dat voor de werknemer geldt
• Jouw naam en de naam van de werknemer

Naast de verplichte gegevens die op een loonstrook moeten staan, kun je de volgende gegevens ook op de salarisstrook zetten om jouw werknemer van zoveel mogelijk informatie te voorzien:

• Het BSN-nummer van de werknemer
• Het loon voor de werknemersverzekeringen (dit is het loon dat bijvoorbeeld het UWV gebruikt om de WW op te baseren, mocht je werknemer werkloos worden. Het SV-loon, sociale verzekeringsloon,  bestaat uit het brutoloon plus vaste onderdelen van het loon)
• Het aantal verloonde uren
• De werknemersverzekeringen waarvoor de werknemer is verzekerd
• Het belastbare loon en of je de loonheffingskorting zoals bedoeld in de loonstaat hebt toegepast
• Het loon voor de Zorgverzekeringswet (Zvw), een inkomensafhankelijk bijdrage die je betaalt voor de zorgverzekering
• De verrekende arbeidskorting

Op welke manieren kun je een loonstrook maken?

Alles bij elkaar zijn het nogal wat gegevens die je moet invullen. Een goede salarisadministratie is dan ook van belang wanneer je jouw loonstrookjes correct wilt maken en invullen. Veel ondernemers maken dan ook gebruik van hulpmiddelen om dit te bewerkstelligen. Er zijn twee hulpmiddelen waar je als ondernemer gebruik van kunt maken: Excel en salarissoftware.

Excel

Wanneer je nog een overzichtelijk werknemersbestand hebt, kun je zelf een salarisstrook maken in Excel. Het voordeel van Excel is natuurlijk dat het een gratis programma is. Op elk besturingssysteem kun je gebruikmaken van Excel of een equivalent hiervan. Zorg er wel voor dat alle bovengenoemde gegevens op de Excel-loonstrook staan.

Loonstrook voorbeeld

Een ander voordeel is dat er online veel voorbeeld loonstroken zijn te vinden. Bij deze loonstrook voorbeelden zijn alle verplichte gegevens al voor je ingevuld. Maar, niet elke loonstrook voorbeeld ziet er even overzichtelijk uit, sommigen zijn zelfs ronduit lelijk. Hieronder vind je dan ook een loonstrook voorbeeld dat er wel toonbaar uitziet:

Salarisadministratie software voor loonstrook maken

Is je werknemersbestand complexer? Dan is het verstandig om gebruik te maken van salarissoftware. Hiermee maak je snel en eenvoudig online loonstroken, die voor jouw werknemers overzichtelijk en duidelijk zijn. Alle loonstroken staan bovendien digitaal op één plek opgeslagen. Zo behoud je een goed overzicht van alle loonstroken, iets wat je bij het beheren van loonstroken in Exel snel kunt kwijtraken.

Voordelen loonstrook maken met salarisadministratie software

Naast een goed overzicht en tijdsbesparing, kent met salarisadministratie een salarisstrook maken nog meer voordelen. 

Automatisch berekend en ingevuld

De salarissoftware berekent automatisch het bruto- en nettoloon van je werknemer. In tegenstelling tot een loonstrook maken in Excel, hoef je dit niet zelf uit te rekenen of gebruik te maken van ingewikkelde formules. Alle gegevens zijn automatisch ingevuld en voldoen aan de wet- en regelgeving.

Eenvoudig pro forma loonstrook berekenen

Met salarissoftware is het mogelijk om snel een pro forma loonstrook uit te rekenen. Dit is zowel voor de werkgever als de werknemer een voordeel. De werkgever kan namelijk snel uitrekenen wat een loonsverhoging betekent voor de omzet. Een werknemer kan snel berekenen wat eventuele wijzigingen in de wet- en regelgeving betekent voor hun bruto- en nettoloon. 

Geen fouten

Je kunt geen fouten meer maken op de digitale loonstrook. Wanneer je namelijk een fout maakt op de loonstrook, geeft de loonsoftware je automatisch een foutmelding. De digitale loonstrook kun je niet sturen zonder de foutmelding op te lossen. 

Loonstrook app

Omdat de salarissoftware in de cloud stan kunnen jij en je werknemers via een portaal bij de gegevens komen. Het grote voordeel hiervan is dat je de gegevens met elke device kunt benaderen. Veel aanbieders van salarissoftware zijn dan ook uitgerust met een loon app.  Door de loon app, hebben je werknemers altijd hun loonstrook bij de hand, kunnen ze makkelijk declaraties indienen en snel verlof aanvragen. 

Veilig

Het portal waar jij en je werknemers moeten inloggen is goed beveiligd. Als gebruiker moet je je verplicht inloggen met een wachtwoord. Bovendien kunnen werknemers alleen toegang krijgen tot deze portal wanneer jij als werkgever ze daar toestemming voor geeft.

Hoe kan ik het beste een loonstrook maken?

Uiteraard hangt dit er erg af van hoeveel werknemers je in dienst hebt welke manier jij prettig vindt. Wanneer je grofweg minder dan vijf werknemers in dienst hebt, kun je best salarisstroken maken in Excel. Ook wanneer je wilt besparen op de kosten van salarissoftware is Excel een goede optie.

Houd er wel rekening mee dat er relatief veel tijd kost om handmatig elke maand de loonstroken in te vullen volgens de regels en deze vervolgens te versturen.

Wanneer je het gevoel hebt dat het verlonen in Excel te veel tijd kost en je het overzicht verliest, dan is het verstandig om te kiezen voor salarissoftware. Je betaalt een maandelijks bedrag voor deze software, maar daar staat tegenover dat je veel tijd bespaart op het verlonen. Digitale loonstroken zijn namelijk in een handomdraai ingevuld en verstuurd. 

Een correcte loonstrook maken

Het maakt niet uit op welke manier je een loonstrook maakt (online of in Excel), zolang je maar voldoet aan de eisen van de Belastingdienst en je ervoor zorgt dat je jouw werknemers op tijd betaald. Zij zijn immers het hart en de handen van jouw onderneming. 

Wil je zeker weten dat jij de manier kiest die het beste bij jouw bedrijf past? Wil jij op een gemakkelijke manier bezig met je salarisadministratie en het maken van loonstroken. Bekijk en vergelijk dan de verschillende aanbieders van software die je hierbij kunt gebruiken. Appwiki helpt je graag met vergelijken.