Urenregistratie: In Excel of met urenregistratie software?

Elke ondernemer zou het moeten doen: uren registreren. Een goede urenregistratie helpt namelijk bij jouw bedrijfsvoering. Niet alleen geeft inzicht in de efficientie, maar je kunt ook aan de Belastingdienst aantonen dat je in aanmerking komt voor de ondernemersaftrek.

Je kunt als ondernemer je uren op meerdere manieren bijhouden, maar de meeste kleine ondernemers kiezen voor Excel of het gebruik van urenregistratie software.

In deze blog leg ik uit wat de voor- en nadelen van uren registreren in Excel en met urenregistratie software zijn. Zo helpen we jou een goede manier van uren bijhouden vinden die bij je past.

Wanneer uren registreren in Excel?

Niet iedere ondernemer heeft een uitgebreid softwarepakket nodig om uren te registreren. Vooral wanneer je een startende ondernemer bent, is werken in Excel (of Google Spreadsheets) een optie. Met een duidelijk template kun je eenvoudig je uren bijhouden in Excel. Dit kun je zo sober en uitgebreid doen als je zelf wilt.

Het vinden van de perfecte manier van uren bijhouden is volgens ons een kwestie van vergelijken en uitproberen. Urenregistratie in Excel is bijna altijd gratis, doordat de software vaak al aanwezig is op je computer. Je kunt dus meteen beginnen met urenstaat in Excel te maken. Lijkt makkelijk, maar we zetten toch nog eens de voordelen en nadelen van urenadministratie in Excel op een rij.

De voordelen van een Excel urenregistratie

Urenregistratie in Excel is gratis

Je hebt geen aanvullende software nodig. Bij de meeste pc’s, tablets of smartphones (Mac of Microsoft) zit Excel (of Numbers) al standaard meegeleverd. Je hoeft dus niks meer te installeren en kunt zo aan de slag. Ook kun je een online-versie gebruiken zoals Google Spreadsheets. Je wilt graag een overzichtelijke, duidelijke en eenvoudige urenstaat in Excel opzetten. Er zijn vele (gratis) templates en sjablonen voor urenverantwoording in Excel die online te vinden zijn. Windows, Linux en Mac bieden elk een eigen rekenprogramma aan. Hierdoor kun je je online urenregistratie gratis bijhouden op bijna elk platform en is je urenadministratie dus altijd up-to-date.

Je urenregistratie altijd zoals jij dat wilt

Wanneer je ervoor kiest om je uren bij te houden in Excel heb je volledige vrijheid. Je kunt het bestand indelen naar je eigen wensen en zo veel onderdelen, labels en beschrijvingen toevoegen als je wilt. Zelfs wanneer je ervoor kiest om te werken met een template of sjabloon voor urenregistratie heb je alle ruimte om deze aan te passen. Je kunt je Excel urenregistratie laten meegroeien met je bedrijf. Voor het koppelen van je bijvoorbeeld je facturatie, kilometertelling of boekhouding zijn er diverse mogelijkheden. 

Nadelen van uren optellen in Excel

Bij groei wordt Excel erg complex

Maar wanneer jouw onderneming groeit, wordt de kans groter om tegen één van de nadelen van urenregistratie in Excel aan te lopen: het wordt te complex. Want hoe groter jouw onderneming wordt, hoe complexer de bedrijfsvoering. Je zult ingewikkelde formules moeten hanteren om de verschillende werkbladen aan elkaar te kunnen koppelen.

Je hebt dus voldoende technische kennis nodig voor urenverantwoording in Excel. En wanneer de sjablonen niet meer voldoen, zul je deze moeten aanpassen. Dit vergt veel kennis van formules en dit maakt de urenregistratie in Excel foutgevoelig. Met urenregistratiesoftware loop je dit gevaar niet, omdat deze pakketten al volledig voor je geprogrammeerd zijn.  

Vergeten uren

De kans is groter dat wanneer het aantal opdrachtgevers toeneemt, je uren niet correct of zelfs vergeet te noteren. Helemaal wanneer je op één dag voor meerdere opdrachtgevers werkt wil het nog wel eens voorkomen dat ondernemers vergeten wat ze precies voor een opdrachtgever hebben gedaan en voor hoe lang. Op deze manier moet je achteraf gaan schatten, wat weer problemen met jouw opdrachtgevers kan opleveren.

Wanneer je uren helemaal vergeet te registreren heb je er voornamelijk jezelf mee, want geen uren noteren betekent geen aantoonbaar gewerkte uren voor de Belastingdienst, waardoor je misschien het urencriterium niet haalt.

Wat zijn goede alternatieven voor urenregistratie in Excel?

Een goed alternatief is online urenregistratie software of een app. Helaas is dit niet altijd gratis maar voor een paar euro per maand, heb je dan wel een compleet pakket (met handige app).

Om de keuze makkelijk te maken, zetten we hieronder een aantal opties op een rij. Deze pakketten zijn met name geschikt voor starters en zzp'ers. Ze hebben alle functies die je nodig hebt, maar blijven wel betaalbaar. Wil je gelijk het complete overzicht met aanbieders zien? Bekijk dan hier alle urenregistratiesoftware. 

Hoe kies je de beste software?

Wat is jouw wensenlijst bij het kiezen van software, welke functies heb je nodig om snel en efficiënt te kunnen werken? Gebruik je daarnaast al software en andere apps? Start hieronder de keuzehulp en wij vergelijken voor jou de beste software. Zo vinden we de software die bij jou past.

Wanneer uren registreren met urenregistratie software?

Urenregistratie software is vooral een goede oplossing voor ondernemers die voor meerdere opdrachtgevers werken en onregelmatige uren draaien. De kans dat je uren niet correct noteert, of helemaal vergeet is met het gebruik van de software namelijk nihil. Dit komt met name omdat uren registreren met tijdregistratie nauwkeurig, makkelijk en laagdrempelig is.

Voordelen uren bijhouden met tijdregistratie software

Een groot voordeel van je uren bijhouden met urenregistratie software is dat je de gewerkte uren heel nauwkeurig kunt registreren. Dit doe je met zogenoemde timers. Timers zijn eigenlijk een soort stopwatches die je gewerkte tijd precies kunnen bijhouden. Wanneer je aan het werk bent, zet je deze aan. Wanneer je pauze hebt, of je bent bezig met andere werkzaamheden, zet je de timer uit en daarna weer aan. Als je vervolgens klaar bent stop je de timer en zo heb je het exacte aantal uren dat je hebt gewerkt geregistreerd. Bij veel urenregistratie software verschijnt er een knop op jouw menubalk. Aan- en uitzetten is dus heel makkelijk.

Hoe kies ik de beste tool met tijdregistratie voor mijn bedrijf?

Zorgvuldige uren registratie en een goede urenverantwoording kan met een online urenregistratietool, ook wel timer genoemd. Maar hoe kies je nou de beste tool voor jouw situatie? Met onze gratis checklist kom je er gauw achter waar je op moet letten bij het kiezen van urenregistratie software. Download hieronder de checklist gauw en kies eenvoudig een urenregistratietool waarmee jij efficiënt uren registreert.

Nauwkeurig registreren met mobiele app

Een ander voordeel van urenregistratie software is dat deze is voorzien van een mobiele app. Ben je veel onderweg voor afspraken of omdat je bijvoorbeeld een klusbedrijf hebt? Dan kun je snel met je smartphone jouw gewerkte uren noteren (helemaal wanneer de mobiele versie is voorzien van een timer). Zo houd je nauwkeuriger je uren bij en de kans dat je uren vergeet bij te houden is minimaal. Ook hoef jij je geen zorgen te maken of je jouw gegevens verliest: de softwareleverancier maakt elke dag een back-up. Je hebt dus de zekerheid dat jouw gegevens altijd veilig zijn opgeslagen.

Koppelen zorgt voor tijdsbesparing

Wanneer je jouw urenregistratie software wilt koppelen aan andere software, dan is dat geen probleem. Er zijn veel koppelingen tussen verschillende software mogelijk, waardoor er veel handmatige handelingen voor je worden geautomatiseerd. Zo komt er met een koppeling met je facturatiesysteem een eind aan het handmatig overnemen van je declarabele uren op je facturen.

Overzicht behouden

Al deze voordelen zorgen voor een overzichtelijke urenadministratie. Zo kun je jouw productiviteit tot in detail analyseren. Een urenregistratiesysteem kan je helpen in de analyse van de winstgevendheid van je projecten. Je leert zo welke projecten niet winstgevend zijn geweest en waarom. Je kunt op deze manier voortaan beter jouw offertes inschatten en dus een accurate voorspelling van kosten voor je klanten maken.

Nadelen uren bijhouden met urenregistratie software

In tegenstelling tot uren registreren in Excel, is urenregistratie software niet gratis. Omdat je gebruikmaakt van een online dienst zul je er voor moeten betalen. Vooral wanneer je net begint en niet veel geld te besteden hebt, kan dit een obstakel zijn.

Ook duurt het iets langer om te beginnen met uren registreren. Je moet eerst de software aanschaffen en een account aanmaken voordat je aan de slag kan. Ook ben je afhankelijk van een degelijke internetverbinding. Wanneer je geen internetverbinding hebt, dan kun je niet bij je gegevens. Bij sommige leveranciers is dit echter geen probleem door de mogelijkheid om ook offline in het programma te kunnen werken.

Excel of urenregistratie software?

De keuze die je maakt als ZZP’er voor urenregistratie software hangt af van meerdere factoren. Op het moment dat je er tijd voor hebt en bijna tot geen wisselende uren en opdrachtgevers hebt, kun je kiezen voor urenregistratie in Excel. Dit bespaart je de kosten van software en je kunt snel aan de slag. Daarentegen, wanneer je meerdere keren per dag verschillende uren moet schrijven of vaak onderweg bent, is het handiger om urenregistratie software aan te schaffen. Zo vergeet je bijvoorbeeld nooit meer uren te schrijven en je bespaart veel tijd. Tijd die je weer in jouw onderneming kunt stoppen.