De jaarrekening deponeren doe je zo

Wanneer het jaar afgelopen is, loopt bij meeste organisaties ook het boekjaar ten einde. Nu je alle cijfers van het afgelopen jaar tot je beschikking hebt, kun je je jaarrekening maken. Misschien niet het leukste werk, maar het geeft wel een goed inzicht in hoe je bedrijf het afgelopen jaar heeft gepresteerd.

Maar wat staat er in de jaarrekening en waar moet een jaarrekening allemaal aan voldoen? En zijn er nog handige trucjes om het opstellen van een jaarrekening makkelijker te maken? In dit artikel leg ik alles uit over het opstellen en deponeren van de jaarrekening.

Wat is een jaarrekening en wat staat erin?

Een jaarrekening geeft de prestaties, voornamelijk het financiële aspect, van een onderneming weer. Wat er in een jaarrekening moet staan, hangt af van de grootte van je bedrijf. De Kamer van Koophandel maakt op basis van drie criteria (balanstotaal, netto-omzet, gemiddeld aantal werknemers) een onderscheid tussen vier bedrijfsklassen: micro, klein, middelgroot en groot. In een jaarrekening zijn bij alle bedrijfsklassen de balans met toelichting en de winst- en verliesrekening van dat jaar opgenomen.

Een jaarrekening geeft de prestaties, voornamelijk het financiële aspect, van een onderneming weer

Bij de middelgrote en grote bedrijven wordt dit aangevuld met het jaarverslag van het bestuur van de onderneming. Verder staat er een accountantsverklaring in over de jaarrekening. Deze is verplicht voor de volgende bedrijven die twee jaar op rij voldoen aan twee van de volgende drie criteria:

• Een omzet van meer dan twaalf miljoen euro
• Een balanstotaal van meer dan zes miljoen euro
• Meer dan vijftig werknemers (in FTE's) in dienst

Wanneer jouw bedrijf niet aan deze criteria voldoet, dan mag je de jaarrekening zelf doen. Let wel op: de jaarrekening moet zeven jaar bewaard worden voor de Belastingdienst.

Welke organisatie moeten een jaarrekening deponeren?

Er is vaak verwarring wie er precies een jaarrekening dient te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Om deze verwarring voorgoed uit de wereld te helpen zet ik op een rij wie wel en wie niet verplicht zijn om een jaarrekening te deponeren. Deze lijst is gebaseerd op de wettelijke bepalingen omtrent externe verslaggeving vastgelegd in Titel 9 Burgerlijk Wetboek 2. De volgende rechtspersonen die wel een jaarrekening moeten deponeren zijn:

• Besloten vennootschap (BV)
• Naamloze vennootschap (NV)
• Coöperatie
• Onderlinge waarborgmaatschappij
• Banken
• Vennootschap onder firma (VOF) en Commanditaire vennootschap (CV), waarvan alle beherende vennoten buitenlandse kapitaalvennoten zijn
• Formele buitenlandse vennootschap
• Verenigingen en stichtingen met een onderneming die in twee opeenvolgende boekjaren minimaal 4,4 miljoen euro per jaar omzetten
• Buitenlandse rechtspersoon met vestigingen in Nederland die in hun eigen land ook een jaarrekening moeten publiceren. Zij moeten een jaarrekening deponeren die overeenkomt met de jaarrekening in hun eigen land
• Ondernemingen die onder de Wet op de formeel buitenlandse vennootschappen vallen. Zij moeten twee jaarrekeningen deponeren: één volgens de Nederlandse regels en één volgens de regels hun eigen land

Wat zijn de uitzonderingen?

Voor veel ‘kleinere’ ondernemers, natuurlijke personen, geldt de plicht tot het deponeren van de jaarrekening niet. Dit is bijvoorbeeld het geval bij:

• VOF (indien niet alle beherende vennoten buitenlandse kapitaal vennoten zijn)
• Eenmanszaak
• ZZP

Waarom moet ik een jaarrekening deponeren?

Voor rechtspersonen is dit verplicht voor de Nederlandse wet. Met als voornaamste reden dat van ondere andere elke BV, NV en coöperatie het financieel overzicht openbaar en inzichtelijk moet zijn voor iedereen die er geïnteresseerd is.

Wat moet er in een jaarrekening staan?

Dit hangt van de grootte van de onderneming af. Elke rechtspersoon die verplicht een jaarrekening deponeert, moet hierin sowieso een balans en een toelichting opnemen. Middelgrote en grote rechtspersonen moeten ook een winst- en verliesrekening opnemen. Een kleine rechtspersoon hoeft in de toelichting alleen maar aan te geven hoeveel mensen er werkzaam zijn binnen het bedrijf en hoe de balans is opgesteld. Grote rechtspersonen moeten een uitgebreidere toelichting geven. Zo moet er in de toelichting onder andere staat hoeveel de directieleden krijgen betaald voor hun werkzaamheden. Grotere ondernemingen moeten onder andere ook een jaarverslag en een controleverklaring deponeren.

Wat er in de jaarrekening moet staan, hangt af van de grootte van het bedrijf

Het is ook goed om te weten dat er een onderscheid is tussen twee verschillende jaarrekeningen. Er is de fiscale jaarrekening, deze is puur voor de fiscus. Deze balans moet voldoen aan de fiscale normen en is bedoeld om de winst van je onderneming te berekenen. Deze winst wordt gebruikt om de inkomsten- of vennootschapsbelasting te berekenen. Over het algemeen willen ondernemers de winst zo laag mogelijk houden. Ze zullen dus zaken als afschrijvingen en investeringen op de balans vermelden welke de fiscale winst verminderen.

Deze zaken zien we niet terug in de bedrijfseconomische (of commerciële) jaarrekening. Deze balans heeft namelijk als doel een beeld te geven over de gang van zaken van de onderneming vanuit bedrijfseconomisch oogpunt. Er wordt geen rekening gehouden met fiscale faciliteiten. Deze jaarrekening wordt vaak gebruikt bij (her)financiering of verkoop van de onderneming.

Wat zijn stille reserves?

Het verschil tussen deze twee jaarrekeningen wordt de ‘stille reserves’ genoemd. Het gaat hier vaak om overwaardes in het bedrijfspand, het machinepark en de voorraden. Een voorbeeld hiervan is een bedrijfspand dat voor 200.000 euro op de balans staat weergegeven (aanschafwaarde min de afschrijvingen) en dat een economische waarde van 500.000 euro heeft. De stille reserve bedraagt 300.000. Deze meerwaarde wordt bij verkoop wel belast door de fiscus.

Er zijn twee soorten jaarrekeningen: een fiscale jaarrekening en bedrijfseconomische jaarrekening

Hoe deponeer ik mijn jaarrekening?

Ook dit hangt van de bedrijfsgrootte af. Er zijn voor micro en kleine ondernemingen drie verschillende manieren om je jaarrekening te deponeren:

• Via de online service ‘zelf deponeren jaarrekening’ op de site van de KvK: zoals de naam al verraadt: je kunt hiermee zelf online je jaarrekening deponeren
• Via je financieel intermediair: Het opstellen en/of deponeren van de jaarrekening kun je overlaten aan je boekhouder of accountant. Deze kan de jaarrekening deponeren via Standard Business Reporting (SBR).
• Met je eigen software (via SBR). De meeste boekhoudprogramma’s zijn geschikt voor het deponeren van de digitale jaarrekening met SBR. Je hebt naast de software ook een PKIoverheidservices-certificaat nodig, waarmee je je jaarrekening kunt deponeren via de Digipoort.
• Via de post: Dit is niet meer mogelijk sinds het boekjaar 2015. Vanaf het boekjaar 2016 kun je alleen nog maar je jaarrekening digitaal deponeren.

Voor middelgrote en grote bedrijven:

• Via SBR
• Via e-mail: Je kunt jaarrekeningen middelgroot mailen naar jaarrekening.middelgroot@kvk.nl en jaarrekeningen groot naar jaarrekening.groot@kvk.nl

Controleert de KvK mijn jaarrekening inhoudelijk?

De Kamer van Koophandel controleert een gedeponeerde jaarrekening niet op inhoud. Dat is de verantwoordelijkheid van de ondernemer zelf. De KvK bekijkt alleen of alle verplichte onderdelen van de jaarrekening zijn gedeponeerd en bekijkt de status (of het gaat om een voorlopige of vastgestelde jaarrekening).

De Kamer van Koophandel controleert een gedeponeerde jaarrekening niet op inhoud

Wanneer moet ik mijn jaarrekening deponeren?

Binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar moet het bestuur de jaarrekening opmaken en voorleggen aan de aandeelhouders. De aandeelhouders kunnen het bestuur maximaal vijf maanden (vanaf het afgelopen boekjaar) uitstel verlenen als er bijzondere omstandigheden zijn. Wanneer er sprake is van uitstel stuur je een voorlopige jaarrekening op.

De aandeelhouders hebben vervolgens twee maanden de tijd voor het vaststellen van de jaarrekening. Als uw boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar, is dit tot en met 31 juli. Bij maximaal uitstel is dit dus tot en met 31 december van hetzelfde jaar. Vervolgens moet de vastgestelde jaarrekening binnen acht dagen na de vaststelling worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. Je kunt checken of het deponeren is gelukt door naar de site van de Kamer van Koophandel te gaan en je KvK-nummer in te voeren.

Let op: Als ondertekening meteen leidt tot vaststelling, dan vervallen de twee maanden die de aandeelhouders de tijd hebben om de jaarrekening vast te stellen en moet er binnen tien maanden en acht dagen na afloop van het boekjaar gedeponeerd zijn. Dit betekent dat bij een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar je uiterlijk 8 november je jaarrekening kan deponeren.

Binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar moet het bestuur de jaarrekening opmaken en voorleggen aan de aandeelhouders

Wat als ik de jaarrekening niet (op tijd) deponeer?

Wanneer je de jaarrekening niet of te laat deponeert, kan de Belastingdienst je een boete opleggen. Volgens de wet maak je je namelijk schuldig aan een economisch delict waarop je een geldboete kan krijgen die kan oplopen tot bedragen van rond de tienduizend euro.

Daarnaast lopen de bestuurders en commissarissen het risico, in het geval van een faillissement van de rechtspersoon, dat zij persoonlijk aansprakelijk worden gesteld. In dit geval kunnen eventuele schuldeisers recht maken op het privévermogen van deze bestuurders en commissarissen.

Te laat deponeren is slecht voor je rating

Het te laat of niet inleveren heeft bovendien een negatief effect op je ‘rating’. Deze rating wordt bepaald door kredietinformatiebureaus zoals Graydon en Dun & Bradstreet. De rating is een beoordeling van het prestatievermogen van een onderneming en laat zien hoeveel risico een bedrijf loopt om binnen een jaar failliet te gaan. De rating bepaalt dus hoe kredietwaardig je als onderneming bent. De rating wordt weergegeven op een schaal tussen de 1 en de 4, met 1 als beste rating.

 

Wat kost het opstellen van een jaarrekening?

De kosten voor het opstellen van een jaarrekening verschillen nogal. Je kunt het helemaal zelf doen, maar het kan snel tijdrovend en ingewikkeld zijn. Bovendien houdt het balansen je van je ‘echte’ werk af. De meeste bedrijven hebben dit dan ook uitbesteed aan een boekhouder of een accountant. Een boekhouder is over het algemeen goedkoper dan een accountant, omdat accountant een beschermde titel is. Een boekhouder kost per uur gemiddeld vijftig euro, een accountant vraagt toch al snel het dubbele. Beiden zijn ongeveer een half uur kwijt per maand aan de boekhouding voor een zzp'er die vijftig facturen per maand verstuurd. Daar komt nog acht uur per jaar bij die ze kwijt zijn voor onder andere voor het jaarwerk, de belastingaangifte en het bespreken. Dit is wel in het geval dat je de boekhouding netjes aflevert. Wanneer je de boekhouding ‘over de schutting gooit’ kan de boekhouder of accountant al snel het dubbele er aan kwijt zijn. De kosten kunnen dus aardig oplopen.

Een snelle rekensom leert dat deze ZZP'er die een accountant is dienst heeft per maand per maand 116 euro kwijt is (100 x 0,5 100 x 8/12). Op jaarbasis is dit 1400 euro. Wanneer deze ZZP'er een boekhouder in dienst heeft, geldt dat je alle bedragen door de helft kunt delen.

De kosten voor een MKB'er

Bij een MKB-bedrijf van een gemiddelde grootte (vier a vijf medewerkers) rekent een accountant bij een goede, digitaal aangeleverde loonadministratie 7,50 euro per medewerker per maand. De overige boekhouding MKB kost hen twee tot drie uur per maand, plus 12 tot 24 uur uur per jaar voor het jaarwerk, de belastingaangifte en het bespreken. In het gunstigste geval kost een MKB'er dit dus 330 euro per maand (100 x 2 100 x 12/12 4 x 7,5). Op jaarbasis is dit 3960 euro. De tijd die een accountant kwijt is aan de boekhouding loopt op naar meer bij een slechte aflevering.

”Maar kwaliteit geeft zekerheid”, zegt Henk Kooistra, directeur van RBZ accountants. “Wanneer de Belastingdienst ziet dat er een accountant naar de cijfers heeft gekeken, is dat een soort van waarborg.”

Gebruik boekhoudsoftware bij het opstellen van de jaarrekening

Vooral als kleine onderneming kun je op deze kosten relatief makkelijk besparen. Want zoals gezegd, bestaat een jaarrekening uit de balans en de winst- en verliesrekening. Deze kun je makkelijk met behulp van boekhoudsoftware opmaken. Je hoeft alleen maar de bedragen in te vullen en de software maakt de balans voor je op. Hier heb je dus alleen maar een basiskennis van boekhouden nodig. Dit scheelt weer in de kosten van de boekhouder of accountant. Omdat de gegevens automatisch worden bijgehouden, is de kans dat je fouten maakt kleiner dan wanneer je bijvoorbeeld werkt in een Excel-bestand. Nog handiger kies voor een boekhoudprogramma dat direct de btw meeneemt. Vindt boekhoudsoftware met btw functie hier.

De gulden middenweg voor deponeren van jaarrekening

Je kunt ook voor de combinatie van boekhoudsoftware en boekhouder of accountant kiezen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om zelf je boekhouding bij te houden met een boekhoudpakket en een boekhouder of accountant in dienst te nemen die alleen even alle gegevens voor je checkt. Met veel boekhoudsystemen kun je gebruikmaken van en ‘meekijkfunctie’. Dit geeft je boekhouder de mogelijkheid om alle data eenvoudig in te zien en kan hij of zij je vervolgens advies geven. Uiteindelijk kun je dus aardig in kosten besparen, omdat je een boekhouder of accountant alleen nodig hebt voor de laatste check.

Benieuwd wanneer je een boekhouder moet kiezen of wanneer je een accountant geschikter is? Lees dan ons artikel hierover.

Tips voor het maken van een jaarrekening

 deponderen jaarrekening voor kleine ondernemers

Zoals gezegd zijn niet alle ondernemers verplicht om een jaarrekening te deponeren en te publiceren. Er is een onderscheid te maken tussen de ondernemers die verplicht een jaarrekening deponeren en de uitzonderingen (kleine ondernemers). Ook in de te geven tips is daarom een onderscheid te maken. Te beginnen bij de kleine ondernemers:

• Tip 1: Ook al ben je niet verplicht om je jaarrekening bij de Kamer van Koophandel te deponeren, je bent wel verplicht om een deugdelijke administratie te voeren. Daarom stellen veel eenmanszaken wel een jaarverslag op.
• Tip 2: Zorg ervoor dat je op tijd de jaarrekening op orde hebt. Al ben je niet verplicht een jaarrekening bij de KvK te deponeren, als onderdeel van de deugdelijke administratie van je onderneming is het een belangrijk basisonderdeel van een juiste belastingaangifte.
• Tip 3: Houd je administratie goed bij. Om een kloppende jaarrekening te maken is een goed bijgehouden administratie onmisbaar.
• Tip 4: Kies een goed boekhoudprogramma. Dit is tijd- en kostenbesparend en minder foutgevoelig dan bijvoorbeeld de administratie handmatig in een Excel-sheet bijhouden.
• Tip 5: Vraag op tijd om hulp wanneer je het gevoel hebt wanneer je de grip op de administratie verliest. Neem bijvoorbeeld een boekhouder of accountant in de arm. Dat is altijd beter dan een ondeugdelijke administratie met risico op een boete van de Belastingdienst.

rechtspersonen

Wanneer je een rechtspersoon bent, is het goed om met een aantal zaken rekening te houden. Ik sprak met Liesbeth Vrielink en de eerder genoemde Henk Kooistra van RBZ accountants en vroeg hen om een aantal tips bij het opstellen van de jaarrekening.

• Tip 1: Voldoe aan de wettelijke vereisten
• Tip 2: Houd je aan de termijnen bij het deponeren
• Tip 3: Denk goed na of je wel een rechtspersoon wilt zijn. Hier komen namelijk veel eisen bij kijken. Niet alle ondernemers zijn op de hoogte van deze eisen
• Tip 4: Bespaar niet op een accountant. Kies niet voor een goedkope boekhouder, want iedereen kan zich boekhouder noemen. Wij zijn bijvoorbeeld ook verplicht om elkaar te checken. Wanneer een accountant naar je cijfers heeft gekeken, geeft dat dus een soort waarborg. Bovendien kun je de kosten van een accountant terugverdienen, omdat zij belastingvoordelen voor je kunnen vinden
• Tip 5: Denk goed na over welke jaarrekening je deponeert (fiscale of commerciële). Wij kiezen er niet voor om de fiscale jaarrekening in te dienen, omdat dit invloed heeft op de solvabiliteit van een onderneming. Op de commerciële jaarrekening is de winst immers groter. Dit betekent weer dat je bijvoorbeeld makkelijker een financiering kunt krijgen

Deponering jaarrekening niet voor elk type onderneming

Hoewel deponeren jaarrekening bij kvk niet voor elk type onderneming verplicht is, is het wel van cruciaal belang dat de administratie up-to-date is. De administratie kan je handmatig bijhouden of je kan het uitbesteden aan professionals. Boekhoudsoftware kunnen ook een helpende hand bieden. Hoe je het als ondernemer ook doet, zorg ervoor dat met behulp van een goede administratie de jaarrekening klopt. Zo krijg jij geen problemen bij het deoponeren - en eventueel publiceren - van jouw jaarrekening.