1. Blog
  2. Hoe je acht uur per maand wint door efficiënter te werken
  1. Blog
  2. Hoe je acht uur per maand wint door efficiënter te werken

Hoe je acht uur per maand wint door efficiënter te werken

Slimmer ondernemen Algemeen 16 juni 2017 Leestijd 5 minuten

Wie wil dat nou niet? Tijd besparen op het doen van de administratie. Want mijn hemel wat kost dat veel tijd. De gemiddelde ondernemer is twee dagen per maand (!) kwijt aan de financiële administratie. Maar wat als ik je vertel dat je dit kunt halveren? En dus acht uur tijd in de maand kunt winnen door een eenvoudige oplossing: bedrijfssoftware koppelen. Lees deze blog en kom erachter hoe.

Tijd winnen met bedrijfssoftware in de cloud

Tijdverspilling is één van de grootste zorgen van ondernemers. Je bent immers al dag en nacht bezig met jouw bedrijf. Efficiëntie is dus van groot belang. Elke verkwanselde minuut is er één te veel en zorgt voor een achterstand op jouw concurrenten. Want dat is één van de andere zorgen: hoe blijf ik mijn concurrenten voor? Het is erg druk op de markt, de marges zijn dun. Ergens zul je jouw concurrent te slim af moeten zijn. Dat kan op verschillende manieren. Eén van die manieren is jouw bedrijfsproces optimaliseren door efficiënter te werken. Je maakt dus misschien al gebruik van bedrijfssoftware om dit te bewerkstelligen. Maar maak je optimaal gebruik van jouw bedrijfssoftware? Of kun je nog ergens wat tijd winnen? Ik denk van wel.

tijdswinst-optimaliseren
Door bedrijfsprocessen te optimaliseren win je van jouw concurrenten

In deze blog schets ik een situatie die jou als ondernemer tijdwinst oplevert. Kostbare tijd. Tijd die je wel beter kunt besteden dan aan het controleren van facturen of het handmatig overkloppen van bestellijsten. Het kan namelijk veel efficiënter. Na het lezen van deze blog heb jij genoeg munitie om de strijd met jouw concurrenten aan te gaan.

Elke verkwanselde minuut is er één te veel en zorgt voor een achterstand op jouw concurrenten

De beste bedrijfssoftware in de cloud

Veelzijdig

Je bent een ondernemer die van alle markten thuis is. Je hebt een fysieke winkel maar uiteraard ook een webwinkel. Je wilt immers jouw product of dienst zo breed mogelijk op de markt zetten. En om jouw klantenrelaties goed te onderhouden heb je ook een klantenservice. Want een bedrijf kan nou eenmaal niet zonder tevreden klanten. Je hebt al bedrijfssoftware (bijvoorbeeld boekhoudsoftware of CRM software), maar je wilt toch nog tijd besparen en efficiënt werken.

Er valt veel tijd te winnen op het doen van de financiële administratie. Uit onderzoek blijkt dat een gemiddelde MKB’er in Nederland per maand gemiddeld ruim twee dagen kwijt is aan de administratie. Uit het onderzoek komt nog een opvallende conclusie naar boven: veel van deze uren komen op het bordje van mensen die de financiële administratie niet eens in hun takenpakket hebben. Misschien komt dit jou bekend voor, maar het betekent ook dat jouw concurrent met hetzelfde probleem zit. Het is nu aan jou om deze tijdwinst te boeken.

Hoe kom je tot acht uur tijdsbesparing door efficiënt te werken?

Vooral het opstellen, verwerken en controleren van facturen kost veel tijd (bijna vier uur per maand). Uren die je simpel kunt terugwinnen door een koppeling tussen boekhoudsoftware en factuur software. Bij deze koppeling wordt een betaalde factuur namelijk meteen verwerkt in je boekhouding. En omdat je door deze koppeling geen invoerfouten meer maakt bij het overkloppen van gegevens, en dus niet meer hoeft te controleren, heb je al een grote tijdsbesparing te pakken.

Vooral op het opstellen, verwerken en controleren van factuur valt veel tijd te winnen

Facturatie automatiseren

tijdwinst-e-facturatie
Door gebruik te maken van e-facturatie kun je veel tijd besparen

Ook op het gebied van het opstellen en versturen van facturen valt veel tijd te winnen. Veel bedrijven, waaronder die van jouw concurrent, doen dit nog handmatig. Maar wanneer jij je factuur software koppelt aan een boekhoudprogramma die kan e-factureren kun je flink wat tijd besparen. De afhandeling van de factuurstroom wordt namelijk helemaal geautomatiseerd. Je hoeft de facturen alleen nog maar goed te keuren. Het boeken in de administratie gebeurt ook automatisch. Hoppa, weer wat uren te pakken op jouw concurrent!

De beste facturatie software

Tijd winnen op de klantvragen

Maar je kunt ook op andere vlakken tijd besparen. Denk bijvoorbeeld aan de klantenservice. Want ook dat het verwerken van vragen van klanten en leveranciers kost veel tijd. Je kunt al een grote tijdinhaalslag maken door te voorkomen dat klanten of leveranciers überhaupt jouw klantenservice moeten bereiken. Voorkomen is immers beter dan genezen.

Dit kan door jouw CRM software te koppelen met boekhoudsoftware. Omdat je in het CRM systeem alle informatie centraal hebt opgeslagen, ben je bijvoorbeeld altijd op de hoogte van adreswijzigingen. Dus geen belletjes meer van klanten die vragen of ze nog een offerte of factuur van jou krijgen omdat jij deze naar het verkeerde adres hebt gestuurd.

tijdwinst-crm-klantenservice
Door CRM software te koppelen verloopt het proces van de klantenservice gesmeerd

Uiteraard blijven klanten jouw bedrijf benaderen voor vragen of klachten. Maar als je ook nog eens beschikt over een CRM systeem met een ticketsysteem (om de klantvragen te organiseren) of met een chatbot-functie (om de FAQ te beantwoorden), dan win je kostbare tijd.

Omdat je door te koppelen geen invoerfouten meer maakt bij het overkloppen van gegevens en dus niet meer hoeft te controleren, heb je al een grote tijdsbesparing te pakken

De beste CRM software

Webshop en kassa software koppelen

Je hebt naast je fysieke winkel natuurlijk ook een webshop. Een koppeling met webshop software en de boekhoudsoftware is dan ook een heel logische. Maar deze koppeling wordt nog niet veel gemaakt. Een kans voor jou dus om concurrentievoordeel te pakken. Een groot voordeel van deze koppeling is dat verkopen die worden gedaan in de webshop door de koppeling automatisch worden verwerkt in de boekhouding. Ook wordt de aankoop meteen uit het systeem voor voorraadbeheer gehaald en verschijnt vervolgens op de bestellijsten. Dit scheelt weer handmatig verkopen invoeren in de boekhouding en handmatig bestellijsten updaten. Weer wat tijd gepakt op jouw concurrenten.

tijdwinst-kassa-software-koppelen
Door jouw kassa te koppelen aan jouw webshop, bespaar je veel handmatige en tijdrovende handelingen

Een andere tijdbesparende koppeling is die tussen webshop software en kassa software. Wanneer je iets verkoopt in de fysieke winkel met jouw kassa, dan wordt dit vervolgens verwerkt in je webshop software. Het artikel wordt uit het voorraadbeheer gehaald en op de bestellijst geplaatst. Dit scheelt weer een tijdrovende handmatige handeling. Een handeling die jouw concurrent misschien wel maakt.

De beste webshop software

Boek acht uur tijdwinst per maand door automatiseren

Die acht uur in de maand heb je dus zo bij elkaar geautomatiseerd als gemiddelde ondernemer. Moet je nagaan wat deze verkwanselde tijd oplevert: een hele dag per maand extra om je bezig te houden met de core business in plaats van slaapverwekkende handmatige handelingen en interne controle. Dat is pas efficiënt werken. Uiteindelijk levert het dus veel meer op dan die acht uur. Jij kunt je nu focussen op slim ondernemen en hiermee jouw concurrentie de hielen laten zien.

Gerelateerde artikelen

29 mei 2018

Wat zijn de beste zakelijke apps?

Boekhouding Urenregistratie Crm systeem Facturatie Slimmer ondernemen Uitgelicht

Is de treincoupé ook jouw tweede huis geworden? Gaan de zaken goed en zit je hierdoor vaak in het buitenland? Doe jouw zaken met een business app!

7 juli 2017

Een administratie opzetten als ZZP'er?

Algemeen

Hoe zet je als beginnende ondernemer een administratie op? Je loopt net het gebouw van de Kamer van Koophandel uit. Je hebt nu officieel een eigen bedrijf! Maar, je zit vol met vragen. Die vriendelij...

16 juni 2017

De slimme ondernemer pakt concurrentievoordeel

Slimmer ondernemen Algemeen

Concurrentievoordeel behalen door slim te ondernemen! Je bent misschien klein, maar je denkwijze moet als een multinational zijn. De tijd van achter jouw concurrent aanlopen is voorbij. Het is tijd o...

Dit is Appwiki

Appwiki is het beginpunt voor bedrijfssoftware selectie. Wij geloven dat bedrijven met online tools en software slimmer, sneller en flexibeler zijn. En dus beter hun klanten kunnen helpen en beter concurreren in de markt.

Appwiki werkt voor jou

Appwiki experts adviseren jou bij software selectie. Jouw wensen en bedrijfsprofiel bepalen de meest geschikte software. We brengen onze kennis, informatie van leveranciers en data van gebruikers samen, zodat jij eenvoudig een selectie maakt en snel software vindt die bij je past. 

En zo werkt Appwiki

We brengen in je in contact met software aanbieders en ontvangen daarvoor een vergoeding. Adviseren we dan alleen aanbieders die betalen? Nee hoor, we adviseren alleen de aanbieders waarvan we zeker weten dat ze bij jouw bedrijf passen.

Products