Hoe je acht uur per maand wint door efficiënter te werken

Wie wil dat nou niet? Tijd besparen op het doen van de administratie. Want mijn hemel wat kost dat veel tijd.

De gemiddelde ondernemer is twee dagen per maand (!) kwijt aan de financiële administratie.

Maar wat als ik je vertel dat je dit kunt halveren?

En dus acht uur tijd in de maand kunt winnen door een eenvoudige oplossing: bedrijfssoftware koppelen. Lees deze blog en kom erachter hoe.

Tijd winnen met bedrijfssoftware in de cloud

Tijdverspilling is één van de grootste zorgen van ondernemers. Je bent immers al dag en nacht bezig met jouw bedrijf. Efficiëntie is dus van groot belang. Elke verkwanselde minuut is er één te veel en zorgt voor een achterstand op jouw concurrenten. Want dat is één van de andere zorgen: hoe blijf ik mijn concurrenten voor? Het is erg druk op de markt, de marges zijn dun.

Ergens zul je jouw concurrent te slim af moeten zijn. Dat kan op verschillende manieren. Eén van die manieren is jouw bedrijfsproces optimaliseren door efficiënter te werken. Je maakt dus misschien al gebruik van bedrijfssoftware om dit te bewerkstelligen. Maar maak je optimaal gebruik van jouw bedrijfssoftware? Of kun je nog ergens wat tijd winnen? Ik denk van wel.

In deze blog schets ik een situatie die jou als ondernemer tijdwinst oplevert. Kostbare tijd. Tijd die je wel beter kunt besteden dan aan het controleren van facturen of het handmatig overkloppen van bestellijsten. Het kan namelijk veel efficiënter. Na het lezen van deze blog heb jij genoeg munitie om de strijd met jouw concurrenten aan te gaan.

Elke verkwanselde minuut is er één te veel en zorgt voor een achterstand op jouw concurrenten

Veelzijdig

Je bent een ondernemer die van alle markten thuis is. Je hebt een fysieke winkel maar uiteraard ook een webwinkel. Je wilt immers jouw product of dienst zo breed mogelijk op de markt zetten. En om jouw klantenrelaties goed te onderhouden heb je ook een klantenservice. Want een bedrijf kan nou eenmaal niet zonder tevreden klanten. Je hebt al bedrijfssoftware (bijvoorbeeld boekhoudsoftware of CRM software), maar je wilt toch nog tijd besparen en efficiënt werken.

Er valt veel tijd te winnen op het doen van de financiële administratie. Uit onderzoek blijkt dat een gemiddelde MKB’er in Nederland per maand gemiddeld ruim twee dagen kwijt is aan de administratie. Uit het onderzoek komt nog een opvallende conclusie naar boven: veel van deze uren komen op het bordje van mensen die de financiële administratie niet eens in hun takenpakket hebben. Misschien komt dit jou bekend voor, maar het betekent ook dat jouw concurrent met hetzelfde probleem zit. Het is nu aan jou om deze tijdwinst te boeken.

Hoe kom je tot acht uur tijdsbesparing door efficiënt te werken?

Vooral het opstellen, verwerken en controleren van facturen kost veel tijd (bijna vier uur per maand). Uren die je simpel kunt terugwinnen door een koppeling tussen boekhoudsoftware en factuur software. Bij deze koppeling wordt een betaalde factuur namelijk meteen verwerkt in je boekhouding. En omdat je door deze koppeling geen invoerfouten meer maakt bij het overkloppen van gegevens, en dus niet meer hoeft te controleren, heb je al een grote tijdsbesparing te pakken.

Vooral op het opstellen, verwerken en controleren van factuur valt veel tijd te winnen

Facturatie automatiseren

Ook op het gebied van het opstellen en versturen van facturen valt veel tijd te winnen. Veel bedrijven, waaronder die van jouw concurrent, doen dit nog handmatig. Maar wanneer jij je factuur software koppelt aan een boekhoudprogramma die kan e-factureren kun je flink wat tijd besparen. De afhandeling van de factuurstroom wordt namelijk helemaal geautomatiseerd. Je hoeft de facturen alleen nog maar goed te keuren. Het boeken in de administratie gebeurt ook automatisch. Hoppa, weer wat uren te pakken op jouw concurrent!

Tijd winnen op de klantvragen

Maar je kunt ook op andere vlakken tijd besparen. Denk bijvoorbeeld aan de klantenservice. Want ook dat het verwerken van vragen van klanten en leveranciers kost veel tijd. Je kunt al een grote tijdinhaalslag maken door te voorkomen dat klanten of leveranciers überhaupt jouw klantenservice moeten bereiken. Voorkomen is immers beter dan genezen.

Dit kan door jouw CRM software te koppelen met boekhoudsoftware. Omdat je in het CRM systeem alle informatie centraal hebt opgeslagen, ben je bijvoorbeeld altijd op de hoogte van adreswijzigingen. Dus geen belletjes meer van klanten die vragen of ze nog een offerte of factuur van jou krijgen omdat jij deze naar het verkeerde adres hebt gestuurd.

Uiteraard blijven klanten jouw bedrijf benaderen voor vragen of klachten. Maar als je ook nog eens beschikt over een CRM systeem met een ticketsysteem (om de klantvragen te organiseren) of met een chatbot-functie (om de FAQ te beantwoorden), dan win je kostbare tijd.

Omdat je door te koppelen geen invoerfouten meer maakt bij het overkloppen van gegevens en dus niet meer hoeft te controleren, heb je al een grote tijdsbesparing te pakken

Webshop en kassa software koppelen

Je hebt naast je fysieke winkel natuurlijk ook een webshop. Een koppeling met webshop software en de boekhoudsoftware is dan ook een heel logische. Maar deze koppeling wordt nog niet veel gemaakt. Een kans voor jou dus om concurrentievoordeel te pakken. Een groot voordeel van deze koppeling is dat verkopen die worden gedaan in de webshop door de koppeling automatisch worden verwerkt in de boekhouding. Ook wordt de aankoop meteen uit het systeem voor voorraadbeheer gehaald en verschijnt vervolgens op de bestellijsten. Dit scheelt weer handmatig verkopen invoeren in de boekhouding en handmatig bestellijsten updaten. Weer wat tijd gepakt op jouw concurrenten.

Een andere tijdbesparende koppeling is die tussen webshop software en kassa software. Wanneer je iets verkoopt in de fysieke winkel met jouw kassa, dan wordt dit vervolgens verwerkt in je webshop software. Het artikel wordt uit het voorraadbeheer gehaald en op de bestellijst geplaatst. Dit scheelt weer een tijdrovende handmatige handeling. Een handeling die jouw concurrent misschien wel maakt.

Boek acht uur tijdwinst per maand door automatiseren

Die acht uur in de maand heb je dus zo bij elkaar geautomatiseerd als gemiddelde ondernemer. Moet je nagaan wat deze verkwanselde tijd oplevert: een hele dag per maand extra om je bezig te houden met de core business in plaats van slaapverwekkende handmatige handelingen en interne controle. Dat is pas efficiënt werken. Uiteindelijk levert het dus veel meer op dan die acht uur. Jij kunt je nu focussen op slim ondernemen en hiermee jouw concurrentie de hielen laten zien.