Anne Hoekman - Online marketeer
Anne Hoekman
Online marketeer
Leestijd 5 minuten
Workflow
Gratis workflow software

Workflows optimaliseren met gratis software

Wanneer je bedrijfsprocessen efficiënt en effectief wilt stroomlijnen, is het verstandig om gebruik te maken van workflow management software. Wat de beste workflow software is voor jouw bedrijf, is afhankelijk van je opgestelde doel en je technische vaardigheden. Gelukkig is er veel workflow management software beschikbaar tegenwoordig, gratis en betaalde, er is voor ieder wat wils.

Wat is workflow management?

Een workflow omvat een vooraf gedefinieerd en herhaalbaar patroon van bedrijfsprocessen. Het beschrijft een werkwijze waarin medewerkers in een vaste volgorde de werkzaamheden, taken en benodigde handelingen uitvoeren. Op die manier kunnen mensen, middelen en tijd zo efficiënt en effectief mogelijk worden ingezet. Workflow management omvat dan ook het maken, beheren en verbeteren van patronen binnen een bedrijf. Dit alles wordt vaak ondersteund door workflow management software.

Gratis workflow software

Met gratis software kun je eenvoudig workflows optimaliseren!

Soorten workflow software

Workflow management software is onder te verdelen in twee soorten software: open source software en Software as a Service (SaaS) software:

Open source software

Open source software houdt in dat je gebruikmaakt van gratis software. Deze kun je in principe zelf downloaden van het internet. Ook kan iedereen bijdragen aan de broncode van de open source software. Dat betekent dat iedereen verbeteringen van de gratis software kan toevoegen. Wanneer je kiest voor workflow open source, kun je na installatie van de software direct aan de slag met het bouwen en vormgeven van je workflow tool, geheel naar jouw wensen. Mocht je een beperkt budget hebben, dan is de aanschaf van open source software een geschikte keuze. Daarnaast is open source software niet continu up-to-date, meestal vindt er één keer per jaar een grote update plaats. Wanneer je goed kunt programmeren en voldoende tijd hebt om een workflow tool te bouwen, dan is open source software een goede optie voor jou.

SaaS software

Tegenover open source software, staat Software as a Service. Dit is een betaalde service, je huurt de software van de leverancier waar je maandelijks een vast bedrag voor betaalt. De software is dus niet in jouw bezit. SaaS software wordt daarom ook wel software onder licentie genoemd. Bij SaaS software zijn support en service vaak volledig uitbesteed, dit ligt in handen van de leverancier. Verder is SaaS software erg gebruiksvriendelijk, je hebt vrijwel geen technische vaardigheden nodig en kunt voor een klein bedrag direct aan de slag. SaaS software biedt altijd een actuele service en daarnaast wordt de workflow tool via het internet aangeboden, veilig in de cloud. De software is continu in ontwikkeling en biedt vaak nieuwe mogelijkheden en functies. Ben je niet zo’n held met programmeren of heb je er simpelweg geen tijd voor, dan is SaaS software een goede optie voor jou.

Workflow management software kiezen

Nu je op de hoogte bent van de verschillende soorten workflow management software, kun je een goede keuze maken. Om de keuze nog specifieker te maken is het belangrijk om jouw wensen in kaart te brengen. Dit kan aan de hand van de volgende vragen:

  • Hoeveel geld wil je investeren?
  • Hoeveel tijd wil je investeren?
  • Wat verwacht je precies van de workflow software?
  • Wil je je eigen design gebruiken of gebruikmaken van een bestaand template?
  • Wil je de workflow software kunnen koppelen aan andere systemen? Zo ja, welke?

Wanneer je, aan de hand van deze vragen, jouw wensen goed in kaart hebt gebracht, kun je gerichter zoeken naar een workflow management tool.

Gratis workflow management software proberen

Het is niet altijd eenvoudig om een workflow tool te kiezen die aansluit bij jouw wensen. Om er zeker van te zijn dat je de juiste keuze maakt, kun je in bijna alle gevallen de verschillende workflow management software gratis uitproberen. Bij betaalde software geldt vaak een proefperiode. Tijdens deze proefperiode kun je kijken of de workflow software inderdaad volledig aansluit bij jouw wensen. De proefperiode omvat meestal veertien of dertig dagen en is geheel vrijblijvend. Door verschillende soorten workflow software te proberen, kom je erachter welke (soort) software aansluit bij jou en je bedrijf.

Terug naar boven

Delen via:

Products