In de zakelijke wereld wordt vaak de uitspraak ‘tijd is geld’ gebruikt. Daar zit een kern van waarheid in. Wanneer je iemand inhuurt, betaal je diegene vaak per uur. Daarnaast kun je tijd investeren, net zoals geld. Door er nu extra tijd aan te besteden, heb je later wellicht meer tijd over.
Door tijd als iets van waarde te zien, wordt de behoefte om er verstandig mee om te gaan, groter. Met een workflow management systeem kun je tijd efficiënter en effectiever inzetten.
Wat is workflow management?
Een goede workflow maken is de sleutel tot het managen van tijd. Workflow management omvat een reeks activiteiten (goederen en informatie), de volgorde van deze activiteiten en de voorbereiding op het uitvoeren ervan binnen een bedrijf.
Vaak worden geautomatiseerde middelen ingezet om bedrijfsprocessen te stroomlijnen. Ook moet er voor gezorgd worden dat ieder die deelneemt aan de activiteiten binnen de workflow, voorzien is van bijbehorende gegevens en documenten. Vervolgens probeer je steeds de activiteiten binnen een workflow te optimaliseren, om de workflow zo gestroomlijnd mogelijk te laten verlopen.
Waarom een workflow maken?
Bij het maken van een workflow is het doel om bedrijfsprocessen te stroomlijnen zodat ze zo efficient mogelijk worden doorlopen. Met behulp van een workflow management systeem kun je bedrijfsprocessen vastleggen en stroomlijnen.
Het automatiseren van processen kan gewaarborgd worden door activiteiten op te splitsen in verschillende taken en deze taken in de juiste volgorde aan te bieden aan de desbetreffende afdelingen of medewerkers. De huidige status en het verdere traject van een deeltaak zijn daardoor op ieder moment inzichtelijk.
Belangrijk is; wie doet wat en welke beslissingen moeten er genomen worden. Deze stroom aan bedrijfsprocessen, inclusief de beslissingen, worden vooraf geïntegreerd en op papier gezet. Vanuit daar kunnen de activiteiten in het workflow management systeem worden ingevoerd.
Bedrijfsprocessen stroomlijnen met workflow management software!
Het gebruik van workflow management software kent vele voordelen.
Bedrijfsprocessen stroomlijnen
Eén van de belangrijkste voordelen is dat alle bedrijfsprocessen binnen een bedrijf worden gestroomlijnd in één overzichtelijk systeem. De kans op fouten tijdens een proces wordt verkleind wanneer processen worden geautomatiseerd. Verder is op elk moment in het proces duidelijk wat de volgende stap is. De kans dat een aspect blijft liggen en niet wordt opgepakt, is daardoor minimaal.
Doorstroom sturen
Een ander voordeel is dat de doorstroom van processen kan worden gestuurd, zelfs gepauzeerd, als dat nodig is. Daarnaast is workflow management software vaak cloud software en voorzien van een app. Dit maakt het mogelijk om het workflow systeem overal mee naartoe te nemen. Je hebt geen vaste werkplek meer nodig.
Zo ben je altijd en overal op de hoogte van de meest geüpdate gegevens en kun je de voortgang van verschillende processen inzien. Verder biedt cloud software vaak de mogelijkheid om het systeem te koppelen met andere systemen en/of programma’s. Informatie wordt gesynchroniseerd en is te gebruiken in beide systemen.
Altijd de nieuwste mogelijkheden
Bovendien heb je met online workflow management software over het algemeen de meest recente softwareversie. De software is continu in ontwikkeling en wordt, wanneer er sprake is van nieuwe mogelijkheden en functionaliteiten, geoptimaliseerd. Zo maakt een workflow management systeem bedrijfsprocessen eenvoudiger, efficiënter en effectiever.
Kortom, tijd is kostbaar. Wil je een goede workflow maken, dan is een workflow management tool de oplossing. Met een workflow management systeem kun je tijd efficiënter en effectiever inzetten. Je kunt stressvrij aan het werk!
