Kascontrole, hoe doe je dat? Volgens de wet moet elke Vereniging van Eigenaren (VvE) een kascommissie hebben. Hiervoor wordt een kascommissie aangesteld die de jaarrekening controleert. Het is belangrijk dat de kascontrole zorgvuldig gebeurt, want fouten kunnen leiden tot verkeerde besluitvorming en kunnen in het ergste geval zelfs de voortzetting van de vereniging in gevaar brengen.
Hoe voer je een kascontrole uit bij een vereniging? We geven je in dit artikel een handleiding met tips en afsluitend een kascontrole checklist.
Wat is het doel van kascontrole?
De kascontrole is voor bepaalde soorten verenigingen verplicht in Nederland. Volgens de wet moet elke Vereniging van Eigenaren (VvE) een kascommissie hebben. Daarbij moet een commissie bestaan uit minstens twee leden die geen lid zijn van het bestuur. Voor andere typen verenigingen, zoals sportverenigingen of culturele clubs, is de kascontrole ook aan te raden en vaak geregeld in de statuten van de vereniging.
Kascontrole heeft als doel om na te gaan of de financiële administratie op de juiste wijze wordt gevoerd en of de verstrekte jaarstukken correct en volledig zijn. Naar aanleiding hiervan breng je een advies uit aan de algemene vergadering over het wel of niet goedkeuren van het financieel verslag. Als lid van de commissie heb je dus een onpartijdige, adviserende rol.
Handleiding kascontrole
Als kascommissie moet je alle boeken en bescheiden van de vereniging kunnen bekijken. Denk hierbij aan de financiële administratie en de ledenadministratie, maar ook de notulen van bestuursvergaderingen. Het bestuur is verplicht om deze informatie te verstrekken. Vervolgens kun je beginnen aan de kascontrole. Je leest in onze kascontrole handleiding hieronder welke stappen je daarbij doorloopt.
Let op: Dit is slechts een basisgids voor de kascontrole bij verenigingen. Afhankelijk van de specifieke omstandigheden van de vereniging en de geldende wet- en regelgeving kunnen er nog andere stappen nodig zijn.
Stap 1: Schaf een boekhoudpakket aan
Het uitvoeren van de kascontrole kan zowel handmatig in Excel als met een boekhoudpakket. In ieder geval is het belangrijk om een systeem te hebben waarbij alle inkomsten en uitgaven nauwkeurig worden bijgehouden. Een boekhoudpakket kan helpen bij het minimaliseren van fouten. Het kan ook realtime inzicht bieden in de financiële status van de vereniging en het gemakkelijker maken om financiële rapporten te genereren.
Welke optie je ook kiest, zorg dat je een nauwkeurige manier hebt om alle gegevens te verwerken! In de kascontrole handleiding zullen wij het programma e-Boekhouden als voorbeeld aanhouden, omdat deze een speciaal pakket heeft voor verenigingen en bekend staat als zeer gebruiksvriendelijk.
Stap 2: Controle van de balans
Controleer of het beginsaldo van de balans overeenkomt met het eindsaldo van de balans van het vorige boekjaar. Controleer verder of de saldi in de eindbalans in het jaarverslag overeenkomen met de eindsaldi van de bankrekeningen en kasgelden. Hoe verhoudt de balans zich t.o.v. voorgaande jaren? Zoek een verklaring voor eventuele afwijkingen.
Stap 3: Controle kostenspecificatie
De kostenspecificatie is een lijst waarop alle geboekte kosten staan, compleet met de datum van betaling en een omschrijving. Meestal levert de penningmeester zo’n specificatie aan door een print te maken van de geboekte kosten. Controleer of er voor alle uitgaven een betalingsbewijs aanwezig is in de administratie, bijvoorbeeld een factuur of een declaratie. Het is ook mogelijk om de uitgaven te controleren via steekproeven. In e-Boekhouden zou je de kosten kunnen opzoeken in het grootboek:
Stap 4: Controle betaalde facturen
Is er voor elke kostenboeking een factuur aanwezig? Dan is het verder belangrijk om na te gaan of de facturen daadwerkelijk betaald zijn. Dat doe je door de dagafschriften van de bankrekening te controleren. Maak een aantekening van facturen die niet betaald zijn.
Stap 5: Controle van de inkomsten
Controleer of alle inkomsten op de juiste manier verantwoord zijn in de jaarrekening. Het gaat hierbij om contributies van leden, donaties, sponsoring en alle overige inkomsten van de vereniging. Zijn er achterstallige betalingen in contributiegelden? Hebben alle betalingen betrekking op het verslagjaar? Dit is te controleren door de dagafschriften van de bankrekening te controleren (en kasgelden als die er zijn). Je kunt ook een deel van de inkomsten controleren door middel van steekproeven.
Stap 6: Opbrengst en consistentiecontrole
Controleer de begroting en vergelijk deze met de werkelijke opbrengst en gemaakte kosten. Zijn de verschillen verklaarbaar? Tot slot is het verstandig om te controleren of de optellingen in het jaarverslag kloppen. Een manier om dit te checken is door na te gaan of het totaalresultaat in de jaarrekening gelijk is aan het verschil tussen het eigen vermogen aan het begin en het einde van het jaar. In e-Boekhouden is de opbrengst te vinden in het 'Winst & Verlies' overzicht:
Stap 7: Advies uitbrengen
Na afronding van de kascontrole moet de kascommissie een rapport uitbrengen over de resultaten van de controle. Als er onregelmatigheden zijn geconstateerd, moeten deze worden gerapporteerd. De bevindingen uit de kascontrole geef je door aan het bestuur en tijdens de Algemene Ledenvergadering.
Het is daarbij niet nodig om alle kleine fouten te ontdekken; het gaat er uiteindelijk om dat de administratie op een juiste manier wordt gevoerd en het jaarverslag een volledig beeld geeft van de financiële situatie. Daarvoor is het niet nodig dat alles tot op de laatste eurocent overeenkomt.
Kascontrole checklist
Onderstaande kascontrole checklist is bedoeld als hulpmiddel voor de leden van de kascommissie om de jaarlijkse controle uit te voeren. Dit is een algemene checklist, houd er rekening mee dat er vanuit de vereniging aanvullende eisen kunnen gelden.
- Heb je toegang tot alle relevante financiële documenten van de vereniging?
- Komt het begin- en eindsaldo van de bankrekening overeen met de afschriften?
- Komen begin- en eindsaldi van de balans overeen met het grootboek én met de eindbalans van het vorige boekjaar?
- Zijn alle inkomsten geregistreerd en contributies op correcte wijze geïnd?
- Zijn de facturen, nota's en declaratieformulieren van alle uitgaven beschikbaar?
- Zijn declaraties ondertekend door de declarant en de penningmeester?
- Zijn de uitgaven doelmatig en in overeenstemming met de goedgekeurde begroting?
Kascontrole met behulp van boekhoudsoftware
Kascontrole is een tijdrovend proces. In plaats van veel dingen handmatig op te zoeken, kun je het proces vergemakkelijken met behulp van boekhoudsoftware. Op deze manier wordt het bijhouden van de administratie voor de vereniging ook aanzienlijk nauwkeuriger en eenvoudiger. Andere voordelen met betrekking tot de kascontrole zijn:
- Boekhoudsoftware houdt de financiële administratie van een vereniging bij en werkt deze automatisch bij. Dit betekent dat er minder kans is op fouten in de administratie, omdat er minder handmatig werk bij komt kijken.
- Met boekhoudsoftware kun je gemakkelijk en snel financiële informatie vinden. Je kunt in de software de inkomsten en uitgaven van de vereniging bekijken en vergelijken met de bankafschriften en andere documenten die nodig zijn voor de kascontrole.
- Boekhoudsoftware bevat automatische controles om fouten te voorkomen. Zo kan het programma bijvoorbeeld dubbele boekingen of onjuiste facturen detecteren en aangeven.
- Met boekhoudsoftware kun je rapporten genereren die helpen bij de kascontrole. Hierbij kan je denken aan een balans, winst- en verliesrekening, en andere financiële overzichten.
Ben je benieuwd naar het beste boekhoudprogramma voor verenigingen? Bekijk ons overzicht met boekhoudprogramma’s en kies bij de filters voor bedrijfsvorm ‘verenigingen’.
Voorbeeld: e-Boekhouden voor verenigingen
In dit voorbeeld laat ik zien hoe je de kascontrole met behulp van e-Boekhouden kunt uitvoeren, omdat het in onze ervaring een van de meest gebruiksvriendelijke boekhoudprogramma's is.
Bij e-Boekhouden kun je een account maken dat helemaal gericht is op verenigingen en stichtingen. Daarna vind je er alles wat je nodig hebt voor een efficiënte ledenadministratie en boekhouding. Zodra je een account hebt aangemaakt, ontvang je van e-Boekhouden verschillende handleidingen en een videotraining om te kunnen starten.
Hier is een complete lijst van alle functies in de boekhoudmodule en ledenadministratie. Laten we de belangrijkste functies bij langs gaan.
Boekhouden
Als vereniging is het belangrijk om je facturen en afschriften op orde te hebben. Als je bent ingelogd in e-Boekhouden, heb je aan de linkerkant direct de mogelijkheid om bonnetjes, facturen en afschriften in te voeren. Dit proces spreekt redelijk voor zich.
Overzichten voor kascontrole
Voor de kascontrole zijn de overzichten in e-Boekhouden enorm handig. Je kunt de financiële overzichten ook presenteren, in Excel of PDF, voor bijvoorbeeld bestuurs- of ledenvergaderingen. Het gaat daarbij om de volgende overzichten:
- Balans
- Winst & Verlies
- Grootboek
- Mutaties
- Open Posten
- Overige
Grootboekrekening en beginbalans
Start met het instellen van de grootboekrekeningen of beginbalans. Dat kan door in e-boekhouden naar beheer -> inrichting te gaan. Hier zie je bij grootboekrekening een voorbeeld schema. Deze regels kun je verwijderen, om vervolgens de eigen grootboekrekeningen te importeren. Ook kun je via beheer de beginbalans opmaken.
Als je ergens niet uitkomt kan je via de Support knop aangeven over welk onderwerp je meer uitleg zou willen. Er opent zich dan een nieuw venster om je vraag door te geven.
Ledenadministratie
Naast de tab boekhouden, vind je de ledenadministratie. Importeer in een handomdraai het huidige ledenbestand, richt de ledenadministratie in en je kunt direct aan de slag. Ook voor het beheren van de ledenadministratie heeft e-Boekhouden een handleiding gemaakt, waarin je o.a. kunt lezen hoe je leden toevoegt of importeert, rekeningen verstuurt en lidmaatschappen beheert.
Via het overzicht van alle facturen in de ledenadministratie kun je kiezen voor de volgende acties:
- Geselecteerde facturen afdrukken
- Geselecteerde facturen klaarzetten voor incasseren
- Geselecteerde facturen klaarzetten voor mailen
- Geselecteerde facturen verwerken in de boekhouding
Beste boekhoudsoftware voor verenigingen?
Boekhoudprogramma's kunnen de commissie dus helpen bij het sneller en nauwkeuriger uitvoeren van de kascontrole, zodat er zich geen scenario's voordoen waarbij er fouten worden gemaakt. Je bespaart veel tijd door de bankrekening van de vereniging te koppelen aan een boekhoudprogramma. Ben je benieuwd naar het beste boekhoudprogramma voor verenigingen? Bekijk ons overzicht met boekhoudprogramma’s en kies bij de filters voor bedrijfsvorm ‘verenigingen’. Of zoek niet verder en probeer e-Boekhouden alvast 14 dagen gratis uit.
e-Boekhouden.nl
Verenigingen hebben toegang tot alle mogelijkheden van e-Boekhouden tegen een sterk gereduceerd tarief. Met de ledenadministratie kunt u bovendien snel en efficiënt de contributie innen.
- 135.000 gingen u voor
- Belastingdienst Erkend
- Deskundige helpdesk
Proefperiode: 14 dagen gratis uitproberen. Wordt niet automatisch verlengd!
Boekhouden: 9,50 /maand
Ledenadministratie: 8,50 /maand
Reviews: 9.4/10
