Hou grip op de zaak met de beste business apps

Een onderneming runnen is allang geen 9-tot-5-werk meer. Het werk gaat altijd door, dus ook tijdens de vakantie. Toch is het heel belangrijk om tijdens de vakantie rust te nemen en jezelf op te laden. 

Maar hoe houd je als MKB-ondernemer het overzicht en grip op de zaak terwijl je toch relaxed vakantie viert? Dat doe je met een aantal handige apps voor je belangrijkste bedrijfsprocessen, zoals de:

• verkoop
• boekhouding
• urenregistratie 

In deze blog leg ik je uit hoe je dit doet met de beste business apps.

Werk gaat altijd door

Voor veel ondernemers is de vakantieperiode een stressvolle periode. Voordat de vakantie wordt gevierd moeten lopende zaken worden afgerond en er moet een overdracht worden gedaan. Eenmaal op vakantie gaat het werk gewoon door, blijkt uit onderzoek. Bijna alle ondernemers checken wel hun e-mail terwijl ze op het strand liggen. Het blijkt toch moeilijk hun ‘kindje’ los te laten. Dat is nou eenmaal de aard van het beestje. Uit een ander onderzoek blijkt dit ook: één op de acht ondernemers gaat helemaal niet op vakantie omdat ze de regie niet uit handen durven te geven.

Voor ondernemers is het moeilijk om hun ‘kindje’ los te laten. Ondernemen is nou eenmaal de aard van het beestje

Regie behouden met bedrijfssoftware in de cloud

De ondernemer is dus bang om zijn kindje het diepe in te laten gaan zonder zwembandjes. Om maar bij het kind-in-het-diepe-metafoor te blijven: bedrijfssoftware in de cloud zijn de zwembandjes die jouw kindje laten drijven. Met business software kun je namelijk op vakantie de regie in handen houden, zonder dat je er veel tijd aan kwijt bent.

Helemaal handig is dat de software is voorzien van een gratis mobiele app. Zo wordt op vakantie ondernemen heel makkelijk. Het enige wat je nodig hebt is een internetverbinding (3G of 4G), en laat roamen nou net een stuk goedkoper zijn geworden in het buitenland.

CRM bereidt je voor

Zoals gezegd begint de stress bij ondernemers vaak al bij het maken van een goede overdracht. Staat alles er wel in? Weet degene die de taken overneemt wel precies wat hij of zij moet doen? Dit soort onzekerheden neemt CRM software weg. Wanneer je namelijk gebruikmaakt van CRM met projectmanagement kun je de overdracht tot in de puntjes verzorgen.Je geeft aan welke taken je wilt overdragen en aan wie. Ook leg je uit bij elke taak wat er nog precies moet gebeuren.

Wanneer je gebruikmaakt van CRM met projectmanagement kun je de overdracht tot in de puntjes verzorgen

En het mooie is: wanneer je op vakantie bent kun je de voortgang in de gaten houden met de gratis CRM app. Wanneer een collega een taak heeft afgerond, verwerkt hij of zij dat in het CRM systeem. Zo kun je dus de voortgang van het project bijhouden. En mocht er iets niet kloppen, dan kun je dit eenvoudig aangeven in jouw CRM app. Zo houd je de regie in handen, terwijl je met de beentjes omhoog op het strand ligt.

Klantcontact onderhouden op vakantie

Eén van de andere zaken die ondernemers niet los kunnen laten is het contact met hun klanten. Ook dit zit in de aard van het beestje: klanten zijn nou eenmaal de backbone van elke onderneming. In deze behoefte voorziet de CRM app ook. Wanneer er thuis contact is geweest met een klant, wordt dit verwerkt in het CRM systeem. Omdat jouw CRM app is gesynchroniseerd met jouw CRM systeem kun je bekijken wat er in het gesprek is besproken en eventueel een collega bijsturen voor een volgend contact. Op deze manier ben je toch weer gerustgesteld omdat je weet dat het klantcontact nog loopt wanneer jij weg bent.

Wanneer er thuis contact is geweest met een klant, wordt dit verwerkt in het CRM-systeem

Je kunt zelf ook makkelijk contact onderhouden met je klanten op vakantie, mocht je hier echt dringend behoefte aan hebben. In de CRM app staan immers alle contacten en interacties met de klant opgeslagen. Op basis hiervan kun je goed geïnformeerd contact opnemen met je klant. En mocht het onverhoopt minder goed gaan op de salesafdeling, dan bel je met één druk op de knop naar de salesmanager om deze bij te sturen. Zo houd je altijd grip op de zaak.

Bekijk hieronder een aantal populaire CRM apps van dit moment:

Lees dit artikel en ontdek wat de beste CRM apps zijn waarmee je op vakantie de regie van jouw onderneming in handen houdt.

Factuurstroom in de gaten houden

Met een andere functie houd je nog beter het overzicht. Je kunt namelijk met de CRM app de factuurstroom in de gaten houden. Wanneer een klant een factuur heeft betaald komt dit in de tijdlijn of in het dossier van de klant te staan. Je hebt dus altijd een goed en real-time inzicht in welke facturen zijn betaald en welke niet. Zo kun je met een gerust hart een extra mojito bestellen bij de poolbar.

Met een CRM app heb je altijd een goed en real-time inzicht in welke facturen zijn betaald en welke niet

Financieel inzicht met boekhouding app

Vind je inzicht in de factuurstroom niet voldoende en wil je graag het hele financiële plaatje bekijken? Dan kun je kiezen voor een boekhoudprogramma met een gratis boekhouding app. Net als bij CRM apps is er een verschil in het aantal functionaliteiten, maar met elke app kun je op afstand jouw cijfers bekijken.

Zo kun je de omzet in de gaten houden, kun je jouw banksaldo en je winst- en verliesrekening per periode inzien en kun je in één overzicht zien wat er nog openstaat aan facturen en wat jij nog dient te betalen. Indien een factuur de betaaltermijn dreigt te overschrijden, dan kun je met je smartphone de factuur gewoon betalen. Mocht je dus echt behoefte hebben om grip te behouden op de financiën, dan is een boekhouding app bijna onmisbaar.

Hieronder vind je een aantal goede boekhoudprogramma's met een gratis app:

Zicht op urenregistratie

Ook de urenregistratie van de thuisblijvers kun je checken met je smartphone. Met een CRM app kun je op afstand zien wie waar mee bezig is en hoeveel tijd er aan taken wordt gespendeerd. Mocht er aan een taak te veel tijd worden besteed, dan kun je snel bijsturen. Je hebt zo controle over het budget.

Mocht je ook hier behoefte hebben aan een uitgebreider inzicht, dan biedt een urenregistratie app uitkomst. Zo kun je de rapportages inzien die zijn gebaseerd op de gewerkte uren. Indien er uit de rapportages blijkt dat er aan bepaalde taken te veel tijd is besteed of dat je vooraf gestelde budget is overschreden, dan kun je vanuit je vakantielocatie goed geïnformeerd een nieuw project opzetten en voorkom je dat dit weer gebeurt.

In minder dan een uur

Nu zul je misschien denken: zit ik op vakantie toch weer de hele dag te werken. Maar dat hoeft niet zo te zijn. Al met al kun je binnen één uur per dag op vakantie de regie houden op jouw onderneming. Regent het op de camping of moet je wachten voor de achtbaan in een attractiepark: in elk verloren uurtje kun je de smartphone uit je broekzak plukken en even de voortgang van een project bekijken, checken of een factuur is betaald en klantcontact onderhouden. Stiekem werken omdat je partner vindt dat je te veel aan het werk bent op vakantie hoeft dus ook niet meer, je kunt immers alle werkzaamheden snel tussendoor doen.

Met een gerust hart op vakantie met CRM apps

Hoewel het is bedoeld om tot rust te komen, zullen MKB-ondernemers altijd onrustig blijven op vakantie. De zaak gaat nou eenmaal 365 dagen per jaar door. Omdat je van jezelf weet dat je toch wel hier en daar aan het werk gaat op vakantie, moet je met jezelf afspreken dat je niet te veel hooi op de vork neemt en weer volledig in de work-mode schiet.

Hoewel het is bedoeld om tot rust te komen, zullen MKB-ondernemers altijd onrustig blijven op vakantie

Gelukkig helpt een CRM app hierbij. Met deze app kun je op vakantie makkelijk de regie over jouw onderneming behouden. Je kunt contact onderhouden met je klanten en met je collega’s. Ook kun je de factuurstroom en de urenregistratie bekijken, heel simpel met je smartphone. Dit kan in minder dan een uur op een dag. Zo houd je grip op de zaak én kom je tot rust.

En uiteindelijk levert een relaxte vakantie veel meer op dan ‘alleen’ rust. Zo kun je een nieuwe strategie bedenken of tot nieuwe inzichten of ideeën komen omdat je even uit de gebruikelijke omgeving stapt. Op deze manier zorg je ervoor dat jouw onderneming toekomstbestendig is en er nog vele ontspannen vakanties zullen volgen.