Het begin van het jaar is misschien niet de leukste moment van het jaar, maar het is wel een mooi moment om te kijken wat er allemaal gaat veranderen. Een belangrijke vraag is bijvoorbeeld hoe beïnvloeden alle veranderingen de economie en het bedrijfsleven in Nederland?
Ook op boekhoudgebied lijkt er veel te gaan veranderen. Het traditionele beeld van je boekhouding bijhouden met pen en papier klopt allang niet meer. Ook Excel-boekhouding behoort steeds meer tot het verleden. Boekhouding is op technologisch gebied de laatste jaren met de tijd meegegaan. Maar wat kan nog beter en wat gaat er veranderen? In dit artikel kijk ik in mijn glazen bol en zet de verwachte boekhoudtrends op een rij.
Het principe van boekhouden is niet veel veranderd en zal ook niet veel veranderen. Het blijft voor veel ondernemers een saaie en repetitieve klus. De boekhouding wordt dan ook regelmatig uitgesteld. En van uitstel komt afstel. En dit heeft op lange termijn een negatief effect op een bedrijf. Je kent immers niet precies de cijfers van je bedrijf. Gelukkig kan boekhoudsoftware veel van het noodzakelijke saaie werk uit handen nemen. Toch is er nog zeker wat te winnen op het gebied van gebruiksvriendelijkheid en bereikbaarheid. De verwachting is dan ook dat er op deze vlakken een slag zal worden gemaakt.
Er is nog zeker wat te winnen op het gebied van gebruiksvriendelijkheid en bereikbaarheid van boekhoudsoftware
Trend 1: E-factureren: automatisch factureren is een feit
Je bent als leverancier verplicht om een e-factuur naar de Rijksoverheid te sturen. Veel ondernemers denken dat ze al e-factureren, maar in de praktijk blijkt dat anders. Want in tegenstelling tot wat deze ondernemers denken, is een pdf-bestand sturen niet e-factureren.
E-factureren gaat namelijk een stap verder. E-factureren is het elektronisch versturen en het automatisch verwerken van een factuur. Het is een digitaal bestand, dat gemaakt en verwerkt wordt door computers. Een e-factuur ziet er vaak uit als een gewone factuur, maar bevat daarnaast codes, waardoor precies duidelijk is, voor computers, wat de betekenis is van elk woord en bedrag. Dit klinkt heel ingewikkeld, maar als gebruiker van een boekhoudprogramma valt het reuze mee. De boekhoudsoftware verwerkt namelijk automatisch de e-factuur.
Het enige punt is dat nog niet alle boekhoudsoftware er klaar voor is om te e-factureren. De verwachting is dat steeds meer, zo niet (bijna) alle leveranciers, hun software e-factuur-klaar zullen maken. Scan en herken (OCR) wordt vervangen met e-factureren. De weg naar een wereld waarin alleen maar een e-factuur kan worden verstuurd is immers ingezet.
Trend 2: Boekhoudsoftware wordt steeds slimmer
Deze manier van automatiseren geldt niet alleen voor het factureren, maar voor alle aspecten van boekhouden. Door middel van ‘machine learning’ wordt boekhoudsoftware steeds slimmer, waardoor het je veel werk uit handen zal nemen. Voorbeeld: aan de voorkant stop je er een bankafschrift en wat facturen in, aan de achterkant komt de btw-aangifte eruit. Machine learning zal nog geen gemeengoed zijn, maar een er zal zeker een stap worden gezet in deze richting.
Omdat boekhouden door deze ontwikkelingen steeds eenvoudiger wordt en daarmee het idee groeit dat accountants of boekhouders steeds minder relevant worden, nemen steeds minder (vooral de kleinere) bedrijven accountants in de arm. Ze doen het liever zelf om de kosten te drukken. Do It Yourself (DIY) is dan ook het devies. Webinars en Youtube tutorials bieden de helpende hand door bijna alles uit te leggen over wat er nodig is voor een juiste boekhouding. Ook de het toekomstbeeld van een virtuele accountant lijkt steeds dichterbij te komen. Wie weet kun je over een aantal jaar Siri wel vragen stellen over je btw-aangifte.
Steeds minder bedrijven nemen een accountant in de arm
Trend 3: Boekhouden in de cloud wordt de norm
Je maakt er vast wel eens gebruik van: Google Drive. Wil je een document of spreadsheet delen met een collega of vriend? Hup, in de Google Drive. Zij kunnen vervolgens het document bekijken en bewerken. Alles wordt automatisch opgeslagen. Het grote verschil met bijvoorbeeld Microsoft Word is dat het op de cloud wordt opgeslagen en niet meer ‘on-premise’ (lokaal geïnstalleerd en gedraaid). Ook steeds meer boekhoudsoftware ‘vergoogledrive-iseren’. Afgelopen jaren is deze trend al ingezet, de verwachting is dat deze trend zal doorzetten en de norm zal worden.
CaaS neemt beveiliging over
Met de opmars van boekhouden in de cloud rijzen al snel vragen over de veiligheid. De gevoelige boekhouddata staat immers niet meer veilig op je eigen schijf. De bescherming ervan heb je door over te gaan op de cloud, uit handen gegeven aan de softwareleverancier. Jouw leverancier zorgt er vervolgens voor dat je data veilig staat opgeslagen. Zij zijn er ook bij gebaat dat jouw data goed beveiligd is. Daarom besteden sommige leveranciers de beveiliging uit aan specialisten. Zo heeft bijvoorbeeld Kleisteen de beveiliging uitbesteed aan Vancis en CCV Shop heeft de data ondergebracht bij de servers van True. Deze vorm van bescherming van je data heet CMaaS (Cloud Monitoring as a Service). Een aparte dienstverlener dus die het overzicht over je hele cloudomgeving bewaart, waarmee je de garantie hebt dat je data goed is beschermd.
Sommige softwareleveranciers besteden de beveiliging van software in de cloud uit
Trend 4: Mobiel boekhouden wordt eenvoudiger
Bijna iedereen heeft er een: een smartphone. We doen ook steeds meer met een smartphone. We kopen er kleren mee, we bekijken reviews van restaurants om vervolgens een reservering te maken, we bestellen een taxi en rekenen er de rit mee af. De tijd dat we alleen belden met een telefoon ligt dus ver achter ons. De behoefte om mobiel te boekhouden is afgelopen jaren wat dat betreft niet achtergebleven. Softwareleveranciers zijn hier dan ook op ingesprongen en ontwikkelden mobiele versies van boekhoudsoftware. Dit blijft hetzelfde en de verwachting is dan ook dat de meeste boekhoudprogramma’s altijd en overal via een mobiele app bereikbaar zal zijn.
Bedrijven hebben namelijk steeds meer behoefte aan mobiele applicaties van bedrijfssystemen, omdat mobiliteit een steeds belangrijkere factor is. Ondernemers die hun eigen boekhouding doen zitten over het algemeen niet ruim in de tijd en willen altijd en overal bij hun boekhouding kunnen. Zitten ze in de trein op weg naar een klant, dan is het bijvoorbeeld heel effectief om nog even de btw-aangifte te doen. Ook willen accountmanagers die vaak op pad zijn naar klanten, onderweg of op locatie gemakkelijk even klantinformatie kunnen raadplegen, zodat ze goed voorbereid op het gesprek aankomen.
Trend 5: Big data verandert de rol van accountant
Voor degenen die de boekhouding hebben uitbesteed: het beroep van boekhouder of accountant zal steeds meer veranderen. Omdat veel werk van accountants uit handen is genomen door de automatisering van de boekhouding, houden ze meer tijd over om de verzamelde data te analyseren. Deze verzamelde data is enorm. Daarom spreken we ook wel over ‘Big Data’.
Over wat Big Data precies is, zijn de geleerden het niet eens. Een consensus is wel dat het gaat om het doorspitten van een grote hoeveelheid data waar je vervolgens weer je voordeel mee kunt doen. Overigens is het idee van Big Data niet nieuw. Walmart analyseerde en verwerkte al in de vroege jaren negentig zeven miljard transacties per jaar. Maar op het gebied van boekhouding is het wel nieuw. Met Big Data is het namelijk mogelijk om te kunnen voorspellen. Een accountant kan dus op basis van de cijfers van voorgaande jaren een berekening maken voor de boekhouding van het komende jaar. Dat betekent dat accountants steeds meer een adviserende rol zullen krijgen.
Trend 6: Blockchain maakt boekhouding transparanter
Ook real time audit is een begrip dat steeds vaker komt bovendrijven. Bij real time audit maakt de accountant gebruik van een robot bij het kijken naar de cijfers van jouw bedrijf. Dit doet de accountant met behulp van een ander ‘buzzword’, blockchain. Eenvoudig gezegd zorgt de blockchain ervoor dat online transacties tussen mensen opgeslagen worden in diverse registers die door iedereen te raadplegen zijn. Door de specifieke manier waarop het vastleggen van transacties aan elkaar geketend (dat is de ‘chain’ in het woord ‘blockchain’) worden met behulp van encryptie, is het onmogelijk voor een potentiële fraudeur om vervalsingen weg te werken in de online boekhouding. Hierdoor wordt bijhouden van de boekhouding, naast sneller en goedkoper, ook transparanter.
Blockchain is één van de buzzwords van de afgelopen tijd
Ook het gebruik van blockchain is nog lang geen gemeengoed. Uit een onderzoek van Deloitte bleek dat nog maar twaalf procent van de bedrijven in de financiële dienstverlening blockchain gebruikt. Maar de verwachting is dat dit percentage zal stijgen. 24 procent van de ondervraagden zijn van plan om komend jaar te investeren in blockchain.
Technologie zorgt ervoor dat boekhouding meegaat met de tijd
Het beeld dat de technologie van boekhouding hopeloos achterloopt, is allang achterhaald. Er is tegenwoordig software die veel van de handelingen automatiseert. Dit verandert ook weer de rol van accountants, die met behulp van big data steeds meer een adviserende rol zullen gaan aannemen. Blockchain is een tool die de transparantie moet waarborgen bij deze nieuwe manier van boekhouden. Twee dingen zijn duidelijk: de traditionele manier van boekhouden gaat veranderen en technologie en boekhoudprogramma's gaan hierin een cruciale rol spelen. Vergelijk hier boekhoudprogramma's die bij jouw bedrijf passen.
