De administratie voor MKB: eisen en tools

Als ondernemer ben je verplicht om je administratie bij te houden. Daarbij maakt het niet uit of je ZZP’er of MKB’er bent. Wettelijk ben je vanuit de Belastingdienst verplicht om dit netjes bij te houden én te bewaren. Administratie MKB bevat echter wel wat andere zaken dan de administratie voor ZZP. Als MKB’er heb je immers ook met andere afdelingen en werknemers te maken. Als ZZP’er heb je dat niet.

De administratie MKB bijhouden is geen leuke klus. Misschien wel voor een boekhouder, maar jouw hart ligt meer bij het ondernemen. Toch is het slim om te weten waaruit jouw administratie voor MKB moet bestaan. Een verkeerde boekhouding kan leiden tot nare boetes en eventueel ingrijpen van de Belastingdienst.

Fouten maken is menselijk, maar laten we die vooral niet in de administratie van jouw onderneming maken.

Administratie MKB waaruit moet deze bestaan?

Vanuit de Belastingdienst zitten er een aantal eisen het bijhouden én bewaren van jouw administratie. De administratie bevat alle gegevens van jouw onderneming die je ‘vastlegt op papier of in digitale vorm’. Verduidelijkt dat de boel een beetje? Wij kunnen ons voorstellen dat dit nog niet echt een belletje doet rinkelen wat je nu precies moet bijhouden voor de administratie MKB. 

Onder gegevens vallen de volgende gegevens:

• De kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
• Financiële aantekeningen, zoals het in- en verkoopboek
• Ontvangen en verzonden facturen (al dan niet als kopie)
• Bankafschriften
• Contracten, overeenkomsten en andere afspraken die je met klanten gemaakt hebt
• Agenda's en afsprakenboeken van je eigen bedrijf
• Correspondentie
• Software en databestanden

Daarnaast geeft de Belastingdienst ook aan dat je tussentijds gemaakte controleberekeningen ook aan je administratie moet toevoegen, je software en databestanden. Dus binnen je administratie vang je ook al je aangeschafte software.

Meer dan alleen financiën 

Het gaat hierbij niet alleen om de bestanden van de financiële administratie, maar denk ook aan de zakelijke agenda die je misschien bijhoudt op je privé telefoon. Deze moet je ook toevoegen aan je administratie. Net als de koppeling met je kassasysteem en als je een webwinkel hebt de verkoop die je online genereert. 

Zie de administratie MKB eigenlijk als een volledig kosten- baten plaatje van jouw onderneming. Alles wat ‘erin komt en er weer uitgaat’ dien je te verantwoorden in de administratie.

Tip van de belastingdienst

Sommige aftrekposten voor de inkomstenbelasting (de zelfstandigenaftrek en de meewerkaftrek) zijn afhankelijk van het aantal uren dat je aan jouw onderneming besteedt. Houd daarom bij hoeveel uren jij - en jouw fiscaal partner als die er is - besteedt aan de onderneming. Een goede urenregistratie is onderdeel van jouw MKB administratie, maar kan je dus ook nog andere voordelen opleveren. 

Het verschil tussen administratie voor MKB en boekhouding

Boekhouding en administratie worden vaak in een adem met elkaar genoemd. Waar de ene ondernemer het over het bijhouden van de administratie heeft, zegt de ander dat hij aan de slag gaat met de boekhouding mkb. De administratie en de boekhouding zijn niet hetzelfde. 

Je boekhouding is onderdeel van de administratie en staat ook wel bekend als de financiële administratie. Boekhouden is dus eigenlijk niets meer of minder dan het verwerken van je financiële zaken. Die je vervolgens bundelt tot jouw administratie. Boekhouden is wel intens belangrijk. Je moet tot in detail kunnen verantwoorden waar bepaalde kosten, omzet en welke winst je eraan overhoudt.

Wat heb je voor de boekhouding nodig als mkb'er?

Niet voor niets gaan veel MKB’ers aan de slag met hun boekhouding met een boekhoudpakket voor MKB. Het bijhouden van financiën is immers iets dat je goed moet liggen. Binnen de administratie voor MKB kun je daarom gebruik maken van goed boekhoudprogramma. Eventueel kun je daarna nog een boekhouder voor het MKB laten meekijken of je alles correct hebt bijgehouden.

De administratie voor MKB bijhouden kan een tijdrovende klus zijn. Bovendien kan het best wat geld kosten om dit zelf te doen. Een goed boekhoudprogramma waarin je al een groot gedeelte voor de administratie bijhoudt biedt dan uitkomst.De onderstaande pakketten zijn zeer geschikt voor een MKB administratie.

Bedenk wel dat hoe groter jouw onderneming is, hoe lastiger het kan zijn om je MKB administratie bij te houden. En ook geldt vaak hoe groter het bedrijf, hoe groter de kosten voor de administratie.

Dit komt niet alleen doordat de informatieverplichtingen zwaarder worden naarmate een bedrijf groter wordt, je moet natuurlijk ook steeds meer gegevens bijhouden en bewaren. Bedenk goed hoe je jouw administratie voor MKB wilt gaan bijhouden en houdt de eisen van de Belastingdienst in je achterhoofd om een goede keuze te maken.

Een goed boekhoudpakket helpt je al een eind op weg, vergelijk via Appwiki de verschillende boekhoudpakketten die bij jouw bedrijf passen. De administratie MKB hoeft niet moeilijk te zijn, maak het jezelf dus niet te moeilijk.