Hoe je eenvoudig jouw debiteuren beheert (en beperkt)?

Je kan als ondernemer nog zoveel werk verzetten en nog zoveel facturen versturen, een goed debiteurenbeheer maakt of kraakt jouw onderneming. Een overzicht van jouw debiteuren is van levensbelang, want lang openstaande en niet betaalde facturen stokken jouw cashflow. Je moet er dus bovenop zitten. In deze blog vertel ik je daarom alles over debiteuren en hoe je deze het beste kunt beheren. 

Wat is een debiteur?

Om te beginnen bij het begin: wat zijn debiteuren nou precies? Je bent debiteur als je iemand geld verschuldigd bent. In het geval van jou en jouw onderneming zijn debiteuren de klanten die jou een factuur moeten betalen en dus geld verschuldigd zijn. Wanneer zij hebben betaald zijn ze geen debiteur meer. Andersom geldt het ook: jij bent debiteur wanneer je jouw leverancier nog moet betalen.

Wat zijn crediteuren?

Net als bij Jiskefet zijn er geen debiteuren zonder crediteuren. Wanneer een klant jou nog geld moet betalen, ben jij  de crediteur. En moet jij jouw leverancier nog betalen? Dan is de leverancier de crediteur. Een crediteur is dus iemand die nog geld moet krijgen van iemand anders. Op de afdeling debiteuren crediteuren worden dus alle inkoop- en verkoopfacturen beheerd om na te gaan wie een bepaald bedrag aan iemand anders moet betalen.

Wat is debiteurenbeheer?

Zo kom je bij de term debiteurenbeheer. Zoals de naam al zegt, houd je met debiteurenbeheer bij welke verkoopfacturen nog openstaan. Wanneer een factuur nog niet is betaald, zorgt de debiteurenbeheerder ervoor dat deze alsnog wordt betaald. Het traject van debiteurenadministratie begint al voordat er een afspraak met de klant is gemaakt en duurt tot het moment dat de klant heeft betaald.  

Waarom is een goed debiteurenbeheer zo belangrijk?

Je kent het zelf wel: je krijgt een rekening of factuur binnen waarop staat dat je binnen veertien dagen een bepaald bedrag moet overmaken naar iemand. “Dat doe ik later wel”, denk je. Maar van uitstel komt afstel: je vergeet de factuur op tijd te betalen. Een geruststelling: je bent niet de enige. Bijna een derde van alle zakelijke facturen wordt te laat betaald. Ook jij als ondernemer krijgt er dus mee te maken. Want klanten vergeten natuurlijk ook wel eens een factuur te betalen. 

Cashflow

Dit kan problematisch worden: openstaande facturen zorgen ervoor dat jouw cashflow stokt. Je hebt als ondernemer namelijk geld nodig om jouw leveranciers te betalen. Wanneer er niet genoeg geld binnenkomt, kun je op jouw beurt jouw leverancier weer niet op tijd betalen. Ook hierin ben je overigens niet de enige. Eén op de vijf ondernemers in Nederland kampt met hetzelfde probleem.

DSO

Dit zorgt niet alleen voor problemen met jouw leveranciers, het kost je ook geld. Namelijk: hoe langer een rekening openstaat, hoe meer geld je moet lenen bij de bank en hoe meer rente je moet betalen. Je kunt berekenen hoeveel geld je kunt besparen door openstaande facturen sneller betaald te krijgen door de DSO (Days Sales Outstanding) te berekenen. Klinkt ingewikkeld, maar is het niet. Je rekent de DSO als volgt uit: 

    Openstaand bedrag
——————————— x 365 = DSO 
           Omzet

Wanneer je een jaaromzet van 200.000 euro en 30.000 euro aan openstaande rekeningen hebt, is jouw DSO:

      30.000
——————————— x 365 = 55 dagen
           200.000

Wanneer je in dit geval tegen zes procent geld leent bij de bakt om het gat van 30.000 te dichten, betaal je op jaarbasis 1800 euro aan rente. Wanneer je jouw DSO met twintig procent verlaagt (naar 44 dagen, net onder het landelijk gemiddelde) maak je op jaarbasis een rentewinst van 360 euro. Ook verbeter je jouw cashflow met 40.000 euro (twintig procent van 200.000 = 40.000).

Hoe laat je jouw klanten sneller betalen?     

Klinkt allemaal heel leuk en aardig natuurlijk, maar hoe krijg je dit voor elkaar? Het begint in eerste instantie bij jezelf: stuur je factuur snel en maak goed duidelijk op de factuur wat de betaaltermijn is, meestal is dit veertien dagen. Ook kun je algemene voorwaarden opstellen, waar je in je factuur naar verwijst. Bedenk dus ook niet pas na een maand: “is die factuur eigenlijk al betaald?”. Je moet er zelf dus ook bovenop zitten. Dwing jezelf om een strak debiteurenbeheer te hanteren. Dit kost tijd en energie, maar is wel van belang.

Betalingsherinneringen

Het is dus belangrijk dat jij je altijd aan je afspraken houdt. Wanneer een klant niet binnen de termijn betaalt, zorg er dan voor dat je jouw klant de dag erop een herinnering verstuurt. Want als je jouw eigen beloftes niet nakomt, zal de klant dit ook niet doen. Zorg er bovendien voor dat je de juiste toon vindt in jouw betalingsherinnering. Een betalingsherinnering is in principe een vriendelijke reminder, waarin je ervan uitgaat dat jouw klant de factuur gewoon is vergeten. 

Wees duidelijk

Ook in de betalingsherinnering is het heel belangrijk dat je duidelijk bent. Maak het je klant zo makkelijk mogelijk, ook bij openstaande facturen is de klant nog steed koning. Noem duidelijk om welke factuur het gaat (verwijs naar het factuurnummer), de datum, het bedrag en de vervaldatum (meestal tussen de vijf en veertien dagen) van de factuur. Voor de zekerheid verstuur je de factuur zowel digitaal als op papier. Zo weet je zeker dat de klant de herinnering binnen krijgt. Ook kun je de klant bellen, dit zorgt voor een persoonlijke touch. Bovendien kun je er beter achter komen waarom een klant nog niet heeft betaald. Zo voorkom je dat jouw relatie met de klant onnodig schade oploopt.

Betalingsherinnering voorbeeld

Heb je moeite de juiste toon te vinden? Online kun je een betalingsherinnering voorbeeld vinden die bij jouw manier van klantbenadering past. Neem niet letterlijk de tekst over. Haal inspiratie uit de manier van aanspreken en geef er je persoonlijke draai aan. 

Aanmaningen

Nu je zeker weet dat de klant de herinnering heeft ontvangen, maar nog steeds niet heeft betaald, kun je een aanmaning sturen. Dit is niet altijd even leuk, maar bedenk: jij staat in je recht. Een aanmaning is dwingender in toon dan een betalingsherinnering. Je weet immers dat de klant de herinnering heeft gelezen en heeft besloten niet te betalen. Daarom kun je nu eisen dat de klant de factuur betaalt. Ook kun je melden dat je de zaak overdraagt aan een incassobureau wanneer de klant niet betaalt. 

Voorbeeld aanmaning

De juiste toon in een aanmaning vinden is niet makkelijk. Je wilt dwingend zijn en eisen dat de debiteur betaalt, maar je wilt ook je klant niet wegjagen. Zoek dan ook online een voorbeeld aanmaning om te kijken welke toon het beste bij jou past. Zo kun je een aanmaningsbrief opstellen die een balans vindt tussen vriendelijk en dringend.

Hoe kun je debiteurenbeheer doen?

Al deze handelingen en al die data die moet onthouden: het kost veel tijd en energie. Om toch een succesvol debiteurenbeheer te voeren heb je ondersteuning nodig.

Debiteurenbeheer in Excel

Je kunt bijvoorbeeld kiezen om dit te doen in een Excel-sheet. Vooral wanneer je nog een overzichtelijke debiteurenadministratie hebt, is Excel een goede oplossing. Bovendien is het gratis, op elk besturingssysteem is wel Excel of een equivalent te vinden. Ook zijn er goede cloud based spreadsheetprogramma’s (Google Spreadsheets) waarmee je jouw debiteuren kunt beheren. Bovendien zijn er online genoeg debiteurenbeheertemplates te vinden. 

Tijdrovend en foutgevoelig

Een nadeel van werken in Excel, is dat er alsnog veel handmatige handelingen moeten worden gedaan. Je zult zelf alle data moeten invoeren, wil je in Excel kunnen werken. Wanneer je het al heel druk hebt, is het handmatig invoeren van data best veel gevraagd. Bovendien moet je zelf de formules instellen om ervoor te zorgen dat alles klopt. Je hebt dus wel kennis van deze formules nodig. Maak je een fout, dan is dat al snel een dure. Stel je voor dat je onnodig een aanmaning stuurt...

Waarom debiteurenbeheer software?

Ben je liever minder tijd kwijt aan je debiteurenbeheer of heb je geen kennis van Excel-formules? Dan is debiteuren software een goede oplossing. Met deze software automatiseer je namelijk het gehele traject van jouw debiteurenadministratie.  Zo kun je het versturen van betalingsherinneringen in zijn geheel automatiseren. Je stelt eenmalig een betalingsherinnering op, die vervolgens op gezette tijden automatisch verstuurt. Zo weet je zeker dat je zo min mogelijk onnodige dagen (DSO) verliest. Ook hoef je niet meer te checken welke herinnering wel en welke niet de deur uit kan.

Debiteuren segmenteren

Automatiseren is natuurlijk heel mooi, maar niet elke klant is hetzelfde. Elke klant vereist een andere aanpak. Je kunt bijvoorbeeld meerdere versies van een betalingsherinnering of aanmaning maken en deze koppelen aan een klant. Ook dit kun je eenmalig instellen. De software geeft zelfs suggesties op basis van de betaalhistorie van de klant over hoe je het beste kunt handelen. Zo automatiseer je én onderhoud je een persoonlijke band met je klanten.  

Betalingsregelingen automatiseren

Niet alle klanten kunnen in één keer een verschuldigd bedrag ophoesten. Om hen tegemoet te komen kun je een betalingsregeling treffen. Met debiteurenbeheer software kun je ook dit proces grotendeels uit handen geven. De software stuurt de debiteur een bevestiging van de betalingsregeling en controleert of het bedrag dat is overeengekomen in de regeling op tijd wordt betaald. Wanneer er niet op tijd wordt betaald, dan geeft de software jou een seintje. Je kunt zelf instellen wat de volgende stap wordt (nog een herinnering sturen of een aanmaning sturen). 

Online betalen

Zoals gezegd blijft de klant koning. Maak het de klant dan ook zo gemakkelijk mogelijk om te kunnen betalen. De beste manier om dit de klant te bieden is door deze de kans te geven online te betalen. Dit kan via iDeal, creditcard of automatische incasso. Zo vergroot je de kans dat de klant alsnog betaalt.

Debiteuren beheren vanuit de cloud

De meeste software draait niet meer ‘on premise’, maar in de cloud. Dit heeft als voordeel dat je locatie-onafhankelijk je debiteuren kunt beheren. Het enige wat je nodig hebt is een internetverbinding. Zo heb je altijd inzicht in je debiteuren, ongeacht waar je bent. Bovendien is de online debiteurenbeheer zo gemaakt, dat je snel kunt zien welke facturen nog openstaan en wat dit totale bedrag is. Ook staat de hele betaalgeschiedenis van je klanten overzichtelijk op een rij. Zo weet je precies wat het betaalgedrag is van een klant en hoe je deze eventueel in de toekomst dient te benaderen, mocht deze een factuur niet hebben betaald. 

Je kent nu de voordelen, maar welke tools zijn er eigenlijk? We zetten een aantal handige debiteurenbeheer tools voor je op een rij:

Debiteurenbeheer software voor iedereen

Elke ondernemer doet zijn debiteurenbeheer op zijn eigen manier. De één zit er mee bovenop dan de ander. Maar feit blijft dat een goed debiteurenbeheer bijdraagt aan het succes van je onderneming. Wanneer je een simpele debiteurenadministratie hebt, kun je prima overzicht behouden met Excel of met een ander spreadsheetprogramma. 

Wanneer de factuurstroom toeneemt en je deze niet meer handmatig overzichtelijk kunt houden, dan maak je het jezelf makkelijk door te kiezen voor debiteurenbeheer software te kiezen. Het debiteurenbeheer wordt grotendeels geautomatiseerd, waardoor je tijd bespaart, overzicht behoudt en geen fouten meer maakt. Zo kom je professioneel over op jouw klanten, waardoor de kans groter wordt dat ze sneller de openstaande factuur zullen betalen. Hierdoor verbetert jouw cashflow, wat jou weer de kans biedt die welverdiende groei te realiseren. 

Meer weten over het opzetten en bijhouden van je boekhouding?

Wij kunnen ons voorstellen dat je, net als veel andere ondernemers, vragen hebt over boekhouden. Denk aan:

• Hoe zet je eenvoudig een boekhouding op?
• Hoe ga ik om met debiteuren?
• Wat zijn de belastingregeltjes waarmee ik rekening moet houden?
• Hoe hou je de boekhouding efficient bij?
• En hoe bespaar je op een boekhouder?

In onze cursus boekhouden vind je alle antwoorden op deze vragen, zodat je volledige controle krijgt op jouw boekhouding. Download de cursus boekhouden gratis!