Beste Debiteurenbeheer Software 2024

Online debiteurenbeheer met debiteurenbeheer software

Wil je dat jouw klanten binnen de betaaltermijn hun factuur betalen? Dit kun je het beste doen met debiteurenbeheer software. Met online debiteurenbeheer automatiseer je jouw hele debiteurenadministratie en bespaar je veel tijd. Op deze manier voer je een strak incassobeheer.

Wat is debiteurenbeheer?

Debiteurenbeheer omvat alle activiteiten om ervoor te zorgen dan uitstaande facturen aan jou worden betaald. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het opstellen en versturen van een betalingsherinnering, maar ook sommeren en vorderingen versturen. Het gaat dus ook om de manier hoe je jouw debiteuren behandelt. Iedere onderneming heeft hierin een andere benadering van hun klanten.  

Debiteurenbeheer is een onderdeel van credit management. Credit management moet ervoor zorgen dat financiële stromen goed lopen. Een credit manager richt zich dus op een gestroomlijnde afhandeling van alle financiën binnen een onderneming. Hierbij staat het contact met zowel de debiteuren als de crediteuren centraal. En waar een debiteurenbeheerder ervoor zorgt dat verkoopfacturen snel worden betaald, moet het credit management zich ook vooruit kunnen kijken, overzicht behouden en zich kunnen aanpassen aan veranderlijke omstandigheden. 

Goede debiteurenadministratie

Je voert een goed debiteurenbeheer wanneer de totale som van uitstaande facturen laag is ten opzichte van jouw omzet. Het is dus belangrijk om ervoor te zorgen dan jouw klanten überhaupt betalen, maar ook (zoveel mogelijk) op tijd hun factuur betalen. Belangrijk hierbij is dat je een goede debiteurenadministratie voert. Dat betekent dat je een goed inzicht hebt in welke facturen nog openstaan. 

Hoe kun je jouw debiteuren beheren?

Je kunt je debiteuren op meerdere manieren beheren. Hierin kun je een grof onderscheid maken in het zelf doen en in uitbesteden. Zo kun je jouw debiteurenbeheer in zijn geheel uitbesteden aan een specialistisch bedrijf. Denk hierbij aan een incassobureau of een factormaatschappij. Zij nemen je debiteurenportefeuille van je over en verhogen de kans of garanderen dat jouw klanten jouw betalen. Uiteraard staat hier een vergoeding tegenover, vaak is dit een percentage van een uitstaande factuur. Maar je kunt natuurlijk ook je debiteurenbeheer ‘gewoon’ zelf doen. Dit kan op twee manieren.

Handmatig in Excel

Zoals gezegd heb je voor een goed debiteurenbeheer overzicht nodig. Het is dus van belang dat je de gegevens van jouw debiteuren vastlegt in een overzichtelijk document. Wanneer je nog niet zoveel uitstaande facturen hebt en je nog een simpele boekhouding hebt, kun je dit handmatig in Word of een Excel-sheet doen. Je zult alles nog een keer moeten controleren of de herinnering of aanmaning wel klopt. Omdat dit handmatige handelingen zijn, gaat er relatief veel tijd in zitten.

Debiteurenbeheer software

Begint jouw onderneming te groeien en hiermee ook het aantal openstaande facturen? Dan kun je met debiteurenbeheer software het overzicht bewaren. Met debiteurenbeheer software automatiseer je namelijk veel van de bovengenoemde handelingen. 

Hoe werkt debiteurenbeheer software?

Cloud based

De meeste debiteurenbeheer software is cloud based. Dit betekent dat je alleen een internetverbinding nodig hebt om bij je gegevens te komen. Wanneer je als ondernemer veel onderweg bent kun je dus alsnog bekijken hoe het ervoor staat met jouw openstaande facturen, ongeacht waar je bent. De meeste debiteurenbeheer software is voorzien van een mobiele app. Je kunt dus ook je administratie op je smartphone of tablet.

Koppelen met boekhoudsoftware

Sommige debiteurenbeheer software kun je koppelen aan jouw boekhoudpakket. Op basis van de gegevens die in de boekhoudsoftware staan, kan de software automatisch facturen en herinneringen sturen. Je kunt ook een geautomatiseerd incassotraject starten, wanneer een klant niet betaalt.

Wat zijn de voordelen van debiteurenbeheer software?

Een aantal voordelen is al genoemd, maar er zijn nog meer voordelen wanneer je kiest voor debiteurenbeheer software. De voordelen op een rij:

• Automatische betalingsherinneringen en aanmaningen

Waar je met een Excel-sheet nog veel handmatige handelingen moet verrichten en moet checken of alles klopt, automatiseer je met debiteurenbeheer software al jouw repetitieve taken. Het systeem weet precies wanneer er een herinnering of een aanmaning mag worden verstuurd, dus je hoeft ook niet meer te checken welke herinnering wel en welke niet de deur uit kan. Het hele proces kan in principe op de achtergrond draaien

• Onderscheid maken in debiteuren

Niet elke debiteur is natuurlijk hetzelfde. Je gaat bijvoorbeeld anders om met een loyale klant dan met een klant die al vaker een factuur te laat heeft betaald. Je kunt met de software een onderscheid maken in wat voor toon je aanhoudt in de herinneringen. Met sommige software is het zelfs mogelijk om naar individuele eigenschappen en gedrag van een debiteur te kijken. Op basis hiervan kan de software jou aanwijzingen geven over hoe je het best kunt handelen 

• Online facturen betalen, facturen sneller betaald

Met debiteurenbeheer software bied je de kans om jouw debiteuren online te laten betalen. Dit kan via iDeal, creditcard of automatische incasso. Op deze manier is het voor jouw klant een stuk makkelijker om de factuur te voldoen. Je zult al snel merken dat facturen vaker en sneller worden betaald 

• Snel en altijd en overal realtime inzicht

Omdat de software cloud based is heb je altijd online inzicht. Je kunt dus ‘s avonds vanuit de luie stoel bekijken of die ene grote factuur al is betaald. Je hebt ook snel inzicht: log je in, dan zie je in één keer wat het totaal openstaande factuurbedrag is. Ook kun je de historie bekijken: wat is er wanneer gebeurd. Zo heb je een duidelijke tijdlijn voor ogen. Verder kun je nog rapporten uitdraaien die onder andere inzicht geven in wat de gemiddelde tijd is tussen wanneer een factuur is verstuurd en wanneer deze is betaald.

De beste debiteurenbeheer software

Er zijn dus vele voordelen die debiteurenbeheer biedt. Maar er is een ruim aanbod in debiteurenbeheer software. De juiste kiezen is belangrijk, maar niet gemakkelijk. Ga voor jezelf na over welke functies de software moet beschikken. Je kunt de software altijd nog gratis voor een proefperiode gebruiken, de periode verschilt per aanbieder maar is meestal veertien of dertig dagen. In deze periode kun je voor jezelf beslissen of de software bij je past en kun je snel een overzichtelijke debiteurenadministratie opzetten.