Boekhouden met een open-source boekhoudprogramma?

Boekhoudsoftware is bijna een noodzaak als het gaat om het beheer van facturen, schulden, voorraden, facturen en alle andere soorten financiële transacties. Er zijn grofweg twee type boekhoudprogramma's. Dit zijn online boekhoudprogramma's en open-source boekhoudpakketten.

Maar wat zijn de voor- en nadelen van type programma's om mee te kunnen boekhouden? En welke kun je nu het beste kiezen als ondernemer?

In dit artikel vergelijken we beide type programma's en gaan we dieper in op de voor- en nadelen. Daarnaast zetten we een aantal programma's van beide typen voor je op een rij.

Open-source boekhouden en API

Open-source betekent dat je gebruik kunt maken van een boekhoudpakket die je vervolgens met enige programmeerkennis zelf kunt doorontwikkelen of aanpassen zodat het voldoet aan jouw wensen. Daarvoor maken deze open source programma's gebruik van een API of open source broncode.

Met open-source software maak je dus gebruik van een open broncode. Met deze broncode kan jezelf aan de slag om je eigen boekhoudprogramma op te bouwen en ontwikkelen. Handig als je goed kan programmeren, want je kan het volledig naar eigen idee inrichten. Dit kost vaak veel tijd, maar zo is het de beste match voor jouw organisatie.

Met API wordt application programming interface bedoeld. Dit is een verzameling definities op basis waarvan een computerprogramma kan communiceren met een ander programma of onderdeel.

De voor- en nadelen van open-source boekhoudprogramma's

Het is duidelijk dat open-source boekhoudprogramma's handig zijn omdat je het perfect kan laten aansluiten op je wensen. Zo zie je precies wat je wil zien in je boekhoudpakket. Groot voordeel van open source programma’s is dat het gratis software is.

De meeste open source software is gratis op het internet te verkrijgen. Het is echter een misvatting dat aan het gebruiken van open source software gratis is. Het is al een stuk lastiger om open-source software te gebruiken wanneer je weinig technische kennis hebt en niet kan programmeren.

Dat hoeft echter niet perse een probleem te zijn. Je kunt namelijk iemand inhuren die dit voor jou doet!

Dat betekent echter wel dat het pakket niet meer gratis of zelfs goedkoop is. Het grootste nadeel aan open-source boekhoudprogramma's is dat deze niet snel worden doorontwikkeld. Als er dan veranderingen komen in je boekhouding dan is je boekhoudpakket hierop vaak niet voorbereid. Daarnaast bestaan er veel open-source boekhoudprogramma's die geschreven zijn in een andere taal, niet zo handig als je gericht bent op de Nederlands markt.

Nederlandse open-source boekhoudpakketten

Een groot aantal open-source programma's richt zich dus op de internationale markt. Je zult dan goed moeten kijken of ondersteuning voor de Nederlandse taal en het Nederlandse belasting- en BTW-stelsel aanwezig is.

Boekhouden heeft een internationaal karakter, overal moet men een boekhouding bijhouden. De nationale wetgever heeft echter in elk land gezorgd voor eigen specifieke regels en verplichtingen. Je open-source boekhoudprogramma zal dit moeten ondersteunen. Je wilt immers voldoen aan de regels die de Belastingdienst aan jouw administratie stelt.

Typisch Nederlandse kenmerken zijn bijvoorbeeld:

• Digitale betalingsopdrachten / bankmutaties. De door banken gehanteerde standaarden (voor bijv. export bestanden) in Nederland, zullen verschillen met andere landen. Wanneer je je betalingsopdrachten (automatisch) wilt verwerken in je boekhoudprogramma moet je hier zelf een oplossing voor vinden.
• Auditfiles. Een auditfile is een bestand waarin alle gegevens van de administratie staan opgeslagen. De Belastingdienst kan hierom vragen wanneer zij een controle wil van de financiële gegevens. Bijna elk Nederlands boekhoudpakket zal dit bevatten. Buitenlandse pakketten niet altijd.
• (Elektronische) BTW aangifte. Elk land heeft zijn eigen BTW regels. Een groot aantal Nederlandse boekhoudpakketten ondersteunen de elektronische aangifte bij de Belastingdienst. Wanneer je open source pakket gebruikt, is de kans groot dat je dit handmatig moet doen.

In Nederland kennen we specifieke termen en begrippen binnen het boekhouden. Wanneer je een pakket gebruikt dat niet in het Nederlands kan worden gebruikt, kan het een hele speurtocht zijn de juiste velden en onderdelen te vinden.

Overzicht open-source boekhoudprogramma's

Hieronder vind je een overzicht van een aantal open source boekhoudprogramma's, geschikt voor de Nederlandse markt.

osFinancials

osFinancials is een uitgebreid open source boekhoudpakket dat werkt op Windows. Het pakket is gratis te downloaden en te gebruiken. Het boekhoudprogramma is redelijk stabiel, maar de gebruiksvriendelijkheid laat wat te wensen over. Betaalde support is wel mogelijk. osFinancials wordt in Nederland uitgegeven door Delphidreams uit Amsterdam. Enkele standaard features zijn:

• Onbeperkt aantal administraties bijhouden
• Debiteuren en crediteuren beheer
• Orderadministraties & voorraadbeheer
• Winst & verliesrekening opstellen
• Urenregistratie
• Offertes maken

Voor optionele modules moet wel worden betaald. In de webshop vindt je onderdelen zoals een Bankimport plug-in, BTW aangifte, Auditfiles, koppelingen met kassa systemen en multi-user support. Ook voor ondersteuning kan een service pakket worden afgesloten. Wat wij een groot nadeel vinden is dat voor een Nederlandse handleiding ook moet worden betaald.

Ga naar osFinancials

GnuCash

GnuCash is een (gratis) open source boekhoudpakket. De software draait op alle systemen (Windows, Mac OS X, Linux), is beschikbaar in het Nederlands en is geschikt voor zelfstandigen en kleine ondernemingen. De broncode is openbaar (Geschreven in C en Scheme), dus is het mogelijk het programma zelf aan te passen. Enkele features zijn:

• Balans
• Winst-en-verliesrekening
• Waardebepaling portefeuille
• Transacties uit voeren in verschillende valuta’s
• Import vanuit QIF-bestanden & online bankieren (OFX/HCBI), herkenning van bestaande boekingen
• Ondersteuning aandelen, obligaties en beleggingsfondsen

Veel van de handleidingen zijn in het Engels geschreven. Het opstarten met GnuCash kan dus enige tijd kosten.

Ga naar GnuCash

Banana Boekhouding

Banana Boekhouding wordt uitgegeven door de Zwitserse firma Banana.ch SA, dat met diverse boekhoudsoftware actief is op de Zwitserse markt. Het pakket is beschikbaar in het Nederlands en werkt op alle Windows versies. Er zijn ook uitgebreide (Nederlandse) handleidingen aanwezig. Het pakket bevat o.a. de volgende features:

• Winst-en-verliesrekening
• Balans, Kasboeken en BTW rapporten
• Debiteuren / Crediteuren beheren
• Diverse import en export features

Het werken met SpeedBalance is gemakkelijk en lijkt veel op het werken met Excel.

Ga naar Banana Boekhouding

EekBoek

EekBoek is een boekhoudprogramma bedoeld voor het midden- en kleinbedrijf, dat werkt op Linux, MacOSX en Windows. EekBoek is bedacht en ontwikkeld door de Nederlandser Johan Vromans (Squirrel Consultancy). Er is een beknopte Wiki aanwezig met uitleg over de installatie en werking. In het programma zelf zit een uitgebreide hulp-browser. Het pakket bevat o.a. de volgende features:

• Winst-en-verliesrekening
• Export van diverse rapporten
• Openingsbalans en jaarafsluiting
• Onbeperkt aantal administraties
• Multi-user ondersteuning (tegelijkertijd boekhouden)
• Ondersteuning BTW aangifte (per jaar, per kwartaal of per maand)

Het boekhoudpakket is wat spartaans, maar kan voor een kleine ondernemer of ZZP-er voldoende zijn. Dit heeft als voordeel dat het programma snel te beheersen is. Met name Linux gebruikers zullen goed uit de voeten kunnen met EekBoek.

Ga naar EekBoek

Odoo

Oodoo (voorheen bekend als OpenERP) is een online open source enterprise resource planning (ERP) pakket, ontwikkeld door de belg Fabien Pinckaers (OpenERP s.a.). Het pakket is in ontwikkeling sinds 2005 en wordt gebruikt in een groot aantal landen. In al deze landen zijn er partners die ondersteuning kunnen bieden.

Omdat het een ERP systeem betreft, kun je met Odoo veel meer dan alleen boekhouden.
Denk daarbij aan features zoals:

• Personeeladministratie (HRM)
• Financiële administratie
• Projectadministratie/beheer
• Relatiebeheer
• Inkoop- en verkoop ondersteuning voorraadbeheer
• Documentbeheer
• Urenregistraties
• Koppelingen met webshops en kassasystemen
• Mobiele versie

Er zijn meer dan 500 verschillende modules beschikbaar, die alle mogelijke bedrijfsprocessen ondersteunen. Daarnaast is er een zeer grote community van gebruikers aanwezig. De basisversie is gratis, maar bevat geen support. Voor een enterprise editie met meer mogelijkheden en ondersteuning moet wel worden betaald.

Wil je een eenvoudige boekhouding bijhouden, dan is dit pakket wellicht te veel van het goede. Wil je investeren in een voordelig ERP pakket (als bijv. een alternatief op SAP), dan is Odoo zeker de moeite waard. Zie ook de Wikipedia pagina over Odoo voor meer informatie.

Ga naar Odoo

Online boekhouden met een API

Kun je zelf programmeren? Dan kun je ook kiezen voor  online boekhouden met een boekhoudpakket met een API. Je kunt de API uitlezen en het je administratieve processen zo inrichten zoals je zelf wilt. Zeker wanneer het een online boekhoudpakket betreft, kun je heel veel winst boeken op het gebied van boekhouden en facturatie.

Bij de softwarepakketten die een open API hebben zijn goede handleidingen beschikbaar over het algemeen. Het aanpassen, configureren en integreren van diverse software via een API kan enige expertise vragen. Wellicht zul je dan moeten investeren in (betaalde) ondersteuning. Vaak kan de helpdesk van de aanbieder je ook goed helpen.

Overzicht van online boekhoudprogramma's

Benieuwd naar de mogelijkheden van online boekhouden? Om je op weg te helpen hebben we hier de beste online boekhoudprogramma's op een rij gezet.

Wat is de beste oplossing: online of open-source boekhouden?

We zullen eerlijk zijn, open-source boekhouden is niet de oplossing die wij zouden adviseren. En dat is niet zomaar. Je hebt er veel kennis van programmeren voor nodig, de opensource software sluiten niet altijd aan bij de nederlandse wetgeving en het systeem wordt vaak niet meer ondersteund als je het omgebouwd hebt.

Uiteindelijk kan dit niet uit ten opzichte van de online boekhoudpakketten. Deze pakketten worden juist constant geupdate en voorzien van de nieuwste automatiseringsfuncties. Dit betekent dat de programma's:

• Optimaal gebruikersgemak bieden (ook voor de leek)
• Uitstekende support bieden
• Met je bedrijf kunnen meegroeien (door bijvoorbeeld aanvullende modules)
• Altijd aan Nederlandse regelgeving voldoen
• Altijd en overal inzichtelijk zijn

Hierdoor kun je veel tijd en dus kosten besparen. Je bent dan een aantal tientjes per maand kwijt. Maar dat kan heel snel uit bij een gemiddeld uurtarief. En naast het bovengenoemde zijn er nog tal van voordelen van online boekhouden.

Werken met een open-source boekhoudpakket kan een goedkope manier van boekhouden zijn. Wanneer je bereid bent zelf enige tijd te steken in het aanpassen, configureren en integreren kan het ook uitstekend werken. Hier staat tegenover dat voor support meestal wel moet worden betaald. Daarnaast is ook de ondersteuning voor de Nederlandse taal en -markt soms beperkt.

Wil je gewoon direct en eenvoudig starten met je boekhouding? En wil je graag profiteren van de nieuwste automatiseringsfuncties en optimaal gebruiksgemak? Dan is een online boekhoudpakket iets voor jou. Bekijk dan hier het complete aanbod.