7 kansen die ondernemers laten liggen om tijd te besparen

Ondernemers zijn veel tijd kwijt aan zaken die effectiever kunnen. Factureren, debiteuren beheren, de BTW-aangifte en acquisitie doen; het zijn allemaal noodzakelijke, belangrijke maar ook nodeloos tijdrovende taken. En de tijd die een ondernemer heeft wordt al steeds schaarser. De behoefte aan goedkoper, maar vooral efficiënter werken is dan ook groeiende. Gelukkig blijft de technologie niet achter. Steeds meer manieren om effectiever te werken dienen zich aan. Er zijn dan ook nog genoeg ongebruikte manieren waarmee veel ondernemers tijd kunnen winnen. In deze blog geef ik zeven manieren om tijd te besparen.

ZZP’er komt in tijdnood

Vooral onder zelfstandigen neemt de druk door de administratieve rompslomp toe. ZZP’ers geven aan dat ze steeds meer tijd kwijt zijn aan administratieve taken. Vier op de tien ondernemers geeft aan dat ze tussen de 10 procent en 25 procent van hun tijd kwijt zijn aan de administratie. Sommigen zijn zelfs de helft van hun tijd hieraan kwijt. Hierdoor geeft een derde van hen zelfs aan te willen stoppen.

ZZP’er schakelt hulp in bij boekhouding

Dit komt mede doordat driekwart van de ZZP’ers een groot deel van de boekhouding zelf doet, terwijl ze geen boekhouder zijn. Voor het deel dat ze niet zelf willen of kunnen doen, schakelt negentig procent van de ZZP’ers een boekhouder in. Vooral voor het opmaken van de jaaropgave en de BTW-aangifte wordt de hulp van een boekhouder ingeschakeld. De belangrijkste reden die zij opgeven: “Ik vind het te ingewikkeld.” Ook zijn ze bang om fouten te maken. Maar het doen van de BTW-aangifte hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn. Er valt met name veel tijd te winnen.

Elektronische BTW-aangifte

Met boekhoudsoftware kun je namelijk binnen drie minuten je BTW-aangifte doen. Het programma helpt jou de boekhouding bij te houden waardoor alle bedragen op de juiste plek worden gezet. De software rekent vervolgens zelf uit wat voor bedrag jij moet afdragen aan de Belastingdienst of hoeveel je terugkrijgt. Bovendien kun je vanuit het boekhoudprogramma direct aangifte doen. Je hoeft dus niet meer apart naar de langzame en omslachtig site van de Belastingdienst te gaan. Daar komt bij dat er geen fouten meer worden gemaakt, wat ook weer tijd oplevert.

En ben je toch nog onzeker of jouw BTW-aangifte of jaarrekening klopt? Dan kun je ervoor kiezen om een boekhouder mee te laten kijken in jouw boekhoudprogramma. Zo hoef jezelf niet tot in den treure jouw cijfers na te gaan om je onzekerheid weg te nemen. De boekhouder doet de laatste check. Zo bespaar je veel tijd op het controleren van alle cijfers.

Kortom, software helpt zzp'ers sneller administratieve taken uit te voeren. Een derde van zzp'ers is dan ook al overgestapt. Bijna de helft van deze groep zelfstandigen die gebruikmaakt van een boekhoudprogramma zegt de administratie binnen een uur per maand te kunnen doen. Twee derde van de ZZP’ers mist dus de kans om hun administratie sneller te kunnen doen.

Ook de MKB’er mist de efficiëntieboot

Dat een zelfstandige niet een geoliede machine is, is nog wel te begrijpen. Maar ook het MKB mist de efficiëntieboot. Hoewel de cijfers die MKB’ers besteden aan het doen van de administratie nogal uiteenlopen (van twee dagen in de maand tot bijna zes dagen in de maand, is één ding duidelijk: er valt veel tijd te winnen. Slechts twee procent van alle MKB-ondernemingen zegt maximaal efficiënt te werken.

MKB’ers werken elf uur per dag

Mede door deze inefficiëntie werkt de gemiddelde ondernemer bijna elf uur per dag. Veel kostbare tijd gaat verloren aan de administratie, factureren en offertes maken en opvolgen. Onnodig, want veel van deze administratieve taken kunnen worden geautomatiseerd met bedrijfssoftware.

Toch wordt er onder MKB’ers nog niet massaal gebruikgemaakt van cloudsoftware. Nog niet eens de helft zegt cloudsoftware (SaaS) te gebruiken. Dit terwijl twee derde van de ondernemers die wél zijn overgestapt, zegt dat cloudcomputing waarde toevoegt aan hun bedrijf. MKB’ers die zijn overgestapt zeggen meer dan drie uur per week te besparen met cloudsoftware. Ook in het MKB valt dus nog veel te winnen op het efficiënte tijdsbesteding. Voor een derde van de MKB’ers is de grootste uitdaging die ze hebben dan ook het efficiënter maken van de administratie.

Geen tijd, geen kennis

Een struikelpunt is vaak dat er, ironisch genoeg, niet genoeg tijd is om over te stappen op een cloudoplossing. Ook vinden MKB’ers dat er niet genoeg kennis in huis is om de overstap te maken. Maar het overstappen op bedrijfssoftware in de cloud gaat steeds eenvoudiger. De softwareleverancier zorgt er namelijk voor dat de overstap (migratie) van on-premise naar de cloud vlekkeloos verloopt. Wanneer je bent overgestapt naar de private cloud kun je gebruik maken van alle applicaties van de softwareleverancier. Dit kan soms al binnen twee uur. Geen tijd, is dus geen excuus meer.

Efficiënt factureren

Eenmaal in het bezit van software kunnen MKB’ers met name veel tijd winnen op de financiële administratie. Wanneer de factuurstroom bijvoorbeeld wordt geautomatiseerd kunnen MKB’ers de tijd die ze spenderen aan factureren halveren. Met facturatie software kun je snel offertes en facturen opzetten met behulp van bestaande sjablonen. Ook kun je offertes snel omzetten naar een factuur. Met e-factureren wordt de factuurstroom zelfs bijna in zijn geheel geautomatiseerd. Ook wordt het debiteurenbeheer geautomatiseerd: de factuur software stuurt namelijk automatisch betalingsherinneringen naar klanten die een factuur nog niet hebben betaald.

Effectieve communicatie

Ook op het gebied van effectieve communicatie valt er veel tijd te winnen. Met CRM software kunnen MKB’ers dit tackelen. Met workflows kun je bedrijfsprocessen zoals het verkoopproces sneller of het klantencontact effectiever maken. Ook helpt CRM software bij het snel en effectief afhandelen van klantvragen. En door verschillende software te koppelen, kunnen MKB’ers tot wel acht uur per maand besparen.

Ook op het gebied van acquisitie kun je als ondernemer veel tijd winnen. Met CRM software raak je namelijk nooit meer visitekaartjes van leads of nieuwe klanten kwijt. Wanneer je bij bijvoorbeeld een netwerkborrel een visitekaartje hebt gekregen, kun je deze meteen inscannen en digitaal opslaan in je CRM systeem. Dit scheelt weer zoeken naar het kaartje als je deze lead toch een keer wilt benaderen.

De zeven tijdbesparingskansen op een rij

Voor het overzicht zet ik de zeven kansen die ondernemers kunnen aangrijpen om tijd te besparen op een rij:

1. Elektronische BTW-aangifte
2. Boekhouder mee laten kijken
3. Offertes en facturen snel opzetten
4. Offertes omzetten naar facturen
5. E-facturatie
6. Automatische betalingsherinneringen
7. Visitekaartjes inscannen

Ondernemers, pak die tijdsbesparingskansen!

Uit de cijfers blijkt dat ondernemers goed op weg zijn om effectiever te werken. Een derde van de ZZP’ers is bijvoorbeeld al overgestapt op boekhoudsoftware. Maar ondernemers laten ook veel kansen liggen. Digitalisering, zoals de overstap naar cloudsoftware, is nog lang geen gemeengoed. Met deze gemiste zeven kansen die ik hierboven heb genoemd valt als ondernemer veel tijd te besparen. Niet elke gemiste kans is toepasbaar op elke ondernemer. Maar er zit vast wel één functie bij waarmee je tijd kunt besparen.