7 kansen die ondernemers missen om tijd te besparen

Ondernemers, herkennen jullie jezelf in het volgende?

• Veel administratieve zaken nemen onnodig veel kostbare tijd in beslag
• Je weet niet hoe je sneller en effectiever kunnen werken
• Je betaalt veel voor een boekhouder die de administratie van je overneemt
• Je verliest eigenlijk hierdoor zelf het financiële inzicht
• Je werkt keihard, maar je komt tijd te kort!

Wist je dat?

ZZP’ers steeds meer tijd kwijt zijn aan administratieve taken. Vier op de tien ondernemers geeft aan dat ze tussen de 10 procent en 25 procent(!) van hun tijd kwijt zijn aan de administratie. 

Wist je ook dat?

Dit komt mede doordat driekwart van de ZZP’ers een groot deel van de boekhouding zelf doet, terwijl ze geen boekhouder zijn. Negentig procent van de ZZP’ers schakelt een boekhouder in. Vooral voor het opmaken van de jaaropgave en de BTW-aangifte wordt de hulp van een boekhouder ingeschakeld.

Daar moet iets aan gebeuren.

In deze blog geef ik zeven manieren om tijd te besparen op administratieve taken.

Kom erachter waar jij tijd laat liggen! 

1: Zelf de BTW-aangifte elektronisch doen

De behoefte aan goedkoper, maar vooral efficiënter werken is dan ook groeiende. Steeds meer manieren om effectiever te werken dienen zich aan.

Wat dacht je van zelf je BTW-aangifte doen elk kwartaal?

Met boekhoudsoftware kun je namelijk binnen drie minuten je BTW-aangifte doen. Het programma helpt jou de boekhouding bij te houden waardoor alle bedragen op de juiste plek worden gezet. De software rekent vervolgens zelf uit wat voor bedrag jij moet afdragen aan de Belastingdienst of hoeveel je terugkrijgt.

Maar dat is niet alles.

Vanuit het boekhoudprogramma doe je direct aangifte met één druk op de knop. Je hoeft dus niet meer apart naar de langzame en omslachtig site van de Belastingdienst te gaan. Daar komt bij dat er geen fouten meer worden gemaakt, wat ook weer tijd oplevert.

Daarnaast als je de boekhouding gestructureerd bijhoudt met een boekhoud app, zul je zien dat je achteraf bijna niks meer hoeft te doen voor de aangifte. 

De volgende aanbieders met elektronische BTW-aangifte bevelen wij aan:

Bekijk hier het complete overzicht van alle boekhoudsoftware

2: Laat een boekhouder meekijken

Ben je toch nog onzeker of jouw BTW-aangifte of jaarrekening klopt? Dan kun je ervoor kiezen om een boekhouder mee te laten kijken in jouw boekhoudprogramma. De boekhouder doet de laatste check. Zo bespaar je veel tijd op het controleren van alle cijfers en blijf je niet eindeloos staren naar alle posten, balansen en overzichten. 

Kortom, software helpt ZZP'ers sneller administratieve taken uit te voeren. Een derde van ZZP'ers is dan ook al overgestapt. Bijna de helft van deze groep zelfstandigen die gebruikmaakt van een boekhoudprogramma zegt de administratie binnen een uur per maand te kunnen doen.

Hoewel de cijfers die MKB’ers besteden aan het doen van de administratie nogal uiteenlopen (van twee dagen in de maand tot bijna zes dagen in de maand, is één ding duidelijk: er valt veel tijd te winnen. Slechts twee procent van alle MKB-ondernemingen zegt maximaal efficiënt te werken.

3: Snel factureren kun je leren

Het aantal facturen neemt snel toe en de tijd die je erin stopt daarmee ook. Er valt veel tijd te winnen op de financiële administratie. Wanneer de factuurstroom bijvoorbeeld wordt geautomatiseerd met facturatie software kunnen ondernemers de tijd die ze spenderen aan factureren halveren! Halveren? Ja! 

Hoe doe je dit?

Met facturatie software kun je snel facturen opzetten en verwerken in je eigen stijl. Daarnaast heb je veel mogelijkheden tot nog meer tijd besparen, denk dan aan periodiek factureren, wanneer je klanten bijvoorbeeld in abonnementsvorm betalen. 

Automatiseer nog meer

Wil je nóg sneller, dan kun je de factuurstroom bijna in zijn geheel automatiseren met e-factureren. Een e-factuur is een digitaal bestand van de factuur met een vaste indeling van de factuurgegevens. Met een boekhoud- of factuurprogramma kan deze e-factuur elektronische worden verwerkt. 

Daarnaast kun je nog meer tijd besparen door het debiteurenbeheer te automatiseren. De facturatie software stuurt namelijk automatisch betalingsherinneringen naar klanten die een factuur nog niet hebben betaald. Op deze manier hoef je je tijd niet te spenderen aan niet-betalende of te laat betalende klanten.

Deze factuurprogramma's met automatische betalingsherinnering bevelen wij aan:

Bekijk hier het complete overzicht van alle factuurprogramma's

4: Voorkom papieren rompslomp

Gebruik jij je smartphone optimaal?

Je facturen en bonnetjes inscannen met je smartphone is een onmisbare tijdsbesparing. Je bespaart namelijk tijd op het handmatig overnemen van gegevens en bonnetjes hoef je niet meer terug te zoeken.

Hoe gaat dit in z'n werk?

Het begint bij het uploaden van je bonnetjes en facturen. Dit doe je door met de app een foto of scan te maken van bijvoorbeeld een tankbon of inkoopfactuur. Door de slimme OCR software worden de gegevens uitgelezen en herkend. Er wordt gelijk een voorstelboeking van gemaakt.

5: Gemakkelijk uren bijhouden met een timer

Veel urenregistratie programma's beschikken over een handige functie: de timer. Door deze structureel te gebruiken, zijn vergeten uren voortaan verleden tijd. Denk hier bijvoorbeeld bij aan de reistijd die je maakt voor een klant of project. 

Maar hoe werkt dit?

Waneer je start bij een nieuwe klant of nieuw project zet je de timer aan. Klaar met de opdracht? Dan zet je de timer uit. Heel eenvoudig dus. Al helemaal door een urenregistratie app met timer te gebruiken. Ideaal als je als ondernemer veel onderweg bent. 

Deze urenregistratie software bevelen wij aan:

Bekijk hier het complete overzicht van alle urenregistratie software 

6: Gesmeerd communiceren

Op het gebied van effectieve communicatie valt er veel tijd te winnen. Heb jij je relatiebeheer gestructureerd en up-to-date?

Met CRM software kun je dit tackelen. Voorkom miscommunicatie door klantgegevens en details van leveranciers voor iedereen in je organisatie zichtbaar te maken. Met de interne communicatie functie verbeter je de interne communicatie tussen collega's.

Daarnaast kun je met workflows bedrijfsprocessen zoals het verkoopproces sneller of het klantencontact effectiever maken. Ook helpt relatiebeheer software bij het snel en effectief afhandelen van klantvragen. En door verschillende software te koppelen, kunnen ondernemers tot wel acht uur per maand besparen.

7: Verlies leads niet uit het oog

Ook op het gebied van acquisitie kun je als ondernemer veel tijd winnen.

Met CRM software raak je namelijk nooit meer visitekaartjes van leads of nieuwe klanten kwijt. Wanneer je bij bijvoorbeeld een netwerkborrel een visitekaartje hebt gekregen, kun je deze meteen inscannen en digitaal opslaan in je CRM systeem. Dit scheelt weer zoeken naar het kaartje als je deze lead toch een keer wilt benaderen.

Ondernemers, pak die tijdsbesparingskansen!

Uit de cijfers blijkt dat ondernemers goed op weg zijn om effectiever te werken. Een derde van de ZZP’ers is bijvoorbeeld al overgestapt op boekhoudsoftware. Maar ondernemers laten ook veel kansen liggen. Digitalisering, zoals de overstap naar cloudsoftware, is nog lang geen gemeengoed.

Met deze gemiste zeven kansen die ik hierboven heb genoemd valt als ondernemer veel tijd te besparen. Niet elke gemiste kans is toepasbaar op elke ondernemer. Maar er zit vast wel één kans bij waarmee je tijd kunt besparen.

Nog meer tijd besparen? Download dit gratis whitepaper

Jij wilt toch ook meer tijd besteden aan je klanten? In ons whitepaper zetten we de 5 lifehacks op een rij waarmee je als ZZP'er maandelijks tot 30 uur tijd bespaart. Meer uren steken in je klanten, betekent meer uren die je kunt factureren. Vul hieronder je gegevens in en ontvang direct het gratis whitepaper.