Is jouw onderneming ook jouw kindje en besteed je er elk uur dat je kan er aan? Stapelt de boekhouding zich buitenproportioneel op? En zie je er tegenop om de boekhouding te doen?
In dit geval wil je helemaal geen omkijken meer hebben naar de boekhouding en deze het liefst over de schutting gooien. De totaaloplossing biedt deze uitkomst. In dit artikel leg ik je alles uit over de totaaloplossing en vroeg Martin Loman van Acconline.nl om advies.
Op dit moment zijn er veel ondernemers die geen tijd voor of kennis van boekhouding hebben en kiezen ervoor om met behulp van software de boekhouding te doen. Met basiskennis van boekhouding kom je een heel eind en bespaar je tijd en geld.
Maar wanneer je een ‘boekhoud-noob’ bent en je volledig wilt storten op je onderneming kan deze boekhoudsoftware tekortschieten. Ook dan biedt boekhouden met de totaaloplossing een mooie uitkomst.
Jij kunt je focussen op waar jij goed in bent, de aanbieders van de totaaloplossing zijn goed in hún werk: boekhouden. Een win-win-situatie dus.
Wat is boekhouden met een totaaloplossing?
Boekhouden met een totaaloplossing kun je zien als een digitale schoenendoos. Vroeger stopte je alle bonnetjes en facturen in een schoenendoos en liet je je accountant de financiën oplossen. Met de totaaloplossing werkt het net zo, alleen dan digitaal. Je geeft dus je volledige boekhouding uit handen aan de aanbieder. Want in het geval van een totaaloplossing krijg je meer dan alleen software.
Wanneer je kiest voor een totaaloplossing betaal je in principe voor een dienst. Bij de aanbieders van de totaaloplossing zijn ervaren boekhouders en fiscalisten in dienst, die de boekhouding voor je bijhouden. Zij zijn op de hoogte van laatste fiscale veranderingen. Zo hoef je als ondernemer bijvoorbeeld niet continu op de hoogte te zijn als de Belastingdienst weer iets verandert op het gebied van flexwerken of de inkomstenbelasting.
Dat betekent ook weer minder zorgen over eventuele nare naheffingen of boetes van de Belastingdienst. Met de totaaloplossing word je dus volledig ontzorgd. Hiermee heb je dubbele winst: veel tijd voor jezelf en een ervaren boekhouder die je cijfers bijhoudt en controleert.
Bij de leveranciers zijn ervaren boekhouders en fiscalisten in dienst, die de boekhouding voor je bijhouden
Waarin verschilt de totaaloplossing van andere software?
Het grote verschil met de overige boekhoudsoftware is dat je met de totaaloplossing niet betaalt voor software maar voor een dienst. Deze dienst zorgt ervoor dat je je belastingaangifte (IB, VPB, en BTW) niet meer zelf hoeft te doen of een boekhouder hoeft in te huren om dit voor je te laten doen. De boekhouders van je aanbieder doen dit voor je.
Een ander verschil met boekhoudsoftware is dat bij de totaaloplossing experts in dienst zijn die kunnen fungeren als sparringpartner. Heb je een geniale ingeving over hoe je je onderneming succesvoller kunt maken en heb je iemand nodig waarmee je hierover van gedachten wilt wisselen? Dan kun je je contactpersoon bellen en vragen om advies.
Ook wanneer je personeel in dienst hebt, kan een totaaloplossing hulp bieden. Want de leverancier zorgt er ook voor dat je salarisadministratie voor je wordt gedaan. De totaaloplossing neemt, afhankelijk van de aanbieder, tegen betaling de volgende taken van je over:
- Salarisverwerking inclusief loonstroken en jaaropgaven
- Maandelijkse aangifte loonheffingen
- Ziekte- en herstelregistratie
- Verlofregelingen
- HR-dossiers
- Complete boekhouding en belastingaangifte
De salarisgegevens worden voor zeven jaar voor je bewaard, conform de eisen van de Belastingdienst. Alle gegevens worden veilig opgeslagen. Wat verder handig is aan deze extra dienst, is dat je signalen krijgt van belangrijke personeelszaken, zoals verjaardagen en contracten die aflopen.
De boekhouders van je softwareleverancier doen ook de belastingaangiftes voor je
Hoe werkt een totaaloplossing?
“Bij ons heb je eerst een introductiegesprek”, zegt Martin. Daarin wordt uitgelegd hoe alles werkt. Zo leert de klant de software en de servicedesk kennen. Verder wordt de klant wegwijs gemaakt in het archief en de rapportages.”
Maar in principe heb je weinig te maken met de software. Het enige wat je hoeft te doen, is een foto of scan te maken van een bonnetje of factuur met bijvoorbeeld je smartphone en deze op te sturen naar je leverancier. Bij de meeste leveranciers werkt het als volgt: via een persoonlijk account lever je eenvoudig je BTW-bonnen en inkoopfacturen aan. Dit kan over het algemeen op drie verschillende manieren:
- Via de app. Je maakt met je smartphone een foto van een bonnetje. Deze kun je vervolgens met één druk op de knop uploaden in je boekhoudsoftware. Alle bonnetjes en facturen worden digitaal gearchiveerd, zodat je eerder betaalde rekeningen altijd kunt terugvinden
- Via online dashboard. Wanneer je je inlogt op je persoonlijke dashboard van de website van de leverancier, kun je bestanden (bonnetje of factuur) uploaden
- Via de e-mail. Krijg je een factuur binnen via de e-mail? Dan kun je deze scannen en doorsturen naar je persoonlijke e-mailadres van de softwareleverancier en de factuur staat meteen in je boekhouding. Een kortere klap is om je leveranciers hun facturen direct te laten sturen naar je persoonlijke e-mailadres. De facturen komen dan direct in je online boekhouding zonder dat je er zelf iets voor hoeft te doen
De boekhouder verwerkt de facturen meestal binnen 48 uur. Er worden rapportages opgesteld op basis van de opgestuurde facturen en bonnetjes. Wanneer het einde van het jaar in zicht komt, vraagt jouw leverancier of je alle documenten voor de jaarrekening hebt ingeleverd. Wanneer alles er is, stelt hij de jaarrekening voor je op en doet hij de belastingaangifte.
Waarom kiezen voor een totaaloplossing?
Als je een ZZP’er bent die slechts een paar facturen per maand stuurt en een kleine omzet hebt, dan is een totaaloplossing wellicht te veel van het goede. Maar als je als ondernemer je hart en ziel wilt stoppen in je onderneming en je geen zorgen wilt maken over de boekhouding, dan biedt de totaaloplossing deze ontzorging. Daarom is een totaaloplossing zelfs voor veel ZZP’ers een goede optie.
Als je als ondernemer je hart en ziel wilt stoppen in je onderneming en je geen zorgen wilt maken over de boekhouding, dan biedt de totaaloplossing een mooie uitkomst
Wat bespaar ik met een totaaloplossing?
Een totaaloplossing is over het algemeen duurder dan reguliere boekhoudsoftware. Maar je bespaart veel tijd door de boekhouding voor je te laten doen. Je kunt zelfs al bij een bedrijf met een kleine omzet goedkoper uit zijn, zegt Martin Loman van Acconline.
”Maar het verschilt per situatie. Wanneer je een vriend of kennis hebt die het gratis doet, dan heb je een totaaloplossing niet per se nodig. Ook wanneer je een omzet van 10.000 euro of minder per jaar hebt, dan is een totaaloplossing misschien niet rendabel. Maar vanaf een jaaromzet van 15.000 euro kan een totaaloplossing al snel wel uit.”
Vanaf een jaaromzet van 15.000 euro kan een totaaloplossing al snel wel uitMartin Loman van Acconline
Op zoek naar een persoonlijke relatie in een digitale wereld
”Maar wat wij veel zien is dat ondernemers niet alleen op zoek zijn naar een oplossing om zoveel mogelijk geld te besparen. Het gaat ook om een persoonlijke relatie. Dat is heel belangrijk in de digitale wereld. Een persoonlijke relatie onderhouden met de klant staat bij ons dan ook hoog in het vaandel. We hebben veel persoonlijk contact met onze klanten. Dat begint al bij het intakegesprek waarin we de klant wegwijs maken in de software en de boekhouding. Ook wanneer een klant een vraag heeft kunnen ze bij onze servicedesk terecht", legt Martin uit.
Hoe kies ik de totaaloplossing die bij me past?
Bij de meeste aanbieders speelt het aantal facturen dat je verstuurt een belangrijke rol. Hoe meer facturen je verstuurt hoe meer tijd de boekhouders van de boekhouddienst eraan kwijt zijn en hoe duurder het abonnement zal zijn. “Kijk dan ook goed naar het aantal facturen dat je per maand verstuurt. Op basis hiervan kies je een abonnement”, adviseert Martin.
Een persoonlijke relatie onderhouden met de klant staat bij ons hoog in het vaandelMartin Loman van Acconline
Samen een pakket kiezen
Hoe helpt Acconline je het beste pakket te vinden? ”Wanneer je bij ons klant wordt en al een onderneming hebt, kun je op basis van het aantal verstuurde facturen en in overleg met ons het juiste pakket kiezen. Wanneer je net een onderneming bent begonnen en bij ons klant wordt, schatten we samen met een expert in hoeveel facturen je verwacht te versturen. Op basis hiervan kiezen we een pakket uit. In het geval dat je meer of minder facturen verstuurt dan er vooraf is ingeschat, dan is er altijd de mogelijkheid om op- of terug te schakelen.”
Totaaloplossing ontzorgt en is persoonlijk
Kortom, ben je ondernemer en heb je geen zin om naast je drukke leven ook nog eens, in je spaarzame vrije tijd, de boekhouding te doen? Dan is de totaaloplossing perfect voor je. De boekhouding wordt volledig uit handen genomen en gedaan door mensen met kennis van zaken. Dit ontzorgt niet alleen, het bespaart je tijd waardoor je meer leuke dingen kunt doen.
Ook hoef je je geen zorgen meer te maken of je wel op de hoogte bent van de laatste fiscale veranderingen. De professionals zorgen hiervoor. Zo loop je ook geen risico om tegen een nare naheffing of boete van de Belastingdienst aan te lopen.
Wanneer je waarde hecht aan persoonlijk contact kom je met de totaaloplossing aan je trekken. Wanneer je een vraag hebt kun je makkelijk terecht bij de medewerkers van de servicedesk, die ook specifieke diepgaandere vragen kunnen beantwoorden. Wanneer je een leek bent, kun je met een intakegesprek op de hoogte worden gebracht over hoe de samenwerking met de totaaloplossingaanbieder zal verlopen. De totaaloplossing ontzorgt je dus compleet. Zij doen waar zij goed in zijn. Zodat jij kunt doen waar jij goed in bent.
