Het is een onvermijdelijk aspect van ondernemen: openstaande facturen ook wel bekend als incasso’s. Hoewel het niet niet het leukste onderdeel van ondernemen is, is een goed incassobeheer heel belangrijk.
Openstaande facturen verlagen namelijk jouw winst en drukken de bedrijfsomzet. Door aan incassobeheer te doen, zorg je ervoor dat het aantal openstaande facturen zo laag mogelijk blijft.
Hoe je dit het beste aanpakt en waarom je hiervoor software kunt gebruiken leg ik je in dit artikel allemaal uit.
Wat is incassobeheer?
Incassobeheer omvat alle werkzaamheden die horen bij het incasseren van openstaande facturen bij debiteuren. Dit varieert van het sturen van een betalingsherinnering tot het onderhouden van een goede klantrelatie. De omgang met klanten is een belangrijk aspect van incassobeheer, want ook al wil je dat jouw klanten netjes hun facturen betalen, ze blijven jouw klant en je zult ze ook zo moeten blijven behandelen.
Met een incasso geef je eigenlijk een soort van machtiging af waarbij je toestemming geeft om een openstaande factuur te incasseren. Die machtiging kun je aan jezelf verlenen, aan software of aan een incassobureau. Veel ondernemers gebruiken hiervoor incasso software die hen ondersteunt en herinnert aan het tijdig incasseren van facturen. Wanneer het te veel tijd kost of te complex wordt, kun je het uitbesteden aan een incassobureau.
Waarom is incassobeheer zo belangrijk?
Incassobeheer is een belangrijk onderdeel van ondernemen omdat het samenhangt met jouw cashflow. Hoe meer openstaande facturen en hoe langer het duurt voordat klanten betalen, hoe slechter dit is voor jouw cashflow.
Een verslechterde cashflow kan weer onaangename gevolgen hebben voor jou. Jij moet immers ook gewoon jouw leveranciers betalen. Nog een nadeel: het kost je geld. Want hoe langer een rekening openstaat, hoe meer geld je moet lenen bij de bank en hoe meer rente je moet betalen. Incassobeheer is dus een belangrijk onderdeel binnen de administratie en boekhouding van jouw onderneming.
Hoe doe je jouw incassobeheer?
Veel ondernemers vinden incassobeheer niet het leukste onderdeel van ondernemen. Begrijpelijk, het sturen van herinneringen dat jouw klant snel een factuur moet betalen is lastig. Je wilt graag je geld hebben, maar je wilt ook de goede relatie met jouw klant behouden.
De juiste balans vinden is moeilijk. Bovendien is het beheren van debiteuren tijdrovend. Je kunt ervoor kiezen om jouw incassobeheer op de volgende manieren te doen:
- Uitbesteden
- Handmatig
- Met incasso software
Nu al overtuigd om aan de slag te gaan met incasso software en dat je het dus zelf wilt doen, maar niet in Excel aan de slag wilt? Vergelijk de verschillende software systemen en kies de incassobeheer die het beste bij jouw bedrijf past.
Uitbesteden
Vooral de wat grotere ondernemingen kiezen er daarom voor om hun incassobeheer uit te besteden aan een incassobureau. Uitbesteden heeft als groot voordeel dat jij niet meer hoeft om te kijken naar jouw incassobeheer. Een gespecialiseerd bedrijf neem het van je over, waardoor jij meer tijd hebt voor de andere onderdelen van ondernemen.
Incassobureaus hebben bovendien veel expertise in huis en kennen de incassoregels. Maar voor niets gaat de zon op: het uitbesteden van je incassobeheer kost geld. Wanneer je een incassobureau wilt inschakelen, moet je hen provisie betalen.
Bovendien is een incassobureau inschakelen een rigoureuze maatregel. Een externe partij inschakelen om jouw geld te innen brengt misschien de goede relatie met jouw klant in gevaar. Je zult nauw contact moeten onderhouden met het incassobureau om af te spreken hoe ver ze de druk mogen opvoeren en hoe ze met jouw klanten mogen omgaan.
Handmatig jouw incasso’s beheren
Om kosten te drukken kun je jouw incassobeheer in eigen handen houden. Helemaal voor kleine ondernemingen is dit aantrekkelijk: zij hebben vaak nog een simpele boekhouding en een klein budget.
Je incasso beheren in Excel of Word is dan ook een goede oplossing. Het is gratis en relatief makkelijk te beheren. Hiervoor zijn wel veel handmatige handelingen nodig. Op deze manier je incassobeheer doen kost dus veel tijd en is het redelijk foutgevoelig als een openstaande incasso betaald is, maar nog niet handmatig door jou verwerkt.
Aan de slag met incasso software
Vind je een incassobureau inschakelen te ver gaan en voer je liever niet handmatig gegevens in Excel of Word? Dan is incasso software een goede oplossing. Je houdt het incassobeheer in eigen hand én je bent er weinig tijd aan kwijt. Bovendien houd je de goede band met jouw klanten intact.
Hoe werkt online incasso?
Incasso software helpt je bij het maken, onderhouden en sluiten van dossiers en scheelt jou aanzienlijk veel handmatig werk. Van het begin tot het eind: het incassotraject is helemaal geautomatiseerd. De software kan zelf op de juiste momenten betalingsherinneringen en aanmaningen sturen.
Je automatiseert op deze manier een groot deel van je incassobeheer en hoeft zelf geen rekening te houden met openstaande facturen die je nog moet incasseren. Dat gaat allemaal automatisch als je gebruik maakt van een dergelijk programma.
Naast het besparen van tijd zijn er nog meer voordelen wanneer je kiest voor incasso software. Laten we ze eens bekijken.
#1 Laagdrempelig
Waar vroeger een lang implementatietraject voorafging aan het automatiseren van het incassobeheer, kun je tegenwoordig laagdrempelig instappen en zijn de maandlasten vaak laag.
Jij beslist zelf welke functionaliteiten je nodig hebt en kunt hier jouw software op uit kiezen. Zo heb je altijd een pakket dat bij jouw onderneming past.
#2 Persoonlijk
Hoewel je het incassotraject automatiseert, kun je jouw klanten persoonlijk benaderen. Want niet elke klant behoeft eenzelfde benadering. Je stuurt bijvoorbeeld geen brief op hoge poten naar een klant die voor het eerst te laat is met een factuur betalen. Een incassobureau kan wel een eenzijdige benadering hanteren.
Je kunt met incasso software makkelijk een persoonlijk touch geven aan een herinnering, waardoor je een gebrouilleerde relatie met je klant voorkomt.
#3 Dossiervorming
Met online incasso kun je een volledige digitale dossiervorming van alle correspondenties aanmaken. Zo houd je de betaalhistorie van je klanten nauwkeurig bij en kun je klanten persoonlijker benaderen. Ook al heb je een dossier afgehandeld en heeft de klant alle openstaande incasso’s betaald, jij kunt deze informatie blijven inzien.
Mocht de klant zich weer melden, dan kun je dankzij het dossier direct zien dat de betalingen de vorige keer moeizaam verliepen en kun je bijvoorbeeld eisen dat er vooraf betaald wordt. Of er alvast een melding van maken in het systeem.
#4 Strakke opvolging
Omdat de software zorgt dat het hele incassotraject automatisch en dus strak verloopt, verlies je niet onnodig tijd bij openstaande facturen. Bovendien laat je jouw klant zien dat je er bovenop zit, dit komt professioneel over.
Heeft iemand de betaaltermijn gemist dan kun je automatisch een seintje geven aan jouw financiële afdeling of direct aan de klant. Dit kun je zelf inregelen en zo ‘hard of zacht’ als je wilt aanpakken.
#5 Online betalen
Een beller is sneller, is vaak het credo. Maar door vanuit de software online herinneringen te sturen maak je het de klant makkelijker. Zij kunnen namelijk direct doorklikken vanuit de digitale factuur via bijvoorbeeld een iDEAL-link. Zo maak je het makkelijk de factuur te voldoen.
Hierdoor is de kans groter dat jouw klant de factuur sneller zal betalen, de drempel is immers minder hoog en je kunt met een druk op de knop de incasso voldoen.
#6 Koppeling met boekhoudprogramma
Niets zo handig als automatisch bijhouden wat je inkomsten en uitgaven zijn. Dergelijke zaken binnen je administratie heb je uiteraard ook weer nodig voor je boekhouding. Door jouw incasso software aan jouw boekhoudprogramma te koppelen wordt het direct in jouw boekhouding verwerkt.
Dat scheelt jou weer aanzienlijk uitzoekwerk als jij jouw inkomsten bij de Belastingdienst gaat verantwoorden. Veel incasso software is binnen een paar minuten gekoppeld aan je boekhoudprogramma.
#7 Cloud based
De meeste incasso software is cloud based en dus te benaderen via een webbrowser, ongeacht de locatie en wanneer je maar wilt. Zelfs onderweg naar klanten of naar huis kun je eenvoudig even controleren of alle incasso’s goed staan of de seintjes die je krijgt uit de software afvinken.
#8 Geen tussenkomst
Incassobeheer kan erg hard zijn. De tussenkomst van en van incassobureau of gerechtsdeurwaarder is vaak de laatste manier om een openstaande factuur betaald te krijgen. We kunnen niet garanderen dat je nooit meer een gerechtsdeurwaarder nodig hebt, maar in eerste instantie regelt de software alles voor je.
Pas na x aantal herinneringen raden we aan om over te stappen op de hardere maatregelen. Hierdoor behoud je een goede en persoonlijke relatie met jouw klanten
Minder openstaande facturen met incasso software
Hoe je jouw incassobeheer ook doet, het blijft een belangrijk onderdeel van ondernemen. Helaas kan het ook een tijdrovende bezigheid zijn, vooral wanneer je een grote factuurstroom hebt en je het beheer handmatig doet. Je kunt er dan voor kiezen om het incassobeheer uit te besteden.
Je hebt er verder geen omkijken meer naar, maar je moet er wel voor in de buidel tasten en kan de klantrelatie beschadigen. Met incasso software automatiseer je het incassotraject zoveel mogelijk én je houdt het beheer in eigen hand. Facturen zullen sneller worden behaald, waardoor de druk op de cashflow afneemt. Dit biedt jou weer de kans om jouw onderneming te laten groeien.
Nu al overtuigd om aan de slag te gaan met incasso software en dat je het dus zelf wilt doen, maar niet in Excel aan de slag wilt? Vergelijk de verschillende software systemen en kies de incassobeheer die het beste bij jouw bedrijf past.
