incassobeheer.png
Algemeen

Hoe je het beste jouw incassobeheer doet

Het is een onvermijdelijk aspect van ondernemen: openstaande facturen. Hoewel het niet niet het leukste onderdeel van ondernemen is, is een goed incassobeheer heel belangrijk. Openstaande facturen verlagen namelijk jouw winst. Incassobeheer zorgt ervoor dat het aantal openstaande facturen zo laag mogelijk blijft. In deze blog vertel ik je daarom over hoe je het beste jouw incassobeheer doet.

Wat is incassobeheer?

Incassobeheer omvat alle werkzaamheden die horen bij het incasseren van openstaande facturen bij debiteuren. Dit varieert van het sturen van een betalingsherinnering tot het onderhouden van een goede klantrelatie. De omgang met klanten is een belangrijk aspect van incassobeheer, want ook al wil je dat jouw klanten netjes hun facturen betalen, ze blijven jouw klant en je zult ze ook zo moeten blijven behandelen. Incassobeheer kan je als ondernemer zelf op je nemen, of wanneer het te veel tijd kost of te complex wordt, kun je het uitbesteden aan een incassobureau.

Waarom is incassobeheer zo belangrijk?

Incassobeheer is een belangrijk onderdeel van ondernemen omdat het samenhangt met jouw cashflow. Hoe meer openstaande facturen en hoe langer het duurt voordat klanten betalen, hoe slechter dit is voor jouw cashflow. En een verslechterde cashflow kan weer onaangename gevolgen hebben voor jou: jij moet immers ook gewoon jouw leveranciers betalen. Nog een nadeel: het kost je geld. Want hoe langer een rekening openstaat, hoe meer geld je moet lenen bij de bank en hoe meer rente je moet betalen. 

Hoe doe je jouw incassobeheer?

Veel ondernemers vinden incassobeheer niet het leukste onderdeel van ondernemen. Begrijpelijk, het sturen van herinneringen dat jouw klant snel een factuur moet betalen is lastig. Je wilt graag je geld hebben, maar je wilt ook de goede relatie met jouw klant behouden. De juiste balans vinden is moeilijk. Bovendien is het beheren van debiteuren tijdrovend. Vooral de wat grotere ondernemingen kiezen er daarom voor om hun incassobeheer uit te besteden aan een incassobureau.  

Uitbesteden

Uitbesteden heeft dus als groot voordeel dat jij niet meer hoeft om te kijken naar jouw incassobeheer. Een gespecialiseerd bedrijf neem het van je over, waardoor jij meer tijd hebt voor de andere onderdelen van ondernemen. Incassobureaus hebben bovendien veel expertise in huis en kennen de incassoregels. Maar voor niets gaat de zon op: het uitbesteden van je incassobeheer kost geld. Wanneer je een incassobureau wilt inschakelen, moet je hen provisie betalen. 

Rigoureuze maatregel

Bovendien is een incassobureau inschakelen een rigoureuze maatregel. Een externe partij inschakelen om jouw geld te innen brengt misschien de goede relatie met jouw klant in gevaar. Je zult nauw contact moeten onderhouden met het incassobureau om af te spreken hoever ze de druk mogen opvoeren.

Met Excel je incassobeheer doen
Handmatig

Om kosten te drukken kun je jouw incassobeheer in eigen handen houden. Helemaal voor kleine ondernemingen is dit aantrekkelijk: zij hebben vaak nog een simpele boekhouding en een klein budget. Je incasso beheren in Excel of Word is dan ook een goede oplossing. Het is gratis en relatief makkelijk te beheren. Hiervoor zijn wel veel handmatige handelingen nodig. Op deze manier je incassobeheer doen kost dus veel tijd. 

Incasso software

Vind je een incassobureau inschakelen te ver gaan en voer je liever niet handmatig gegevens in een Word-bestand? Dan is incasso software een goede oplossing. Je houdt het incassobeheer in eigen hand, én je bent er weinig tijd aan kwijt. Bovendien houd je de goede band met jouw klanten intact. 

Hoe werkt online incasso?

Incasso software is een programma die veel handmatige handelingen uit handen neemt. Van het begin tot het eind: het incassotraject is helemaal geautomatiseerd. De software kan zelf op de juiste momenten betalingsherinneringen en aanmaningen sturen.Je automatiseert op deze manier een groot deel van je incassobeheer. 

Online incasso kent vele voordelen
Voordelen van incasso software

Naast het besparen van tijd zijn er nog meer voordelen wanneer je kiest voor incasso software: 

  • Laagdrempelig 

Waar vroeger een lang implementatietraject voorafging aan het automatiseren van het incassobeheer, kun je dit tegenwoordig voor een laag maandbedrag doen. 

  • Persoonlijk

Hoewel je het incassotraject automatiseert, kun je jouw klanten persoonlijk benaderen. Want niet elke klant behoeft eenzelfde benadering. Je stuurt bijvoorbeeld geen brief op hoge poten naar een klant die voor het eerst te laat is met een factuur betalen. Je kunt met incasso software makkelijk een persoonlijk touch geven aan een herinnering, waardoor je een gebrouilleerde relatie met je klant voorkomt.

  • Dossiervorming 

Met online incasso kun je een volledige digitale dossiervorming van alle correspondenties aanmaken. Zo houd je de betaalhistorie van je klanten nauwkeurig bij en kun je klanten persoonlijker benaderen

  • Strakke opvolging

Omdat de software zorgt dat het hele incassotraject automatisch en dus strak verloopt, verlies je niet onnodig tijd bij openstaande facturen. Bovendien laat je jouw klant zien dat je er bovenop zit, dit komt professioneel over

  • Online betalen

Door de klant de kans te bieden online de factuur te betalen (bijvoorbeeld met een iDEAL-link) maak je het makkelijk de factuur te voldoen

  • Sneller betaald

Hierdoor is de kans groter dat jouw klant de factuur sneller zal betalen, de drempel is immers minder hoog

  • Koppeling met boekhoudprogramma 

Met deze koppeling worden betaalde facturen automatisch verwerkt in je boekhoudprogramma. Veel incasso software is binnen een paar minuten gekoppeld aan je boekhoudprogramma

  • Cloud based 

De meeste incasso software is cloud based en dus te benaderen via een webbrowser, ongeacht de locatie en wanneer je maar wilt

  • Geen tussenkomst van incassobureau of gerechtsdeurwaarder 

Hierdoor behoud je een goede en persoonlijke relatie met jouw klanten

Minder openstaande facturen met incasso software

Hoe je jouw incassobeheer ook doet, het blijft een belangrijk onderdeel van ondernemen. Helaas kan het ook een tijdrovende bezigheid zijn, vooral wanneer je een grote factuurstroom hebt en je het beheer handmatig doet. Je kunt er dan voor kiezen om het incassobeheer uit te besteden. Je hebt er verder geen omkijken meer naar, maar je moet er wel voor in de buidel tasten en kan de klantrelatie beschadigen. 

Met incasso software automatiseer je het incassotraject zoveel mogelijk én je houdt het beheer in eigen hand. Facturen zullen sneller worden behaald, waardoor de druk op de cashflow afneemt. Dit biedt jou weer de kans om jouw onderneming te laten groeien.  

Het beginpunt voor je online software

Ontdek, vergelijk & vind de beste business apps met de selectietool
Vergelijk & probeer
Algemeen
Steven Houkes - Appwiki expert
Geschreven door:
Steven Houkes
Appwiki expert

Steven maakt jouw bedrijfsprocessen graag slimmer, flexibeler en sneller. Dit doet hij door je te helpen met het vinden van de beste software. Software die het beste past bij jouw bedrijf en bedrijfsprocessen. Op basis van je bedrijf, je wensen en de software die je gebruikt, maakt hij een persoonlijke software top 3 voor jou.

Verder lezen


hoe-factureren-ondernemers-2.png

Onderzoek: ondernemer kan de helft aan tijd besparen op facturen maken

Uit onderzoek blijkt dat 60% van de ondernemers de helft aan tijd kan besparen bij het factureren! Bekijk...

Iris Kluin - Appwiki expert
Iris Kluin
Appwiki expert
blog-boekhoudmanieren-excel-vs-software.png

Doe je de boekhouding in Excel of met boekhoudsoftware?

Wat past bij jou? Boekhouden in Excel of met boekhoudsoftware? Over het algemeen houden startende ondernemers...

Steven Houkes - Appwiki expert
Steven Houkes
Appwiki expert
btw-aangifte-beste-apps.png

De beste 5 boekhouding apps om je BTW-aangifte te doen

Wat zijn de beste boekhouding apps voor de BTW-aangifte? Lees het in deze blog.

Steven Houkes - Appwiki expert
Steven Houkes
Appwiki expert
Products