Een factuur maken en ontvangen hoort bij het ondernemerschap. Maar hoeveel facturen verstuur jij nou per maand en op welke manier doe jij dit? Hoe lang ben je ermee bezig en wil je deze tijd er echt mee bezig zijn? Grote kans dat je waarschijnlijk tijd kunt winnen.
Er zijn grofweg twee manieren om te factureren, namelijk met Excel of met een (gratis) factuurprogramma. Ben jij een startende ondernemer of heb je gewoonweg nog niet zoveel facturen te versturen? Dan kun je heel goed een factuur maken in Excel. Hierin kun je alles handmatig bijhouden en ervoor zorgen dat je het via de Excel factureert.
Op zoek naar een gratis factuur template voor Excel? Wist je dat je ook gebruik kunt maken van factuur sjablonen van verschillende softwarepakketten?
In dit artikel bespreken welke factuurprogramma’s factuur templates aanbieden en waarom jij moet overstappen naar een factuurprogramma in plaats van een factuur sjabloon Excel blijven gebruiken.
De top 3 beste factuursoftware met factuur templates:
- #1 - e-boekhouden.nl - goedkoop en eenvoudig pakket met gebruiksvriendelijke factuursjablonen, geheel in eigen huisstijl. Binnen een paar klikken een factuur versturen naar je klant.
- #2 - rompslomp - gratis facturatiemodule met de mogelijkheid om uit te breiden naar een alles-in-één programma. Handige lay-out editor voor sjablonen en aanpassingen in facturen.
- #3 - Exact - boekhoudmodule met goede facturatiemogelijkheden, eenvoudige factuur templates met veel automatiseringsmogelijkheden. Naast facturatie geschikt voor complete boekhouding.
We hebben deze pakketten getest en hierbij hebben we gekeken naar:
- Gebruiksvriendelijkheid van factuur template: is het eenvoudig om factuursjablonen aan te maken en aan te passen naar eigen huisstijl en logo
- Bankkoppeling: kunnen facturen betaald worden via iDEAL en zijn hiervoor mogelijkheden binnen de factuursjablonen
- Kosten: zijn de factuursjablonen gratis te gebruiken en wat zijn eventuele pakketkosten wanneer je wel een pakket kiest
Wanneer kiezen voor een online factuurprogramma?
Als je net begint met factureren of je hoeft niet veel facturen te versturen, dan heb je misschien nog geen behoefte om te betalen voor een factuurprogramma. Zeker wanneer je nog maar kort ZZP'er, kleine zelfstandige of freelancer bent, probeer je de kosten zo laag mogelijk te houden. Dan zijn de gratis online factuur mogelijkheden van Excel een goede optie.
Maar… Wil je liever niet veel tijd steken in het opzetten van een factuur in Excel? Geen zin om aan de slag te gaan met factuur template in Excel en deze om te zetten naar jouw bedrijf? Kies dan voor een gratis factuurprogramma als alternatief voor een factuur maken in Excel.
Een voorbeeld voor facturen Excel is handig, maar als het aantal facturen toeneemt, omdat je onderneming groeit, ben je toch veel tijd kwijt en merk je dat je foutjes kan maken. Wil je direct aan de slag met facturen maken? Wil je zeker weten dat je de juiste BTW tarieven hanteert, het BTW nummer goed gebruikt en een professionele factuur verstuurt? Kies dan voor een gratis facturatieprogramma.
Hieronder staan onze ervaringen met een gratis factuur template en facturatie mogelijkheden van de twee beste aanbieders van dit moment:
#1 e-Boekhouden.nl - Van eenvoudige tot geavanceerde factuur templates
Wil je overstappen van een Excel factuur sjabloon naar een facturatiepakket? Dan is e-Boekhouden.nl een makkelijke overstap. De eenvoudige factuursjablonen van e-Boekhouden.nl vond ik erg prettig werken en een goede upgrade van een Excel factuur sjabloon naar een softwarepakket. En heel fijn; stap je over naar e-Boekhouden.nl voor het aanmaken van facturen, dan krijg je er gelijk een heleboel andere functionaliteiten bij voor het digitaliseren van je administratie.
Gebruiksvriendelijkheid van factuur template
Ik vind het aanmaken van een factuursjabloon bij e-Boekhouden.nl erg eenvoudig. Je kunt zelfs meerdere factuursjablonen aanmaken, wanneer je bijvoorbeeld meerdere handelsnamen hebt, waarbij je wilt dat de facturen er anders uitzien. Bij e-Boekhouden.nl maak je zoveel factuursjablonen aan als je wilt. En heb je je eigen briefpapier, dan kun je deze toevoegen aan het sjabloon. Heb je dat niet? Dan voeg je eenvoudig zelf je logo en huiskleuren toe aan het sjabloon.
Een factuur moet aan een aantal wettelijke eisen voldoen. Toen ik met e-Boekhouden.nl mijn eerste factuursjabloon ging aanmaken, moest ik eerst allerlei zaken en gegevens invullen. Deze werden vervolgens standaard opgenomen in mijn factuursjabloon. Ik hoef mij dus bij de volgende factuur geen zorgen meer te maken of deze zaken goed zijn ingevuld en het vermindert ook nog eens de kans op fouten.
Bekijk het filmpje van e-Boekhouden.nl eens voor het aanmaken van factuursjablonen en het maken van je eerste factuur.
Bankkoppeling
Op je factuursjabloon kun je een klikbare afbeelding toevoegen. Hieronder kun je bijvoorbeeld een iDEAL betaallink toevoegen, waardoor klanten direct kunnen betalen. Deze betaling wordt vervolgens direct in je boekhouding verwerkt. Ook andere betaalmethodes zijn mogelijk zoals Creditcard, PayPal of andere betaalproviders zoals bijvoorbeeld Mollie of Adyen. En goed om te weten; ook automatische incasso is mogelijk door middel van een incassobestand.
Kosten
Voor startende ondernemers is e-Boekhouden.nl 15 maanden gratis (gerekend vanaf inschrijfdatum kvk). In deze 15 maanden kun je zonder beperkingen en verplichtingen (en zonder automatische verlenging!) e-Boekhouden.nl gebruiken en proberen. Op die manier kwam ik er precies achter welke modules ik graag gebruik en welke modules ik niet nodig heb. Na de 15 maanden kies je vervolgens voor een pakket dat bij je past. De prijzen hiervoor starten bij 9,95 euro per maand.
Het voorbeeld factuur hierboven is nog een tikkie saai, maar kan met eigen informatie en logo aangepast worden.
Eindconclusie
Wanneer je op zoek bent naar gratis online factuur sjablonen, dan ben je bij e-Boekhouden.nl absoluut aan het juiste adres. En daarbij krijg je ook nog eens zoveel meer mogelijkheden en functionaliteiten. Als starter kun je deze functionaliteiten 15 maanden gratis gebruiken en dan zit je nog nergens aan vast. Maar zijn deze 15 maanden voorbij, dan raad ik je e-Boekhouden.nl absoluut aan. Voor 9,95 euro per maand heb je alle functionaliteiten die je nodig hebt. En als je het mij vraagt is dat een hele goede prijs voor alle mogelijkheden die e-Boekhouden.nl biedt. Daar kan geen Excel factuur sjabloon (en al het extra handmatige werk wat daarbij komt kijken) tegenop!
#2 Rompslomp - Gratis facturen downloaden in pdf en eigen huisstijl
Wanneer je op zoek bent naar een gratis pakket waarin je een factuur template kunt opmaken in je eigen huisstijl, dan ben je bij Rompslomp aan het juiste adres. Met het gratis pakket kun je onbeperkt facturen en offertes in huisstijl en met eigen logo aanmaken en deze vervolgens als pdf downloaden. Een goede overstap wanneer je net start of nog niet zo heel veel facturen verstuurd, maar het factureren wel wat professioneler wil aanpakken.
Gebruiksvriendelijkheid van factuursjablonen
Bij Rompslomp kon ik heel eenvoudig de layout van de facturen aanpassen naar mijn eigen huisstijl en daarbij een logo toevoegen. Er staan een aantal standaard layouts in Rompslomp die je makkelijk kunt aanpassen. Wat ik bij Rompslomp heel prettig vond is dat ze het je enorm makkelijk maken om de aanpassingen te doen. Ik werd er echt doorheen geloodst en kon ook direct even mijn aanpassingen bekijken.
Dankzij de standaard layouts van Rompslomp vergeet je daarnaast ook geen zaken op je facturen te vermelden die wettelijk verplicht zijn. Wel zo veilig.
Alle blokken, teksten en layout elementen kun je verplaatsen en aanpassen. Op die manier kun je echt een ‘custom’ factuur maken (binnen de standaard factuur sjablonen van Rompslomp). Omdat ik gebruik maak van het gratis pakket, kan ik de facturen niet direct versturen. Wel kan ik deze downloaden en zelf via de mail naar klanten toesturen.
Bankkoppeling
Een bankkoppeling is mogelijk bij Rompslomp, maar deze is niet beschikbaar in het gratis pakket. Wil je deze in de loop van de tijd toch toevoegen aan je pakket, dan kun je makkelijk overstappen naar een ander pakket. Voor het versturen van facturen en betaald worden via iDEAL moet je overstappen naar het PRO pakket. Je kunt bij dit pakket dan ook gelijk je boekhouding regelen, automatische herinneringen versturen en bijvoorbeeld offertes digitaal laten ondertekenen.
Kosten
Rompslomp heeft verschillende pakketten, waaronder dus het gratis pakket. Daarna kun je kiezen voor het PLUS pakket, waarmee je wel facturen kunt versturen, maar nog geen betalingen kunt ontvangen via iDEAL. Voor het PLUS pakket betaal je 5,75 euro per maand. Wil je wel de mogelijkheid om de betalingen via iDEAL te regelen, dan stap je over naar het PRO pakket voor 17,25 per maand.
Voorbeeld factuur Rompslomp
Eindconclusie
Rompslomp is perfect voor startende ondernemers of ondernemers die niet veel facturen versturen. Het gratis pakket werkt heel prettig wanneer je professionele facturen wilt versturen, maar nog niet toe bent aan een compleet facturatiepakket. Heel fijn is dan dat Rompslomp wel veel mogelijkheden biedt wanneer je groeit. Ben je toe aan meer functionaliteiten, dan kun je een passend pakket kiezen.
Kortom, ik raad Rompslomp aan als een heel goed alternatief wanneer je op zoek bent naar gratis online factuur sjablonen. Dat is precies wat Rompslomp biedt! Je kunt gratis de factuur sjablonen gebruiken en deze volledig aanpassen naar jouw huisstijl.
#3 Exact - Slimme automatiseringsmogelijkheden
Kies je voor Exact dan kies je niet alleen voor facturatie mogelijkheden, maar een compleet boekhoudpakket (met persoonlijke en aangepaste factuursjablonen). Stap je over naar een pakket waarin je gemakkelijk kunt factureren, dan raad ik Exact zeker aan. Let op: de kosten liggen hoger dan andere pakketten, maar je krijgt er veel voor terug!
Eenvoudig facturen sturen
Je boekhouding begint altijd met het versturen van facturen. Ik heb Exact uitgeprobeerd en het factureren gaat verrassend eenvoudig. Een factuur maken in Exact doe je in de volgende stappen:
- Een factuur aanpassen aan je eigen huisstijl
- Bedrijfsgegevens invoeren
- Factuurspecificaties toevoegen
- Je factuur versturen
Daarnaast kun je ook nog eens een directe betaallink meesturen in je factuur. Iets wat ik persoonlijk graag zie in een factuur. Klanten kunnen direct betalen via de betaallink en in de praktijk wordt een factuur dan toch sneller betaald.
Eenvoudige maar professionele factuur sjablonen
Toen ik begon met Exact was een template aanpassen een van de eerste dingen die ik heb gedaan. Hierin kun je een aantal handige dingen aanpassen, wat je bij het factureren weer tijd scheelt. Een template kun je overigens ook ongewijzigd gebruiken, maar wil je ze aanpassen aan je huisstijl dan is dat ook mogelijk. Je kunt logo en briefpapier toevoegen en een standaard bijlage toevoegen. Handig, want je kunt meerdere lay-outs maken en deze koppelen aan een taal of relatie. Wil je voor bepaalde klanten dus een andere layout of taal? Dan kun je dat heel eenvoudig aanpassen. Klinkt misschien ingewikkeld, maar dat vond ik absoluut niet.
Bankkoppeling
Met Exact kun je heel eenvoudig koppelen met je bank, maar let op: Exact biedt niet met alle banken een koppeling. En afhankelijk van de koppeling kun je ervoor kiezen om 4 keer per dag bankgegevens te ontvangen (via een PSD2 koppeling) of 1 keer per dag (via een automatische bankkoppeling). Ook goed om te weten: automatische incasso’s zijn mogelijk.
Slimme automatiseringsmogelijkheden
Ik houd niet van veel tijd besteden aan het verwerken van facturen. Gelukkig heeft Exact daar hele handige automatiseringsmogelijkheden voor. Je kunt facturen heel snel verwerken via Scan & Herken, UBL of e-facturatie. Gegevens worden automatisch verwerkt, rapportages worden klaargezet en bankbetalingen en transacties worden automatisch uitgewisseld. En dat scheelt ontzettend veel tijd.
Kosten
Exact biedt verschillende pakketten aan. Ik vind dat het pakket Exact Online Boekhouden Essentials te weinig mogelijkheden biedt voor factureren (max. 5 verkoopfacturen verwerken). Verstuur je veel facturen, dan kom je al snel uit op het Exact Online Boekhouden Plus pakket, hierin kun je 100 verkoopfacturen verwerken. En wil je nog meer functionaliteiten? Dan kun je kiezen voor het pakket Exact online Projecten Essentials. Binnen dat pakket heb je alle features van Boekhouden Professional en mogelijkheden als meerdere facturatiemethodes, inkoopfacturen, urenverantwoording etc. Kosten:
- Exact online Boekhouden Essentials: € 42 per maand
- Exact Online Boekhouden Plus: € 82 per maand
- Exact Online Projecten Essentials: € 159 per maand
Let op: aan extra gebruikers zitten extra kosten verbonden.
Factuur voorbeeld Exact
Eindconclusie
Exact is een erg compleet pakket voor zowel factureren als je boekhouding. Ik vind de prijs wat aan de hoge kant, maar je krijgt wel ontzettend veel mogelijkheden. In het begin kun je makkelijk kiezen voor wat minder features en groeit je bedrijf, dan zit je bij Exact in ieder geval goed want Exact groeit makkelijk met je mee. Heb je veel groeiambities? Dan raad ik Exact absoluut aan. En daarnaast de prijs is misschien wat hoger dan andere pakketten, maar dankzij de automatiseringsmogelijkheden worden veel handelingen al voor je uitgevoerd waardoor je tijd bespaart. En tijd is geld, dus het is maar net hoe je het bekijkt. Ik raad je in ieder geval aan om een proefperiode bij Exact aan te vragen, absoluut de moeite waard wanneer je je aan het oriënteren bent.
De beste oplossing kiezen
Je weet nu wat je opties zijn, het is tijd om te kiezen. Zweer je nog steeds bij Excel? Kijk dan hier voor gratis factuurtemplates waarmee je facturen maakt in Excel of Word. Op die manier kun jij als (startende) ondernemer absoluut stappen maken om jouw facturen te maken en te versturen.
Ben je overtuigd van de voordelen van software? Bekijk dan hier een compleet overzicht met factuurprogramma's. Kijk welke functionaliteiten jij nodig hebt en welke koppelingen jij wilt leggen? Vergelijk vervolgens de verschillende software aanbieders op prijs, functies en reviews en kies het factuurprogramma dat het beste bij jou past.
