Veel bedrijven maken voor het automatiseren van processen binnen hun onderneming gebruik van een ERP systeem. ERP is een afkorting en staat voor Enterprise Resource Planning. Met een ERP kun je bedrijfsprocessen structureren, optimaliseren en automatiseren.
Hiervoor gebruik je bepaalde modules, zoals:
- Intranet
- HRM
- Inkoop
- CRM
- Abonnementen
Alle gegevens van de verschillende afdelingen worden opgeslagen in een centrale database, namelijk het ERP systeem. Hierdoor heb je met ERP altijd toegang en inzicht in deze data.
Geen organisatie is hetzelfde en daarom verschillen de kosten per ERP systeem ook. Want hoe meer modules je nodig hebt, hoe hoger de kosten komen te liggen. De ene organisatie gebruikt een ERP voor alle verschillende afdelingen en de andere organisatie heeft alleen een HRM module nodig binnen het ERP systeem.
Hoe je jouw systeem opbouwt zorgt voor een opbouw van de kosten van een ERP pakket. Bedenk daarbij altijd dat de kosten van een ERP systeem een investering zijn. Een investering die je terugbetaald krijgt in de vorm van het automatiseren van processen waarmee jij dus tijd bespaart. Tijd is immers geld!
Factoren die de ERP kosten bepalen
Het is eigenlijk de allereerste vraag die bij je opkomt voordat je een ERP systeem gaat aanschaffen, “Hoeveel gaat het mijn bedrijf kosten?” Die vraag snappen we bij Appwiki maar al te goed, maar helaas kunnen we hier niet zomaar een antwoord op geven.
We zeiden het net al, geen bedrijf is hetzelfde, en daarom kun je ook geen eenduidig antwoord geven op de kosten vraag. De gemiddelde kosten voor een ERP hangen af van een aantal variabelen.
Hierbij spelen de volgende zaken een belangrijke rol, zoals:
- De grootte van het bedrijf
- Jouw unieke eisen
- De gebruiksmogelijkheden van het systeem
- Koppelingen met andere systemen
Deze en meer factoren spelen een cruciale rol bij het bepalen van de ERP kosten voor jouw bedrijf.
Inzicht in de factoren die van invloed zijn op de kosten van ERP geeft je extra handvatten om te bepalen welk systeem het beste bij jouw bedrijf past. Laten we de verschillende factoren eens onder de loep leggen.
#1 De grootte van het bedrijf
De meeste ERP systemen gaan uit van kosten per gebruiker. Met name het aantal gebruikers dat tegelijkertijd gebruik maakt van het systeem en het niveau van toegang dat zij nodig hebben, bepaalt hoeveel je gaat betalen voor het systeem.
Het aantal gebruikers en de functies die zijn inbegrepen zijn factoren die van invloed zijn op de ERP kosten.
Een kleine webshop heeft veel minder gebruikers nodig en heeft bijvoorbeeld ook niet alle modules nodig die er zijn. Bij een webshop die amper medewerkers heeft, heb je wellicht de HRM module al niet nodig. Niet nodig, betekent ook niet toevoegen.
Een grote multinational daarentegen zal naast HRM en magazijn modules ook management modules nodig hebben. Hoe meer gebruikers, hoe meer modules, hoe meer de ERP software kosten oplopen.
#2 Jouw unieke eisen gekoppeld aan de mogelijkheden van het pakket
De meest robuuste ERP software leveranciers hebben 30-45 modules die je kunt toevoegen. 30 tot 45 modules. Waarvoor je voor elke module extra kunt betalen. Het is van cruciaal belang dat je dus precies weet wat je nodig hebt voor jouw ERP systeem.
Breng deze eisen in kaart en je zult ontdekken dat je bepaalde modules niet nodig hebt.
Helemaal als je weet dat de kosten voor een ERP systeem oplopen naarmate je meer modules afneemt is het handig dat je deze niet onnodig aanschaft. Wat je niet gebruikt, daarvoor hoef je ook niet te betalen, toch?!
Houd er daarbij rekening mee dat je ERP schaalbaar is. Met schaalbaar bedoelen we dat deze mee kan groeien met jouw bedrijf. Bovendien zullen de meeste ERP leveranciers rekening houden met het aantal aangekochte gebruikers en volumekortingen geven naarmate het aantal toeneemt.
Het is een ERP systeem voor jouw bedrijf, dus wees vooral kritisch over de mogelijkheden van de verschillende systemen.
Wil je zeker weten dat jij het beste ERP systeem kiest en daar niet onnodig teveel voor betaalt? Vergelijk dan de ERP systemen met elkaar via Appwiki, maak je eigen top drie en ontdek het pakket dat het beste bij jouw bedrijf past.
#3 Eenmalige ERP kosten
Houd er rekening mee dat als je kiest voor een ERP dat je deze ook implementeert in het team. ERP implementatie maakt hierbij deel uit van de eenmalige kosten die je tegenkomt als je een ERP systeem aanschaft.
Deze investering betaalt zich terug doordat je het systeem goed geïmplementeerd hebt en dat iedere gebruiker er goed mee kan werken. Besparen op een goede implementatie kan leiden tot veel ERP valkuilen die makkelijk voorkomen hadden kunnen worden.
Denk eerst en vooral goed na over wie de implementatie zal doen binnen jouw onderneming. Ga je het zelf doen? Projectmanagement inclusief een projectteam is dan een must. Anders weet je niet wie wat en wanneer gaat doen. Je kunt ook een training afnemen bij de ERP leverancier of een derde partij inhuren voor de implementatie.
Waar je ook voor kiest, voor de kosten van ERP implementatie moet je rekening houden met zaken, zoals:
- De planning en organisatie van het project
- Training van de gebruikers
- Installeren van de software
- Optimaliseren van de software na het eerste gebruik
Door hier goed over na te denken en deze informatie op te vragen bij de leverancier naar keuze zul je een duidelijk beeld krijgen van de eenmalige ERP software kosten voor jouw bedrijf.
#4 Terugkerende ERP kosten
Naast de eenmalige kosten voor een ERP betaal je bij de keuze van het pakket als software in de vorm van een abonnement. Hoeveel je per maand betaalt is afhankelijk van de keuzes die je hebt gemaakt voor het systeem en het aantal modules dat je nodig hebt. Bij een online ERP hoef je namelijk geen programma te installeren en de applicatie is met ieder apparaat te gebruiken.
Besluit je voor een on-premise ERP pakket te kiezen, dan koop je het programma. Dit zorgt ervoor dat je eenmalige kosten oplopen, maar draagt ook bij aan terugkerende ERP kosten. Je dient namelijk een onderhoudsabonnement met updates af te sluiten. Je wilt immers dat je product goed werkt en voortdurend up-to-date is, ondanks dat je het één keer hebt aangeschaft.
De ERP kosten van doorlopend onderhoud omvatten eventuele extra benodigde hardware, netwerkkosten, IT-loonkosten en eventuele andere afdelingsgebonden kosten om ervoor te zorgen dat je ERP in perfecte staat is en natuurlijk blijft.
#5 Koppelingen met andere software
Veel ERP leveranciers integreren software van andere bedrijven om de functionaliteit te verbeteren of om waarde toe te voegen aan hun ERP systemen. Die koppelingen bieden jou als ondernemer veel voordelen. Zo heb je al jouw data beschikbaar binnen één systeem.
Uiteraard zorgen de koppelingen met andere systemen dat de kosten van het ERP pakket kunnen oplopen. Hoe meer koppelingen er nodig zijn met andere systemen, hoe hoger de kosten van het ERP systeem. Helemaal als er geen API beschikbaar is en de koppeling nog in samenspraak met de ERP leverancier gebouwd moet worden.
Bedenk vooraf goed welke koppelingen je nodig hebt en overleg dit met jouw ERP leverancier. Zo kom je niet achteraf voor verrassingen te staan.
De koppelingen met andere systemen kunnen de kosten van het ERP pakket laten oplopen, maar bedenk ook wat je ervoor terugkrijgt! Koppelingen met andere software is een groot voordeel binnen ERP en deze koppelingen zorgen ervoor dat je nog makkelijker je processen automatiseert.
Hoe wegen de kosten en baten tegen elkaar op?
De kosten van ERP hangen af van verschillende factoren. Hierboven hebben wij de in onze ogen vijf belangrijkste punten met je doorgenomen. Uiteraard bepaal jij zelf welke factoren het zwaarst voor jouw keuze wegen. De kosten verschillen per ERP pakket en hangen af van jouw wensen en eisen. De baten daarentegen zijn groot.
Met een ERP systeem kun jij alle data van de verschillende afdelingen bundelen in één systeem. Helemaal als je de koppelingen met andere systemen legt heb je veel baat van het inzicht dat je verkrijgt. Een ERP-platform elimineert herhalende processen en vermindert de noodzaak om handmatig informatie in te voeren. Een ERP verbetert niet alleen de productiviteit van de gebruiker, maar het elimineert de mogelijkheid van onnauwkeurige gegevens. Onnauwkeurige gegevens kunnen vervolgens leiden tot het maken van kostbare bedrijfs fouten.
De kosten van een ERP wegen daarom zeker op tegen de baten die je ervoor krijgt.
De implementatie van een ERP-systeem zal ook de dagelijkse bedrijfsactiviteiten verbeteren door de bedrijfsprocessen te stroomlijnen. Een ERP maakt het makkelijker en efficiënter voor bedrijven om gegevens te verzamelen, ongeacht op welke afdeling ze werken.
Met één systeem van nauwkeurige, real-time informatie, vermindert enterprise resource planning software de administratieve en operationele kosten. Een ERP stelt bedrijven in staat om geld te gebruiken op andere, broodnodige gebieden. Het stelt bedrijven in staat om proactief hun activiteiten te beheren en het voorkomt verstoringen en vertragingen.
Het juiste ERP systeem kiezen levert je dus als bedrijf veel op. Door de verschillende systemen met elkaar te vergelijken kun jij een keuze maken die het beste bij jouw bedrijf past. Vergelijk de verschillende ERP software systemen bij Appwiki en maak je eigen persoonlijke top drie. De meeste systemen kun je gratis testen, waardoor je eerst nog geen kosten maakt en het systeem uitgebreid kunt testen. Zo weet je zeker dat jij het pakket kiest dat het beste bij jouw bedrijf past.
