Als ondernemer wil je het liefst goed inzicht hebben in alle bedrijfsprocessen van je onderneming. Hoe lopen processen? Waar liggen mogelijkheden om efficiënter te werken? Waar liggen groeikansen? Daarnaast wil je nauwkeurig bedrijfsmiddelen en uitgaven kunnen controleren. Inzicht is immers onmisbaar wil je met je organisatie verder de toekomst ingaan.
Maar hoe kun je dit nu het beste doen? Hoe zorg je ervoor dat je aan de ene kant kansen en uitdagingen in kaart hebt en met goede moed de toekomst tegemoet treedt? Met een ERP software pakket!
Een ERP systeem, oftewel een Enterprise Resource Planning systeem biedt daarin uitkomst. Dit systeem zorgt voor volledige integratie, standaardisatie en automatisering van je belangrijkste bedrijfsprocessen.
In dit artikel vind je tips voor het succesvol implementeren van jouw gekozen ERP.
Wil je zeker weten dat jij het beste ERP systeem kiest en daar niet onnodig teveel voor betaalt? Vergelijk dan de ERP systemen met elkaar via Appwiki, maak je eigen top drie en ontdek het pakket dat het beste bij jouw bedrijf past.
ERP implementatie. Hoe werkt het?
Het implementeren van een ERP systeem is een flinke klus. Omdat het systeem door vele verschillende afdelingen gebruikt moet worden is het van belang dat er genoeg draagvlak is voor het implementeren van het systeem. De functionaliteiten zullen moeten aansluiten bij de werkwijze van de afdelingen die ermee moeten werken. Of moet je inter zaken veranderen om de werkwijze aan te passen aan het gekozen ERP?
Natuurlijk is er ook nog het technische gedeelte van de implementatie: het installeren van de software. De ervaring leert echter dat dit vaak eenvoudiger is dan het selecteren van het juiste pakket en het overtuigen van de medewerkers van de vele voordelen van het systeem.
Houd rekening met de kosten van ERP implementatie. Hoeveel dit wordt, is uiteraard afhankelijk van de stappen die je doorloopt voor een succesvolle implementatie. De kosten van ERP implementatie vang je niet met de kosten van het ERP systeem. Het zijn bijvoorbeeld de kosten voor het aanpassen van je hardware of de trainingen en cursussen die je moet volgen / geven. Pas nadat je deze zaken hebt geregeld weet je hoeveel de ERP implementatie kosten kunnen zijn.
Voordat ERP software optimaal werkt, moeten de volgende vier stappen nauwkeurig doorlopen worden in het ERP implementatietraject.
- Planning en voorbereiding
- Training van de gebruikers
- Installatie van de software
- Omzetten en invoering
Stap 1 Planning en voorbereiding
De eerste stap in het ERP implementatie plan is planning en voorbereiding. Als ondernemer zul je samen met een (externe) specialist alle wensen en doelstellingen moeten opstellen in de planningsfase. In deze fase worden de bedrijfsprocessen die geautomatiseerd gaan worden op een rij gezet.
Aansluitend wordt de implementatie van ERP opgesteld samen met een tijdsplanning die past bij jouw bedrijf. Je onderneming kan veranderingen doormaken door de implementatie, daardoor is goede begeleiding van groot belang. Voor een succesvolle ERP implementatie zul je dit moeten aanvliegen volgens de
Extra tip: neem hier de tijd voor en zorg dat de planning staat als een huis.
Stap 2 Training van de gebruikers
Na de planningsfase is het tijd om te oefenen met de nieuwe software. Het is van groot belang dat tijdens de implementatie van het ERP systeem, alle gebruikers weten hoe het werkt en wat alle opties zijn. Trainen dus!
Gedurende de training(en) wordt langzamerhand duidelijk hoe het nieuwe ERP systeem werkt. Bovendien krijgt iedereen een veel beter beeld waarom bepaalde werkzaamheden anders zijn ingevuld, hierdoor begrijpt een ieder zijn/haar functie beter en krijg je meer begrip intern voor het nieuwe systeem. Ook worden er bruikbare tips en trucs gegeven.
Extra tip: Vraag je collega’s de training(en) wat ze ervan vonden en neem dit mee in de verdere stappen binnen de ERP implementatie.
Stap 3 Installatie van de software
Gedurende de trainingsperiode van de ERP implementatie zal de ERP software worden geïnstalleerd op de werkplekken en op de server. Tijdens deze fase worden de laatste tests uitgevoerd zodat het systeem optimaal en naar jouw wens functioneert. Hierbij zorg je ervoor dat je de juiste gebruikers eraan gekoppeld hebt en dat iedereen zijn of haar eigen inlog ontvangt.
Stap 4 Omzetten en invoering
In deze laatste fase van het ERP implementatie plan worden databases gevuld met alle bedrijfsgegevens. Daarnaast worden de standaardformulieren en de koppeling met bestaande software gemaakt. Deze stap maakt dat alle bedrijfsinformatie optimaal op elkaar is afgestemd.
Vergeet niet dat het goed vullen van het systeem tijd kost. Tijd die kostbaar is en dus ook meegenomen moet worden voor de kosten van ERP implementatie. Uiteraard betalen deze ‘kosten’ zich terug doordat je het systeem goed gevuld hebt én daarmee uiteindelijk tijd en frustratie bespaart.
Tot slot wordt er on-site begeleiding gegeven. Dit is de laatste stap voordat jij en je werknemers zelfstandig aan het werk kan met het nieuwe systeem.
De valkuilen bij het implementeren van de ERP software
Gaat er dan nooit wat mis? Slechts heel zelden gaat ERP implementatie mis omdat de software problemen geeft. Wel komt het vaak voor dat een verkeerd pakket wordt gekozen, medewerkers niet klaar of bereid zijn om te werken met de software of er onvoldoende tijd aan management besteed wordt tijdens de implementatie.
Daarnaast zijn er valkuilen die al veel ondernemers aan den lijve hebben ondervonden. Moeilijkheden of mislukkingen zitten niet vaak in de technische of softwarematige aspecten, maar in de organisatorische dimensies. Vaak zit de werkelijke oorzaak van een mislukte ERP implementatie hem in te snel genomen beslissingen van de onderneming zelf.
Het overslaan van voorbereidingsstappen kan leiden onverwachte of onvolledige uitkomsten.
Ook is slecht management in het selectie- en implementatietraject een boosdoener van mislukte implementaties van ERP software. Tot slot zijn onvoldoende inzicht in het eigen bedrijfsproces en te weinig betrokkenheid van toekomstige gebruikers ook een valkuil die een implementatie kunnen doen mislukken.
Voorkom dat je het verkeerde systeem kiest. Wij helpen je hier graag bij, door je een overzicht van ERP software te geven. Geef je wensen en eisen aan en weet zeker dat je met het juiste programma het implementatieproces in gaat.
Wat is daarom handig om te doen?
Het implementeren van ERP software is een ingewikkeld en tijdrovend proces. Het is dus slim om allereerst een expert te regelen en je goed voor te bereiden. Je voorbereiden kan door het lezen van de juiste ERP systemen binnen jouw branche.
Daarnaast kun je zo goed mogelijk alle processen en verbeteringen omschrijven. Hierdoor zul je geen zaken over het hoofd zien en komen alle verwachtingen zo goed mogelijk uit.
Het is cruciaal dat de ERP implementatie grondig en nauwkeurig gebeurt.
Het belangrijkste is dat niet alleen jij als ondernemer, maar de gehele organisatie zich goed voorbereidt op het veranderende proces. Dit resulteert in een soepel lopend traject met alle processen goed en nauwkeurig op elkaar afgestemd. Zo zal de gehele organisatie genieten van een fijn en snel werkend ERP systeem. Zorg er dus voor dat je genoeg tijd, ruimte én geld vrijmaakt voor een goede ERP implementatie. Anders heb je kans dat je onnodig kosten maakt! Zeker weten dat je beste keuze maakt voor het ERP systeem? Vergelijk de verschillende aanbieders via Appwiki en maak je eigen persoonlijke top drie. Zo weet je zeker dat je met het juiste programma het implementatieproces in gaat. Vergelijk ERP systemen.
