erp-implementatieproces.png
Erp

Tips en weetjes over een ERP implementatieplan

Als ondernemer wil je het liefst goed inzicht hebben in alle bedrijfsprocessen van je onderneming. Ook wil je nauwkeurig bedrijfsmiddelen en uitgaven kunnen controleren. Hoe kun je dit nou het beste doen? Een ERP systeem, oftewel een Enterprise Resource Planning biedt daarin een uitkomst. Wat is het precies? Waarom zou je dit willen gebruiken in je onderneming? Hoe gaat de implementatie van ERP software en wat zijn valkuilen op dit gebied? In dit artikel vind je een ERP software implementatie plan, met daarin de antwoorden op de bovengestelde vragen.

Wat is een ERP systeem?

Een ERP systeem is ondersteunende software waarbij processen van inkoop tot verkoop en van voorraad tot personeel samenhangend in de gaten worden gehouden. De verschillende bedrijfsprocessen worden gebundeld in één informatie- en managementsysteem. Dit resulteert in een controleerbaar overzicht en een goede planning en afstemming van processen en middelen. Hierdoor kun je als ondernemer de efficiëntie en productiviteit van je onderneming verbeteren. Kosten worden nauwkeurig bijgehouden en eventuele problemen, uitschieters of bijzonderheden zijn makkelijk te achterhalen. Door het soepele verloop van al jouw bedrijfsinformatie kan het zelfs resulteren in kostenbesparingen binnen je bedrijf. Een ERP systeem is bruikbaar voor zowel grote als kleine MKB-organisaties in verscheidene branches. Dus waar wacht je nog op?

ERP implementatie, hoe gaat dit proces?

Hoe moet je een ERP implementeren?

Voordat een ERP software optimaal werkt, moeten de volgende vier stappen nauwkeurig doorlopen worden in het ERP implementatietraject.

  • Planning en voorbereiding
  • Training van de gebruikers
  • Installatie van de software
  • Omzetten en invoering

Planning en voorbereiding

De eerste stap in het ERP software implementatie plan is planning en voorbereiding. Als ondernemer zul je samen met een (externe) specialist alle wensen en doelstellingen moeten opstellen in de planningsfase. In deze fase worden de bedrijfsprocessen die geautomatiseerd gaan worden op een rij gezet. Aansluitend wordt de implementatie van ERP opgesteld samen met een tijdsplanning die past bij jouw bedrijf. Je onderneming kan veranderingen doormaken door de implementatie, daardoor is goede begeleiding van groot belang. Een tip: neem hier de tijd voor en zorg dat de planning staat als een huis.

Training van de gebruikers

Na de planningsfase is het tijd om te oefenen met de nieuwe software. Het is van groot belang dat tijdens de implementatie van het ERP systeem, alle gebruikers weten hoe het werkt en wat alle opties zijn. Dit wordt gedaan door middel van handige trainingen en cursussen. Gedurende de training wordt langzamerhand duidelijk hoe het nieuwe ERP systeem werkt. Bovendien krijgt iedereen een veel beter beeld waarom bepaalde werkzaamheden anders zijn ingevuld, hierdoor begrijpt een ieder zijn/haar functie beter. Ook worden er bruikbare tips en trucs gegeven.

Installatie van de software

Gedurende de trainingsperiode van de software implementatie zal de ERP software worden geïnstalleerd op de werkplekken en op de server. Tijdens deze fase worden de laatste tests uitgevoerd zodat het systeem optimaal en naar jouw wens functioneert.

Omzetten en invoering

In deze laatste fase van het ERP implementatie plan worden databases gevuld met alle bedrijfsgegevens. Daarnaast worden de standaardformulieren en de koppeling met bestaande software gemaakt. Deze stap maakt dat alle bedrijfsinformatie optimaal op elkaar is afgestemd. Tot slot wordt er on-site begeleiding gegeven. Dit is de laatste stap voordat jij en je werknemers zelfstandig aan het werk kan met het nieuwe systeem.

Wat zijn valkuilen bij het implementeren van de ERP software?

Moeilijkheden of mislukkingen zitten niet vaak in de technische of softwarematige aspecten, maar in de organisatorische dimensies. Vaak zit de werkelijke oorzaak van een mislukte ERP implementatie hem in te snel genomen beslissingen van de onderneming zelf. Het overslaan van voorbereidingsstappen kan leiden onverwachte of onvolledige uitkomsten. Ook is slecht management in het selectie- en implementatietraject een boosdoener van mislukte implementaties van ERP software. Tot slot zijn onvoldoende inzicht in het eigen bedrijfsproces en te weinig betrokkenheid van toekomstige gebruikers ook een valkuil die een implementatie kunnen doen mislukken.

Wat is daarom handig om te doen?

Onderzoek wijst uit dat veel implementatietrajecten van ERP systemen mislopen. Dit komt niet door de software zelf, maar door een gebrekkige voorbereiding. Het implementeren van ERP software is een ingewikkeld en tijdrovend proces. Het is dus slim om allereerst een expert te regelen en je goed voor te bereiden. Je voorbereiden kan door het lezen van de juiste ERP systemen binnen jouw branche. Daarnaast kun je zo goed mogelijk alle processen en verbeteringen omschrijven. Hierdoor zul je geen zaken over het hoofd zien en komen alle verwachtingen zo goed mogelijk uit. Daarnaast is het belangrijk om genoeg tijd en geld hiervoor vrij te maken. Zijn je vragen over hoe je een ERP moet implementeren beantwoord?

Het belangrijkste is dat niet alleen de ondernemers, maar de gehele organisatie zich goed voorbereid op het veranderende proces. Dit resulteert in een soepel lopend traject met alle processen goed en nauwkeurig op elkaar afgestemd. Zo zal de gehele organisatie genieten van een fijn en snel werkend ERP systeem. Het is dus cruciaal dat de ERP implementatie grondig en nauwkeurig gebeurd.

Populaire software

Erp
Anne Hoekman - Online marketeer
Geschreven door:
Anne Hoekman
Online marketeer

Anne is online marketeer bij Appwiki. Ze zorgt ervoor dat onze websites van de juiste informatie zijn voorzien en up to date zijn. Naast haar werk studeert Anne communicatie- en informatiewetenschappen aan de Rijksuniversiteit Groningen. Verder is ze gek op sporten en reizen. Heb je vragen? Stuur dan een mailtje naar anne@appwiki.nl!

Anne Hoekman - Online marketeer
Anne Hoekman
Online marketeer

Leestijd 5 minuten

Up-to-date blijven?

Ontvang onze nieuwsbrief en blijf altijd op de hoogte van de nieuwste business apps!

  • Uitschrijven voor de nieuwsbrief is altijd weer mogelijk.

Products