De software oplossingen voor startende ondernemers

Wil jij je eigen bedrijf beginnen of ben je net begonnen? Dat is een hele dappere en spannende beslissing. Maar het betekent dat je over heel veel dingen moet nadenken voordat je deze stap gaat nemen. Hierdoor vergeten startende ondernemers vaak belangrijke vragen als:

• hoe ga ik mijn administratie doen?
• welke informatie heb ik nodig om goede besluiten te nemen
• hoe ga ik klanten en relaties beheren?
• En hoe structureer ik bepaalde werkzaamheden? 

Bedrijfssoftware is het antwoord op deze vragen. Bedrijfssoftware helpt jou groeien met je bedrijf. Denk aan software om de factuurstroom te automatiseren of software om een goede relatie met je klant te onderhouden. 

Wij vertellen je welke software je nodig hebt en wat de voordelen hier van zijn.

Waarom boekhoudsoftware?

Zoals gezegd is de administratie niet het eerste waar je over nadenkt wanneer je een eigen bedrijf start. Toch is een goede administratie van groot belang. De administratie bijhouden is verplicht (op een paar uitzonderingen na) voor de Belastingdienst. Maar of je nou ZZP’er of MKB’er bent, wanneer je een goede administratie hebt, heb je ook een duidelijk inzicht in de financiële situatie van je bedrijf.

De administratie bijhouden is verplicht voor de Belastingdienst

“Eén probleem”, hoor ik je denken, “ik kan niet goed boekhouden”. Dat is tegenwoordig geen probleem meer. Boekhoudsoftware is in het leven geroepen om de ondernemer de boekhouding zo makkelijk mogelijk te maken.

Boekhoudsoftware: automatiseert factuurstroom

Het is een gelukzalig moment: je eerste betaalde factuur. Op welke plek geld verdienen ook op je prioriteitenlijstje staat, het is toch essentieel om je nieuwe bedrijf levend te houden. En wanneer je zaak begint te lopen blijven de facturen eruit gaan en binnenkomen.

Het prille geluk van je eerste betaalde factuur, maakt plaats voor een gevoel van efficiency. Want er gaat toch wel veel tijd inzitten in dat factureren. Waar je in het begin nog lachend de facturatie administratie in een Excel-sheetje deed, is dit nu uitgegroeid tot een ergerniswekkende bezigheid. Hoe kan dit sneller? Met boekhoudsoftware!

De software is namelijk ontwikkeld om de factuurstroom zoveel mogelijk te automatiseren. En met de techniek van tegenwoordig gebeurt dat steeds beter. Je kunt namelijk offertes online accepteren en makkelijk omzetten naar een digitale factuur. Maar het gaat nog verder..

E-facturatie geeft je de mogelijkheid om geautomatiseerd een gestructureerde digitale factuur op te stellen en te versturen. Een e-factuur kan eenvoudig van het ene systeem automatisch worden verwerkt in het andere systeem. Het vergemakkelijkt dus het facturatieproces met beperkte menselijke tussenkomst.

Waar je in het begin nog lachend de facturatie administratie in een Excel-sheetje deed, is dit nu uitgegroeid tot een ergerniswekkende bezigheid

Automatiseren met boekhoudsoftware

Wanneer je factuurstroom toeneemt en je deze zoveel mogelijk wilt automatiseren, is naast e-facturatie ook periodieke facturatie voor sommige ondernemers heel bruikbaar. Deze functie is heel handig wanneer je een product verkoopt of dienst verleent op basis van een abonnementsvorm. Facturen worden zo automatisch periodiek (per maand, kwartaal of jaar) verstuurd.

Wanneer je factuurstroom toeneemt en je deze zoveel mogelijk wilt automatiseren, is naast e-facturatie ook periodieke facturatie voor sommige ondernemers heel bruikbaar

Daarnaast kan boekhoudsoftware ook fungeren als geheugensteuntje. Helemaal wanneer je als startende ondernemer al genoeg aan je hoofd hebt, vergeet je wel eens te checken of een factuur al is betaald. Met de betalingsherinnering-functie hoef je je ook hier niet meer druk om te maken. Met jouw goedkeuring stuurt de software een betalingsherinnering aan de klant. Hiermee herinner je de betreffende klant weer even aan de nog te betalen factuur en vergroot je de kans dat de betaling sneller binnenkomt.

Facturatie software of boekhoudsoftware?

De meeste van deze functies vind je ook terug in factuur software. Maar wanneer kies je dan voor facturatie software? Wanneer je een boekhouder of accountant hebt voor de boekhouding en aangiftes, heb je aan een factuurprogramma genoeg. Zo kun je besparen op een boekhoudprogramma en heb je genoeg aan een (gratis) factuurprogramma voor het maken en versturen van facturen. Zo bespaar je op een duurder boekhoudprogramma.

Overigens zijn er diverse boekhoudprogramma's die het eerste jaar gratis zijn voor starters. Kortom, wil je ook besparen op een boekhouder, kijk dan eens naar dit overzicht met gratis boekhoudpakketten.

Welke boekhoudsoftware?

Wanneer je de beslissing hebt gemaakt om een boekhoudprogramma te kiezen, sta je voor de volgende keuze: welke boekhoudsoftware neem ik? Dit hangt af van hoeveel tijd of geld je wilt spenderen aan de boekhouding.

Wanneer je kiest voor de eenvoudige boekhoudprogramma’s bespaar je geld, maar moet je nog wel gedeeltelijk zelf de boekhouding doen. Ook moet je nog de BTW-aangifte zelf doen en aan het eind van het jaar de belastingaangifte doen. Wil je het liefst de boekhouding helemaal uit handen geven? Dan kun je ervoor kiezen om iets meer geld uit te geven en te kiezen voor een totaaloplossing (een boekhouder en boekhoudpakket in één).

Beste boekhoudsoftware

Om je op weg te helpen, hebben we hieronder de top 3 best beoordeelde boekhoudprogramma's voor je op een rij gezet

Benieuwd naar de andere aanbieders? Bekijk dan het complete overzicht met boekhoudsoftware.

Waarom CRM software?

CRM software, nog zoiets waar je als startende ondernemer niet meteen over nadenkt. Veel ondernemers die net zijn begonnen, denken dat ze nog geen software nodig hebben om hun relaties te beheren. Je hebt immers nog niet veel klanten en projecten. Waarom zou je dan een CRM systeem nodig hebben? Maar juist voor startende ondernemers of ondernemers met een klein klantenbestand is een CRM systeem van belang.

Juist voor startende ondernemers of ondernemers met een klein klantenbestand is een CRM systeem van belang

Juist bij een kleinere klantenkring betekent het dat klanten per saldo nog veel belangrijker zijn. Loyaliteit is essentieel voor een vast klantenbestand. En met een CRM systeem is dit sneller te bewerkstelligen. Omdat je alle gegevens van een klant centraal hebt opgeslagen en alle contactmomenten hebt vastgelegd, ken je de klant door en door. En omdat je de klant zo goed kent, kun je deze persoonlijker benaderen. Dit bevordert weer de tevredenheid en loyaliteit van de klant.

Ook is het van belang om jouw netwerk uit te breiden als starter. Daar helpt je CRM software je mee. En juist in het begin is de relatie met leveranciers erg belangrijk. Wanneer je jouw leverancier goed kent, voelen zij zich gewaardeerd. De kans op een te late levering wordt zo een stuk kleiner en wie weet zit er wel een korting in. CRM software ondersteunt de relatie met jouw leveranciers, ook weer omdat je de informatie over leveranciers en hun leveringen centraal hebt opgeslagen.

Bespaar tijd met een CRM systeem

Verder kan een CRM systeem je tijd besparen. En die kan je wel gebruiken wanneer je net een bedrijf bent gestart. Met een CRM pakket hoef je bijvoorbeeld niet meer zelf in je mailbox te graven om op te zoeken wanneer je voor het laatst contact hebt gehad met één van je klanten en wat er toen is gezegd of afgesproken. In je CRM systeem staan al dit soort contacten netjes geordend. Je kunt dus makkelijk en snel opzoeken wat je de laatste keer met de klant hebt besproken. En dit scheelt veel tijd.

Met een CRM pakket hoef je niet meer in je mailbox te graven om op te zoeken wanneer je voor het laatst contact hebt gehad met één van je klanten en wat er toen is gezegd of afgesproken

Welke CRM software?

Helemaal wanneer je bedrijf nog in de kinderschoenen staat en wanneer je veel offertes opstelt, is het raadzaam om te kiezen voor CRM software met een offerte-functie. Hiermee kun je vanuit je CRM systeem een offerte direct naar een klant sturen. Omdat de gegevens van de klant zijn opgeslagen in het CRM systeem, kun je deze snel invullen in een offerte-sjabloon in eigen huisstijl. Dat scheelt veel tijd.

Verder worden in het CRM systeem alle offertes bijgehouden. Zo kun je snel inzien welke offertes nog moeten worden nagebeld in het geval dat de klant de offerte nog niet heeft goedgekeurd.

Wanneer het aantal offertes toeneemt, zal ook het aantal te versturen facturen toenemen. Bij een toenemend aantal facturen kun je al snel het overzicht kwijtraken. Hiervoor is CRM software met een factuur-functie weer handig. Met de gegevens die in het CRM systeem staan, kun je namelijk makkelijk een factuur opstellen. De meeste CRM systemen beschikken over een aantal factuursjablonen. Het enige wat je hoeft te doen is de klantgegevens eenmalig in dit sjabloon in te vullen.

Bij een toenemend aantal facturen kun je al snel het overzicht kwijtraken. Hiervoor is CRM software met een factuur-functie weer handig

Waarom urenregistratie software?

Wanneer je een startende ZZP’er bent, moet je voldoen aan het urencriterium om in aanmerking te komen voor de zelfstandigenaftrek. Hiervoor moet je wel 1225 uur in een jaar hebben gewerkt. Dat klinkt vrij veel, helemaal wanneer je net bent begonnen.

Maar het voordeel is dat je veel uren mag meetellen. Bijvoorbeeld ook de voorbereiding van starten van je eigen bedrijf. Nog voordat jij je bedrijf bent gestart, kun je dus al je uren die je hebt gestoken om je in te lezen, oriënteren en te overleggen bijhouden. Hier komt urenregistratie software om de hoek kijken.

Uren eenvoudig online bijhouden

Helemaal wanneer je net bent begonnen, zal je werk hectisch zijn. Goed je uren bijhouden kan er dan nog wel eens bij inschieten. Je kunt natuurlijk met pen en papier of in een Excel-sheet je uren noteren, maar dat kost veel tijd. Hier biedt urenregistratie software de helpende hand.

Urenregistratie software werkt namelijk met behulp van een online dashboard en een mobiele app. Het is dus mogelijk om vanaf elke locatie en met vrijwel elk apparaat je urenregistratie bij te houden. Op deze manier vergeet je nooit meer een uur te schrijven en weet je zeker dat je urenregistratie up-to-date is.

Wanneer je net bent begonnen, zal je werk hectisch zijn. Goed je uren bijhouden kan er dan nog wel eens bij inschieten

Uren boeken vanuit online agenda

Verder is er de mogelijkheid om vanuit je online agenda meteen je afspraken kunt omzetten in een urenboeking. Zo kun je bijvoorbeeld een afspraak die in je Google-agenda staat, zo omzetten naar gewerkte uren. Doordat je de agenda invult voor de aanvang van de werkzaamheden hoef je tijdens je werkdag weinig inhoudelijke gegevens betreffende taken te noteren.

Helemaal tijdsbesparend is een koppeling van urenregistratie software met facturatie software. Met deze functie kun je binnen enkele handelingen je gewerkte uren omzetten naar een factuur. Deze kun je vervolgens voorzien van je bedrijfslogo en per mail versturen naar de opdrachtgever.

Welke urenregistratie software?

Werk je op een dag voor veel verschillende opdrachtgevers en zijn dit korte tijdsperiodes? Dan is software met een timer handig. Met deze functie is het makkelijk om precies de gewerkte uren bij te houden. Maak je veel gebruik van een online agenda? Dan is urenregistratie software met de functie ‘invoer vanuit agenda’ heel handig. En wanneer je rijdt met de auto van de zaak kies dan voor software met rittenregistratie. Zo houd je makkelijk je gereden privékilometers bij.

Met de timerfunctie is het makkelijk om precies de gewerkte uren bij te houden

Beste urenregistratie software

Hieronder staat de top 3 aanbieders van urenregistratie software waarmee je de uren eenvoudig bijhoudt.

Waarom webshop software?

Wanneer je een webshop wilt beginnen ontkom je niet aan het gebruik van software. Je kunt ervoor kiezen om zelf je webshop te bouwen, maar wanneer je geen verstand van programmeren hebt, loop je al snel vast. Maar wees niet getreurd, ook hier biedt software uitkomst.

Webshop software levert je namelijk een kant-en-klare webshop. Je kunt ervoor kiezen om helemaal zelf je eigen design te maken, maar je kunt ook kiezen voor templates die kunt personaliseren. Het enige wat je hoeft te doen is je artikelen up te loaden.

Als startende ondernemer wil je natuurlijk zoveel mogelijk de kosten drukken. En wat zijn vaak hoge kosten: de opslag. Met webshop software met een voorraadbeheer functie kun je op deze kosten besparen. De software zorgt er namelijk voor dat je voorraadbeheer zo kostenefficiënt wordt gevoerd. Wanneer er een artikel wordt verkocht, wordt hier melding van gemaakt en wordt er automatisch een nieuw artikel besteld. Op deze manier is er altijd genoeg voorraad, maar ben je niet ‘overstocked’.

Ook wanneer je zowel een fysieke winkel als een webwinkel hebt, is het handig om webshop software te hebben die de voorraadbeheer voor je doet. De software zorgt namelijk voor een goede afstemming tussen beide winkels.

Met webshop software met een voorraadbeheer functie kun je op opslagkosten besparen

Welke webshop software?

Als leek zul je wel denken: webshop software, het zal allemaal wel hetzelfde zijn. Maar er is wel degelijk verschil in de verschillende software. Wil je bijvoorbeeld het design van je webshop helemaal zelf maken? Dan kun je kiezen voor software die dit biedt. Wanneer je geen designer bent, kun je kiezen voor webshop software die al kant-en-klare templates aanbiedt. Je kunt deze wel personaliseren, zodat jouw webshop zich alsnog kan onderscheiden wat betreft het uiterlijk.

Wil je ook buiten Nederland je producten verkopen? Dan heb je niet genoeg aan ‘alleen’ een iDEAL-integratie. Kies daarom voor software met een PayPal-integratie en vreemde valuta-functie. Op deze manier kunnen ook buitenlandse bezoekers producten in jouw webwinkel kopen.

Bedrijfssoftware maakt groei mogelijk

Het is allemaal misschien wat overweldigend, al deze keuze uit software voor je eigen bedrijf. Je hebt dan ook niet alle software nodig wanneer je net bent begonnen. Je kunt die euro maar één keer uitgeven, nietwaar? Maak voor jezelf de keuze wat je het minst leuk vindt om te doen, of waar het meeste tijd in gaat zitten op het gebied van het runnen van je eigen bedrijf.

Vind je het belangrijk dat je een goede relatie met de klant wilt onderhouden: neem dan CRM software. Wil je je factuurstroom zoveel mogelijk automatiseren? Dan helpt facturatie software je uit de brand. Webshop beginnen en geen programmeerkennis? Met webshop software heb je je webwinkel binnen een oogwenk up and running.

Kortom, wanneer je net met je eigen bedrijf bent begonnen en je van plan bent om te groeien, moet je vooruit kijken. En wanneer je dit doet, komt bedrijfssoftware al heel snel in beeld. Bedrijfssoftware kan de groei versnellen en groeit met je mee.

Eigenlijk is er tegenwoordig geen reden meer om je eigen bedrijf te runnen zonder software. De kosten zijn laag en je krijgt er veel voor terug. Bovendien kun je de software gratis uitproberen. Mocht het in een uitzonderlijk geval tegenvallen, dan kun je altijd nog terug naar je Excel-sheet.