Pro-forma factuur maken

Vergelijk en probeer gratis de beste factuurprogramma's

Beste facturatieprogramma's voor:

De beste facturatieprogramma's voor jou:

Maak je persoonlijke top 3

Eenvoudig software kiezen in 5 stappen

1. Vertel ons over je bedrijf We willen graag je bedrijfsvorm, branche en bedrijfsgrootte weten zodat we eenvoudig een voorselectie kunnen maken op basis van onze data.

2. Jouw wensenlijst Wij inventariseren jouw wensen en bedrijfsprocessen en vertalen dit naar de functies die je nodig hebt. Ook de oplossingen die je nu gebruikt nemen we mee.

3. Bekijk je persoonlijke top 3 Op basis van je bedrijf, je wensen en de software die je gebruikt, maken wij een persoonlijke top 3 van de beste software voor jou.

4. Probeer de beste oplossingen Probeer gratis en vrijblijvend jouw software top 3. Door meerdere oplossingen te ervaren, weet je welke het beste bij je past.

5. Evalueer en maak je keuze Vergelijk en beoordeel van jouw top 3 de functies, gebruiksgemak en support. Kies dan de software die het beste bij je past. Zo maakt Appwiki softwareselectie eenvoudig.

Henk-Jan
Henk-Jan
Founder

Een pro forma factuur maken, hoe zit dat?

Wanneer je je klanten alvast wilt laten weten hoe een factuur eruit gaat zien, dan kun je een pro forma factuur maken. Een proforma factuur maak je 'voor de vorm' (ook de letterlijke vertaling). Het is een voorlopige (onofficiële) factuur en deze hoeft dan ook (nog) niet te worden betaald. Hiermee kan bijvoorbeeld een koerier eventuele papieren al voor elkaar maken en zorgen dat er zo min mogelijk vertraging zal optreden bij de verzending. 

Wat is het verschil met een gewone factuur?

Het is bij het opstellen van een pro forma factuur erg belangrijk dat je goed laat weten dat het hierbij niet gaat om een echte factuur. Een proforma factuur verschilt namelijk van een gewone factuur op een aantal punten. Een proforma factuur heeft vaak geen unieke factuurnummering en er staat duidelijk de woorden 'pro forma' op. Ook zijn er geen datum of naam van de transporteur in het document opgenomen. Proforma facturen hoeven niet te voldoen aan de eisen van de Belastingdienst, maar kunnen ook niet als handelsfactuur worden verwerkt in de boekhouding. Op deze manier krijgt de klant een voorbeeld voordat jij de echte factuur gaat maken.

Hoe een proforma factuur opstellen en versturen?

Nadat een offerte is goedgekeurd worden betaalgegevens, bedragen en valuta aangegeven in een proforma factuur. Je kunt een pro forma factuur maken door hiervoor een programma te gebruiken. Hiermee hoef je alleen maar die bepaalde gegevens in te voeren om de gevraagde nota eruit te draaien. Hierna hoef jij hem dan alleen nog maar op te sturen naar de klant. Om dit consequent te doen, kun je hiervoor geautomatiseerde software gebruiken.

Hiermee zorg je ervoor dat jij nooit meer achter loopt en tegelijkertijd zorg je er ook nog eens voor dat je jezelf heel veel onnodige papierwerk en vooral tijd bespaart.Op deze manier is voor de start van de opdracht voor beide partijen duidelijk waar zij staan en hoe de uiteindelijke factuur eruit zal komen te zien. Afnemers kunnen een proforma factuur bijvoorbeeld gebruiken om subsidies aan te vragen of administratieve formaliteiten af te handelen.

Wanneer wordt een proforma factuur verstuurd?

Meestal ontvang je een proforma factuur nadat je een offerte hebt bevestigd. Door middel van het proforma factuur vraagt de leverancier je dan een vooruitbetaling te doen alvorens hij overgaat tot levering. Proforma facturen worden ook gebruikt tijdens internationale handelstransacties. Verzend je op commerciële basis producten naar bestemmingen buiten de EU? Dan is het toevoegen van een commerciële factuur in tweevoud verplicht voor de douane. Verzend je niet-commerciële producten (o.a. een cadeau, monster of defect onderdeel)? Dan voeg je twee proforma facturen bij. De precieze regels per land kunnen verschillen en dus is het verstandig om voor verzending te controleren welke regels jouw handelsbestemming hanteert ten aanzien van proforma facturen.

Behandeling van een pro forma factuur

Omdat je bij het versturen van een pro forma factuur geen echte factuur verstuurd, hoef je deze dus ook niet in te boeken. De ontvanger gaat de factuur niet betalen want het is niet de uiteindelijke factuur. Een pro forma factuur opstellen doe je dus slechts om informatie over te brengen, maar niet om iemand te laten betalen. Dit gebeurt pas wanneer de echte factuur uiteindelijk gestuurd wordt. Deze factuur zal dan uiteraard wel een factuurnummer bevatten en duidelijk maken dat het hier om een echte factuur gaat door dit duidelijk te vermelden.

Een pro forma factuur is gemakkelijk en duidelijk

Het maken van een pro forma factuur is erg gemakkelijk en je kunt hiervoor een normaal formulier voor facturering gebruiken. Let er dus wel op dat je bovenstaande tips in gedachten houdt. Het moet duidelijk zijn dat het geen echte factuur is. Pro forma staat ook voor 'voor de vorm', dat is de enige reden waarom je zo'n factuur op kunt sturen. Een pro forma factuur maken kan dus zelf of met een programma, het is maar net wat je zelf handig vindt.

Alle factuurprogramma's bekijken?

Een factuurprogramma gebruik je al vanaf enkele euro's per maand. Dit bedrag heb je snel terugverdiend in tijd en professionaliteit. Zelf een factuur maken, factuurnummers opstellen en betalingen bijhouden gaat vrijwel automatisch. Daarbij hebben al je facturen dezelfde vorm en komen deze dus betrouwbaarder over op de klant. Begin met een digitale factuur of vind het factuurprogramma dat bij jou past door een factuurprogramma te vergelijken.

Relevante artikelen

csaba-balazs-603574-unsplash.jpg
17 september 2018

Wat past bij jou? Boekhouden in Excel of met boekhoudsoftware?

Boekhouding Excel

Wat past bij jou? Boekhouden in Excel of met boekhoudsoftware? Ontdek in dit blog welke manier bij jouw bedrijf past.

Lees meer 

Dit is Appwiki

Appwiki is het beginpunt voor bedrijfssoftware selectie. Wij geloven dat bedrijven met online tools en software slimmer, sneller en flexibeler zijn. En dus beter hun klanten kunnen helpen en beter concurreren in de markt.

Appwiki werkt voor jou

Appwiki experts adviseren jou bij software selectie. Jouw wensen en bedrijfsprofiel bepalen de meest geschikte software. We brengen onze kennis, informatie van leveranciers en data van gebruikers samen, zodat jij eenvoudig een selectie maakt en snel software vindt die bij je past. 

En zo werkt Appwiki

We brengen in je in contact met software aanbieders en ontvangen daarvoor een vergoeding. Adviseren we dan alleen aanbieders die betalen? Nee hoor, we adviseren alleen de aanbieders waarvan we zeker weten dat ze bij jouw bedrijf passen.

Products