Als ondernemer of zzp'er wil je vrijheid, doen wat je leuk vindt en bezig zijn met je passie. Aan administratieve werkzaamheden die ondernemen met zich meebrengt, zoals de boekhouding, verzekeringen en bankieren wil je zo min mogelijk tijd besteden.
Dat snappen we helemaal. ‘Helaas’ horen dergelijke zaken er wel degelijk bij. Maar je kunt het jezelf een stuk makkelijker maken door gebruik te maken van handige tools, software en bijvoorbeeld een zakelijke rekening.
Een zakelijke rekening kan het een stuk makkelijker voor je maken, zeker wanneer je deze koppelt aan een online boekhoudpakket. Benieuwd hoe je dit kunt doen, welke zakelijke betaalrekening je dan nodig hebt en wat de eisen zijn? Lees gauw verder.
Wat kun je met een zakelijke rekening?
Een zakelijke rekening is - zoals het woord het al letterlijk aangeeft - een rekening die je voor zakelijke transacties gebruikt. Als persoon maak je een x aantal transacties per jaar. Om het onderscheid te kunnen maken tussen privé en zakelijke transacties open je als ondernemer een zakelijke rekening.
Hiermee kun je eenvoudig jouw geldstromen monitoren en bijhouden. Bij welke bank jij jouw zakelijke rekening wilt openen moet je uiteraard zelf weten. Sommige banken staan bekend als de zakelijke bank van Nederland. Bedenk als je een nieuwe rekening gaat openen hoeveel de zakelijke rekening je mag kosten en wat je ervoor terug wilt krijgen. Zoals bijvoorbeeld automatiseringen en koppelingen met je boekhoudpakket.
Veel administratieve werkzaamheden zijn namelijk te automatiseren of te vergemakkelijken met online boekhoudprogramma's. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch herkennen van transacties door je boekhoudpakket, snel en eenvoudig facturen maken en versturen met een online boekhoudprogramma.
Maar ook het automatisch versturen van betalingsherinneringen en automatisch periodiek factureren. Ook met een zakelijke rekening bespaar je jezelf veel moeite en tijd, in dit artikel geven we je alle voordelen van een zakelijke rekening.
Zakelijke rekening koppelen met je boekhoudpakket
Wanneer alle zakelijke transacties via een aparte rekening lopen, kun je de transacties eenvoudig exporteren en inlezen in je boekhoudpakket. Nog makkelijker is een automatische koppeling, dan haalt het boekhoudpakket elke dag automatisch je banktransacties op.
Je hoeft de transacties dan alleen nog te boeken. Veel boekhoudpakketten kunnen banktransacties zelfs herkennen aan de omschrijving en het bankrekeningnummer, waardoor er al boekingen worden voorgesteld. Je hoeft de voorgestelde boekingen dan alleen nog te accorderen en alle transacties en boekingen worden automatisch verwerkt. Daarnaast kun je ook vaak een automatische incasso gebruiken.
Dit scheelt je heel wat administratief werk, maar is wel alleen mogelijk met een zakelijke rekening. Alle transacties worden namelijk geïmporteerd in het boekhoudpakket. Gebruik je een privé rekening zoals bijvoorbeeld veel ZZP’ers vaak doen, dan kan het probleem ontstaan dat ook privé transacties in het boekhoudpakket verwerkt worden en dat wil je natuurlijk voorkomen.
Privé en zakelijke transacties gescheiden houden?
Het lijkt misschien makkelijker om zowel je privé transacties als zakelijke transacties via één rekening te laten lopen, omdat je dan geen gedoe hebt met meerdere bankpassen, verschillende inloggegevens en twee financiële jaaroverzichten. Echter, niets is minder waar.
Als privé en zakelijk door elkaar lopen, raak je al snel het overzicht kwijt en weet je niet hoe je er financieel voor staat.
Waar komt het rood staan bijvoorbeeld vandaan? Zijn er facturen niet betaald, of heb je zelf een te grote privé uitgave gedaan? Door je privé vermogen te scheiden van je zakelijke kom je er veel sneller achter.
Daarnaast vormt je privégeld een buffer voor je zakelijke vermogen en dat wil je voorkomen. Inzicht in je financiële situatie is belangrijk om te weten waar je geld aan uitgegeven wordt. Dat inzicht behoudt je alleen als je alle zakelijke transacties scheidt van je privé transacties met een aparte zakelijke rekening.
Veel banken bieden je een gratis overstapservice en hebben speciale zakelijke divisies die je kunnen helpen. Een zakelijke bankrekening openen hoeft niet ingewikkeld of duur te zijn.
Wat zijn de fiscale voordelen?
Het geld dat je op je zakelijke rekening staat, wordt niet belast in box 3 (inkomen uit sparen en beleggen). Tenminste, voor zover dit geen 'duurzaam overtollige liquiditeiten' zijn. Oftewel, al het geld dat voortkomt uit je bedrijfsvoering en je nodig hebt voor bedrijfsvoering, wordt niet belast in box 3 als het op een zakelijke rekening staat.
Met € 7000 op de zakelijke rekening, heb je de kosten van de zakelijke rekening er al uit vanwege het belastingvoordeel. Het kan dus zeer waardevol zijn te je eens te verdiepen in de zakelijke pakketten die de verschillende banken je bieden. Een zakelijke betaalrekening helpt je bovendien om de belastingen nauwkeurig in te dienen. Je bekijkt de zakelijke rekening en de afschriften en legt de cijfers vast op jouw belastingaangifte.
Hoe meer je privé en zakelijk door elkaar laat lopen, hoe moelijker je het jezelf maakt. Niet nauwkeurig verantwoorden aan de Belastingdienst betekent dat je een boete kunt krijgen.
Met een zakelijke rekening verminder je die fouten, helemaal als je hiermee de koppeling legt met je boekhoudpakket.
Meerdere gebruikers toevoegen
Soms is het handig als iemand toegang heeft tot de rekening, om bijvoorbeeld snel wat te checken of een betaling te doen. Met een zakelijke rekening kun je gebruikers toevoegen die ook bepaalde rechten hebben voor het doen van betalingen. Bovendien kun je dan als jij jouw boekhouder ook rechten geeft voor jouw boekhoudpakket, ook rechten geven voor de bankrekening indien je dit wenst.
Hoef jij niet altijd bereikbaar te zijn.
Tijdsbesparing
Alle bovenstaande voordelen besparen je een hoop tijd. Tijd die je aan je primaire werkzaamheden kunt besteden, aan je werkzaamheden die je leuk vindt en die je geld opleveren. Besteed je de boekhouding uit? Dan eisen vrijwel alle boekhouders dat je een zakelijke rekening hebt. Het scheelt namelijk een hoop werk voor de boekhouding, terwijl een rekening maar een paar euro in de maand kost.
Waarom een zakelijke rekening?
Het hebben van een zakelijke rekening is voor elk soort onderneming handig. Of je nu een ZZP’er, MKB ondernemer of vereniging of stichting bent. Met een zakelijke rekening heb je inzicht en overzicht.
Afhankelijk van de bank, betaal je voor een zakelijke rekening rond de 5 tot 15 euro per maand. Sommige banken hebben variabele kosten voor transacties afgeschaft, waardoor je alleen nog een vast maandelijks bedrag betaalt. Gratis zakelijke rekeningen zijn er in de basis niet meer. Helemaal nu met de lage rentestanden moeten banken ergens nog op kunnen verdienen. Maar bereken wat het jou oplevert en streep de kosten tegen de opbrengsten weg. Voelt het wellicht toch nog als een gratis zakelijke rekening.
Wil je een zakelijke rekening openen, dan is het verstandig om rekeningen van alle banken met elkaar te vergelijken. Er zijn namelijk meer dan tien aanbieders in Nederland (van de grote ABN AMRO en Rabobank tot het kleinere Knab Zakelijk) . Er zit behoorlijk wat verschil tussen banken in vaste kosten, variabele kosten en mogelijkheden van bankrekeningen.
