Waarom is een rittenregistratie zo belangrijk?

Handig is dat hè? Rijden in de auto van de zaak. Toch komt er meer bij kijken dan alleen instappen en wegrijden. Je kan namelijk niet onbeperkt in de auto van de zaak rondrijden. De Belastingdienst ziet dit namelijk als loon in natura. En voor elk loon moet nou eenmaal belasting worden betaald.

Als werknemer loop je dan ook al snel tegen bureaucratische termen als rittenregistratie, rittenadministratie, kilometerregistratie en omrijkilometers aan. Je weet in eerste instantie misschien niet precies wat deze termen betekenen. Indien je wel begrijpt wat ze inhouden, weet je ook dat het van belang is om je rittenadministratie goed bij te houden.

Want de Belastingdienst kan de gegevens zomaar opvragen. Dit geldt voor zowel ondernemers die hun bedrijfsauto privé gebruiken als voor ondernemers die hun personeel de bedrijfsauto privé laten gebruiken. Heb ik de gegevens dan goed bijgehouden en zo ja, kan ik er makkelijk bij?

Waar moet een rittenregistratie allemaal aan voldoen?

Ook voor de werkgever is het van belang dat er een sluitende kilometeradministratie is. Want mocht de registratie niet kloppen, dan komt ook de werkgever in de problemen. De werkgever moet namelijk weten of de werknemer te veel privé rijdt. Een eventuele boete kan dan ook op de werkgever worden verhaald. In dit artikel leg ik je daarom alles uit over rittenregistratie. Ik leg je uit wat het verschil is tussen privékilometers en zakelijke kilometers. Ik zet de voorwaarden waaraan een correcte rittenregistratie aan moet voldoen op een rij en behoed je voor de valkuilen.

Wat is rittenregistratie precies?

Met rittenregistratie houd je als ondernemer voor de Belastingdienst bij hoeveel kilometer je voor privégebruik hebt gereden met een bedrijfsauto. Dit mag niet meer zijn dan vijfhonderd kilometer per jaar, anders krijg je te maken met een dure bijtelling. Je moet bovendien dit al vóórdat je deze grens hebt overschreden melden bij de rittenregistratie van de Belastingdienst. De gegevens moet je bovendien zeven jaar lang bewaren.

Je mag niet meer dan vijfhonderd privékilometers rijden, anders krijg je te maken met een dure bijtelling

Wat als de rittenregistratie niet klopt?

Overtreding van de meldplicht kan een boete opleveren voor zowel de werknemer als de werkgever, gebaseerd op het bedrag aan belasting dat de schatkist is misgelopen. Hieraan is een maximum (in 2015) verbonden van 5278 euro. Bovendien kan het zijn dat er met terugwerkende kracht loonbelasting of de premie volksverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet moet worden betaald. Het is dus van belang dat je de privékilometers goed bijhoudt. Elke rit die je hebt gemaakt, moet je kunnen verantwoorden aan de Belastingdienst.

Wanneer en waarom moet je een ritregistratie bijhouden?

Zodra je privékilometers rijdt, houdt je dus je ritten bij. Dit doe je voor zowel de rittenadministratie van de Belastingdienst als voor je werkgever om aan te tonen dat je niet meer dan vijfhonderd privékilometers hebt gereden om boetes te voorkomen. Je maakt dus een verplicht onderscheid tussen privé- en zakelijke kilometers. Om deze reden is er urenregistratie software met rittenregistratie.

Maar wat is dan precies een zakelijke rit?

Er is een dunne lijn tussen privé en zakelijk rijden. Maar wat is dan precies een zakelijke rit? Als ik tijdens kantooruren naar een lunchafspraak rijdt, is dat zakelijk of privé? De Belastingdienst heeft hier duidelijke regels voor opgesteld. Woon-werkverkeer is uiteraard een zakelijke rit, maar dan wel volgens de gebruikelijke route. Het maakt niet uit hoe vaak een werknemer op en neer naar huis rijdt vanaf het werk. Ook een rit naar een klant zijn zakelijke kilometers.

Privékilometers zijn in principe alle overige kilometers, dus de kilometers die je met de auto van de zaak aflegt die niet worden gereden voor je werk. Dit betekent dat je in principe overal naartoe mag rijden, uiteraard binnen de afgesproken normen die je hebt afgesproken met je werkgever. Veel werkgevers zijn hier vrij coulant in. Je kan dus bijvoorbeeld de auto van de zaak meenemen naar een skivakantie in Oostenrijk, maar dan zit je in het gunstigste geval tussen Frankfurt en Stuttgart al aan je maximum. Ook moet je zodra je de grens passeert zelf je brandstof betalen.
 

Je kan bijvoorbeeld de auto van de zaak meenemen naar een skivakantie in Oostenrijk, maar dan zit je in het gunstigste geval tussen Frankfurt en Stuttgart al aan je vijfhonderd privékilometers

De twijfels komen vaak bij situaties, zoals het voorbeeld van hierboven, bij lunches die bijvoorbeeld thuis worden genuttigd of wanneer een werknemer op en neer naar huis moet omdat hij zijn laptop is vergeten. Ook dat zijn allemaal zakelijke kilometers, die onder woon-werkverkeer vallen. Een keer extra op en neer naar huis rijden vanaf het werk is dus geen probleem.

Wat zijn omrijkilometers?

Dit geldt dan weer niet voor zogenoemde ‘omrijkilometers’. Wil je op weg naar je werk nog even langs de supermarkt om een bammetje te halen en moet je hiervoor omrijden? Dan gelden deze kilometers als privékilometers. Hetzelfde geldt voor het droppen van je kind bij de crèche. De Belastingdienst vindt alleen de ‘gebruikelijke route’ naar je werk zakelijke kilometers. Ligt de supermarkt of de crèche op de gebruikelijke route dan is het een zakelijke rit. Moet je hiervoor van de gebruikelijke route afwijken? Dan zijn dit omrijkilometers, die als privé kilometers worden gezien.

Auto van de zaak wordt alleen voor woon-werkverkeer gebruikt

Er zijn natuurlijk situaties waarbij je de auto van de zaak alleen gebruikt om van en naar het werk te rijden. In dat geval is er ook geen sprake van een rittenadministratie, je hoeft immers geen privékilometers bij te houden. In dit geval kun je ervoor kiezen de 2,7/1,5 procentregeling toe te passen. Heb je een een auto met een cataloguswaarde van 40.000 euro en is de btw op de aanschaf, het onderhoud en gebruik van deze auto volledig afgetrokken? Dan moet je 1080 euro (2,7 procent x 40000 euro) btw betalen. Is de auto langer dan vijf jaar in gebruik? Dan wordt het percentage verlaagd naar 1,5 procent.

Wat vermeld je in de rittenregistratie?

Om de rittenadministratie sluitend te maken, moet je van elke privérit de kilometers registreren. Maar wat moet je dan allemaal vermelden in de ritregistratie? Dit zijn de eisen van de Belastingdienst:

• Het automerk
• Het autotype
• Het kenteken
• De periode waarin je de auto tot beschikking hebt
• De ritgegevens

Welke punten vermeld je per rit?

De ritgegevens moeten van de Belastingdienst weer de volgende punten bevatten:

• De gebruiker
• De datum
• Het ritnummer
• Of de rit een privérit of een zakelijke rit is
• De begin- en eindstand van de kilometerteller
• Het vertrek- en het aankomstadres
• De route (wanneer het geen gebruikelijke route is)

De Belastingdienst kan achteraf te allen tijde jouw rittenadministratie opvragen en controleren. Dit kan tot zeven jaar terug. Heb je je papieren niet op orde? Dat ziet de Belastingdienst dit als fraude. De Belastingdienst controleert dan ook steeds vaker op leaseauto’s bij woonboulevards, evenementen en pretparken. Ook werkt de Belastingdienst samen met het Centraal Justitieel Incassbureau (CJIB). De Belastingdienst vergelijkt jouw rittenadministratie met de informatie van het CJIB. Heb jij bijvoorbeeld een boete ontvangen omdat je snel hebt gereden tijdens een rit die niet op jouw rittenadministratie staat? Dan kan deze niet genoemde rit worden gebruikt om te bewijzen dat jij wél meer dan vijfhonderd privékilometers hebt gereden.

Heb je je papieren niet op orde? Dat ziet de Belastingdienst dit als fraude

Hoe kan ik het makkelijkst mijn rittenregistratie bijhouden?

Het bijhouden van de ritten lijkt veel werk. Of dat ook zo is, hangt per situatie af. Voor sommige ondernemers voldoet het bijhouden van de ritten in een Excel-bestand. Maar het bijhouden hiervan gaat als snel veel tijd kosten. Je kunt de rittenregistratie als voorbeeld ook handmatig bijhouden als je bovenstaande punten maar benoemd. Maar pas op, er staan hoge boetes op het doorgeven van onjuiste of onvolledige informatie. 

Als je tijd wilt besparen op het bijhouden van je rittenadministratie, dan zijn er verschillende mogelijkheden. Een voorbeeld van een rittenregistratie vind je hieronder. 

Rittenregistratie met een blackboxsysteem

Eén van de hulpmiddelen voor een goede rittenregistratie is een blackboxsysteem. Dit is een geautomatiseerd systeem dat via GPS de rittenregistratie ondersteunt. Het systeem legt nauwkeurig vast hoeveel kilometer met de auto is gereden, zodat je het niet steeds zelf hoeft te doen. Dit scheelt veel tijd.
Let op: ook als u gebruikmaakt van een blackboxsysteem moet u voldoen aan de eisen van de rittenregistratie. Zo moet jezelf aangeven of het om een zakelijke rit of een privérit gaat. Net als bij een handmatig bijgehouden rittenregistratie is daarom een relatie met andere bescheiden (zoals agenda's) nodig. Let er ook op dat het systeem voldoet aan het Keurmerk Ritregistratiesystemen.

Let op: ook als u gebruikmaakt van een blackboxsysteem moet u voldoen aan de eisen van de rittenregistratie

Rittenregistratie met urenregistratie software

Je kunt ook kiezen voor een urenregistratie software pakket met een rittenregistratiefunctie waarmee je de ritten kunt bijhouden. Omdat je veel urenregistratie software ook via een mobiele app kunt bereiken, kun je makkelijk de gereden kilometers op je telefoon invoeren. Op deze manier heb je altijd en overal een up-to-date overzicht van je rittenadministratie. Bovendien heb je je gewerkte uren en gereden kilometers in één handig overzicht, iets wat niet mogelijk is met een blackboxsysteem.

Let op: niet alle software hebben heeft deze functie. Bekijk daarom of je software pakket een rittenregistratiefunctie heeft. Dit kun je snel zien door op deze pagina de filter “Rittenregistratie” filter te gebruiken. Zo heb je snel een goed overzicht welke urenregistratie software hieraan voldoen.

Rittenregistratie software 

Hieronder vind je een selectie van km registratie belastingdienst voorbeelden van apps en  software waarmee je eenvoudig je online rittenstaat kunt bijhouden.

Wil je meer weten over de verschillen tussen deze aanbieders? Hier kun je de rittenregistratie software met elkaar vergelijken. 

Excel of software?

Of je de rittenregistratie moet bijhouden in Excel of met behulp van software, is een goede vraag. Voor het overzicht zet ik de voor- en nadelen van het handmatig bijhouden van de rittenadministratie op een rij:

Voordelen

• Het is gratis: Op de meeste computers is al Excel of een variant hierop (o.a. Numbers voor Mac en Spreadsheet voor Google Drive) is geïnstalleerd kun je meteen gratis aan de slag;
• Je hebt het zelf in de hand: Wanneer je ervoor kiest om je uren bij te houden in Excel heb je volledige vrijheid. Je kunt het bestand indelen naar je eigen wensen en zoveel onderdelen, labels en beschrijvingen toevoegen als je wilt.

Nadelen

• Het is al snel tijdrovend: Je hebt het lijstje hierboven gezien. Deze moet elke rit handmatig worden ingevoerd;
• De kans op het maken van een fout is hierdoor groter. Handmatig invoeren blijft mensenwerk. De kans op een fout blijft dus ook aanwezig;
• Het is al snel ingewikkeld: Spreadsheetprogramma’s werken met ingewikkelde formules. De berekeningen in de programma’s zijn allemaal aan elkaar gekoppeld en dus is het niet eenvoudig om een werkblad aan te passen. Je hebt dus voldoende technische kennis nodig voor een rittenadministratie in Excel;
• Er is geen support: Zoals gezegd is rittenregistratie in Excel niet eenvoudig. En hoewel je veel informatie en tips online kunt vinden, is het in ingewikkelde gevallen handig om te overleggen. Kies je ervoor om je ritten bij te houden in Excel, dan kun je geen gebruik maken van klantenservice of support. Je zult alle problemen zelf moeten oplossen en dat kan veel tijd kosten;
• Er is geen back-up: Crasht je computer? Dan zijn al je Excel-bestanden weg als je deze bent vergeten of niet goed hebt opgeslagen;
• Koppeling met andere systemen is moeilijk: Ben je in het bezit van een boekhoudpakket, factuurprogramma of CRM? Dan is het handig om je rittenregistratie te koppelen aan een van deze systemen. Wanneer je ritten registreert in Excel is automatische koppeling niet mogelijk. Zo moet je dus altijd handmatig gegevens invoeren en dat kost veel tijd.

Het bijhouden van ritten in een Excel-bestand is al snel tijdrovend en ingewikkeld

Rittenregistratie tips

Hoewel het gebruik van software je werk uit handen kan nemen, kan je de software niet zomaar jouw werk klakkeloos laten doen. Er zijn een paar dingen waar je op moet letten. Hieronder een aantal tips en voorbeelden voor rittenregistraties:

• Voorkom schattingen: Denk erom dat je geen schattingen of afrondingen opneemt in de rittenadministratie, wees precies. Op het aanleveren van een onvolledige of onjuiste kilometerregistratie staan hoge boetes;
• Vergeet niet je privékilometers: Vergeet niet je privékilometers te noteren en op te nemen in de ritregistratie. Vaak is het wel duidelijk welke rit een privérit is en welke zakelijk. Maar let vooral op bij de ritten met zowel een zakelijk als privékarakter;
• Haal zakelijk en privé niet door elkaar: Let op welke ritten je als een zakelijke rit opneemt in de rittenregistratie. Als je onder werktijd even snel een bezoek aan de huisarts brengt en met de auto heen gaat om tijd te sparen, dan is dat uit zakelijke overweging. Maar de Belastingdienst beschouwt dit niet als een zakelijke rit. Een rit naar een huisadres om een collega op te halen is dan bijvoorbeeld wel een zakelijke rit;
• Uitlenen van een bedrijfsauto: Ook bij het uitlenen van je bedrijfsauto moet de ritregistratie worden bijgehouden. Als het beleid het toestaat om onderling de bedrijfsauto’s uit te lenen is er geen probleem. Wel is het zo dat de kilometerregistratie voor elke bedrijfsauto goed moet worden bijgehouden en de oorspronkelijke eigenaar blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de ritregistratie. De Belastingdienst zal bij elke werknemer de rittenadministratie kunnen opvragen. Wanneer jouw bedrijfsauto bij het uitlenen voor privé wordt gebruikt, dan tellen deze kilometers mee voor jouw privékilometers. De grens van vijfhonderd privékilometers wordt dan dus sneller overschreden;
• Bewaar bewijs: Naast het bewaren van de rittenregistratie, is het ook van belang andere documenten te bewaren die aantonen waarom een bepaalde rit gereden is. Hierbij kun je denken aan (werk)agenda’s, routeplanners/navigatiesystemen, garagenota's, werkorders en facturen. Alleen de registratie van de kilometers is dus niet genoeg;
• Meld overschrijding op tijd: Merk je dat je de vijfhonderd kilometergrens gaat overschrijden? Meld dit bij de Belastingdienst voordat je dat gaat doen. Deze verplichte melding geldt ook bij een bestelauto waarvoor een verklaring ‘uitsluitend zakelijk gebruik’ is afgegeven, maar dan nog eerder, aangezien in zo'n geval geen enkele kilometer voor privédoeleinden mag worden gereden. Doe je dit, dan voorkom je financiële tegenvallers;
• Reken privékilometers om: Heb je een auto niet het volledige jaar ter beschikking, dan moet je de werkelijk gereden privékilometers over het kalenderjaargedeelte omrekenen tot het aantal privékilometers dat je zou rijden in een heel kalenderjaar. Dit betekent bijvoorbeeld dat je in drie maanden niet meer dan 125 kilometer (4x 125 = 500) privé met de auto mag rijden.

Rittenregistratie software betaalt zich terug

Kortom, houd de rittenregistratie goed bij. Je moet tegenover de Belastingdienst elke gereden privékilometer achteraf kunnen verklaren. Kun je dat niet, dan is er een kans dat je tegen hoge boetes aanloopt. Je kunt zelf de administratie bijhouden en als voorbeeld de rittenregistratie via Excel-bestand. Maar voor een klein bedrag heb je rittenregistratie software die dat voor je kan doen. Dat scheelt tijd en uiteindelijk geld. Leuker kan ik het niet maken.