Je ritten registreren met Excel of rittenregistratie software?

De rittenregistratie kun je op verschillende manieren registreren, in bijvoorbeeld Excel of met behulp van software. Het verschilt natuurlijk per persoon welke manier van kilometerregistratie het best passend is; welke manier van ritregistratie past het beste bij jou?

In deze blog leg ik je uit welke verschillende manieren van kilometerregistratie er zijn en wanneer je het beste de gereden ritten kunt bijhouden in Excel of juist met rittenregistratie software. Na het lezen van deze blog weet jij precies welke manier van ritregistratie geschikt is voor jou.

Wat houd de rittenregistratie precies in?

Met de kilometerregistratie leg je alle gereden kilometers vast die je met je bedrijfsauto hebt gereden. Aan de hand van deze documentatie kun je bij de Belastingdienst aantonen dat je het betreffende jaar niet meer dan vijfhonderd privékilometers hebt gereden. Met een bedrijfsauto mag je tot maximaal vijfhonderd kilometer privé rijden. Heb je bij een controle van de Belastingdienst de ritadministratie niet op orde, dan kun je een boete verwachten.

Je kunt de gereden kilometers bijhouden in zowel Excel als met behulp van software. Er is niet per se een foute manier van kilometerregistratie. In Excel of met rittenregistratie software, voor beide geldt: zolang je het maar regelmatig doet en het overzicht behoudt.

Wanneer houd je de kilometerregistratie bij in Excel?

Het bijhouden van de rittenregistratie in Excel is vooral geschikt voor ondernemers of werknemers die nog maar een aantal ritten hoeven te registreren. Dat wil zeggen: je rijdt slechts een aantal ritten of vaak dezelfde ritten en hoeft dus niet ingewikkelde ritten te registreren. Je kunt gemakkelijk het overzicht bewaren en 24/7 inzicht is niet noodzakelijk. Wel is het van belang de kilometerregistratie up-to-date te houden en daarmee te voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Wanneer je de rittenregistratie doet in Excel moet je er dus genoeg tijd in investeren. Daarnaast moet je natuurlijk enige kennis hebben van Excel.

Voordelen rittenregistratie in Excel

Vooral als je net bent begonnen met het registreren van je ritten, kent Excel vele voordelen. Het grootste voordeel: Excel is gratis, als je beschikt over een Office-pakket. Er zijn vele manieren om aan een gratis kilometerregistratie programma als Excel (of equivalenten daarvan) te komen. De meeste mensen zullen beschikken over een Office-pakket en bij Mac’s staat het programma Numbers standaard op de pc. Maar je kunt ook kiezen voor een online-versie. Met Google Spreadsheets kun je een prima gratis je ritten registreren.

Een Excel-sheet kun je op verschillende manieren gebruiken. Heb je geen kennis van Excel of vind je het lastig een goede indeling te maken, dan zijn er online veel templates, sjablonen en voorbeelden te vinden. Met behulp van een template of sjabloon hoef je zelf niet een sheet te maken en in te delen, maar kun je je ritten registreren in een Excel download. Wanneer Excel voor jou een fluitje van een cent is, kun je een sheet naar eigen smaak indelen. Met de geavanceerde mogelijkheden die Excel biedt kun je vervolgens de rittenregistratie laten meegroeien, naarmate je meer of ingewikkelder te registreren kilometers gaat rijden.

Nadelen rittenregistratie in Excel

Wanneer je kilometerregistratie groeit, kan dat ook nadelen met zich meebrengen wanneer je dit bijhoudt in Excel. Je dient natuurlijk je kennis van Excel mee te laten groeien, maar vaak wordt de kilometerregistratie in Excel te moeilijk en onoverzichtelijk. Er wordt steeds meer van je gevraagd op het gaat om formules en een Excel hulplijn is er niet. Je bent dus overgeleverd aan de hulp die je online kunt vinden. Je kunt uren rondstruinen op Google, maar vind maar eens jouw specifieke vraag en het daarbij behorende antwoord.

Door de complexiteit van de formules in Excel, neemt de kans op het maken van fouten steeds meer toe. Zo’n klein rekenfoutje kan al snel grote gevolgen hebben voor je gehele ritregistratie. De ritten registreren in Excel kan bovendien enorm tijdrovend zijn. Je moet veel handelingen handmatig doorvoeren.

Wanneer gebruik je rittenregistratie software?

Wanneer het je niet meer lukt om overzichtelijk de ritregistratie bij te houden in Excel en je het liefst elke minuut die je hebt in bijvoorbeeld je onderneming wilt steken, dan is kilometerregistratie software een slimme keuze. Je kunt veel handmatige en repetitieve handelingen laten automatiseren door de software. Ook wanneer je kennis over het bijhouden van de kilometerregistratie in Excel niet erg groot is, is software een verstandige keuze. Met behulp van ritregistratie software hoef je namelijk niet te werken met ingewikkelde formules. Je hoeft alleen maar de basisgegevens in te vullen en de software automatiseert de rest.

Beste rittenregistratie software op een rij

Hieronder vind je drie aanbieders van rittenregistratie software waarmee je de ritregistratie overzichtelijk kunt bijhouden.

Meer weten over deze aanbieders? Vergelijk de rittenregistratie systemen met elkaar. 

Voordelen rittenregistratie software